Kỹ năng viết báo cáo: Phân loại, cấu trúc và cách tạo báo cáo hoàn chỉnh

Kỹ năng viết báo cáo không chỉ đòi hỏi vốn hiểu biết sâu rộng về lĩnh vực chuyên môn của bản thân, nó yêu cầu người viết phải có kỹ năng phân tích, tổ chức thông tin và sắp xếp bố cục sao cho khoa học nhất. Bài viết hôm nay sẽ cung cấp cho bạn đọc cấu trúc chuẩn của một bài báo cáo, những kỹ năng cần có và các bước tạo ra một bài báo cáo hoàn chỉnh.

Báo cáo là gì?

Báo cáo là dạng văn bản được dùng nhằm trình bày thông tin về một sự việc, tình hình, kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian nhất định (Tuần/Tháng/Quý/Năm).

Mục đích của báo cáo để cung cấp thông tin rõ ràng, có tổ chức cho người nghe có thể nắm bắt, để qua đó đánh giá chính xác tình hình kinh doanh trong thời điểm phạm vi của báo cáo và có những định hướng, kế hoạch trong thời gian tiếp theo.

Kỹ năng viết báo cáo là gì?

Kỹ năng viết báo cáo là khả năng thu thập, phân tích và tổng hợp thông tin rồi trình bày chúng một cách khách quan, mạch lạc và đầy đủ về một vấn đề nào đó dưới dạng văn bản. Một bản báo cáo thể hiện sự chuyên nghiệp cần đáp ứng những tiêu chí như tính chính xác, rõ ràng và thuyết phục các thông tin cần truyền tải đến người nghe.

Vai trò của việc trình bày báo cáo

Báo cáo đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hầu như mọi lĩnh vực. Từ hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp cho đến những sự kiện giải trí, truyền thông, cuộc thi học thuật đều không thể thiếu công tác trình bày báo cáo. Dưới đây là một số vai trò chung của báo cáo:

• Truyền đạt thông tin rõ ràng và cụ thể: Việc lắng nghe trình bày và xem thông tin báo cáo chi tiết thông qua file mềm hoặc cứng, sẽ giúp tăng sự rõ ràng và cụ thể, người đọc tiếp thu thông tin một cách dễ dàng hơn và đảm bảo thông điệp chính sẽ được truyền đạt đúng ý.
• Phân tích dữ liệu: Trong một dự án nghiên cứu hoặc kết quả công việc, báo cáo chính là nơi thể hiện nguồn dữ liệu được tổng hợp và phân tích để làm cơ sở cho công tác so sánh và rút ra kết luận hợp lý.
• Cơ sở để đánh giá và ra quyết định: Nhờ vào cách phân tích và tổ chức thông tin cẩn thận, báo cáo giúp người đọc nắm bắt nhanh chóng những thông tin cần thiết để có căn cứ đưa ra những quyết định chính xác nhất.
• Nâng cao hiệu quả giao tiếp: Nhờ vào việc sử dụng ngôn ngữ chính xác cùng cấu trúc trình bày logic sẽ vô hình chung giúp bạn có thể giao tiếp tốt hơn và nâng cao sức thuyết phục cho bản báo cáo của mình.
• Xây dựng sự uy tín: Khi trình bày một bản báo cáo có đầy đủ những thông tin cần thiết, chính xác và dữ liệu được phân tích chuyên sâu sẽ thể hiện cho người đọc bạn là người có chuyên môn và tinh tế trong lĩnh vực của mình. Từ đó tạo dựng uy tín cá nhân và sự tin tưởng từ phía cấp trên và đồng nghiệp.

Các loại báo cáo phổ biến

Dưới đây là một số loại báo cáo phổ biến hiện nay cho một số lĩnh vực:

• Báo cáo tài chính: Cung cấp các thông tin về tình hình tài chính của một doanh nghiệp và nó được chia thành các loại báo cáo dùng cho từng mục đích cụ thể bao gồm báo cáo lưu chuyển tiền tệ, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo thay đổi vốn chủ sở hữu và báo cáo kế toán.
• Báo cáo công việc: Dùng để tổng hợp kết quả thực hiện công việc trong một khoảng thời gian cụ thể với một cá nhân, một nhóm hay một tổ chức. Báo cáo công việc có thể theo định kỳ (tuần/tháng/quý/năm) hoặc cũng có thể được tiến hành đột xuất.
• Báo cáo nghiên cứu: Dùng để cung cấp kết quả cho một cuộc nghiên cứu trong các lĩnh vực giáo dục, khoa học, y học,…
• Báo cáo thống kê: Dùng cho việc cung cấp thông tin về một vấn đề cụ thể dựa trên dữ liệu thống kê thu thập được. Thường được dùng trong lĩnh vực nghiên cứu kinh tế, địa lý, xã hội,…
• Báo cáo giải trình: Thường dùng để giải trình về một vấn đề đã xảy ra nào đó, thường áp dụng trong lĩnh vực hành chính, pháp luật,…

Bên cạnh đó, bạn có thể tìm hiểu một số loại báo cáo trong công việc mà chuyên gia chúng tôi chia sẻ ngay Podcast dưới đây:

Một bản báo cáo sẽ có cấu trúc như thế nào?

Tùy vào ngữ cảnh hoặc loại báo cáo mà cấu trúc của báo cáo sẽ có đôi chút sự khác biệt. Dưới đây là cấu trúc cơ bản mà hầu như mọi báo cáo đều có:

• Tiêu đề: Mô tả rõ ràng nội dung chính của bản báo cáo.
• Mục lục: Liệt kê những phần chính của bài báo cáo và số trang tương ứng.
• Tóm tắt: Là một đoạn tóm tắt ngắn gọn về nội dung và mục tiêu của bài báo cáo.
• Đoạn giới thiệu: Trình bày tổng quan về mục đích, phạm vi báo cáo và những vấn đề chính sẽ được đề cập trong bài báo cáo.
• Phân tích và kết quả: Là phần trung tâm của cả bản báo cáo, phần này sẽ trình bày đầy đủ những thông tin, dữ liệu, các phân tích chuyên sâu liên quan đến chủ đề, giải thích ý nghĩa và kết quả của bài phân tích.
• Thảo luận: Đưa ra nhận định và ý kiến cá nhân đối với kết quả thu được. Bên cạnh đó là đưa ra những lập luận có tính logic và giải thích ý nghĩa của kết quả đạt được so với mục tiêu ban đầu của bài báo cáo.
• Kết luận: Tóm tắt lại các mục đã được trình bày trong báo cáo và rút ra kết luận cuối cùng dựa trên những phân tích và thảo luận đã được thực hiện.
• Tài liệu tham khảo: Liệt kê những nguồn tham khảo đã sử dụng trong bài báo cáo (nếu có)
• Phụ lục: Chứa các thông tin cần được bổ sung liên quan đến bài báo cáo (nếu có).

Các công việc cần biết để trình bày báo cáo

Nghiên cứu thông tin rõ ràng

Đầu tiên, cần nghiên cứu và thu thập thông tin, đảm bảo thông tin được thu thập đến từ nguồn đáng tin cậy và có tính chính xác cao nhằm tăng cường sự uy tín của báo cáo đối với người nghe.

Song song quá trình nghiên cứu, người viết báo cáo sẽ được tạo điều kiện tiếp cận cũng như tìm hiểu sâu về những chủ đề mà mình viết qua đó nâng cao vốn hiểu biết cho bản thân để việc thuyết trình báo cáo diễn ra trôi chảy.

Xây dựng cấu trúc báo cáo hợp lý

Báo cáo cần được viết theo một cấu trúc rõ ràng và hợp lý, các thông tin trong báo cáo cần được sắp xếp theo trình tự logic với việc sử dụng những tiêu đề, đoạn văn và mục lục qua đó giúp người đọc dễ dàng hơn trong việc theo dõi cũng như nắm bắt đầy đủ nội dung cần thiết.

Sắp xếp thông tin trật tự

Việc sắp xếp thông tin báo cáo một cách có trật tự và mạch lạc sẽ giúp tăng sức thuyết phục cho bài báo cáo, giúp cho người đọc hiểu rõ và có sự tin tưởng tuyệt đối với các luận điểm được trình bày.

Hơn nữa, việc xây dựng cấu trúc đoạn văn, câu từ hợp lý cũng sẽ giúp báo cáo rõ ràng, thuận tiện cho việc trình bày báo cáo diễn ra trôi chảy, dễ tiếp cận hơn cho người đọc báo cáo.

Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng

Kỹ năng viết báo cáo đòi hỏi người viết phải có khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng và chính xác đến người đọc. Để làm được điều này, việc sử dụng ngôn ngữ hiệu quả sẽ giúp thông tin được diễn đạt mạch lạc, nhất quán và tránh những hiểu lầm trong việc truyền đạt thông tin và phân tích.

Sử dụng ví dụ minh họa

Khi trình bày những ý kiến hoặc luận điểm trong bài báo cáo, người viết có thể sử dụng những ví dụ minh họa liên quan để chứng minh quan điểm đó và tạo thuyết phục hơn cho người đọc nhìn vào báo cáo.

Lắng nghe phản hồi

Lắng nghe phản hồi tích cực sẽ giúp người viết cải thiện chất lượng báo cáo thông qua việc tiếp nhận những ý kiến và góp ý mang tính xây dựng từ người khác. Kỹ năng lắng nghe cũng sẽ giúp người viết xác định được những vấn đề cần phải đề cập trong báo cáo và gia tăng tính thích ứng của nó đến với người đọc hoặc người nghe.

Các bước tạo ra bản báo cáo hoàn chỉnh

Bước 1: Xác định mục đích báo cáo

Người viết cần phải xác định rõ mục đích báo cáo của mình thông qua việc định hình đối tượng được báo cáo là ai? Báo cáo của bạn viết để làm gì? Những thông tin quan trọng nào sẽ được cung cấp khi đọc bài báo cáo?

Ví dụ như báo cáo kết quả công việc hàng tháng thì đối tượng đọc sẽ là sếp, quản lý. Báo cáo này được viết để báo cáo kết quả chỉ tiêu công việc đã đạt được trong tháng. Trong báo cáo sẽ cung cấp những thông tin liên quan đến tên công việc, chỉ tiêu, kết quả đạt được và cách thực hiện.

Bước 2: Nghiên cứu chủ đề cần báo cáo

Tùy vào mục đích của bài báo cáo mà người viết cần phải thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như các bài nghiên cứu khoa học, khảo sát, phỏng vấn,… Việc thu thập và nghiên cứu thông tin kỹ lưỡng sẽ giúp bạn có cơ sở vững chắc để tăng tính thực tiễn cho bài báo cáo.

Dữ liệu đã được thu thập sẽ được tiến hành phân tích và đánh giá nhằm trả lời các câu hỏi nghiên cứu cũng như chứng minh quan điểm của người viết. Thông tin thu thập sau đó sẽ được sắp xếp, tổ chức vào một cấu trúc logic để xác định những mục chính trong báo cáo bao gồm: mục tiêu, phương pháp nghiên cứu, kết quả nghiên cứu và kết luận.

Bước 3: Xây dựng dàn ý bản báo cáo

Không chỉ riêng báo cáo mà bất cứ dạng văn bản viết nào cũng đều phải có dàn ý để sắp xếp những ý tưởng trình bày sao cho logic và khoa học, tránh để bài báo cáo bị lan man, mất đi trọng tâm. Thông thường, dàn ý của một bài báo cáo sẽ bao gồm:

• Phần mở đầu: Giới thiệu về chủ đề, mục đích và đối tượng của bài báo cáo.
• Nội dung (Phần thân): Trình bày tất cả những thông tin liên quan đến chủ đề của bài báo cáo.
• Kết luận: Tóm tắt nội dung chính và đưa ra kết luận cuối cùng.

Bước 4: Thử bản nháp

Từ dàn ý báo cáo vừa làm, hãy bắt đầu bằng việc viết thử một bản báo cáo nháp. Dù là bản nháp, bạn cũng nên viết một cách mạch lạc và tự nhiên. Bản báo cáo nháp sẽ là nền tảng cho bạn tiếp tục chỉnh sửa những chỗ gạch xóa, còn thiếu sót để hoàn thiện một báo cáo chính thức.

Bên cạnh đó bản nháp cũng là nơi mà bạn có thể Brainstorm tất cả mọi ý tưởng trong đầu ra giấy mà không cần phải quá chú trọng đến hình thức, mục đích của việc này là giúp bạn có thể tham khảo, đánh giá lại nội dung của mình lần cuối trước khi chuyển hóa phần lớn thông tin đã đạt yêu cầu từ bản nháp sang bản báo cáo chính thức.

Bước 5: Phân tích và ghi lại kết quả

Trong trường hợp báo cáo cần phải tiến hành phân tích dữ liệu để có kết quả một cách rõ ràng và chính xác, bạn có thể sử dụng những biểu đồ hoặc bảng biểu để giúp người xem hình dung một cách khách quan ý nghĩa của từng dữ liệu và có cơ sở rõ ràng cho kết quả, giải pháp ở bước tiếp theo.

Bước 6: Đề xuất các giải pháp

Sau khi kết thúc bước phân tích, người viết đã có đủ cơ sở để trình bày phương án giải quyết cho những vấn đề được đề cập trước đó.

Chẳng hạn như trong một bản báo cáo đồ án về doanh nghiệp A, nhận thấy mức độ nhận diện thương hiệu trên mạng xã hội còn thấp, trong 100 người được khảo sát, chỉ có 30 người biết đến thương hiệu từ mạng xã hội. Đó là cơ sở để nhóm đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao mức độ nhận diện cho thương hiệu này thông qua việc chạy quảng cáo khuyến mãi cho các sản phẩm của doanh nghiệp A.

Bước 7: Kiểm tra và chỉnh sửa báo cáo trước khi gửi

Đây là giai đoạn mà bạn cần tập trung vào việc kiểm tra lại lỗi chính tả, ngữ pháp và chỉnh sửa (nếu có). Ngoài ra, người viết báo cáo cũng nên kiểm tra lại dữ liệu một lần nữa để đảm bảo độ chính xác của những trích dẫn, đảm bảo nội dung xuyên suốt bài báo cáo được trình bày mạch lạc và logic.

Bạn cũng có thể tham khảo từ những người có kinh nghiệm trong việc viết báo cáo thuộc lĩnh vực của bạn để xin ý kiến đánh giá về mức độ dễ đọc và thấu hiểu nội dung báo cáo. Những lời nhận xét khách quan của họ sẽ giúp bạn tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm hơn để nâng cao kỹ năng viết báo cáo lần sau.

Để nắm làm chủ những phương pháp, công cụ lập báo cáo sao cho thực tiễn, hiệu quả, quý anh/chị có thể tham khảo khóa học kỹ năng viết báo cáo công việc tại Học Viện PMS. Liên hệ ngay hotline 0965 845 468 – 028 7300 6069 để nhận được những thông tin tư vấn chi tiết hơn về khóa học.