Nguyên tắc KISS là gì? Các ứng dụng phổ biến mà KISS đem lại

Nguyên tắc KISS là cái tên còn khá xa lạ với mọi người khi vừa mới nghe qua, nhưng thực chất việc áp dụng nguyên tắc này vô cùng cơ bản và dễ dàng, tại sao lại nói như vậy? Hãy cùng PMS tìm hiểu chi tiết hơn thông qua bài viết dưới đây.

Nguyên tắc KISS là gì?

Nguyên tắc KISS (tên tiếng anh là “Keep it short and simple”), nguyên tắc này cho rằng quá trình giao tiếp, trình bày một ý tưởng nào đó sẽ diễn ra trơn tru nhất khi thông điệp của bạn có được sự ngắn gọn, đơn giản để giúp người nghe dễ dàng lắng nghe và ghi nhớ những vấn đề chính mà bạn muốn truyền tải.

Theo nghiên cứu chỉ ra rằng, trong giao tiếp trực tiếp có 7% tác động từ lời nói, 38% qua chất lượng giọng nói và 55% qua các yếu tố hiển thị (như tác phong, tư thế đứng, giao tiếp bằng mắt, điệu bộ ngôn ngữ, nụ cười,..)

3 yếu tố chính trong nguyên tắc KISS

Số lượng thông điệp

Bạn nên chú ý số lượng thông điệp cần thiết và vừa đủ để đối phương có thể hiểu những ý chính mà mình thuyết trình, có những con số rất lý tưởng để mỗi người có thể lưu trữ để ghi nhớ lâu dài, chẳng hạn như 1-3-5-7, bởi theo nghiên cứu của ngành khoa học trí não, thì thông tin nhiều hơn 7 người nghe sẽ dễ bị rơi vào tình trạng nhớ trước quên sau.

Trong khi với số lượng thông điệp càng ít thì khả năng người nghe ghi nhớ được đầy đủ và cụ thể các thông điệp sẽ cao hơn.

Sự tinh gọn của thông điệp

Để người nghe có thể ghi nhớ lâu và chính xác mỗi thông điệp mà bạn đưa ra thì hãy cố gắng chuyển hóa thông điệp của bạn trở trên dễ hiểu, cô đọng và súc tích.

Tóm lược

Không phải ngẫu nhiên mà mỗi khi đi học chúng ta luôn được thầy cô, giảng viên hệ thống lại kiến thức thông qua sơ đồ tư duy sau mỗi bài học. Việc tóm lược lại các ý chính như vậy sẽ giúp người nghe dễ nhớ hơn từ các ý được cô đọng đó.

Xem thêm: Communication skills là gì? Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp

Lợi ích của nguyên tắc KISS

Những lợi ích mà nguyên tắc KISS đem lại trong quá trình giao tiếp bao gồm:

• Truyền tải thông tin cô đọng: Đem lại cho người nghe những thông tin quan trọng nhất mà bạn muốn trình bày.
• Hiểu được trọng tâm vấn đề: Với một thông tin vừa đủ sự ngắn gọn cũng như vị trí khai thác thông tin nằm ở trọng tâm của toàn bộ câu chuyện sẽ giúp người nghe nắm bắt rõ ràng nội dung chính mà bạn cung cấp cho họ.
• Tránh sự lan man dài dòng: Vởi nó sẽ khiến người nghe không thể tập trung và ghi nhớ những gì bạn muốn truyền tải.
• Tạo cảm giác dễ chịu cho người nghe: Việc được nghe một thông điệp vừa đơn giản, vừa ngắn gọn và thấu hiểu nó một cách nhanh chóng bao giờ cũng thoải mái hơn việc phải nghe một câu chuyện dài dòng, lê thê mà còn phải cố gắng để hiểu từng chi tiết.

Ứng dụng của quy tắc KISS trong cuộc sống

Trong kinh doanh

Trong quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp, một số yếu tố có thể đơn giản hóa theo nguyên tắc KISS chẳng hạn như:

• Tầm nhìn và sứ mệnh: Hiện nay các doanh nghiệp đều xây dựng cho mình tầm nhìn và sứ mệnh thật đơn giản, bám đúng vào trọng tâm văn hóa doanh nghiệp để truyền tải được giá trị cốt lõi mà họ đem lại để khẳng định thương hiệu cá nhân của họ.
• Xây dựng mục tiêu kinh doanh dễ đo lường hiệu quả, nội dung mục tiêu cụ thể, tập trung những điều quan trọng nhất cần đạt được.

Trong thiết kế

Giao tiếp bằng lời nói không phải là thông điệp duy nhất có thể truyền tải, mà cả hình ảnh, màu sắc, cấu trúc thiết kế một cái gì đó cũng sẽ là phương pháp hiệu quả trong việc truyền tải nội dung của mình đến với mọi người. Một số cách giúp việc thiết kế được đơn giản hóa giao diện theo nguyên tắc KISS bao gồm:

• Đừng sử dụng quá nhiều màu sắc khác nhau trong một giao diện, thay vào đó, nên chọn màu sắc gọn nhẹ, tuân thủ những nguyên tắc tương phản để giúp người xem nhận diện được trọng tâm của một tác phẩm nghệ thuật.
• Lược bỏ những yếu tố không quan trọng, gây rườm rà, khó hiểu cho người xem.
• Sử dụng khoảng trống (White Space) hợp lý và hiệu quả nhằm làm nổi bật những phần tử quan trọng trong thiết kế và đem lại sự cân bằng trong giao diện.

Trong Marketing

Những yếu tố ngắn gọn, đơn giản hóa có thể áp dụng trong Marketing, chẳng hạn như:

• Tập trung vào lợi ích chính của sản phẩm/dịch vụ: Hiện nay một số doanh nghiệp khi làm Marketing phân tích quá sâu và quá nhiều những tính năng, thông số kỹ thuật trong một sản phẩm, trong khi không phải người dùng nào cũng thật sự quan tâm và đủ kiến thức để hiểu hết. Do đó, tùy vào đối tượng khách hàng, nếu khách hàng không phải là người rành công nghệ, nên ưu tiên về những lợi ích mà họ sẽ nhận được khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.
• Thông điệp đơn giản: Khi thông điệp về sản phẩm/ doanh nghiệp sử dụng quá nhiều ngôn từ phức tạp mà lại thiếu sự rõ ràng, khách hàng sẽ không thể hiểu được ý nghĩa thực sự của sản phẩm/ dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp.

Một thông điệp quá dài dòng và phức tạp sẽ khiến cái nhìn của khách hàng về sản phẩm là mờ nhạt và họ sẽ ưu tiên những doanh nghiệp có thông điệp ngắn gọn nhưng đánh đúng vào những thứ mà họ cần

Trong đời sống hằng ngày

Khi kể một câu chuyện với người bạn, bạn hãy tập trung để đưa ra những thông điệp chính cũng như quan trọng nhất trong câu chuyện, bởi nếu bạn bắt đầu một cách quá khuôn khổ và dài dòng sẽ khiến người nghe luôn trong trạng thái phải chờ đợi ý nghĩa thực sự của câu chuyện mà bạn muốn truyền tải là gì.

Sau khi cảm thấy người bạn của mình thật sự tỏ ra hứng thú với thông điệp chính trong câu chuyện bạn đã gợi mở, bạn có thể dẫn dắt sâu hơn nhằm kéo dài chủ đề và cuộc trò chuyện.

Đối với công việc Trainer, các cá nhân cần có kỹ năng trình bày, giảng dạy những kiến thức, kỹ năng một cách cô đọng và dễ hiểu nhất cho những nhân viên mới, thực tập sinh. Chính vì vậy khóa đào tạo giảng viên nội bộ – Train The Trainer của học viện PMS là lựa chọn vô cùng hợp lý để đào tạo nên những giảng viên nội bộ ưu tú cho doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên mới của công ty mau chóng hiểu rõ về nghiệp vụ, kỹ năng cứng, định hình được vai trò của họ trong doanh nghiệp.