Quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên: Lợi ích và các bước quản lý

Quản lý hiệu suất nhân viên luôn là hoạt động quan trọng mà mọi doanh nghiệp đều cần được chú trọng và lên kế hoạch thực hiện sao cho đạt được hiệu quả tốt nhất. Hãy cùng PMS tìm hiểu về lợi ích, các bước quản lý và một số lưu ý để công tác quản lý hiệu suất được tiến hành một cách suôn sẻ.

Quản lý hiệu suất là gì?

Quản lý hiệu suất (Tiếng Anh: Performance Management) là quá trình theo dõi, đánh giá và cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên theo những mục tiêu đã đề ra. Điều này giúp doanh nghiệp có thể khai thác tối đa tiềm năng của nguồn nhân lực hiện có nhằm thúc đẩy sự phát triển bền vững cho cả tổ chức.

Để công tác quản lý hiệu suất làm việc của nhân viên diễn ra hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình quản lý phù với với mục tiêu và văn hóa của tổ chức. Quy trình quản lý hiệu suất cần được triển khai một cách nhất quán, liên tục và đảm bảo sự hưởng ứng từ toàn bộ nhân viên.

Lợi ích của quản lý hiệu suất đối với doanh nghiệp

Cơ sở để đạt được mục tiêu kinh doanh

Quản lý hiệu suất giúp doanh nghiệp tìm ra những điểm chưa hoàn thiện, cần phải khắc phục. Từ những điểm đó, doanh nghiệp sẽ lập nên một bản kế hoạch cải thiện hiệu suất và hành động cụ thể theo kế hoạch đã được thống nhất để cải thiện, nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên.

Tối ưu hóa nguồn lực

Khi doanh nghiệp nhận biết được hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên, họ sẽ phân loại được những nhân viên nào đang làm việc tốt và những ai đang cần nhận được sự hỗ trợ. Từ đó, doanh nghiệp sẽ hoạch định được lộ trình đào tạo, phân công công việc đến từng nhóm nhân viên sao cho phù hợp.

Nâng cao năng suất lao động

Khi doanh nghiệp thực hiện quản trị hiệu suất nguồn lực làm việc một cách hiệu quả sẽ đảm bảo nhân viên hoàn thành công việc hiệu quả, đúng chỉ tiêu và tiến độ. Từ đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu những lãng phí trong chi phí vận hành và nâng cao năng suất lao động.

Thúc đẩy nhân viên phát triển

Quản lý hiệu suất đóng vai trò trong việc giúp nhân viên định hình được những điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội phát triển của bản thân họ tại doanh nghiệp. Tạo động lực để họ thúc đẩy việc trau dồi, nâng cao vốn kiến thức và kỹ năng chuyên môn và bổ sung thêm các kỹ năng mềm để đáp ứng yêu cầu công việc, gia tăng cơ hội được thăng tiến lên vị trí cao hơn.

Cải thiện văn hóa doanh nghiệp

Công tác quản lý hiệu suất nhân viên khi được thực hiện tốt chính là thể hiện được nét văn hóa doanh nghiệp tích cực dựa trên sự công bằng, minh bạch, thưởng phạt phân minh.

Nhờ vào việc cải thiện văn hóa doanh nghiệp thông qua quản lý hiệu suất sẽ giúp nâng cao hình ảnh tốt đẹp của doanh nghiệp đến cả nội bộ và công chúng, củng cố lòng trung thành từ đội ngũ nhân viên hiện tại. Bên cạnh đó, Quá trình tuyển dụng nhân viên mới sau này cũng sẽ trở nên thuận lợi và hiệu quả hơn.

Các bước quản lý hiệu suất làm việc nhân viên

Bước 1: Thiết lập kế hoạch

Kế hoạch quản lý hiệu suất cần phải được thiết lập thật chi tiết và cẩn thận cho mỗi bước, từ việc thu thập dữ liệu cho đến công tác tổng động viên đảm bảo sự tham gia, đóng góp tích cực của toàn bộ nhân viên.

Trong quá trình tiến hành lập kế hoạch, nhà quản lý cần phải thường xuyên thảo luận với nhân viên về nội dung cũng như các bước thực hiện trong quá trình quản lý hiệu suất để đảm bảo kế hoạch sẽ được thiết lập phù hợp với mong muốn và nhu cầu từ cả hai phía.

Bên cạnh đó, kế hoạch cũng cần được thiết lập một cách linh hoạt, phù hợp với tình hình thực tế, không nên làm một bản kế hoạch cứng nhắc gây bất mãn cho nhân viên dẫn đến công tác quản lý hiệu suất sẽ phản tác dụng.

Bước 2: Thiết lập mục tiêu

Mục tiêu cho quá trình quản lý hiệu suất có thể được đặt ra bằng các chỉ tiêu như chất lượng, năng suất làm việc, sự đóng góp của mỗi cá nhân đến thành công của tổ chức.

Để tạo điều kiện cho công tác quản lý hiệu suất được đi đúng hướng, nhà quản lý cần phải đảm bảo mục tiêu được đặt ra phải có sự rõ ràng, có thể đo lường và phản ánh đúng chiến lược tổ chức.

Bước 3: Thiết lập hệ thống đánh giá hiệu suất

Sau khi đã thiết lập mục tiêu, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống đánh giá công bằng và chặt chẽ, bao gồm việc xác định những tiêu chí đánh giá đã thống nhất trước đó và xác định những chỉ số hiệu suất quan trọng.

Hệ thống đánh giá hiệu suất nên được tạo ra dựa trên thông tin đã được đồng thuận từ cả nhân viên và quản lý và có sự liên quan một cách chặt chẽ đến chiến lược và mục tiêu chung của tổ chức.

Bước 4: Theo dõi tiến độ

Doanh nghiệp cần thiết lập những cơ chế theo dõi tiến độ đối với những mục tiêu và đánh giá hiệu suất, do quản lý hiệu suất là một quá trình liên tục nên yêu cầu sự phản hồi đều đặn song song đó là sự theo dõi chặt chẽ xuyên suốt quá trình làm việc.

Tại bước này, những buổi đối thoại giữa quản lý và nhân viên có thể được tiến hành tổ chức nhằm thảo luận về những tiến triển sau một thời gian áp dụng hệ thống quản lý hiệu suất. Những buổi đối thoại cũng là cơ hội để các bên giải quyết những bất cập, phát sinh (Nếu có).

Bước 5: Đánh giá kết quả

Đây là bước cuối cùng của quá trình quản lý hiệu suất. Sau mỗi giai đoạn quản lý, doanh nghiệp cần tổ chức những buổi đánh giá định kỳ, công tác đánh giá hiệu quả không nên chỉ tập trung vào kết quả cuối cùng, mà còn đánh giá cả quá trình làm việc xuyên suốt quá trình để các bên rút ra bài học về sự thành công hay thất bại của kết quả.

Dù thế nào, nhà quản lý cũng cần ghi nhận sự nỗ lực và mức độ đóng góp của từng cá nhân. Bên cạnh đó, cần khuyến khích những phản hồi từ cả hai bên để có những chỉ tiêu về hiệu suất phù hợp hơn, tùy vào tình hình kết quả đạt được.

Một số lưu ý doanh nghiệp cần biết khi quản lý hiệu suất

Ghép nối mục tiêu với kế hoạch: Doanh nghiệp cần phải xác định rõ mục tiêu của mình, sau đó là ghép nối mục tiêu đã đề ra với kế hoạch quản trị hiệu suất, qua đó giúp nhân viên hiểu mình cần phải làm những gì để đạt được thành công trong công việc.

Không nên chỉ phụ thuộc vào đánh giá định kỳ: Doanh nghiệp cần phải thiết lập nên một hệ thống quản lý hiệu suất tổng thể, bao gồm những công cụ hỗ trợ đào tạo, phát triển nhân viên, theo dõi tiến độ công việc và cung cấp phản hồi một cách thường xuyên.

Đào tạo và đánh giá hiệu suất thường xuyên: Quá trình đào tạo, cũng như đánh giá hiệu suất cần được tiến hành một cách thường xuyên, liên tục để vừa đảm bảo nhân viên được rèn luyện những kỹ năng và kiến thức cần thiết, vừa tạo điều kiện để họ phát triển bản thân, cải thiện hiệu suất làm việc.

Định hình rõ ràng văn hóa doanh nghiệp: Sự định hình rõ ràng ở đây chính là doanh nghiệp phải tạo dựng nét văn hóa đề cao hiệu suất làm việc, tạo điều kiện để nhân viên có thể phát huy được hết tiềm năng của bản thân.

Luôn có sự công khai và minh bạch: Quá trình đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên phải được tiến hành theo nguyên tắc công bằng, khách quan và minh bạch. Tránh để cảm xúc cá nhân chi phối ảnh hưởng đến hoạt động đánh giá

Ghi nhận sự cố gắng của nhân viên: Bất luận kết quả tổng thể của công tác quản lý hiệu suất có ra sao, đến mỗi đợt đánh giá kết quả, ban quản lý, lãnh đạo cũng phải ghi nhận sự cố gắng và công sức của họ trước khi báo cáo về những điều chưa thực hiện được. Bên cạnh đó, những phản hồi của nhân viên cũng sẽ là nguồn tư liệu quý giá để doanh nghiệp xem xét và cân nhắc cải thiện hệ thống quản lý hiệu suất.