Chi phí tồn kho là gì? Công thức tính và cách giảm chi phí hàng tồn kho

Bạn đã bao giờ tự hỏi chi phí hàng tồn kho thực sự của mình là bao nhiêu chưa? Hiểu được chi phí tồn kho rất quan trọng để doanh nghiệp quản lý tài chính, quản lý logistics và tối ưu chuỗi cung ứng.

Trong bài viết này, PMS chúng tôi sẽ chia sẻ các loại chi phí tồn kho khác nhau đi kèm ví dụ, công thức và cách các loại chi phí tồn kho để bạn hiểu rõ hơn. Đón xem ngay nhé!

Chi phí tồn kho là gì?

Chi phí tồn kho (Inventory Cost) là khoản chi phí mà doanh nghiệp phải chịu khi lưu trữ nguyên vật liệu, thành phẩm và bán thành phẩm để bán cho khách hàng. Đây là giai đoạn để chuẩn bị cho quá trình sản xuất không bị gián đoạn.

Chi phí tồn kho sẽ bao gồm các loại phí như phí đặt hàng, lưu trữ và vận chuyển hàng tồn kho. Việc quản lý và tối ưu chi phí tồn kho bằng cách giảm lượng hàng tồn kho và các phí liên quan sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng lợi nhuận và sự cạnh tranh trên thị trường.

Các loại chi phí tồn kho phổ biến

Thường sẽ có 5 loại tồn kho chính sau:

Chi phí đặt hàng

Là chi phí phát sinh cho mỗi lần đặt hàng bổ sung hàng hóa vào kho. Chúng còn bao gồm các khoản phí như thuế thu nhập cá nhân, tiền lương và phúc lợi cả bộ phận thu mua. Những khoản phí này thường được cho vào khoản phí chung và được phân bổ dựa vào số lượng sản xuất theo mỗi kỳ.

Chi phí đặt hàng sẽ được tính toán từ các khoản như:

• Phí tìm kiếm nhà cung cấp (supplier) và xử lý đơn hàng.
• Phí vận chuyển.
• Phí nhập hàng.
• Phí mẫu chuẩn bị đơn đặt hàng.
• Phí trao đổi dữ liệu điện tử (tài liệu kinh doanh giữa các doanh nghiệp).

Chi phí lưu trữ/dự trữ

Là chi phí doanh nghiệp phải trả khi thuê liên quan tới việc lưu trữ và bảo quản hàng tồn kho chưa bán được. Các khoản phí doanh nghiệp phải trả như:

• Phí kho bãi, là chi phí thuê và vận hành cơ sở lưu trữ.
• Chi phí không gian, diện tích lưu trữ.
• Chi phí hàng tồn kho lỗi thời hoặc không bán được theo thời gian.
• Chi phí cơ hội của khoản đầu tư vào hàng tồn kho.
• Chi phí bảo hiểm hàng tồn kho, để ngừa các rủi ro như hư hỏng hoặc trộm cắp.
• Phí tài trợ hàng tồn kho.

Chi phí thiếu hụt/hết hàng

Hay còn gọi là stock out, là những khoản phí phát sinh mà doanh nghiệp phải chịu khi sản phẩm hết hàng với một số lý do như sự cố vận chuyển, sản xuất bị dừng gây gián đoạn, sản phẩm không đủ để đáp ứng nhu cầu khách hàng,…

Chi phí thất thoát

Là những chi phí bị mất do trộm cắp, hư hỏng hoặc sai sót trong hồ sơ kiểm kê hàng tồn thực tế so với hàng tồn được ghi chép. Do đó, doanh nghiệp cần chú ý đến khoản chi phí thất này nhằm tránh hao hụt tiền bạc.

Chi phí hư hỏng

Là chi phí liên quan tới hàng tồn kho không bán được do hàng hóa bị hư hỏng hoặc hết hạn.

Ví dụ, một cửa hàng tiện lợi bán sandwich có hạn là 5 ngày, nếu mặt hàng này tới 5 ngày hoặc quá hạn không bán được thì doanh nghiệp sẽ mất khoản chi phí hư hỏng đó. Vì vậy, việc kiểm soát và ngăn chặn tình trạng tồn kho do hư hỏng rất quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm.

Lấy ví dụ chi phí tồn kho về Doanh nghiệp sản xuất đồ chơi

Tình huống: Một doanh nghiệp sản xuất đồ chơi cho trẻ em cần quản lý hàng tồn kho trong những dịp lễ để đáp ứng nhu cầu cao của người tiêu dùng. Dưới đây là các loại chi phí mà doanh nghiệp cần quan tâm:

• Chi phí đặt hàng: Là chi phí doanh nghiệp cần phải đặt hàng và bổ sung thường xuyên các mặt hàng đồ chơi Hot để theo kịp biến động nhu cầu thị trường.
• Chi phí hết hàng: Tình trạng rủi ro hết hàng cao nếu doanh nghiệp dự báo không chính xác, điều này dẫn đến việc doanh số giảm và mất uy tín tới khách hàng.
• Chi phí lưu kho: Chi phí dự trữ hàng hóa số lượng lớn trong kho sẽ tăng để đảm bảo hàng hóa luôn sẵn có trong thời gian cao điểm.
• Chi phí hư hỏng: Chi phí hư hỏng cao do một số mặt hàng có tính chất dễ hỏng nên lúc vận chuyển dễ dẫn đến hư hỏng, hoặc tình trạng đồ chơi lỗi thời sẽ là mối lo ngại cho doanh nghiệp.

► Đọc thêm: Quy trình quản lý kho tiêu chuẩn với 7 bước

Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho

Có nhiều công thức liên quan tới việc xác định chi phí tồn kho của doanh nghiệp, tùy thuộc vào phương pháp tính mà bạn sử dụng, bao gồm:

Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO):

• Giá vốn hàng tồn kho = (Số lượng hàng bán x Giá vốn hàng tồn kho mua cũ nhất) + (Số lượng hàng tồn kho cuối kỳ x Giá vốn hàng tồn kho mua gần đây nhất)

Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO):

• Giá vốn hàng tồn kho = (Số lượng hàng bán x Giá vốn hàng tồn kho mua gần đây nhất) + (Số lượng hàng tồn kho cuối kỳ x Giá vốn hàng tồn kho mua lâu nhất)

Phương pháp chi phí trung bình:

• Giá vốn hàng tồn kho = (Lượng hàng bán x Giá vốn bình quân gia quyền cho mỗi đơn vị) + (Lượng hàng tồn kho cuối kỳ x Giá vốn bình quân gia quyền cho mỗi đơn vị)

Để tính chi phí trung bình có trọng số cho mỗi đơn vị theo phương pháp chi phí trung bình, bạn có thể sử dụng công thức sau:

Giá trung bình có trọng số cho mỗi đơn vị = (Tổng chi phí hàng hóa có sẵn để bán) / (Tổng số lượng hàng hóa có sẵn để bán)

Cách tính chi phí tồn kho tối ưu theo EOQ

EOQ là gì? EOQ nói dễ hiểu là số lượng hàng hóa cần tối ưu cho mỗi đơn đặt hàng tại một thời điểm. Từ đó, doanh nghiệp có thể tính được chi phí hàng hóa tồn kho là tổng các loại như chi phí như đặt hàng, lưu trữ, hư hỏng, thiếu hụt và hàng tồn kho chưa bán được ra thị trường.

Công thức tính chi phí tồn kho tối ưu tại EOQ được tính dựa vào tất cả yếu tố liên quan tới quá trình đặt hàng và lưu kho để dễ dàng phân tích và quản lý:

Tổng chi phí tồn kho tối ưu = Chi phí đặt hàng + Chi phí lưu kho

Trong đó:

• Chi phí đặt hàng sẽ được tính theo mô hình EOQ (số lượng đặt hàng kinh tế)
• Chi phí lưu kho sẽ gồm chi phí bảo quản, kiểm kê và lưu trữ hàng hóa.

Công thức Chi phí đặt hàng = (D/Q) x S

• D: Nhu cầu hàng hóa bán trong một năm.
• S: Chi phí đặt hàng cho mỗi đơn đặt hàng.
• Q: Số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp đặt hàng mỗi lần.

Công thức tính Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ): Q = √[(2*D*S)/H]

• H: Chi phí lưu kho cho mỗi đơn vị hàng tồn kho trong một năm. Bao gồm chi phí thuê kho, chi phí bảo hiểm, chi phí hao hụt, mất mát, chi phí cơ hội của vốn đầu tư vào hàng tồn kho,…

Cuối cùng, kết hợp cả hai công thức trên ta sẽ tính ra tổng chi phí tồn kho theo EOQ.

► Đọc thêm: Vòng quay hàng tồn kho là gì? Ý nghĩa và cách tính

Làm sao để cắt giảm chi phí hàng tồn kho hiệu quả?

Giảm hàng tồn cho các mặt hàng bán chạy

Giả sử bạn nhận ra việc giảm hàng tồn kho là 1,25 tỷ đồng bằng cách giảm hàng tồn kho các mặt hàng bán chạy. Điều này sẽ có lợi cho doanh nghiệp của bạn như thế nào?

Để đơn giản hơn, chúng ta hãy sử dụng SKU 1080 làm ví dụ tưởng tượng:

Nhu cầu trung bình cho mặt hàng này là 1000 đơn vị mỗi tuần với giá mua cho mỗi đơn vị là 100 ngàn đồng. Hiện tại, trung bình có 6.000 sản phẩm SKU 1080 trong kho. Do đó, giá trị hàng tồn kho là 600 triệu đồng.

Do đó, với chi phí tồn kho tương đương 25%, chi phí tồn kho hàng năm để giữ SKU 1080 là 150 triệu đồng.

Bây giờ hãy tưởng tượng rằng bạn có thể giảm lượng hàng tồn kho này xuống 300 triệu đồng, giảm số lượng trung bình các đơn vị có trong tay từ 6.000 xuống còn 3.000 đơn vị. Tốt hơn nữa, bạn đạt được điều này trong khi vẫn duy trì dịch vụ đặc biệt cho khách hàng.

Nếu chi phí tồn kho hoàn toàn thay đổi, thì hành động trên sẽ giúp bạn tiết kiệm được 75 triệu đồng mỗi năm (300 triệu đồng x 25%).

Giảm hàng tồn cho các mặt hàng bán chậm

Đối với những mặt hàng bán chậm, thỉnh thoảng chúng ta chỉ bán được một vài sản phẩm, có thể phải mất một thời gian dài trước khi chúng ta có thể bắt đầu hưởng lợi từ việc giảm lượng hàng tồn kho.

Tuy nhiên, nếu mục tiêu giảm 300 triệu đồng hàng tồn kho chỉ đạt được thông qua những đơn vị không chuyển hàng thì kết quả sẽ rất khác.

Nhu cầu về những mặt hàng này là bằng không, nhưng vẫn còn 3.000 sản phẩm trong kho. Nếu chúng ta tuyên bố cổ phiếu này là lỗi thời và vứt bỏ nó, về mặt tài chính, sẽ chẳng có gì xảy ra. Xét cho cùng, các sản phẩm đều vô giá trị.

Hơn nữa, về mặt dòng tiền, sẽ không có gì xảy ra. Trên thực tế, trong một số trường hợp, việc vứt bỏ các mặt hàng có thể đi kèm với chi phí. Ví dụ, nếu bạn đang xử lý chất lỏng hóa học, sẽ có chi phí loại bỏ.

Tuy nhiên, việc dọn dẹp những sản phẩm lỗi thời này là rất quan trọng. Nếu không, chúng ta sẽ tiếp tục phải chịu chi phí tồn kho mãi mãi!

Mẹo: Việc tách biệt các mặt hàng bán chậm ra khỏi các mặt hàng bán chạy đòi hỏi phải có sự phân tích nhu cầu mạnh mẽ. Dự báo hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp mang lại sự đúng đắn cho quá trình ra quyết định.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp bạn có thể ứng dụng một số phương pháp tối ưu khác trong quản lý tồn kho như JIT (Just-in-time), phương pháp ABC hoặc một số phần mềm công nghệ hiện đại hiện nay trong quản lý kho như MES, ERP,…

Hiểu được tầm quan trọng trong quản lý chi phí hàng tồn kho, chúng tôi đã nghiên cứu và cung cấp chương trình đào tạo về Quản lý tồn kho và hoạch định nhu cầu vật tư với những kiến thức, phương pháp quản lý tồn kho hiện đại, mới nhất hiện nay. Đăng ký ngay để nâng cao công tác quản lý kho nhé.