Tuyển dụng nội bộ là gì? Quy trình thực hiện và những lưu ý quan trọng

Tuyển dụng nội bộ là hình thức tuyển dụng giúp doanh nghiệp có thể tìm kiếm cũng như tuyển chọn được ứng viên trong chính công ty của mình. Vậy quy trình tuyển dụng nội bộ được tiến hành như thế nào và những lưu ý mà mọi doanh nghiệp cần phải biết là gì?

Tuyển dụng nội bộ là gì?

Tuyển dụng nội bộ là một loại hình tuyển dụng mà doanh nghiệp có thể tận dụng và phát triển nguồn nhân lực hiện có để tạo điều kiện cho nhân viên trong tổ chức có cơ hội thăng tiến lên những vị trí cao hơn mà không cần phải phụ thuộc quá nhiều vào tuyển dụng bên ngoài.

Lợi ích rõ ràng nhất mà quy trình tuyển dụng nội bộ đem lại đó là tiết kiệm thời gian tuyển dụng cho tổ chức. Bên cạnh đó, tuyển dụng từ nội bộ còn giúp cho nhân viên cấp thấp có thêm nhiều động lực và sự quyết tâm để nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc của bản thân để có cơ hội cao khi doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng nhân sự ở các vị trí cấp cao hơn.

Ưu và nhược điểm của hình thức tuyển dụng nội bộ

Ưu điểm

• Tiết kiệm thời gian tuyển dụng: Nhờ vào nguồn lực có sẵn từ bên trong tổ chức mà quá trình tìm kiếm ứng viên cho vị trí cụ thể được diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Chi phí tuyển dụng được tối ưu hóa: Giúp công ty tiết kiệm được nguồn lực tài chính khi mà so với tuyển dụng từ bên ngoài, chi phí tuyển dụng nội bộ sẽ thấp hơn khá nhiều (Có thể thấp hơn đến khoảng 40-50% so với tuyển dụng từ bên ngoài)
• Giảm thiểu những rủi ro: Do ứng viên là người đang làm việc ngay trong chính doanh nghiệp, đã quen với quy trình làm việc của công ty và nắm bắt rõ ràng những quy tắc ứng xử, văn hóa doanh nghiệp, nên rủi ro sau khi tuyển dụng bị cho thôi việc hoặc bỏ việc sớm sẽ thấp hơn so với những ứng viên mới từ bên ngoài.
• Phát triển sự nghiệp cho nhân viên: Tuyển dụng từ nội bộ sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên có cơ hội được phát triển sự nghiệp của bản thân ngay trong chính doanh nghiệp, thúc đẩy lòng trung thành và nâng cao trách nhiệm, tinh thần làm việc cho nhân viên đã được ban lãnh đạo tin tưởng vào các vị trí cấp cao.

Nhược điểm

• Tạo ra “Hiệu ứng gợn sóng”: Có nghĩa là khi chuyển nhân viên từ vị trí này sang một vị trí khác thì khoảng trống từ vị trí cũ sẽ được tạo ra dẫn đến việc vị trí đó cần phải được tuyển dụng nhân viên mới để bù vào.
• Không phù hợp khi tuyển dụng số lượng nhiều: Nếu vị trí tuyển dụng cần nhiều nhân viên thì tuyển dụng từ nội bộ tài các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường sẽ khó mà đáp ứng đủ về số lượng.
• Rủi ro xuất hiện tiêu cực: Trong quá trình tuyển dụng nội bộ, nếu không đảm bảo sự công bằng và minh bạch, có thể xuất hiện những vấn đề tiêu cực (như hối lộ, ganh đua không lành mạnh,…) gây mất đoàn kết trong tổ chức.

-> Đọc thêm: Tuyển dụng bên thứ 3 (Headhunter) là gì? Liệu công việc này có khó khăn?

Các bước tiến hành quy trình tuyển dụng nội bộ hiệu quả

Bước 1: Xác định được nhu cầu tuyển dụng

Bước đầu tiên để bắt đầu quy trình tuyển dụng nội bộ là doanh nghiệp cần phải xác định nhu cầu tuyển dụng trong tổ chức, nhu cầu tuyển dụng thường xuất phát từ những lý do như sau:

• Doanh nghiệp đang trong giai đoạn phát triển nên thời gian sắp tới họ có kế hoạch mở rộng hoạt động.
• Những vị trí đang trống hoặc đang chưa đủ người được đề xuất gia tăng số lượng nhân viên bởi trưởng bộ phận hoặc quản lý nhân sự.
• Dự án lớn đang triển khai cần gia tăng số lượng nhân sự tham gia.
• Và một số lý do khách quan khác.

Bước 2: Phân loại ra những ứng viên có tiềm năng cao

Tại bước này, doanh nghiệp sẽ đánh giá lại đội ngũ nhân viên và tiến hành phân loại ra những ứng viên có tiềm năng cao. Công việc cụ thể ở bước này bao gồm:

Đánh giá các yếu tố như hiệu suất làm việc, kỹ năng đã thành thạo và tiềm năng phát triển của nhân viên trong doanh nghiệp. Ngoài ra thành tích trong quá khứ, khả năng chịu áp lực cũng sẽ là yếu tố để đánh giá năng lực nhân viên.

Xác định nhân viên có tiềm năng để đề cử cho vị trí tuyển dụng. Điều này có thể được thực hiện nhờ vào việc áp dụng các phương pháp đánh giá năng lực nhân sự.

Bước 3: Đăng tin tuyển dụng trong nội bộ

Ở bước này doanh nghiệp sẽ tiến hành đăng tin tuyển dụng nội bộ để phổ biến cho toàn thể nhân viên để mọi người có thể đăng ký tham gia tuyển dụng ở vị trí phù hợp.

Tin tuyển dụng cần cung cấp những hướng dẫn cụ thể về quy trình tuyển dụng từ nội bộ (thời hạn nộp hồ sơ, trình tự vòng phỏng vấn, tiêu chí đánh giá,…). Đảm bảo tất cả mọi người trong công ty đều có thể hiểu và tham gia vào quá trình tuyển dụng nội bộ của tổ chức.

Trong trường hợp doanh nghiệp không có nhân viên phù hợp, chưa cần quá vội vàng chuyển sang hình thức tuyển dụng từ bên ngoài, doanh nghiệp vẫn có thể khuyến khích họ giới thiệu những người mà họ quen biết có thể phù hợp cho vị trí tuyển dụng.

Bước 4: Thu nhận và chọn lọc hồ sơ, CV ứng tuyển

Tại bước này, HR sau khi nhận được hồ sơ, CV ứng tuyển từ nhân viên trong tổ chức sẽ tiến hành sàng lọc ứng viên để chọn ra những ai tiềm năng nhất và được tham gia vào vòng phỏng vấn.

Trong quá trình xem xét hồ sơ, nhà tuyển dụng cần xem xét kỹ lưỡng các tiêu chí như kỹ năng, trình độ học vấn, kinh nghiệm chuyên môn, thành tích công việc trước đây,… để tránh rủi ro tuyển dụng không hiệu quả.

Ngoài ra để có cái nhìn tổng quan hơn về ứng viên, HR có thể tham khảo thêm những ý kiến từ quản lý, trưởng bộ phận và đồng nghiệp của ứng viên thông qua việc gửi phiếu khảo sát Google Form, Email hoặc tiến hành trò chuyện riêng.

Bước 5: Tiến hành phỏng vấn lựa chọn ứng viên

Đây là một trong những giai đoạn quan trọng nhất trong hoạt động tuyển dụng nội bộ để doanh nghiệp có thể chọn ra ai là người xứng đáng nhất để đảm nhận vị trí cần bổ sung nhân lực. Những công việc mà HR cần thực hiện ở bước này gồm:

• Xác định hình thức phỏng vấn: Có thể được tiến hành bằng phương thức phỏng vấn trực tiếp một đối một, điện thoại di động hoặc trực tuyến hoặc cũng có thể kết hợp chúng với nhau. Tùy vào khả năng cũng như sự thuận tiện của cả hai bên.
• Đánh giá trực quan năng lực của ứng viên: Xuyên suốt quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ đánh giá khách quan kỹ năng của ứng viên, không chỉ có những câu hỏi về kỹ năng mềm hay chuyên môn được sử dụng. Đối với ứng viên từ nguồn nội bộ, tiêu chí đánh giá sẽ còn bao gồm thành tích, kinh nghiệm tích lũy, mức độ thấu hiểu văn hóa doanh nghiệp từ quá trình làm việc trước đây.
• Chọn ra ứng viên phù hợp nhất: Quá trình phỏng vấn kết thúc, HR sẽ tiến hành lựa chọn ứng viên thể hiện tốt nhất trong buổi phỏng vấn để nhận vào vị trí tuyển dụng.

Bước 6: Thực hiện quy trình đào tạo nhân viên mới

Doanh nghiệp có thể nhận thẳng vào vị trí chính thức hoặc thử việc trong thời gian 1-2 tháng tùy vào quy trình đào tạo, phát triển nội bộ của mình. Dù là lựa chọn phương án nào, doanh nghiệp vẫn cần thiết kế quy trình đào tạo bài bản để nhân viên mới có thể hiểu rõ hơn về nhiệm vụ công việc của mình, chính sách đãi ngộ cho công việc mới.

Độc giả có thể tham khảo thêm hai bài viết sau đây để tham khảo về quy trình đào tạo nhân viên nội bộ cho vị trí mới:

• Các bước xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới
• Quy trình 7 bước thực hiện huấn luyện nhân viên

Bước 7: Đánh giá hiệu quả công tác tuyển dụng nội bộ

Đây là bước cuối cùng trong quy trình tuyển dụng nội bộ. Ở bước này, doanh nghiệp nên lưu ý một số vấn đề như sau:

Đánh giá hiệu quả hoạt động tuyển dụng: HR cần xem xét những thay đổi cũng như phản hồi từ các bên liên quan để đánh giá những điểm tốt trong quá trình tuyển dụng và những điểm cần khắc phục để có cơ sở áp dụng những cải tiến nhằm nâng cao công tác tuyển dụng nội bộ trong tương lai.

Theo dõi quá trình phát triển của nhân viên ở vị trí mới xem xét những tiến triển trong công việc của họ, đưa ra những kỳ vọng và góp ý chân thành để hỗ trợ cho sự phát triển của nhân viên.

Những lưu ý quan trọng trong quá trình tuyển dụng nội bộ

Trong quá trình tiến hành quy trình tuyển dụng nội bộ, doanh nghiệp cần lưu ý những vấn đề quan trọng như sau:

• Đảm bảo rằng hoạt động tuyển dụng nội bộ được diễn ra một cách công khai và minh bạch, nhân viên được phổ biến đầy đủ các quy định, chế tài xử phát nếu phát hiện những tiêu cực.
• Tạo điều kiện, khuyến khích tất cả nhân viên được tham gia tuyển dụng nội bộ, để dù cho được nhận hay không, họ cũng có một môi trường để được cọ xát, tích lũy kinh nghiệm cho bản thân và nhận được những lời đánh giá, góp ý chân thành.
• Quá trình đánh giá ứng viên nội bộ không chỉ dựa trên việc xem xét những kỹ năng, thành tích hiện có của họ mà còn phải đánh giá kỹ lưỡng tiềm năng phát triển và khả năng thích ứng của họ cho công việc mới. 360 độ là phương pháp mà doanh nghiệp có thể tham khảo để đánh giá chất lượng và tiềm năng nhân viên.
• Đối với ứng viên được đậu vòng phỏng vấn dù là nội bộ thì vẫn phải được lên kế hoạch đào tạo, theo dõi và hỗ trợ sát sao để đảm bảo họ nhanh chóng thích nghi và thành công trong vị trí mới.
• Để khắc phục “hiệu ứng gợn sóng”, doanh nghiệp nên cần nhắc việc lấp đầy vị trí cũ đang bị bỏ trống bằng cách kết hợp thêm tuyển dụng bên ngoài.

Quý anh/chị có nhu cầu nâng cao kỹ năng tuyển dụng nhân sự và được đào tạo những phương pháp đánh giá ứng viên, nhân viên trong công ty một cách chính xác và hiệu quả có thể tham khảo khóa học tuyển dụng nhân sự hiệu quả tại Học Viện Tư Vấn & Đào Tạo PMS. Xem tại đây!