Onboarding là gì? Quy trình Onboard nhân viên mới “nổi bật”

Khi mới bắt đầu công việc ở một nơi làm việc mới, nhiều người cảm thấy lo lắng và khó khăn trong việc hòa nhập. Điều này không chỉ là một nỗi lo thông thường mà còn là một phổ biến “nỗi sợ hãi” mà nhiều bạn trẻ học phải hiện nay khi bước vào môi trường làm việc.

Nhận thức rõ vấn đề này, các Doanh nghiệp đã phát triển những giải pháp quản lý nhân sự hiệu quả, giúp nhân viên mới dễ dàng làm quen, nhanh chóng thích ứng và hòa nhập vào môi trường làm việc mới. Đây cũng là thời điểm mà quá trình Onboarding trở nên quan trọng.

Trong bài viết này, hãy cùng Học Viện PMS tìm hiểu Onboarding là gì? Quy trình Onboard nhân viên mới diễn ra như thế nào?

Onboarding là gì?

Onboarding là quá trình giới thiệu và hướng dẫn người mới tham gia vào một tổ chức, công ty hoặc một nhóm làm việc. Mục tiêu của quá trình hội nhập là giúp người mới làm quen với môi trường làm việc, nhanh chóng phát triển năng lực và gắn kết với tổ chức, qua đó tăng cường hiệu suất làm từ những ngày đầu tiên đi làm.

Dưới đây là các yếu tố chính của Onboarding, cụ thể:

• Giới thiệu người mới về cấu trúc, văn hóa và giá trị của công ty.
• Cung cấp thông tin và đào tạo cần thiết để người mới có thể thực hiện công việc của họ một cách hiệu quả.
• Giúp người mới thiết lập mối quan hệ với đồng nghiệp.
• Cung cấp thông tin về các chính sách, quy trình và nguyên tắc làm việc trong công ty.
• Cung cấp phản hồi liên tục và đánh giá tiến trình của người mới trong quá trình tham gia hội nhập.

► Đọc thêm: Offboarding là gì? So sánh giữa Offboarding với Onboarding

Quy trình Onboarding nhân viên mới diễn ra như thế nào?

Trước ngày bắt đầu làm việc

Việc tổ chức mọi thứ cho nhân viên mới trước ngày bắt đầu làm việc không chỉ tạo ra một không khí thân thiện và thoải mái, mà còn giúp họ dễ dàng hòa mình vào môi trường mới, dưới đây là các việc cần làm:

• Chuẩn bị sổ tay và bút viết.
• Chuẩn bị tài liệu Onboarding bao gồm hướng dẫn về công ty, chính sách và quy định.
• Trang bị đồng phục của công ty sẽ giúp họ cảm thấy phần nào là một phần của đội ngũ.
• Đảm bảo đầy đủ đồ dùng, chỗ ngồi cho nhân viên mới..
• Đảm bảo tất cả thiết bị, tài khoản cần thiết được thiết lập và sẵn sàng.

Ngày bắt đầu làm việc

Ngày này đánh dấu sự bắt đầu chính thức cho nhân viên và là cơ hội để tạo ấn tượng tích cực nhất. Trong giai đoạn này, công việc không phải là ưu tiên hàng đầu.

• Chào đón nồng nhiệt: Chào đón nhân viên mới trong không khí vui vẻ và thân thiện là yếu tố quan trọng trong ngày làm việc đầu tiên.
• Tour quanh văn phòng: Bắt đầu bằng một chuyến tham quan vòng quanh văn phòng, giới thiệu về các bộ phận trong doanh nghiệp. Kết thúc tour, nhân viên sẽ dừng chân ở bộ phận làm việc của mình để chào hỏi và làm quen với đồng nghiệp.
• Giới thiệu về quy chế công ty: Cung cấp thông tin về quy chế, hệ thống lương thưởng, phụ cấp để nhân viên ký hợp đồng và hoàn thiện hồ sơ nhân viên.
• Bàn giao vật dụng và hướng dẫn: Bàn giao các vật dụng, công cụ, tài khoản, phần mềm hỗ trợ và giúp nhân viên làm quen khi dần.
• Bữa tiệc và giới thiệu nhân viên: Kết thúc ngày làm việc đầu tiên với một bữa tiệc nhỏ để nhân viên có cơ hội làm quen với mọi người trong công ty. Điều này giúp tạo ra một tâm trạng “mọi người ở đây là gia đình” trong cùng công ty.

Thời gian sau

• Quá trình đào tạo nhân viên không chỉ dừng lại ở những buổi học, mà còn tích hợp On-Job-Training và Mentoring ngay trong quá trình làm việc.
• Khi được trang bị kiến thức một cách bài bản, nhân viên mới sẽ có khả năng tận dụng tri thức của mình để hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
• Sự quan tâm và hỗ trợ không chỉ giúp nhân viên nắm vững chuyên môn mà còn hỗ trợ họ hòa nhập với môi trường làm việc và khuyến khích tinh thần học hỏi từ đồng nghiệp xung quanh.
• Sau khoảng 2-3 tháng, đây là khoảng thời gian đủ để đánh giá năng lực và mong muốn của nhân viên. Sau giai đoạn này, có thể xác định liệu họ có phù hợp với tính chất công việc trong công ty và có thể là một phần quan trọng của tổ chức lâu dài hay không.

Onboarding là quá trình quan trọng giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng và hiệu quả vào môi trường làm việc. Lợi ích của Onboard không chỉ giới hạn ở việc nắm bắt công việc, mà còn tạo cơ hội để xây dựng mối quan hệ, tăng động lực và đồng lòng với văn hóa Doanh nghiệp. Quy trình này bao gồm các bước chuẩn bị trước, ngày đầu tiên và thời gian sau để nhân viên mới có cơ hội phát triển và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.