Quản lý tiền lương là gì? Hướng dẫn tối ưu quy trình quản lý lương

Quản lý tiền lương giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất lao động, giảm chi phí và tăng tích lũy. Do đó, người quản lý cần hiểu rõ về cách quản lý và quy trình quản lý tiền lương đạt hiệu quả cho doanh nghiệp. Để cung cấp những thông tin hữu ích đó, độc giả hãy cùng chúng tôi tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Tiền lương là gì?

Tiền lương là khoản tiền mà người sử dụng lao động trả công cho người lao động. Nó còn đóng vai trò quan trọng khác như sau:

• Tiền lương là nguồn thu nhập hàng tháng của nhân viên.
• Tiền lương ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm và quyết định giá bán.
• Người lao động cần cân nhắc mức lương liệu có phù hợp với mong muốn của họ không trước quyết định làm việc.

Tiền lương là mối quan tâm hàng đầu của người tham gia lao động. Vì vậy, trong công tác quản trị nhân sự không thể thiếu quản lý tiền lương. Nó bao gồm các công việc như xây dựng bảng lương, lương thưởng, tính lương và quyết toán thuế, nộp bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế.

Tiền lương bao gồm một số loại như sau:

• Mức lương: Đây là số tiền cố định mà người lao động nhận hàng tháng, được trả cho người lao động theo vị trí, chức danh và thỏa thuận đã ký trong hợp đồng lao động.
• Bậc lương: Bậc lương đại diện cho mức thăng tiến về thu nhập trong mỗi ngạch lương của người lao động. Tại mỗi bậc lương, người lao động sẽ được hưởng một hệ số lương cụ thể, phản ánh mức độ kinh nghiệm và trình độ chuyên môn của họ.
• Nhóm ngạch lương: Ngạch lương được thiết lập để phân loại vị trí công việc của mỗi cá nhân trong tổ chức.
• Hệ số lương: Hệ số lương hiện là một chỉ số thể hiện sự chênh lệch mức tiền lương giữa các vị trí và cấp bậc công việc khác nhau. Chỉ số này thường được sử dụng làm cơ sở để tính toán mức lương c cho nhân viên trong các tổ chức, doanh nghiệp.

Lợi ích của công tác quản lý tiền lương

• Thu hút và giữ chân nhân tài: Mức lương và chế độ đãi ngộ là yếu tố quan trọng hàng đầu trong việc thu hút và giữ chân nhân tài. Một hệ thống quản lý tiền lương hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp trả lương cho người lao động một cách tương xứng với năng lực của họ. Điều này giúp doanh nghiệp thu hút những nhân viên giỏi và khiến họ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
• Nâng cao năng suất lao động: Khi người lao động cảm thấy hài lòng với mức lương và chế độ đãi ngộ của mình, họ sẽ có động lực làm việc tốt hơn, hiệu quả hơn. Từ đó, doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động và đạt được các mục tiêu đề ra.
• Tạo sự công bằng và minh bạch: Mức lương được xác định dựa trên các yếu tố khách quan như năng lực, vị trí, chức danh,… sẽ giảm thiểu mâu thuẫn, tạo sự khách quan, công bằng trong nội bộ doanh nghiệp.

Cách quản lý tiền lương hiệu quả trong doanh nghiệp

Biên chế bằng tay

Biên chế bằng tay cách quản lý tiền lương truyền thống. Phương pháp này bao gồm việc sử dụng bảng tính hoặc hồ sơ giấy để quản lý thông tin và tính toán lương. Việc này giúp quy trình quản lý tiền lương trong doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, cách này đòi hỏi nhiều thời gian và dễ xảy ra lỗi khi thực hiện các phần tính tiền thuế.

Phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ hoặc khi cần xử lý các tình huống đặc biệt không thể sử dụng phần mềm thay thế.

Sử dụng phần mềm tính lương

Áp dụng công nghệ vào quản lý lương bằng cách sử dụng phần mềm chuyên biệt là phương pháp phổ biến nhất hiện nay. Sử dụng phần mềm đảm bảo tính chính xác cao,chuyên nghiệp hóa quy trình đồng thời tiết kiệm thời gian, công sức cho doanh nghiệp. Phương pháp này phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.

Thuê ngoài

Doanh nghiệp có thể chọn giải pháp thuê những công ty chuyên môn quản lý tiền lương. Phương pháp này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian tuy nhiên đây là phương pháp tốn nhiều chi phí và doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về bảo mật.

► Xem ngay: Quy trình 7 bước tính lương cho nhân viên

Hướng dẫn quản lý tiền lương trong doanh nghiệp

Triển khai trả lương tự động

Áp dụng hệ thống trả lương tự động sẽ giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính bảo mật và giảm thiểu lỗi so với việc tính lương thủ công. Hệ thống này có thể tích hợp với phần mềm quản lý nhân sự để tự động cập nhật các thay đổi về giờ làm việc, phụ cấp và các khoản khấu trừ.

Khi triển khai trả lương tự động, doanh nghiệp cần chọn lựa phần mềm tính lương phù hợp với quy mô, nhu cầu của doanh nghiệp. Đồng thời, thống nhất các quy trình và chính sách liên quan đến trả lương tự động.

Hợp nhất thời gian thanh toán lương

Trong doanh nghiệp có nhiều loại hợp đồng lao động khác nhau như của nhân viên cố định, thực tập sinh,…. Việc có nhiều lịch trả lương khác nhau cho từng nhóm nhân sự có thể dẫn đến lỗi trùng lặp và khó khăn trong quản lý vấn đề tiền lương.

Việc xác định khung thời gian nhất định để thanh toán lương là một việc làm cần thiết để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo xử lý bảng lương đúng cách.

Chính sách lương minh bạch

Xây dựng chính sách lương rõ ràng và công bằng, đảm bảo rằng mọi nhân viên đều hiểu cách thức tính lương, các yếu tố ảnh hưởng đến mức lương của họ.

Minh bạch trong chính sách lương giúp tăng cường lòng tin và sự hài lòng của nhân viên và giảm thiểu tối đa tình trạng thanh toán thừa hoặc thiếu tiền lương.

Thu thập ý kiến từ nhân viên

Hãy lắng nghe phản hồi từ nhân viên về quy trình quản lý lương. Sự phản hồi này có thể cung cấp thông tin quý giá về cách cải thiện hệ thống, giải quyết các vấn đề hiện tại và tăng sự hài lòng của nhân viên.

Những lưu ý khi quản lý tiền lương

Cập nhật các quy định tiền lương

Chính sách liên quan đến tiền lương thường xuyên có sự thay đổi. Do đó, doanh nghiệp cần nắm bắt và cập nhật thông tin để điều chỉnh lương cho nhân viên một cách phù hợp. Điều này giúp tránh các sai sót pháp lý và đảm bảo quyền lợi cho cả nhân viên và doanh nghiệp.

Quản lý thông tin nhân sự khoa học

Không chỉ những doanh nghiệp lớn mà những doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng cần quản lý thông tin nhân sự khoa học. Nó giúp đảm bảo rằng thông tin về nhân viên được quản lý một cách chính xác và dễ dàng truy cập. Hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả giúp tối ưu hóa quy trình tính lương.

Hạn chế tranh chấp xảy ra

Việc lắng nghe và tiếp nhận phản hồi từ người lao động là bước quan trọng để xác định và giải quyết các vấn đề một cách thỏa đáng, giúp ngăn ngừa tranh chấp vấn đề liên quan đến tiền lương trong công ty.

Các chủ doanh nghiệp cần phải thực hiện đàm phán và đề xuất các giải pháp hòa giải để giảm thiểu tình trạng tranh chấp, đình công hay nghỉ việc tập thể. Việc này không chỉ giúp bảo vệ hình ảnh của công ty trong mắt người lao động mà còn góp phần xây dựng uy tín với các đối tác kinh doanh.

Kết nối chặt chẽ với quá trình chấm công

Lương của nhân viên được tính dựa trên số ngày làm việc của họ, vì vậy việc kiểm tra và kết nối chặt chẽ với bảng chấm công là cần thiết khi tính toán lương và thưởng. Điều này đảm bảo sự chính xác và công bằng trong việc trả lương cho người lao động.

Quá trình này không chỉ tạo dựng niềm tin từ nhân viên mà còn giúp doanh nghiệp phát triển một đội ngũ nhân sự vững mạnh và ổn định.

Khai báo và nộp thuế trực tuyến

Hiện nay, việc khai báo và nộp thuế đã trở nên dễ dàng và thuận lợi hơn rất nhiều thông qua các dịch vụ trực tuyến. Doanh nghiệp nên tận dụng lợi ích từ việc này để hoàn tất các quy trình khai báo thuế một cách nhanh chóng và chính xác qua internet.

Khai báo thuế qua mạng sẽ đơn giản hóa các thủ tục, giảm thiểu rủi ro sai lầm, góp phần hiệu quả hóa quản lý tài chính trong doanh nghiệp. Cách làm này còn giúp tiết kiệm nguồn nhân lực và thời gian.

Thông qua bài viết trên, chúng ta đã tìm hiểu tổng quan về quản lý tiền lương cũng như phương pháp quản lý tiền lương hiệu quả. Đây là một công việc phức tạp và vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp vậy nên đòi hỏi các cấp quản lý phải có sự hiểu biết sâu sắc để triển khai quy trình.

Tại Học Viện Tư Vấn Đào Tạo PMS có các khóa học xây dựng hệ thống lương theo giá trị công việc nhằm giúp các doanh nghiệp xây dựng được hệ thống tiền lương bài bản và chuyên nghiệp.