Môi trường kinh doanh ngày càng trở nên cạnh tranh hơn. Có nhiều lựa chọn cho người tiêu dùng đối với hầu hết mọi sản phẩm trên thị trường. Các công ty phải duy trì giá cả cạnh tranh để tồn tại và có những công ty lắng nghe khách hàng và cung cấp các sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng trong khi vẫn duy trì chất lượng và độ tin cậy cao. Các công ty này thường đo lường chi phí chất lượng và sử dụng thông tin thu được để tạo lợi thế cho mình.
Vậy chi phí chất lượng là gì? Thành phần và công thức tính chi phí chất lượng như thế nào? Hãy khám phá bài viết dưới đây!
Chi phí chất lượng là gì?
Chi phí chất lượng (CoQ – Cost of Quality) là phương pháp cho phép một doanh nghiệp xác định mức độ sử dụng nguồn lực của mình cho các hoạt động ngăn ngừa chất lượng sản phẩm kém, đánh giá chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức và phát sinh từ các lỗi bên trong, bên ngoài.
Nhờ có thông tin đó, doanh nghiệp có thể xác định được mức chi phí tiết kiệm bằng cách thực hiện cải tiến quy trình sản xuất.
Chi phí chất lượng kém (COPQ) là gì?
Chi phí chất lượng kém (CoPQ – Cost of Poor Quality) được định nghĩa là chi phí liên quan đến việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng kém. Có ba loại:
- Chi phí thẩm định là chi phí phát sinh để xác định mức độ tuân thủ các yêu cầu về chất lượng.
- Chi phí lỗi nội bộ là chi phí liên quan đến các lỗi được phát hiện trước khi khách hàng nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Chi phí lỗi bên ngoài là chi phí liên quan đến các lỗi được phát hiện sau khi khách hàng nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ.
Để hình dung rõ hơn về các thành phần chi phí của CoQ, các bạn tiếp tục đọc những nội dung bên dưới.
Các thành phần trong chi phí chất lượng (Quality costs)
Chi phí chất lượng được chia thành hai loại là chi phí tuân thủ và chi phí không tuân thủ, mỗi đoạn được chia cụ thể như sau:
Chi phí tuân thủ
Đây là chi phí mà doanh nghiệp phải chịu khi đảm bảo sản phẩm của mình đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng. Chi phí tuân thủ sẽ bao gồm hai chi phí là:
Chi phí phòng ngừa (Prevention costs – PC)
Đây là chi phí mà doanh nghiệp phải chịu khi đảm bảo sản phẩm của mình đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng. Chi phí tuân thủ bao gồm hai chi phí:
Chi phí phòng ngừa bao gồm các hoạt động ngăn ngừa chất lượng sản phẩm kém. Một doanh nghiệp áp dụng cách tiếp cận phòng ngừa để giải quyết các vấn đề chất lượng tiềm ẩn sớm nhằm loại bỏ hoặc ít nhất là giảm các vấn đề về chất lượng sau này.
Mục tiêu là ngăn chặn hoặc giảm khả năng xảy ra hàng hóa lỗi, lỗi sản xuất hoặc lãng phí. Vì thế, doanh nghiệp phải chịu chi phí phòng ngừa trước khi triển khai hoạt động sản xuất.
Chi phí phòng ngừa sẽ bao gồm:
- Đào tạo: Phát triển, chuẩn bị và duy trì các chương trình
- Lập kế hoạch chất lượng
- Đảm bảo chất lượng: Xây dựng và duy trì hệ thống chất lượng
- Thiết lập các yêu cầu về chất lượng sản phẩm như thông số kỹ thuật cho vật liệu đầu vào, quy trình, sản phẩm hoàn thiện và dịch vụ
Chi phí thẩm định (Appraisal costs – AC)
Chi phí thẩm định sẽ phản ánh các hoạt động mà doanh nghiệp thực hiện để kiểm tra lỗi sản phẩm. Doanh nghiệp cần thực hiện việc này trước khi giao sản phẩm.
Chi phí thẩm định bao gồm các quy trình sau:
- Kiểm toán chất lượng
- Xác minh sản phẩm
- Xếp hạng nhà cung cấp
Các nhà quản lý dự án dựa vào các biện pháp kiểm soát phòng ngừa nhiều hơn để có chất lượng sản phẩm tốt hơn. Đây là cách để đảm bảo sản phẩm không có lỗi và tiết kiệm chi phí hơn là xác định các vấn đề về chất lượng sau sản xuất.
Chi phí không tuân thủ
Các doanh nghiệp phải chịu chi phí không tuân thủ khi sản phẩm của họ không đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng đã xác định. Chi phí không tuân thủ sẽ bao gồm hai loại chi phí là:
Chi phí lỗi nội bộ
Sau khi một doanh nghiệp xác định được hàng hóa lỗi, họ có thể loại bỏ hoặc làm lại những sản phẩm này. Quá trình này nằm trong danh mục chi phí lỗi nội bộ. Do đó, việc xác định lỗi nội bộ sẽ đảm bảo chỉ có những hàng hóa chất lượng mới đến tay khách hàng.
Chi phí lỗi nội bộ bao gồm những khoản sau:
- Làm lại hoặc sửa đổi sản phẩm
- Loại bỏ hàng hóa lỗi
- Thời gian ngừng hoạt động do thiết bị trục trặc, lỗi.
Chi phí lỗi bên ngoài
Một doanh nghiệp phải chịu chi phí lỗi bên ngoài sau khi sản phẩm lỗi đã rời khỏi cơ sở sản xuất. Điều này có nghĩa là họ đã không phát hiện ra sản phẩm lỗi và đã giao cho khách hàng.
Điều này phát sinh các chi phí như sửa chữa, yêu cầu bảo hành và thay thế mà doanh nghiệp sẽ chịu. Chi phí hỏng hóc bên ngoài cũng có thể bao gồm các khoản nợ vô hình khác như:
Chi phí lỗi bên ngoài phát sinh khi khắc phục các lỗi do khách hàng phát hiện. Những chi phí này phát sinh khi sản phẩm hoặc dịch vụ không đạt tiêu chuẩn chất lượng thiết kế không được phát hiện cho đến khi chuyển giao cho khách hàng.
Điều này phát sinh các chi phí như sửa chữa, yêu cầu bảo hành và thay thế mà doanh nghiệp sẽ chịu. Chi phí hỏng hóc bên ngoài cũng có thể bao gồm các khoản nợ vô hình khác như:
- Danh tiếng bị tổn hại và mất doanh số do đánh giá sản phẩm tiêu cực từ khách hàng
- Mất cơ hội kinh doanh trong tương lai với khách hàng mới do mất lòng tin
Mặc dù không thể định lượng được nhưng lỗi bên ngoài ảnh hưởng đến lợi nhuận của công ty. Để giảm thiểu các lỗi bên ngoài, hãy kiểm soát các biện pháp chất lượng nội bộ. Khi đối mặt với các lỗi bên ngoài, doanh nghiệp hãy thực hiện hành động bù dắp lại cho khách hàng nhanh chóng để có thể xây dựng lại mối quan hệ với khách hàng và giảm bớt các tổn thất trong tương lai.
► Xem thêm: ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng là gì?
Công thức và cách tính chi phí chất lượng
Chi phí chất lượng có thể định lượng được, cách tính COQ sẽ tùy theo từng doanh nghiệp. Tuy nhiên, các công thức tính đều giống nhau, cụ thể:
Chi phí chất lượng (COQ) = Chi phí chất lượng tốt (COGQ) + Chi phí chất lượng kém (COPQ)
Trong đó:
- Chi phí chất lượng tốt (COGQ) = Chi phí phòng ngừa (PC) + Chi phí thẩm định (AC)
- Chi phí chất lượng kém (COPQ) = Chi phí lỗi nội bộ (IFC) + Chi phí lỗi bên ngoài (EFC)
Các doanh nghiệp có thể xác định chi phí chất lượng bằng phương trình này:
COQ = COGQ + COPQ = (PC + AC) + (IFC + EFC)
Tầm quan trọng của CoQ trong kinh doanh
Trong bối cảnh sản xuất đang ngày càng trở nên cạnh tranh. Khách hàng càng có nhiều sự lựa chọn, nghĩa là các doanh nghiệp phải tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng cao hơn bao giờ hết.
Chi phí chất lượng kém (CoPQ) có tác động đáng kể đến lợi nhuận của doanh nghiệp và có thể khiến họ bị loại khỏi cuộc cạnh tranh sản phẩm trên thị trường. Vì sản phẩm chất lượng kém có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến danh tiếng của công ty. Chỉ khi doanh nghiệp coi trọng các khiếm khuyết, lỗi và sai sót trong sản xuất thì họ mới có thể tự khẳng định vị thế của mình với những đối thủ khác trên thị trường.
Bên cạnh chi phí hữu hình, doanh nghiệp cũng phải cân nhắc đến các cơ hội bán hàng bị bỏ lỡ do khách hàng không tin tưởng. Thực hiện các bước để đảm bảo chất lượng sản phẩm tốt ngay từ đầu sẽ tốn ít chi phí hơn so với việc khôi phục mối quan hệ với khách hàng hoặc sửa lỗi sau này. Làm như vậy sẽ giảm đáng kể chi phí cho chất lượng kém và giúp doanh nghiệp xây dựng được ấn tượng tốt trong lĩnh vực của mình.
Tóm lại, các doanh nghiệp nên chủ động quản lý chi phí chất lượng và đầu tư mạnh vào chi phí phòng ngừa và đánh giá để giảm thiểu rủi ro do cả chi phí lỗi nội bộ và lỗi bên ngoài. Điều này có thể đạt được bằng nhiều phương pháp khác nhau như giám sát máy móc thiết bị hoặc áp dụng công nghệ IIoT. Nếu còn thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với PMS để được giải đáp.
► Xem thêm bài viết liên quan:
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS