Vấn đề luôn xảy ra mỗi ngày và mỗi cá nhân hay tổ chức nào cũng phải đối mặt. Nhưng để giải quyết vấn đề một cách đơn giản, nhanh chóng và mang lại hiệu quả cao chúng ta cần một số phương pháp để áp dụng. Mô hình IDEAL chính là giải pháp cho bạn xử lý tình huống hiệu quả qua 5 bước rõ ràng từ việc nhận định và xác định vấn đề, cho tới tìm kiếm giải pháp và có kế hoạch hành động cụ thể một cách logic và bài bản.
IDEAL là gì?
IDEAL là từ viết tắt của Identify (Nhận định), Define (Xác định), Explore (Khám phá), Action (Hành động) và Look & Learn (Học hỏi). Đây là phương pháp giúp cho mỗi cá nhân và tổ chức có một tư duy hệ thống trong việc giải quyết vấn đề và ra quyết định hiệu quả. Từ việc nhận ra và hiểu vấn đề, đến việc tạo ra và đánh giá các giải pháp khả thi, đến việc triển khai và xem xét các kết quả.
Mô hình IDEAL được Bransford và Stein phát triển trong cuốn sách “The IDEAL Problem Solver – Người giải quyết vấn đề lý tưởng” xuất bản năm 1984. Được dựa trên ý tưởng rằng giải quyết vấn đề là một quá trình tuần hoàn và lặp đi lặp lại liên quan đến kỹ năng nhận thức của con người.
5 yếu tố của mô hình IDEAL trong giải quyết vấn đề
Identify – Nhận diện vấn đề
Bước khởi đầu trong mô hình IDEAL là nhận diện vấn đề, lúc này mỗi cá nhân và tổ chức cần làm rõ vấn đề cần được giải quyết, nó ảnh hưởng tới ai và mức độ nghiêm trọng như thế nào?. Hãy bắt đầu bằng việc đặt ra các câu hỏi như nguyên nhân của vấn đề bắt đầu ở đâu? Thực sự vấn đề này là gì? Việc đặt ra các câu hỏi này nhằm tránh việc chỉ xử lý bề mặt của vấn đề mà không đi sâu vào nguyên nhân gốc rễ.
Giai đoạn này bạn cần quan sát kỹ lưỡng và phân tích tất cả thông tin thu thập được để nhận diện về các dấu hiệu gây ra vấn đề, từ đó có góc nhìn tổng thể hơn.
Define – Xác định vấn đề
Sau đi nhận diện được vấn đề, bước tiếp theo là xác định rõ ràng vấn đề, nghĩa là bạn cần thu hẹp phạm vi của vấn đề, xác định nguyên nhân gốc rễ và kết quả mong muốn.
Bạn có thể ứng dụng một số phương pháp để xác định vấn đề như sử dụng các câu hỏi 5W1H (Ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao và như thế nào?) hoặc biểu biểu đồ nhân quả (Ishikawa) để có thể xác định vấn đề hiệu quả.
Explore – Tìm kiếm giải pháp
Khi xác định được vấn đề, bạn hãy tiến hành tìm ra các giải pháp khả thi. Điều này có nghĩa là bạn cần động não (brainstorm) và nghiên cứu các lựa chọn khác nhau, cân nhắc ưu và nhược điểm, so sánh chúng với các tiêu chí bạn đã đặt ra để có thể chọn ra phương án tốt nhất.
Ngoài ra, bạn có thể thực hiện điều này bằng cách sử dụng các công cụ như sơ đồ tư duy, phân tích SWOT hoặc ma trận quyết định.
Action – Hành động
Đây là giai đoạn biến các giải pháp và kế hoạch thành hiện thực bao gồm việc triển khai các giải pháp tốt nhất được chọn, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ thực hiện nhằm đảm bảo theo đúng tiến độ.
Lưu ý, hãy đảm bảo ở bước này mọi người đều đã hiểu rõ mục tiêu và cách thức thực hiện nhiệm vụ. Đồng thời xây dựng một bản kế hoạch dự phòng để phòng tránh sự cố xảy ra bất ngờ, tốt nhất là hãy giám sát và quản lý đánh giá quá trình thực hiện qua từng giai đoạn để từ đó có các điều chỉnh kịp thời.
Look & Learn – Nhìn lại và học hỏi rút kinh nghiệm
Sau khi vấn đề đã được giải quyết, hãy xem lại quá trình trước đó để đánh giá mức độ hiệu quả của giải pháp đã chọn, từ đó đúc kết kinh nghiệm và cải thiện để xử lý cho các vấn đề tương tự khác tốt hơn.
Lợi ích của nguyên tắc IDEAL
Giảm rủi ro khi ra quyết định
Khi áp dụng mô hình IDEAL, quy trình từng bước ra quyết định sẽ được thực hiện cụ thể từ việc nhìn nhận nguyên nhân gốc rễ, cho tới xác định và lựa chọn giải pháp phù hợp để giải quyết. Nhờ vậy, bạn sẽ hạn chế được những rủi ro khi ra quyết định do thiếu thông tin. Đồng thời, việc này còn còn giúp bạn theo dõi và đánh giá kịp thời những rủi ro tiềm ẩn, từ đó có thể đưa ra phương án xử lý kịp thời.
Tối ưu nguồn lực
Phương pháp IDEAL giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực như con người, thời gian và tài chính bằng cách chỉ tập trung vào các giải pháp khả thi nhất. Dựa vào giai đoạn Explore (tìm kiếm giải pháp), những giải pháp sẽ được đưa ra và so sánh với nhau về các nguồn lực trước khi áp dụng vào thực tế.
Cải thiện khả năng ra quyết định liên tục
Ở giai đoạn Look & Learn (nhìn lại và học hỏi rút kinh nghiệm) trong mô hình IDEAL chỉ ra rằng, không chỉ dừng lại ở việc tìm giải pháp và hành động, mà bạn cần nhìn lại và đánh giá quá trình giải quyết vấn đề, xem có những ưu và nhược điểm trong quá trình triển khai để từ đó có những cái thiện cho những lần tiếp theo khi giải quyết vấn đề tương tự xảy ra trong tương lai.
Phù hợp với nhiều doanh nghiệp
Do cấu trúc đơn giải với 5 giai đoạn, mô hình IDEAL có thể áp dụng linh hoạt cho nhiều doanh nghiệp đa dạng lĩnh vực như kinh doanh, công nghệ, giáo dục,… Ngoài ra, nếu là công ty startup hay tập đoàn lớn, bạn hoàn toàn có thể áp dụng IDEAL để giải quyết các vấn đề phức tạp trước khi ra quyết định.
Tính hệ thống và cấu trúc
Ưu điểm nổi bật của nguyên tắc IDEAL là nó được thực hiện một cách có hệ thống và cấu trúc khi giải quyết vấn đề. Thay vì xử lý nóng vội hoặc theo cảm tính cá nhân, thì mô hình này thực hiện quy trình theo 5 giai đoạn bao gồm: Nhận diện > Xác định > Tìm kiếm giải pháp > Hành động > Quan san và học hỏi. Nhờ vậy, mọi khía cạnh của vấn đề sẽ được phân tích kỹ lưỡng, tránh bỏ sót những thông tin quan trọng.
Tính minh bạch và trách nhiệm
Mô hình IDEAL giúp doanh nghiệp và các cá nhân minh bạch và trách nhiệm hơn trong việc tìm kiếm giải pháp và triển khai, bởi mọi quyết định sẽ dựa vào quá trình phân tích kỹ lưỡng và đánh giá rõ ràng. Nhờ đó, sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm cũng như giữa doanh nghiệp với khách hàng cũng được tăng cường.
Ví dụ về mô hình IDEAL
Lấy tình huống: Phòng nhân sự thấy có sự gia tăng tình trạng nhân viên nghỉ việc ở bộ phận kinh doanh trong 3 tháng gần đây.
Giai đoạn 1: Nhận định vấn đề
Nhận thấy số lượng nhân viên nghỉ việc tăng cao bất thường (tăng 30% so với quý trước). Bộ phận HR tiến hành thu thập dữ liệu từ các báo cáo nghỉ việc, hỏi nhân viên tại sao họ nghỉ việc và lấy thêm thông tin phản ảnh từ trường phòng kinh doanh.
Giai đoạn 2: Xác định vấn đề
Sau khi thu thập dữ liệu ở giai đoạn 1, HR xác định nhân viên nghỉ việc do 3 lý do sau: Áp lực doanh số cao, thiếu hỗ trợ từ người quản lý và không rõ lộ trình thăng tiến ở vị trí này.
Dựa vào các lý do trên, xác định được vấn đề cốt lõi là nhân viên kinh doanh thiếu sự hỗ trợ và phát triển nghề nghiệp khi làm việc tại công ty.
Giai đoạn 3: Tìm kiếm giải pháp
Để tìm kiếm các giải pháp khả thi để giải quyết tình trạng nghỉ việc này đang diễn ra, phòng nhân sự tổ chức thảo luận nhóm để khảo sát nhanh các thành viên hiện tại. Một số giải pháp được đưa ra:
- Kết nối nhân viên kinh doanh mới với mentor trong 3 tháng đầu
- Xây dựng chương trình đào tạo kỹ năng bán hàng cần thiết cho nhân viên kinh doanh.
- Áp dụng cơ chế thưởng linh hoạt theo giai đoạn.
Giai đoạn 4: Hành động
Sau thời gian tìm ra các giải pháp, lựa chọn cuối cùng để triển khai là sẽ xây dựng lộ trình đào tạo kỹ năng mềm và điều chỉnh KPI phụ hợp cho nhân viên mới trong 3 tháng đầu.
Giai đoạn 5: Hành động
Sau 3 tháng triển khai, tình trạng nghỉ việc đã giảm 70%. Điều cần làm tiếp theo là tổ chức một buổi họp nội bộ trong nhóm để đánh giá hiệu quả và rút kinh nghiệm cho những lần tiếp theo. Chẳng hạn như cái tiến thêm các nội dung đào tạo chuyên sâu khác, ghi nhận thành tích của nhân viên và thưởng,…
Mô hình IDEAL không chỉ là một nguyên tắc, mà nó còn là chiến lược tư duy hệ thống giúp tổ chức và cá nhân xử lý vấn đề một cách hệ thống và cấu trúc. Việc tuân thủ các nguyên tắc trong mô hình này sẽ giúp bạn tiếp cận và giải quyết vấn đề một cách toàn diện, đảm bảo cải tiến qua mỗi lần gặp vấn đề dù ở bất cứ lĩnh vực nào đi nữa.
Nếu bạn cần tìm một khóa học có thể giúp bạn trang bị phương pháp tư duy và giải quyết vấn đề hiệu quả, các bạn có thể tìm đến với Học Viện PMS, chương trình được nghiên cứu, thiết kế và triển khai thành công và được nhận được nhiều phản hồi tốt từ học viên trước đó. Xem chương trình tại đây!
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS