Khung năng lực là gì? Các bước xây dựng khung năng lực chuẩn A-Z

Để xây dựng một tổ chức bền vững và hiệu quả thường đòi hỏi việc hiểu rõ về mức độ năng lực của cả tổ chức lẫn các cá nhân bên trong. Khung năng lực là một công cụ quan trọng trong quản lý tổ chức, không chỉ giúp chúng ta định hình nhu cầu đào tạo và tuyển dụng mà còn tạo ra nền tảng cho sự phát triển và quản lý năng lực của mọi người.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu khung năng lực là gì, cách triển khai hiệu quả cho Doanh nghiệp. Cùng PMS đọc ngay bên dưới nhé!

Khung năng lực là gì?

Khung năng lực là một công cụ quản lý nhân sự tổng hợp, bao gồm một bảng tổng hợp các kiến thức, kỹ năng, thái độ và đặc điểm cần thiết để hoàn thành tốt công việc trong một lĩnh vực hoặc công ty cụ thể. Nó được sử dụng như một phương pháp đánh giá và quản lý năng lực của nhân viên trong công ty đối với yêu cầu của công việc.

Ngoài ra, khung năng lực còn được sử dụng để tuyển dụng, xây dựng chương trình quy hoạch cán bộ lãnh đạo và quản lý. Tổng quan lại, đây là một công cụ quan trọng trong quản lý nhân sự giúp cho các doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao trong hoạt động quản lý nhân sự.

Mẫu ví dụ khung năng lực dành cho bạn tham khảo:

Tùy theo từng vị trí công việc và nhu cầu của mỗi doanh nghiệp mà sẽ có khung đánh giá năng lực khác nhau. Dưới đây là khung ví dụ mẫu dành cho vị trí nhân viên kinh doanh, từ khung này các bạn có thể tùy biến theo nhu cầu của mỗi phòng ban trong doanh nghiệp, công ty của mình.

Cấu trúc khung năng lực

Để thiết lập một nền tảng hiệu quả cho hoạt động quản lý nhân sự nói chung và năng cao năng lực lãnh đạo quản lý nhân viên nói riêng, mỗi vị trí nhân sự trong tổ chức sẽ có một cấu trúc mô hình năng lực cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao và cố gắng phát triển thêm những năng lực còn thiếu để trở thành một nhà lãnh đạo. Một khung năng lực cơ bản bao gồm những yếu tố sau:

• Năng lực theo vai trò (Role specific competencies): Là các năng lực ứng dụng cho các vị trí công việc cụ thể trong tổ chức như năng lực lãnh đạo, năng lực tư duy chiến lược.
• Năng lực cốt lõi (Core competencies): Gồm các năng lực cần thiết cho tất cả các vị trí như kỹ năng giao tiếp, kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề…
• Năng lực chuyên môn (Technical competence): là các kiến thức, kỹ năng chuyên môn gắn với lĩnh vực cụ thể có vai trò thiết yếu trong việc hoàn thành các nhiệm vụ chuyên môn. VD: kỹ năng bán hàng, kỹ năng lập trình
• Năng lực hành vi (Behavioral capacity): Là các năng lực cụ thể của cá nhân được định nghĩa dưới dạng hành vi nhằm đảm bảo khả năng ứng dụng và mức độ thuần thục.

Vai trò của khung năng lực trong Doanh nghiệp

Cơ sở trả lương và quản lý thành tích

Khung năng lực đặt nền tảng quan trọng cho việc xây dựng hệ thống quản lý hiệu suất và chế độ đãi ngộ dành cho nhân viên trong công ty.

• Đối với việc quản lý thành tích: Giúp xây dựng sự hiểu biết chung về những gì cần được đánh giá và đo lường. Nó giúp người quản lý xác định các khía cạnh cần tập trung và thúc đẩy trong quá trình đánh giá thành tích.
• Đối với việc quản lý hệ thống lương: Việc xác định mức lương phù hợp cho từng vị trí trở nên dễ dàng hơn và có sự rõ ràng hơn vì doanh nghiệp chỉ cần so sánh mức độ đáp ứng năng lực và yêu cầu liên quan đến năng lực.

Cơ sở xác định nhu cầu đào tạo và lập chiến lược nhân sự

Khung năng lực đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý đào tạo, đặc biệt trong việc xác định nhu cầu đào tạo và nội dung chương trình đào tạo để phát triển đội ngũ quản lý và lãnh đạo. Khi tiến hành triển khai, doanh nghiệp cần xác định một số yếu tố quan trọng:

• Xác định yêu cầu về năng lực: Điều này bao gồm việc đánh giá loại năng lực và mức độ cần thiết cho từng vị trí hoặc vị trí mà doanh nghiệp đang phát triển.
• Thực hiện đánh giá năng lực: Khi có dữ liệu về yêu cầu năng lực và đánh giá năng lực hiện tại của cán bộ quản lý và nhân viên, việc xác định ai cần được đào tạo về năng lực nào và ở cấp độ nào trở nên đơn giản.

Thông qua việc so sánh mức độ đáp ứng hiện tại và yêu cầu về năng lực, doanh nghiệp có thể tập trung vào phát triển các kỹ năng, kiến thức và đặc điểm có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả công việc. Kết quả là giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian và nguồn lực cần cho quá trình đào tạo và phát triển.

Nền tảng cho việc tuyển dụng nhân sự

Tích hợp khung năng lực vào quá trình tuyển dụng nhân sự là một bước quan trọng để đảm bảo rằng tổ chức có được những người phù hợp với công việc. Bằng việc xác định rõ yêu cầu năng lực cụ thể cho từng vị trí công việc và sử dụng trong quá trình phỏng vấn và đánh giá ứng viên, tổ chức có thể tăng tính nhất quán và chất lượng trong quá trình tuyển dụng. Điều này giúp tránh thiên vị và đảm bảo rằng những người được tuyển dụng thực sự có khả năng phát triển và thích hợp với công việc.

Hơn nữa, việc sử dụng khung năng lực trong tuyển dụng cũng cung cấp cơ hội cho phát triển năng lực sau khi ứng viên đã được tuyển dụng, giúp đảm bảo rằng nhân viên có thể phát triển và phù hợp với vị trí công việc trong tương lai.

Ngoài ra, không chỉ giúp xác định nhu cầu đào tạo và tuyển dụng nhân sự mà nó còn tạo nền tảng cho việc đánh giá và phát triển năng lực. Sử dụng đúng cách, tổ chức có thể tối ưu hóa hiệu suất và đảm bảo sự phù hợp giữa nguồn nhân lực và mục tiêu của mình.

Lợi ích khi xây dựng khung đánh giá năng lực

Xây dựng khung đánh giá năng lực là rất cần thiết vì nó giúp các doanh nghiệp và tổ chức có thể đánh giá và quản lý năng lực của nhân viên một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Các ưu điểm của việc xây dựng khung năng lực bao gồm:

• Đánh giá năng lực nhân viên: Giúp các doanh nghiệp đánh giá năng lực và kinh nghiệm của nhân viên, đồng thời xác định được điểm mạnh và điểm yếu của họ.
• Tối ưu hoá tuyển dụng: Giúp cho quá trình tuyển dụng trở nên dễ dàng và chính xác hơn bằng cách đưa ra các tiêu chuẩn năng lực cụ thể, giúp cho các ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc được lựa chọn.
• Cải thiện chất lượng công việc: Giúp cho doanh nghiệp có thể đưa ra các kế hoạch đào tạo, huấn luyện và phát triển năng lực của nhân viên, từ đó giúp cải thiện chất lượng công việc.
• Tăng hiệu quả làm việc: Giúp nhà quản trị dễ dàng xác định được những người có kinh nghiệm, năng lực và kỹ năng phù hợp để đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách hiệu quả nhất.
• Thúc đẩy sự phát triển của nhân viên: Giúp nhà quản trị đưa ra các kế hoạch phát triển và thăng tiến cho nhân viên, giúp họ phát triển kỹ năng và tiềm năng nghề nghiệp của mình.

Các bước xây dựng khung năng lực

Bước 1: Xác định mục đích

Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất. Mục đích của việc xây dựng khung năng lực là gì? Ví dụ, mục đích có thể là để định hướng nhân viên về những năng lực cần thiết cho vị trí công việc, giúp doanh nghiệp đánh giá và phát triển năng lực của nhân viên, đảm bảo rằng công ty có đủ nguồn nhân lực phù hợp để đáp ứng yêu cầu kinh doanh.

Bước này yêu cầu sự thống nhất giữa các bên liên quan trong doanh nghiệp về mục đích và phạm vi của khung.

Bước 2: Chuẩn hóa doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình, hệ thống quản lý nhân sự và tiêu chuẩn đánh giá công việc để đảm bảo tính thống nhất và nhất quán trong toàn bộ công ty. Đây là bước quan trọng giúp xác định những yêu cầu cần thiết và giúp khung năng lực được triển khai một cách hiệu quả hơn.

Bước 3: Xây dựng bộ từ điển năng lực

Bước này là quá trình tạo ra một danh sách các từ và cụm từ mô tả các năng lực cần thiết cho mỗi vị trí công việc trong doanh nghiệp.

Từ điển năng lực này sẽ định nghĩa các khái niệm và thuật ngữ được sử dụng trong khung năng lực, giúp cho các nhân viên có cùng hiểu biết và định nghĩa chung về các năng lực quan trọng.

Bước 4: Xây dựng khung năng lực cho từng vị trí

Bước này là quá trình tạo ra một bảng mô tả các năng lực cần thiết cho từng vị trí công việc trong doanh nghiệp. Khung năng lực này bao gồm các năng lực theo vai trò, năng lực cốt lõi, năng lực chuyên môn, năng lực hành vi, cùng với các trọng số tương ứng cho từng năng lực.

Bước 5: Cải tiến khung năng lực

Sau khi triển khai khung năng lực, doanh nghiệp cần liên tục kiểm soát, đánh giá và cải tiến để đảm bảo tính hiệu quả và phù hợp với thực tế của doanh nghiệp. Điều này có thể đòi hỏi sự thay đổi hoặc bổ sung những chỉ tiêu năng lực mới cho khung năng lực hiện tại. Việc này giúp cho doanh nghiệp cải thiện năng suất làm việc và giảm thiểu rủi ro trong quá trình quản lý nhân sự

Tại sao nhiều Doanh nghiệp chưa xây dựng được khung năng lực?

Khung năng lực là công cụ nền tảng trong mọi khía cạnh trong việc quản trị nhân sự của Doanh nghiệp. Nhưng trong thực tế, nhiều Doanh nghiệp vẫn chưa chú trọng vào việc xây dựng khung năng lực do vẫn phụ thuộc vào người đứng đầu, không dám ủy quyền. Ngoài ra, việc xây dựng khung năng lực không phải Doanh nghiệp nào cũng hiểu và triển khai đúng hệ thống này, đặc biệt đối với những Doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn.

Với những Doanh nghiệp muốn nằm trong một khuôn khổ giới hạn có chủ ngồi đó mới xong việc thì không cần xây dựng khung năng lực. Còn đối với những Doanh nghiệp muốn vươn ra biển lớn, đảm bảo sự phát triển bền vững, có thể phân quyền cho người khác thì hãy tận dụng khung năng lực.

Hiểu được điều này, Học Viện PMS cho triển khai dịch vụ tư vấn xây dựng khung năng lực hiệu quả, mang tính ứng dụng thực tiễn cao và  được tư vấn bởi các Chuyên gia nhiều năm trong lịnh vực quản trị nhân sự. Nếu quý Doanh Nghiệp có nhu cầu cần tư vấn, hãy liên hệ ngay với PMS để được hỗ trợ tư vấn nhanh chóng qua số Hotline 0965 845 468.