Action Plan là gì? 8 bước xây dựng kế hoạch hành động trong mọi việc

Kế hoạch hành động phải được xây dựng một cách chi tiết trước khi tiến hành bất kỳ dự án nào nhằm xác định những bước cụ thể cần thực hiện qua đó hoàn thành được mục tiêu đã đề ra. Bài viết hôm nay sẽ cung cấp cho bạn đọc về tầm quan trọng của Action Plan, quy trình thiết lập kế hoạch hành động kèm theo một số lưu ý quan trọng.

Kế hoạch hành động là gì?

Kế hoạch hành động (Action Plan) là một bản kế hoạch liệt kê chi tiết từng bước cần thực hiện để hoàn thành được mục tiêu hoặc một nhiệm vụ nào đó. Một bản Action Plan thường bao gồm mục tiêu, công việc, thời gian thực hiện, người đảm nhận công việc, tiến độ công việc và nguồn lực.

Kế hoạch hành động sẽ giúp các phòng ban phân chia nhiều công việc thành các phần nhỏ hơn để dễ quản lý, theo dõi tiến độ và điều chỉnh lại chiến lược khi cần.

► Xem ngay: Mục tiêu là gì? Cách đặt mục tiêu đơn giản

Tầm quan trọng của kế hoạch hành động

Khi có kế hoạch hành động cho từng hạng mục công việc, sẽ mang lại nhiều lợi ích cho cá nhân và tổ chức như:

• Trực quan hóa mục tiêu: Action Plan giúp bạn biến những mục tiêu mơ hồ trở thành những nhiệm vụ cụ thể, dễ dàng đo lường hiệu quả
• Tăng cơ hội hoàn thành tốt mục tiêu: Nhờ vào việc liệt kê những bước cần thực hiện, ta sẽ có một lộ trình rõ ràng và đúng trọng tâm của mục tiêu chung, tránh lãng phí công sức và thời gian vào những việc không cần thiết
• Phân bổ tài nguyên hợp lý: Kế hoạch hành động giúp bạn xác định rõ những nguồn lực cần thiết (con người, ngân sách, thời hạn) cho từng nhiệm vụ, từ đó giúp bạn có thể phân bổ tài nguyên sao cho hiệu quả nhất.
• Đảm bảo tiến độ công việc: Nhờ vào một lịch trình cụ thể mà trưởng nhóm, phó nhóm hay các nhà quản lý sẽ dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và kịp thời điều chỉnh nếu có bất trắc nào xảy ra.
• Nâng cao trách nhiệm: Khi mọi người đều biết rõ vai trò và trách nhiệm của mình khi kế hoạch hành động được các Leader phổ biến, họ sẽ có động lực làm việc cao hơn và cảm thấy mình là một phần quan trọng trong việc hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức, phòng ban.
• Giảm thiểu rủi ro: Bằng cách dự đoán và lên kế hoạch cho những rủi ro có thể xảy ra, bạn sẽ có những phương án dự phòng được chuẩn bị từ trước để nhanh chóng áp dụng cho việc khắc phục những sự cố có thể xảy ra.

Quy trình thiết lập Action Plan trong mọi công việc

Bước 1: Xác định mục tiêu theo nguyên tắc SMART

Khi lập kế hoạch công việc cho một dự án hoặc ý tưởng nào đó, hãy xem xét tình hình hiện tại của nhóm hoặc phòng ban và xác định những việc cần phải thực hiện nhằm hoàn thành được những mục tiêu đề ra

Để đảm bảo mục tiêu đề ra có tính nhất quán và khả thi, chúng ta có thể áp dụng mô hình SMART để kiểm tra mức độ đáp ứng của mục tiêu ban đầu đề ra, bao gồm:

• Specific (Cụ thể): Đảm bảo tính rõ ràng và cụ thể của mục tiêu
• Measurable (Có thể đo lường được): Mục tiêu đưa ra cần phải đo lường được hiệu quả
• Attainable (Có thể đạt được): Mục tiêu đưa ra phải đảm bảo tính khả thi
• Realistic (Tính thực tế): Mục tiêu phải có tính thực tiễn và phù hợp với định hướng tổng thể
• Timely (Đúng lúc): Mục tiêu cần phải được đặt ra thời hạn hoàn thành hợp lý

Bước 2: Liệt kê những công việc cần phải làm

Trước tiên, hãy tạo ra một bản kế hoạch sơ bộ để liệt kê những nhiệm vụ cần phải hoàn thành đi kèm với người được phân công cho từng phần việc và thời hạn hoàn thành cụ thể. Cần đảm bảo toàn bộ thành viên đều được quyền truy cập vào bản kế hoạch dự án để họ hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình.

Trong trường hợp những nhiệm vụ quá phức tạp, hãy chia nhỏ chúng để dễ hơn trong việc thực hiện và quản lý công việc. Qua đó tránh tình trạng mất phương hướng và cảm giác quá tải cho các thành viên khi thực hiện nhiệm vụ

Bước 3: Sắp xếp trình tự công việc hợp lý

Điều chỉnh lại danh sách công việc theo thứ tự ưu tiên, công việc nào quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến sự thành công của mục tiêu cần ưu tiên thực hiện trước.

Đồng thời, bạn cần thêm thời hạn thực hiện cho từng nhiệm vụ và xem xét lại một lần nữa hoặc tham khảo từ các thành viên hoặc những người có kinh nghiệm trong lĩnh vực dự án của bạn để đảm bảo tính thực tế của các công việc đã được sắp xếp.

Bước 4: Đánh dấu những mốc quan trọng

Những cột mốc có thể được xem là những mục tiêu nhỏ khi hoàn thành sẽ bước một bước gần hơn đến sự thành công cho mục tiêu chính. Những cột mốc nhỏ sẽ duy trì động lực làm việc cho các thành viên, dù thời hạn mục tiêu chính còn xa thì vẫn có những việc quan trọng cần phải làm và nó ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của cả mục tiêu lớn.

Bên cạnh việc xác định những mục tiêu nhỏ, cần phải đảm bảo tránh để quá nhiều hoặc quá ít thời gian giữa những cột mốc. Thông thường khoảng cách hợp lý nhất giữa các mốc là khoảng từ 2 đến 3 tuần.

Bước 5: Xác định nguồn lực

Trước khi bắt đầu dự án, cần đảm bảo đầy đủ nguồn lực cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Nếu hiện tại các nguồn lực này chưa sẵn có, bạn cần lập kế hoạch để có được nguồn lực này càng sớm càng tốt.

Bên cạnh đó, cần lập thêm một cột ghi lại chi phí của từng nhiệm vụ để kiểm soát hiệu quả ngân sách của mình.

Bước 6: Truyền tải kế hoạch chi tiết đến đội nhóm

Lúc này khi đã xác định đầy đủ những nguồn lực cùng những hành động cần phải thực thi để hoàn thành mục tiêu, cần phải tạo ra một biểu đồ hoặc bản vẽ để mọi người có thể dễ dàng thấu hiểu và chia sẻ với nhau.

Cần đảm bảo biểu đồ hoặc bản vẽ kế hoạch hành động của bạn truyền tải rõ ràng những yếu tố quan trọng nhất của một dự án bao gồm nhiệm vụ cụ thể, thời hạn hoàn thành, tài nguyên, nguồn lực và ngân sách.

Bước 7: Theo dõi tiến độ công việc

Sau khi mọi người đã biết những việc mình phải làm, tiếp tục thường xuyên theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện công việc của mọi người đang diễn ra như thế nào. Hãy đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành trong kế hoạch hành động.

Bên cạnh đó, nhà quản lý hãy thông tin các hạng mục công việc nào đã hoàn thành tốt và hiện chưa hoàn thành tới các thành viên trong nhóm, điều này thúc đẩy họ có thêm động lực để hoàn thành mục tiêu chung hiệu quả và nhanh chóng hơn.

Bước 8: Điều chỉnh kế hoạch

Cuối cùng, trong quá trình thực hiện công việc, nếu xảy ra các vấn đề ảnh hưởng tới chất lượng công việc, hãy đưa ra các phương án điều chỉnh kế hoạch phù hợp với mục tiêu đang hướng tới. Đồng thời, nhà quản lý bản kế hoạch hành động cần rút kinh nghiệm từ những sai sót này để có những chiến lược tốt hơn cho sau này.

Những lưu ý khi lên kế hoạch hành động

Trong quá trình thiết lập kế hoạch hành động, cần phải lưu ý một số điều như sau:

• Mục tiêu đưa ra phải cụ thể và rõ ràng để định hướng cho những hoạt động trong kế hoạch được đi đúng hướng.
• Mục tiêu phải đi kèm với thời hạn hoàn thành, các hoạt động cần làm để đạt được mục tiêu cũng cần được lên lịch trình thực hiện chi tiết.
• Phân công các thành viên đúng với công việc chuyên môn của mỗi người, tránh để tình trạng một người phải ôm nhiều công việc.
• Đánh giá ngân sách cho kế hoạch thực hiện, đảm bảo chi phí thực hiện kế hoạch nằm trong phạm vi ngân sách, không vượt quá chi phí dự trù.
• Có những biện pháp dự trù nhằm đối phó với những rủi ro có thể xảy ra.
• Luôn thúc đẩy động lực cho tất cả thành viên trong nhóm nhằm thúc đẩy năng suất và hiệu suất công việc để mục tiêu hoàn thành suôn sẻ.

Trên đây là toàn bộ thông tin về cách thiết lập một bản kế hoạch hành động và tầm quan trọng khi xây dựng Action Plan. Để nâng cao khả năng đưa ra những kế hoạch hành động cụ thể, dễ thực thi và đạt hiệu quả cao, hãy tham khảo ngay khóa học lập kế hoạch và triển khai công việc hiệu quả tại PMS ngay nhé.