WIP là gì? Vai trò và phương pháp để giảm WIP trong sản xuất

WIP (Work in Progress) có lẽ không quá xa lạ đối với những người làm việc trong lĩnh vực kế toán, quản lý dự án hoặc sản xuất. Thế nhưng, điều này có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp và tại sao chúng ta cần quan tâm đến? Trong bài viết này, bạn sẽ được tìm hiểu sâu hơn về WIP và tầm quan trọng của nó trong quản lý doanh nghiệp.

1. WIP là gì?

WIP là viết tắt của “Work in Progress,” một thuật ngữ thường được sử dụng trong quản lý dự án và quá trình sản xuất. WIP đề cập đến các công việc hoặc sản phẩm đang được thực hiện hoặc chưa hoàn thành trong một giai đoạn nào đó của quá trình.

Việc theo dõi và quản lý WIP rất quan trọng để đảm bảo hiệu suất và tiến độ của dự án hoặc quá trình sản xuất. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc không bị đình trệ, nguồn lực được sử dụng hiệu quả và sản phẩm hoàn thiện được xuất xưởng đúng hẹn.

WIP được viết tắt của từ Work In Process

1.1 WIP là gì trong sản xuất?

WIP trong lĩnh vực sản xuất, nó thường được sử dụng để chỉ các sản phẩm hoặc thành phẩm đang ở giai đoạn tiến trình sản xuất, nhưng chưa hoàn thành. WIP là một phần quan trọng của quá trình sản xuất, nó đại diện cho các nguyên liệu, bộ phận, hoặc sản phẩm mà đã trải qua một phần của quá trình sản xuất nhưng chưa hoàn thiện để được gọi là sản phẩm cuối cùng.

Công thức tính WIP trong sản xuất:

WIP (sản phẩm đang sản xuất) = Số lượng sản phẩm bắt đầu sản xuất – sản phẩm đã hoàn thành

Ví dụ: Nếu doanh nghiệp bắt đầu sản xuất 1000 thùng beer và đã hoàn thành 700 thùng và 300 thùng đang được sản xuất, thì WIP được cho là 300 thùng.

1.2 WIP là gì trong kế toán?

Trong kế toán, WIP thường được sử dụng để chỉ giá trị của sản phẩm hoặc dự án đang trong quá trình sản xuất hoặc thi công, nhưng chưa hoàn thành. WIP thường xuất hiện trong bảng kế toán của một công ty và là một phần quan trọng của quản lý tài sản và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Công thức tính WIP trong kế toán:

WIP = (Hàng tồn kho đang sản xuất + Nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ + Lao động trực tiếp trong kỳ + Chi phí sản xuất chung trong kỳ) – Tồn kho cuối kỳ

Trong đó: Chi phí sản xuất chung = Chi phí nguyên vật liệu + Chi phí nhân công trực tiếp + Chi phí sản xuất

2. Tầm quan trọng của việc ứng dụng Work in Progress

Việc ứng dụng và quản lý WIP (Work in Progress) đóng vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực và quá trình sản xuất do có tầm quan trọng sau đây:

Đảm bảo hiệu suất: Quản lý WIP giúp duy trì và cải thiện hiệu suất của quá trình sản xuất hoặc dự án. Điều này đặc biệt quan trọng khi cần duy trì sự liên tục trong sản xuất để đáp ứng nhu cầu thị trường hoặc tiến độ dự án.
Tối ưu hóa nguồn lực: Bằng cách theo dõi WIP, bạn có thể tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực như lao động, máy móc và vật liệu. Điều này giúp giảm lãng phí và tiết kiệm chi phí.
Đáp ứng nhu cầu khách hàng: Quản lý WIP giúp bạn thích nghi nhanh chóng với biến động của nhu cầu khách hàng. Bạn có thể điều chỉnh sản xuất hoặc dự án để đáp ứng yêu cầu mới một cách hiệu quả.
Đảm bảo chất lượng: Kiểm soát WIP cũng liên quan đến đảm bảo chất lượng của sản phẩm hoặc dự án. Bạn có thể dễ dàng theo dõi quá trình sản xuất và kiểm tra chất lượng trong quá trình làm việc.
Tiết kiệm thời gian: Quản lý WIP giúp giảm thiểu thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc hoặc sản phẩm. Điều này có thể giúp bạn đáp ứng các hạn chót hoặc tiến độ dự án một cách hiệu quả hơn.
Tối ưu hóa quá trình: Bằng cách theo dõi WIP và hiểu được các khoảng cách trong quá trình, bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện hiệu suất tổng thể.

>> Xem ngay: Chi phí sản xuất là gì? Phân loại và cách tính chi phí sản xuất

3. Các phương pháp để giảm WIP trong sản xuất

Giảm WIP (Work in Progress) là một phần quan trọng trong việc đảm bảo sản xuất. Dưới đây là một số cách để giảm WIP trong sản xuất:

Sản xuất đúng lúc (Just In Time – JIT): JIT là một phương pháp sản xuất giúp cung cấp sản phẩm đúng thời điểm và đúng số lượng theo nhu cầu của khách hàng. Phương pháp này giảm thời gian chờ đợi và số lượng hàng tồn kho.

Phương pháp sản xuất đúng lúc (Just In Time - JIT) — JIT là một phương pháp để giảm WIP trong sản xuất

Xác định máy móc và thiết bị lỗi: Kiểm tra thiết bị để xác định và khắc phục các lỗi kỹ thuật, tránh tắc nghẽn trong quy trình sản xuất.
Chuẩn bị trước để đáp ứng nhu cầu sản xuất: Lập kế hoạch sản xuất chi tiết để dự đoán và đáp ứng nhu cầu sản xuất trong thời gian cao điểm.
Điều phối nhân viên phù hợp: Đảm bảo sự hiểu rõ vai trò và mục tiêu của từng nhân viên trong quy trình sản xuất để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.
Nâng cấp chất lượng thiết bị và nhân sự: Đào tạo nhân viên để trở thành chuyên gia và nâng cấp thiết bị để tăng năng suất và chất lượng sản phẩm.
Sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing): Sản xuất tinh gọn giúp loại bỏ các hoạt động không cần thiết, tối ưu hóa tài nguyên và cải thiện quy trình sản xuất.

Phương pháp sản xuất tinh gọn - Lean Manufacturing — LEAN là một phương pháp để giảm WIP trong sản xuất

>>> Xem thêm: 5 phương pháp cắt giảm chi phí sản xuất

4. Các quy tắc khi báo cáo WIP cần chú ý?

Khi báo cáo Work in Progress (WIP), hãy tuân theo các quy tắc sau:

Đảm bảo tính chính xác của thông số trong WIP.
Xác định thời gian kết toán chi phí nội bộ một cách chính xác.
Bảo quản hồ sơ chi phí với độ chính xác cao.

5. Các lỗi thường gặp trong Work in Progress

Nếu WIP không chính xác, nó sẽ trở thành vô giá trị

5.1 Sai sót trong kết toán chi phí

Một vấn đề thường gặp khác là việc kết toán chi phí nội bộ không chính xác. Ví dụ, một Doanh nghiệp có thể thường xuyên cập nhật WIP mỗi quý, nhưng bộ phận kế toán lại chỉ ghi nhận các chi phí gián tiếp cho dự án một cách định kỳ hàng năm, dẫn đến sự chênh lệch và không chính xác trong báo cáo tài chính.

Hậu quả của việc này là lợi nhuận cuối năm thực tế sẽ thấp hơn nhiều so với dự báo ban đầu. Mặc dù doanh nghiệp có thể đạt được mục tiêu lợi nhuận đã đề ra, nhưng điều này vẫn ảnh hưởng đến uy tín và kỳ vọng của các nhà đầu tư đối với công ty.

Đối với báo cáo WIP, sự chính xác trong việc lưu trữ và quản lý hồ sơ chi phí là yếu tố then chốt. Cần phải có sự nhất quán trong tài liệu liên quan để đảm bảo kế toán có thể dự báo chính xác chi phí phát sinh cho đến khi dự án kết thúc. Nhờ đó, Doanh nghiệp có thể thực hiện các điều chỉnh kịp thời để tối ưu hóa lợi nhuận và giảm thiểu chi phí.

5.1 Giới hạn sử dụng WIP

Thông thường, mỗi công ty chỉ sử dụng một tài khoản WIP để theo dõi tất cả các sản phẩm đang được sản xuất. Cách làm này gây khó khăn trong việc đánh giá WIP vì hiệu suất công việc trong mỗi kỳ không ổn định.

Do đó, để quy trình trở nên hiệu quả hơn, các nhà quản lý kế toán cần kiểm tra và điều chỉnh các đơn hàng. Điều này giúp cho việc đạt được WIP trở nên dễ dàng hơn sau khi các đơn hàng được xử lý xong.

5.1 Sai sót về số liệu

Nếu các số liệu WIP không chính xác, tất cả nỗ lực của Doanh nghiệp có thể trở nên vô ích. Sai sót này không chỉ làm suy giảm giá trị của WIP mà còn có thể dẫn đến tổn thất lâu dài cho Doanh nghiệp. Nguyên nhân có thể là do đánh giá quá cao lợi nhuận hoặc gây mất lòng tin từ phía ngân hàng và các công ty bảo lãnh dành cho Doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Giá thành sản xuất là gì? Cách tính giá thành sản xuất

5. Ví dụ về WIP trong sản xuất

Dưới đây là một ví dụ chi tiết và cụ thể về WIP trong quá trình sản xuất ô tô:

Bắt đầu quá trình: Quá trình bắt đầu với việc sử dụng nguyên liệu thô như thép và nhựa. Nguyên liệu này được chuyển đến khu vực sản xuất để bắt đầu quá trình chế tạo.
Giai đoạn cắt và hàn: Thép được cắt và hàn để tạo thành khung xe. Ở giai đoạn này, khung xe là một phần của WIP vì nó chưa hoàn thành.
Giai đoạn lắp ráp: Các bộ phận khác như động cơ, hệ thống treo, bánh xe được lắp ráp vào khung. Mỗi giai đoạn lắp ráp thêm một bộ phận là một phần của WIP.
Giai đoạn sơn: Sau khi lắp ráp, xe được chuyển đến khu vực sơn. Xe ở giai đoạn này vẫn là WIP vì quá trình sản xuất chưa hoàn tất.
Giai đoạn lắp ráp nội thất: Ghế, vô lăng, hệ thống âm thanh và các bộ phận nội thất khác được lắp vào xe.
Kiểm tra cuối cùng: Sau khi tất cả các bộ phận đã được lắp ráp, xe được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng tất cả chức năng hoạt động đúng cách và đáp ứng các tiêu chuẩn an toàn.
Hoàn thành sản phẩm: Cuối cùng, xe hoàn thành và rời khỏi dây chuyền sản xuất, lúc này nó không còn là WIP nữa mà trở thành sản phẩm cuối cùng, sẵn sàng cho việc giao hàng hoặc bán ra thị trường.

Trong bài viết này, chúng ta có thể thấy tầm quan trọng của việc hiểu và theo dõi WIP để đảm bảo sự chính xác trong quản lý chi phí và lợi nhuận của Doanh nghiệp. Nếu bạn quan tâm đến việc nâng cao kiến thức và kỹ năng trong lĩnh vực này, Học viện PMS có sẵn các khóa đào tạo chất lượng về sản xuất giúp bạn phát triển và thành thạo trong quản lý Doanh nghiệp. Tìm hiểu ngay bên dưới!