Nhóm chất lượng trong quản lý chất lượng là gì? Cơ sở và hoạt động

Chất lượng là nền tảng của thành công trong bối cảnh kinh doanh cạnh tranh ngày nay. Vì thế, các tổ chức đang áp dụng nhiều chiến lược và phương pháp khác nhau để đạt được và duy trì các tiêu chuẩn chất lượng cao. Một trong những cách tiếp cận đó là sử dụng Nhóm chất lượng, một kỹ thuật năng động và hợp tác, giúp nhân viên chủ động tham gia vào các sáng kiến cải tiến chất lượng.

Nhóm chất lượng là gì?

Nhóm chất lượng (tiếng Anh Quality Circle – QC) là nhóm những người làm cùng công việc, gặp gỡ để cùng phân tích và giải quyết các vấn đề về chất lượng sản phẩm. Nhóm hoạt động mang tính tự nguyện nhưng có tổ chức. Một nhóm năng động sẽ thu hút được nhiều thành viên và hoạt động lâu dài hơn các nhóm khác.

Mặc dù định nghĩa cho rằng thành viên các nhóm quản lý chất lượng là những người cùng bộ phận sản xuất, nhưng một số nhóm thành công mặc dù hoạt động với những thành viên từ nhiều bộ phận khác nhau.

Khái niệm này bắt nguồn từ Nhật Bản vào những năm 1960, nó đã lan rộng trên toàn thế giới như một phương tiện hiệu quả để cải thiện chất lượng và năng suất.

Cơ sở của nhóm chất lượng

Người thủ lĩnh do nhóm bầu ra và được mọi người đồng tình ủng hộ. Một nhóm chất lượng thành công luôn đảm bảo các nguyên tắc:

• Triết lý xây dựng con người, giúp nhau cùng tiến bộ, kết quả công trình là nỗ lực của tập thể chứ không phải của cá nhân nào, việc đào tạo được quy định chặt chẽ cho mọi người.
• Khuyến khích tính sáng tạo.
• Kế hoạch phải liên quan đến việc chuyên môn của nhóm viên.
• Có sự quan tâm hỗ trợ của Ban Giám đốc.
• Ý thức về chất lượng được đẩy mạnh và nâng cao.

Mục tiêu và mục đích của nhóm chất lượng

Những nguyên tắc cơ bản của nhóm chất lượng được phát biểu đơn giản, nhưng cái then chốt làm nên sự thành công của chương trình nhóm chất lượng thì lại phức tạp và chúng phải được thực hành liên tục suốt chương trình.

• Triết lý xây dựng con người: Chỉ tiến hành được nếu Ban Giám Đốc mong muốn giúp đỡ công nhân của mình trưởng thành và phát triển .

• Tính tự nguyện: Được tiến hành vì lợi ích của công nhân, có tham gia hay không hoàn toàn do họ tự quyết định.
• Mọi người đều được tham gia: Nhóm chất lượng là một chương trình mang tính cộng đồng; do vậy mà một người sống hướng nội, ít nói cũng có cơ hội nói ra những gì mình đang suy nghĩ.
• Các thành viên giúp nhau cùng tiến bộ: Khả năng tiếp thu và sử dụng kỹ thuật của các nhóm sẽ không đồng đều nên điều quan trọng là mọi người phải giúp nhau cùng tiến bộ. Việc nhận thức điều này không chỉ là trách nhiệm của trưởng nhóm mà phải là của tất cả các nhóm viên.
• Các kế hoạch phải là nỗ lực của tập thể chứ không phải của cá nhân: Các kế hoạch tiến hành phải thu hút trí lực của cả nhóm. Những thành tựu được công nhận cũng mang tên tập thể nhóm.
• Thường xuyên huấn luyện công nhân lẫn Ban Giám đốc: Công nhân cần được huấn luyện các kỹ thuật hữu hiệu để có khả năng tự tìm ra lời giải cho những vấn đề nảy sinh trong công việc của họ.
• Kích thích sáng tạo: Tư tưởng nhóm chất lượng là tạo ra một khung cảnh kích thích sự sáng tạo của con người. Người ta sẽ không mạnh dạn nêu ý kiến riêng của mình nếu cảm thấy ý kiến đó bị cự tuyệt hay bị chế nhạo. Thường thì các giải pháp khả thi lại xuất phát từ những ý tưởng có vẻ như lộn xộn lúc ban đầu.
• Cải thiện chất lượng hàng hóa và dịch vụ: Kiến thức và kỹ năng tổng hợp của nhân viên giúp tăng cường kiểm soát chất lượng và có thể giảm chi phí sản xuất trong dài hạn.
• Các vấn đề thảo luận trong nhóm phải có liên quan đến công việc của nhóm viên: Nội dung các cuộc họp Nhóm chất lượng cần giới hạn vào lĩnh vực nhóm mà nhóm viên am tường, đó chính là những công việc mà họ là thường ngày chứ không phải một việc xa lạ nào khác.
• Ban Giám đốc cần hỗ trợ cho hoạt động của Nhóm Chất Lượng: Nếu không ai trong ban lãnh đạo xí nghiệp sẵn lòng dành thời gian cũng như đóng góp ý kiến xây dựng cho Nhóm trong buổi ban đầu thì sẽ không thể có được động lực thúc đẩy nhóm hình thành và phát triển.
• Phát triển ý thức về chất lượng và cải tiến: Tất cả những nguyên tắc nêu trên sẽ vô nghĩa trừ khi chúng ta tạo được trong nhận thức của nhóm viên nếp nghĩ liên tục cải tiến chất lượng giảm bớt sai sót.
• Giảm dần tâm lý “chúng ta” và “họ”: Mỗi người trong chúng ta cần tìm thấy ý nghiîa và sự sáng tạo trong công việc của mình. Công cụ Nhóm chất lượng khi được sử dụng một cách đúng đắn sẽ giúp giảm bớt đi sự phân biệt khái niệm “chúng ta” và “họ” trong tâm lý công nhân, tinh thần đồng đội sẽ lớn dần lên trong mỗi cá nhân và lan ra cả tập thể. Tinh thần ấy thúc đẩy họ làm ra những sản phẩm có chất lượng cao.

Cấu trúc của một nhóm chất lượng

Nhóm chất lượng thường bao gồm các yếu tố sau:

• Thành viên nhóm: Bao gồm 6-12 nhân viên từ nhiều cấp độ và phòng ban khác nhau của tổ chức.
• Trưởng nhóm: Điều hành các cuộc họp, đảm bảo các cuộc thảo luận diễn ra đúng hướng và đóng vai trò là người liên lạc với ban quản lý.
• Cuộc họp: Các cuộc họp được lên lịch thường xuyên để các thành viên trong nhóm thảo luận và giải quyết các vấn đề về chất lượng.
• Công cụ giải quyết vấn đề: Các vòng tròn chất lượng sử dụng nhiều công cụ và kỹ thuật giải quyết vấn đề khác nhau, chẳng hạn như chu trình PDCA và biểu đồ xương cá.

Hoạt động của nhóm quản lý chất lượng

Đưa ra các vấn đề

Trong thời gian này, việc thu thập dữ liệu mới rất quan trọng. Có một vài vấn đề có thể đã được giải quyết hoặc đang được giải quyết. Thu thập dữ liệu giúp ta loại bỏ những vấn đề không cần thiết. Mặc dù các dữ liệu thu thập còn ở dạng thô nhưng nó có thể giúp chúng ta xây dựng biểu đồ Pareto. Dựa trên phương pháp này, các thành viên cũng có thể quyết định nên giải quyết vấn đề nào.

Phân tích các vấn đề

Có thể bắt đầu phân tích với sự giúp đỡ của hai công cụ thống kê. Nhóm phải nhất trí chọn ra các nguyên nhân chính để phân tích và thẩm tra nguyên nhân. Nếu chứng minh được rằng nhóm đã chọn đúng nguyên nhân chính thì nhóm có thể tiến xa hơn và tìm cách giải quyết, nếu không phải lập trở lại bước này, giữ lại, khi nguyên nhân chính được tìm thấy, nhóm tiến hành triển khai cách giải quyết.

Triển khai cách giải quyết

Khi nhóm sắp xếp các vấn đề khó khăn theo thứ tự ưu tiên , nên chuẩn bị kế hoạch để thực hiện. Nhóm nên họp thường xuyên mỗi tuần để duy trì mối quan hệ. Ngoài ra cần nghĩ đến một hệ thống phòng ngừa trong tương lai. Các thành viên Nhóm chất lượng cũng nên xem xét tất cả các khía cạnh của vấn đề. Xem xét có thể áp dụng cách giải quyết nào ở phạm vi, khu vực nào cho có kết quả. Làm như vậy sẽ tránh hao tốn năng lực và loại trừ các hao phí khác.

Báo cáo với cấp lãnh đạo

Sự nỗ lực hết mình của các thành viên Nhóm chất lượng cần được ban lành đạo công nhận, để giữ vững nhuệ khí của các thành viên. Điều quan trọng nhất là tổ chức sắp xếp trình dự án với ban lãnh đạo như thế nào để đạt được thành công.

Xem xét và theo dõi của ban Giám Đốc

Ban giám đốc nên xem xét kỹ các đề nghị và các cách giải quyết. Đồng thời phải lưu ý các yêu cầu hỗ trợ của Nhóm chất lượng, qua đó Ban giám đốc cần nhận thấy trách nhiệm của mình đối với chương trình hoạt động của nhóm.

Mẹo thực hiện hiệu quả chương trình nhóm chất lượng

Để hoàn thiện việc thiết lập một vòng tròn chất lượng hiệu quả, hãy cân nhắc những lời khuyên sau:

• Đặt tên cho vòng tròn chất lượng: Tên thường thể hiện mục tiêu của nhóm và mang lại độ tin cậy cho vòng tròn.
• Xác định mục đích của nhóm: Thông báo cho nhân viên về mục đích và mục tiêu của nhóm.
• Chọn người hướng dẫn: Người hướng dẫn đóng vai trò quan trọng trong việc khởi động vòng tròn chất lượng và vượt qua các rào cản. Họ thường đưa ra lời khuyên ngay từ giai đoạn đầu của chương trình.
• Chọn người lãnh đạo: Mỗi nhóm chất lượng cần có một người lãnh đạo. Người lãnh đạo tham dự các cuộc họp và hướng dẫn các dự án của nhóm. Họ đề xuất giải pháp và giám sát nhóm.
• Lên lịch họp: Các nhóm họp hàng tuần, thường vào giờ ăn trưa hoặc sau giờ làm việc. Một thành viên trong nhóm sẽ ghi biên bản chính thức để đảm bảo các cuộc thảo luận, phản hồi và quyết định được ghi chép rõ ràng.
• Quy trình đánh giá: Đội ngũ quản lý giám sát kết quả và tiến độ của vòng tròn chất lượng và thường xuyên đánh giá mức độ thành công của vòng tròn.

Nhóm chất lượng là một công cụ mạnh mẽ cho các tổ chức đang tìm cách nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, giảm chi phí và gắn kết nhân viên vào văn hóa cải tiến liên tục. Bên cạnh đó, PMS hiện đang cung cấp khóa học QC, với mục tiêu giúp học viên cách tiếp cận toàn bộ hệ thống từ Hoạch định – Marketing – Thiết kế – Sản xuất – Bán hàng.