Offboarding là gì? Khác biệt giữa Offboarding và Onboarding

Khi nhân viên vì một lý do nào đó không thể tiếp tục cống hiến cho doanh nghiệp, thì quy trình Offboarding cần được thực hiện nhằm bảo đảm công tác chấm dứt hợp đồng được diễn ra an toàn và thuận lợi. Bài viết này trình bày tầm quan trọng của Offboarding và các bước xây dựng quy trình thôi việc chuẩn nhất mà HR cần biết.

Offboarding là gì?

Offboarding là quá trình chấm dứt hợp đồng lao động giữa nhân viên chuẩn bị nghỉ việc với doanh nghiệp. Quá trình Offboarding được bắt đầu từ khi nhân viên nộp đơn nghỉ việc cho đến và kết thúc vào ngày nhân viên chính thức rời khỏi doanh nghiệp.

Mục đích của Offboarding nhằm đảm bảo quá trình bàn giao công việc cho người ở lại hoặc nhân viên mới thế chỗ sẽ diễn ra suôn sẻ. Bên cạnh đó, giải quyết những vấn đề còn tồn đọng và đảm bảo nhân viên vẫn giữ ấn tượng tích cực về doanh nghiệp kể cả khi chuẩn bị và chính thức rời đi.

Tại sao Offboarding lại quan trọng đối với doanh nghiệp?

Lợi ích của Offboarding sẽ đem lại cho doanh nghiệp cũng như nhân viên đang trong giai đoạn thôi việc bao gồm:

• Giúp nhân viên có những ấn tượng tốt đẹp về thời gian họ cống hiến ở công ty.
• Đảm bảo những thủ tục pháp lý liên quan đến chấm dứt hợp đồng lao động được thực hiện đầy đủ, tránh xảy ra tranh chấp sau này.
• Giúp những ứng viên mới tin tưởng lựa chọn cộng tác với doanh nghiệp sau khi tham khảo về trải nghiệm làm việc tốt đẹp từ nhân viên cũ.
• Đảm bảo sự an toàn cho các dữ liệu mật nhờ vào việc thu hồi quyền truy cập tài khoản nội bộ.
• Từ những phản hồi trung thực về trải nghiệm của nhân viên tại công ty trong cuộc phỏng vấn thôi việc, sẽ là cơ sở để doanh nghiệp cân nhắc cải thiện cách thức hoạt động trong tương lai

Quy trình xây dựng Offboarding chuyên nghiệp

Bước 1: Xử lý yêu cầu nghỉ việc

Sau khi tiếp nhận đơn xin nghỉ việc từ nhân viên, bộ phận nhân sự cần bắt đầu lập ngay hồ sơ chấm dứt hợp đồng gửi đến họ.

Sau đó, bộ phận nhân sự bắt đầu lên lịch phỏng vấn thôi việc cũng như thông báo đến các nhân viên còn lại để tránh những tin đồn gây hại đến uy tín của doanh nghiệp, nhất là khi vị trí nghỉ việc là những vị trí cấp cao hoặc có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp.

Bước 2: Chuẩn bị thủ tục, giấy tờ liên quan

Đến bước này, nhân viên sẽ phải ký những cam kết bảo mật thông tin nội bộ của công ty từ quy trình tạo ra sản phẩm, chiến lược kinh doanh, data khách hàng, tài khoản nội bộ và một số thông tin nội bộ khác được quy định trong hợp đồng.

Về phía doanh nghiệp, cần đảm bảo họ đã thực hiện đầy đủ những nghĩa vụ liên quan đến lương thưởng, bảo hiểm và thuế,… đối với nhân viên, tránh những tranh chấp hợp đồng không đáng có dẫn đến sức mẻ mối quan hệ và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Quản lý trực tiếp cũng sẽ làm việc cùng bộ phận nhân sự để giúp nhân viên hoàn thành các giấy tờ liên quan như thuế, bảo hiểm xã hội,…

Bước 3: Lập kế hoạch bàn giao công việc

Những công việc cần thực hiện trong giai đoạn này bao gồm:

Xác định nhân sự sẽ tiếp quản công việc của mình sau khi mình ra đi. Nhân sự nhận công việc bàn giao có thể là nhân viên thử việc được chọn từ trước để thay thế vị trí của bạn hoặc từ những nhân sự có sẵn có trình độ chuyên môn tương đương với vị trí bạn làm.

Sau khi xác định chính xác người nhận bàn giao là ai, cần lên kế hoạch đào tạo nghiệp vụ cho họ về những công việc cần thiết và quy trình làm việc cụ thể nhằm giúp người nhận bàn giao không bị bối rối khi tiếp quản công việc sau khi bạn chính thức nghỉ việc.

Bên cạnh việc đào tạo chuyên môn, hướng dẫn công việc, cần phải sắp xếp cẩn thận các tài liệu cần thiết cho công việc và hướng dẫn nhân viên mới nắm bắt các thông tin trong tài liệu để thuận lợi cho quá trình làm việc.

Bước 4: Phỏng vấn thôi việc (Exit Interview)

Phỏng vấn thôi việc sẽ được tiến hành trong trường hợp nhân viên là người chủ động xin nghỉ việc, ngoài việc tìm hiểu lý do sâu xa mà nhân viên xin nghỉ, Exit Interview còn giúp doanh nghiệp:

• Thiết lập, điều chỉnh lộ trình quản lý nhân viên và phát triển chính sách nhân sự sao cho phù hợp.
• Tạo cơ sở để bộ phận nhân sự đề xuất với ban lãnh đạo cải thiện quy trình, môi trường làm việc trong tương lai.
• Giải quyết những khúc mắt, hiểu lầm giữa nhân viên và doanh nghiệp (Nếu có).
• Duy trì sự uy tín và chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
• Giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp giữa cả đôi bên dù không còn hợp tác làm việc cùng nhau.

Đối tượng tham gia phỏng vấn nên là các HR, trưởng phòng nhân sự, người quản lý của nhân viên hoặc ban lãnh đạo (Nếu cần).

Bước 5: Thu hồi quyền truy cập các tài khoản nội bộ

Tại bước này, bộ phận nhân sự cần phối hợp với bộ phận kỹ thuật, IT để nhanh chóng thay đổi mật khẩu Email được cấp cho nhân viên trước đây, chặn mọi truy cập vào các trang nội bộ của công ty.

Quá trình thu hồi quyền truy cập cần được thực hiện sau khi công tác bàn giao công việc diễn ra hoàn tất. Việc trì hoãn bước này sẽ khiến công ty đối diện với rủi ro bị rò rỉ dữ liệu nội bộ.

Công việc cụ thể cần làm trong giai đoạn này là:

• Thay đổi mật khẩu cho bất kỳ mọi tài khoản mà nhân viên trước đây được quyền truy cập.
• Chuyển hướng email và cuộc gọi đến nhân viên mới được bàn giao công việc.
• Xóa thông tin nhân viên cũ khỏi những ứng dụng lịch của công ty.
• Xóa nhân viên ra khỏi các nhóm chat nội bộ. (Nhân viên cũ cũng có thể chủ động tự thực hiện thao tác này).
• Thông báo ngay cho các đối tác, khách hàng trước đây đã từng làm việc với nhân viên cũ về sự thay đổi người chịu trách nhiệm cho việc chăm sóc họ.

Bước 6: Kết thúc quy trình Offboarding

Sau khi hoàn thành tất cả những bước trên, nên tổ chức một bữa tiệc chia tay để lưu giữ những kỷ niệm đẹp cuối cùng cùng nhau. Trong bữa tiệc, hãy vinh danh những đóng góp của nhân viên, sau đó hãy gạt bỏ tất cả mọi yếu tố liên quan đến chức vụ, công việc và ăn chơi vui vẻ cùng nhau.

Ngoài ra, ban lãnh đạo có thể hỗ trợ nhân viên tìm công việc mới nhanh chóng chủ động gửi thư giới thiệu đến các doanh nghiệp khác, qua đó vừa giúp công ty mới nhận thấy bạn là người tài, có khả năng hòa nhập nhanh với tổ chức lại vừa giúp nhân viên thêm phần tự hào vì đã từng làm việc ở công ty cũ.

Sự khác biệt giữa Offboarding và Onboarding

Về bản chất, Onboarding và Offboarding hoàn toàn trái ngược nhau, nhưng đều ảnh hưởng đến trải nghiệm của nhân viên. Bảng phân biệt dưới đây sẽ cho bạn đọc thấy một số điểm khác biệt của hai quá trình này:

Với những thông tin về Offboarding mà chúng tôi chia sẻ trên đây, hy vọng rằng công ty sẽ có những buổi Offboarding thành công, để lại ấn tượng tốt với những nhân viên đã cống hiến lâu dài cho công ty.