Dự báo bán hàng là gì là gì? 6 phương pháp xây dựng Sales forecast

Sales Forecast hay dự báo bán hàng là hoạt động kinh doanh cực kỳ quan trọng. Dự báo chính xác giúp các nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định sắc bén về mục tiêu bán hàng, ngân sách, nhân sự và doanh thu. Ngược lại, dự báo sai lầm khiến các nhà quản lý bán hàng luôn lo lắng không biết liệu họ có đạt được mục tiêu hay không.

Vậy sales forecast là gì và làm thế nào để thực hiện hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu ngay sau đây!

1. Sales forecast là gì?

Sales Forecast hay dự báo bán hàng là phương pháp nhằm ước tính doanh thu bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định ở tương lai. Các doanh nghiệp sử dụng dự báo doanh số để giúp họ đưa ra quyết định về những thứ như lập ngân sách, nhân viên và sản xuất.

sales forecast là gì
Sales forecast hay còn gọi là dự báo bán hàng

Giống như dự báo thời tiết, dự báo doanh số không phải là một lời tiên tri chính xác 100%. Tương tự như bạn xem dự báo thời tiết để lên kế hoạch cho ngày mai, đội ngũ bán hàng nên coi sale forecast là một phương hướng để chủ động thực hiện, thay vì một con số hoàn toàn bất di bất dịch.

2. 5 yếu tố cần thiết giúp dự báo bán hàng chính xác

5 yếu tố cần thiết giúp dự báo bán hàng
5 yếu tố cần thiết giúp dự báo bán hàng

2.1 Dữ liệu đáng tin cậy

Dữ liệu tốt là yêu cầu quan trọng nhất để dự báo bán hàng chính xác. Nếu công ty bạn đã hoạt động lâu năm, hãy sử dụng dữ liệu lịch sử để dự đoán hiệu suất tương lai. Còn nếu công ty bạn mới thành lập, lời khuyên là nên tham khảo mức trung bình của ngành để đặt mục tiêu.

2.2 Quy trình bán hàng rõ ràng

Nếu quy trình bán hàng không được ghi chép rõ ràng, bao gồm các hành động và bước cần thực hiện để chốt giao dịch, bạn sẽ khó dự đoán liệu có chốt được hợp đồng hay không.

2.3 Thiết lập mục tiêu

Dự báo có thể khác với mục tiêu, nhưng bạn sẽ không biết dự báo tốt hay xấu nếu không có mục tiêu cụ thể. Hãy đảm bảo mỗi nhân viên bán hàng và cả đội đều có mục tiêu riêng.

2.4 Chuẩn mực và giá trị trung bình

Dễ dàng truy cập các thông số sau sẽ giúp dự báo dễ dàng hơn:

  • Thời gian khách hàng quan tâm
  • Thời gian chốt giao dịch
  • Giá trung bình mỗi giao dịch
  • Thời gian tích hợp khách hàng
  • Tỷ lệ gia hạn hoặc tần suất mua lại
  • Tỷ lệ chuyển đổi ở từng giai đoạn bán hàng

Nói cách khác, bạn cần xác định thời gian trung bình và hiệu quả của quy trình bán hàng của mình.

2.5 Hiểu rõ quy trình bán hàng hiện tại

Hãy chắc chắn bạn hiểu rõ những gì đang có trong quy trình bán hàng hiện tại và hệ thống CRM của bạn chính xác, cập nhật. Nếu không có CRM, tiến hành sales forecast sẽ khó khăn hơn nhưng không phải là không thể. Bạn có thể tận dụng các biểu mẫu dự báo bán hàng và lập kế hoạch kinh doanh cho sales bằng excel để thay thế.

3. Phương pháp thực hiện dự báo bán hàng

Có nhiều cách làm sales forecast, mỗi cách có ưu nhược điểm riêng. Dưới đây là 6 phương pháp bổ biến:

Phương pháp thực hiện dự báo bán hàng
6 phương pháp thực hiện dự báo bán hàng

3.1 Ý kiến của nhân viên bán hàng

Đây là cách đơn giản nhất, chỉ cần hỏi nhân viên bán hàng về thời điểm và giá trị dự kiến của các hợp đồng. Tuy nhiên, cách này thường phản ánh không đúng do:

  • Nhân viên thường có xu hướng nói quá về khả năng chốt deal
  • Không có quy trình thực hiện thống nhất, dẫn đến dự báo không đồng nhất.

3.2 Sử dụng dữ liệu lịch sử

Phương pháp này dựa trên hiệu quả kinh doanh trong quá khứ để dự đoán tương lai. Ví dụ, nếu doanh nghiệp tăng trưởng 15% mỗi năm và đạt 100 triệu doanh thu tháng trước, dự báo tháng này sẽ là 120 triệu. Tuy nhiên, cách này bỏ qua các yếu tố thay đổi khác như số nhân viên bán hàng hay hoạt động của đối thủ.

3.3 Giai đoạn của hợp đồng

Với phương pháp bày, bạn có thể gán tỷ lệ chốt deal cho từng giai đoạn trong quy trình bán hàng. Nhân tỷ lệ này với giá trị của hợp đồng để ước tính doanh thu tiềm năng. Đây là cách tính sales forecast đơn giản và phổ biến nhưng bỏ qua thời gian của mỗi giao dịch. Ví dụ, hai hợp đồng cùng giai đoạn nhưng một mới 3 tuần, một đã 3 tháng thì khả năng thành công là khác nhau.

3.4 Dự báo dựa trên chu kỳ bán hàng

Sử dụng thời gian giao dịch trong pipeline so sánh với thời gian chốt deal trung bình. Nếu bạn có nhiều sản phẩm khác nhau với chu kỳ bán khác nhau, cần phân loại để dự báo chính xác hơn. Phương pháp này cần dữ liệu chính xác, đòi hỏi hệ thống CRM lưu trữ đầy đủ thông tin.

3.5 Dự báo pipeline

Đây là phương pháp chính xác hơn, dựa trên phân tích từng cơ hội trong pipeline với nhiều yếu tố như thời gian follow, loại đơn hàng và giai đoạn bán hàng. Tuy nhiên, nó phức tạp hơn và đòi hỏi công cụ phân tích chuyên biệt, đồng thời chất lượng dữ liệu phải cao.

 3.6 Mô hình dự báo tùy chỉnh kết hợp Lead Scoring

Đây là phương pháp chính xác nhất, kết hợp tất cả các yếu tố trên. Giống như dự báo pipeline nhưng sâu hơn và phức tạp hơn, thường cần đến công cụ phân tích hoặc báo cáo CRM chuyên sâu. Bên cạnh đó, dữ liệu phải cực kỳ chính xác, đòi hỏi nhân viên bán hàng nhập thông tin đầy đủ và chính xác.

4. Ví dụ về dự báo bán hàng

Ví dụ về dự báo bán hàng

Sau đây là ví dụ về cách tính dự báo bán hàng bạn có thể tham khảo:

4.1 Ví dụ dựa trên dữ liệu lịch sử

Giả sử bạn có doanh thu định kỳ hàng tháng là 150 triệu trong tháng trước và doanh thu bán hàng tăng 12% mỗi tháng trong 12 tháng qua. Cùng kỳ, tỷ lệ churn (khách hàng hủy dịch vụ) hàng tháng của bạn là khoảng 1%. Doanh thu dự báo của bạn cho tháng tới sẽ là 166.500 đô la.

Cách tính ở đây là: nhân doanh thu tháng trước với tỷ lệ tăng trưởng dự kiến, sau đó trừ đi tỷ lệ churn dự kiến:

150 x 1,12 – 150 x 0,01 = 166.5 triệu

4.2 Ví dụ dựa trên pipeline

Giả sử bạn có 3 cơ hội bán hàng đang mở trong tháng này:

  • Một cuộc gọi ấm, dự kiến trị giá 10 triệu
  • Một buổi demo đầy đủ, dự kiến trị giá 15 triệu
  • Một đề xuất đã gửi, dự kiến trị giá 12 triệu

Bạn đã tính toán và biết rằng ở mỗi giai đoạn này, bất kỳ cơ hội nào cũng có khả năng chốt đơn như sau:

  • Cuộc gọi ấm: 30% khả năng chốt đơn
  • Demo: 40% khả năng chốt đơn
  • Đề xuất: 70% khả năng chốt đơn

Bạn nhân xác suất đó với giá trị dự báo của giao dịch và cộng tất cả chúng lại để đưa ra tổng doanh thu dự báo là 17.4 triệu, cụ thể:

10 x 0.3 + 15 x 0.4 + 12 x 0.7 = 17.4 (triệu)

5. Công cụ hỗ trợ xây dựng Sales forecast hiệu quả

3 công cụ hỗ trợ xây dựng Sales forecast
3 công cụ hỗ trợ xây dựng Sales forecast

5.1 Phần mềm CRM

Phần mềm CRM kết hợp khả năng lưu trữ và truy xuất dữ liệu của cơ sở dữ liệu với các công cụ bán hàng chuyên dụng giúp nhân viên bán hàng chốt giao dịch thành công. Các tính năng này có thể bao gồm theo dõi khách hàng tiềm năng, phân tích phễu bán hàng, chuỗi cuộc gọi và tính năng báo cáo. Bạn cần chọn CRM dựa trên quy mô và tính chất của doanh nghiệp mình.

5.2 Excel hoặc Google Sheets

Nếu công ty bạn mới thành lập hoặc chỉ có một vài sản phẩm, phần mềm bảng tính như Excel sẽ đủ để xây dựng dự báo doanh số. Đây là một công cụ rẻ tiền, linh hoạt và có thể tạo biểu đồ tuyệt vời. Tuy nhiên, nó cũng tốn thời gian và dễ mắc lỗi, vì vậy nó có thể không phù hợp với các hoạt động lớn hơn.

5.3 Phần mềm kế toán

Nếu bạn chỉ cần dự báo doanh thu mới, thì các công cụ đơn giản cũng đủ dùng. Tuy nhiên, giá trị của một đơn hàng bán ra không chỉ phụ thuộc vào quy mô của hợp đồng mà còn phụ thuộc vào những chi phí nó tạo ra ở các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Ví dụ, bạn bán được hàng với giá cao nhưng chi phí quảng cáo, sản xuất, vận chuyển quá đắt thì lợi nhuận thực tế có thể thấp hơn nhiều so với dự báo ban đầu.

Tóm lại, sales forecast là một công cụ quan trọng giúp các doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt về chiến lược kinh doanh, đầu tư và nhân sự. Việc sử dụng các công cụ và phương pháp dự báo phù hợp có thể giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa lợi nhuận và giảm thiểu rủi ro.

Đừng quên theo dõi PMS để cập nhật những kiến thức mới nhất về bán hàng và quản trị bạn nhê!

Tìm hiểu thêm các bài viết liên quan khác:

Đăng ký nhận bản tin

Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS

    Trả lời

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *