Quản lý nhân sự là gì? Công việc và các kỹ năng cần thiết của HRM

Đội ngũ quản lý nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động suôn sẻ của một tổ chức. Họ là điểm kết nối giữa ban quản lý và đội ngũ nhân viên, giúp kết nối thông tin và giải quyết các xung đột. Hiểu về vai trò của nhà quản trị nhân sự giúp bạn xác định xem liệu vị trí này có phù hợp với bạn không? Trong bài viết này, Học Viện Đào Tạo và Tư Vấn PMS sẽ giúp bạn định nghĩa quản lý nhân sự là gì, hiểu được vai trò, tầm quan trọng và cách để cải thiện công việc này!

1. Quản lý nhân sự là gì?

Quản lý nhân sự hay còn gọi với tên gọi khác là HRM (viết tắt là Human Resource Management), có nhiệm vụ quan trọng trong việc tổ chức, quản lý nhân viên, nguồn nhân lực tại các tổ chức, công ty hay doanh nghiệp với mục đích đảm bảo số lượng và chất lượng nguồn nhân lực.

Trong mỗi tổ chức khác nhau, cho dù đang hoạt động trong lĩnh vực hay quy mô như thế nào, đều xem bộ phận nhân sự là yếu tố không thể thiếu để duy trì hoạt động kinh doanh một cách trơn tru và hiệu quả.

Để quản lý hiệu quả, các bạn có thể xem ngay 12 cách quản lý nhân sự hiệu quả dành cho nhà lãnh đạo.

2. Công việc của nhà quản lý nhân sự là làm gì?

Vai trò của nhà quản lý nhân sự trong doanh nghiệp có thể tùy thuộc vào các công ty và từng cơ cấu tổ chức khác nhau. Nhưng thông thường thì các nhiệm vụ của quản lý HR bao gồm:

2.1 Tổ chức tuyển dụng và lựa chọn ứng viên

Trong doanh nghiệp, công ty thì quản lý nhân sự là người chịu trách nhiệm về việc tuyển dụng nhân sự. Họ cần phải tiến hành xây dựng kế hoạch nhằm thu hút được các ứng viên, sau đó tiến hành chọn lọc các ứng viên phù hợp để mang lại sự hiệu quả cho doanh nghiệp và tối ưu chi phí tuyển dụng.

2.2 Đào tạo, phát triển và giới thiệu nhân sự mới

Không nhân viên nào muốn dậm chân ở một vị trí khi làm ở công ty, hầu hết những nhân viên đều muốn có cơ hội thăng tiến, nâng cao năng lực và công nhận thành tích của họ. Do đó, để đáp ứng được điều này, bộ phận quản lý nhân sự có một phần trách nhiệm là cung cấp những cơ hội này cho nhân viên.

Để thực hiện, doanh nghiệp cần tổ chức các khóa đào tạo để nâng cao kiến thức, chuyên môn, kỹ năng,… để nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn của họ. Việc đào tạo cần có một kế hoạch cụ thể về thời gian, địa điểm, đối tượng nhân sự và chi phí cần chi trả.

Ngoài ra, các thành viên trong nhóm quản lý nhân sự sẽ đảm nhận việc giới thiệu nhân viên mới với các thành viên khác. Trong quá trình này, họ cũng phổ biến các tài liệu hướng dẫn, giải đáp và đào tạo các hạng mục công việc cho nhân viên mới.

Ngoài ra, các bạn có thể tham khảo các chương trình tư vấn nhân sự tại Học Viện Tư Vấn Doanh Nghiệp PMS mà chúng tôi triển khai để đáp ứng các mong muốn của doanh nghiệp.

2.3 Lập kế hoạch nhân sự cho các phòng ban

Nhiệm vụ này là việc phân tích số lượng nhân viên trong mỗi phòng ban và sơ đồ tổ chức của công ty. Nhà quản lý qua đó có thể xác định nguồn lực sẵn có trong các phòng ban để thực hiện nhiệm vụ và đáp ứng được các mục tiêu chung của công ty.

2.4 Đánh giá hiệu suất làm việc và đảm bảo công việc

Bộ phận quản lý nhân sự có vai trò trong việc quản lý các hoạt động làm việc của đội ngũ nhân viên trong công ty, doanh nghiệp. Ngoài ra, HRM còn nắm bắt quy trình quản lý nhân sự làm việc và đánh giá hiệu suất của nhân sự, điều phối và thúc đẩy mọi người làm việc khoa học hơn, qua đó cải thiện chất lượng công việc.

Việc thường xuyên đánh giá nhân sự giúp phát huy tối đa tiềm năng của họ, giúp phát hiện và khắc phục các vấn đề và tăng khả năng phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau giữa các phòng ban và nhân sự với nhau để từ đó nâng cao hiệu quả công việc cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, việc đánh giá cũng giúp xác định những nhân sự không hoàn thành công việc và sẵn sàng loại bỏ nếu không đáp ứng được yêu cầu công việc.

2.5 Giải quyết xung đột nội bộ 

Bằng cách sử dụng kỹ năng giao tiếp khéo léo, nhà quản lý nhân sự là trung gian làm dịu các tranh cãi có thể xảy ra giữa các thành viên, các bộ phận khác nhau. Điều này có thể thực hiện nhờ kỹ năng đàm phán, tư duy phân tích và ra quyết định hiệu quả.

2.6 Xây dựng kế hoạch dự phòng nhân lực

Việc xây dựng kế hoạch dự phòng nguồn nhân lực là việc làm cần thiết để đảm bảo nhân lực của công ty luôn được đảm bảo số lượng, chất lượng và sự ổn định của nhân viên khi gặp các tình trạng nhân viên nghỉ việc đột ngột.

Ở các vị trí cấp cao như quản lý, trưởng phòng hay ban lãnh đạo thì phương án dự phòng cần phải thiết lập đặc biệt để giúp quá trình hoạt động diễn ra liên tục, không gián đoạn ảnh hưởng tới mục tiêu của doanh nghiệp, công ty.

2.7 Quản lý bảo hiểm, phúc lợi và đảm bảo sức khỏe nhân viên

Việc đảm bảo các chế độ, quyền lợi và phúc lợi cho nhân viên là cách tạo ra động lực làm việc, sự cống hiến của nhân viên hướng tới sự phát triển của doanh nghiệp, tư đó nâng cao hiệu suất làm việc và hiệu quả công việc. Dựa vào hiệu suất làm việc, bộ phận nhân sự sẽ xây dựng mức lương thưởng xứng đáng cho mỗi nhân viên.

Ngoài ra, HRM cần đảm bảo sức khỏe cho nhân viên vì đây là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất và năng suất làm việc. Một nhân viên khỏe mạnh sẽ có thể làm việc hiệu quả hơn, ít nghỉ ốm hơn và ít gặp phải các vấn đề về sức khỏe tâm lý như căng thẳng, lo âu.

2.8 Quản lý thông tin nguồn nhân lực

Khi nắm bắt được thông tin về nguồn nhân lực, nhân viên trong công ty. Bộ phận nhân sự có thể biết được những điểm mạnh và các mặt hạn chế để từ đó có thể tiến hành việc sắp xếp, điều phối phù hợp với chiến lược của công ty qua từng giai đoạn phát triển.

2.9 Xây dựng văn hóa làm việc

Tất nhiên giá trị của quản lý nhân sự là phát triển văn hóa công ty lành mạnh và đạt được sự đồng lòng của mỗi thành viên. Điều này là một trong những ưu tiên hàng đầu vì văn hóa làm việc tác động to lớn đến tinh thần làm việc. Do đó, cần có các chương trình có sự tham gia của nhân viên để thúc đẩy sự kết nối và hợp tác. Mặc dù việc đo lường “văn hóa” có thể khó khăn, nhưng đó cũng là một yếu tố quan trọng hình thành nên thương hiệu công ty với văn hóa tích cực.

2.10 Kế toán

Sở dĩ có nhiệm vụ này vì một số nơi, họ phải thu thập bảng chấm công và phân tích các khoản thanh toán như: bảo hiểm, quỹ hưu trí, thuế và các khoản khấu trừ khác. Họ cũng tính toán số giờ nghỉ, giờ đi trễ và quy định các mức lương cụ thể.

Trên đây là các công việc mà một người quản lý nhân sự cần phải làm, vì thế mà chúng ta cần phải có hệ thống quản lý nhân sự nhằm hỗ trợ quá trình quản lý nguồn nhân lực một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian hơn.

3. Các vị trí công việc trong quản lý nhân sự

Có nhiều vị trí khác nhau dành cho những người muốn phát triển kỹ năng quản lý nhân sự. Tùy thuộc vào trình độ kinh nghiệm và học vấn của bạn, bạn có thể theo đuổi các vị trí cơ bản như:

• Trợ lý nhân sự (HR Assistant): Vị trí này liên quan đến việc sắp xếp giấy tờ, nhập dữ liệu và thực hiện kiểm tra các công việc liên quan đến thông tin con người trong tổ chức.
• Chuyên gia đào tạo nhân sự: Tại vị trí này, bạn sẽ vận dụng kinh nghiệm và năng lực chuyên môn để xây dựng các chương trình đào tạo và phát triển nhân viên trong một công ty. Bạn cũng có thể hỗ trợ về vấn đề liên quan đến quyền lợi và lương bổng.
• Người phụ trách quyền lợi (Benefit Coordinator): Tại đây, bạn sẽ giúp nhân viên nhận được các quyền lợi, hướng dẫn họ trong việc đưa ra quyết định quản lý phúc lợi.
• Chuyên viên tuyển dụng (Recruitment): Các chuyên gia ở vị trí này sẽ hỗ trợ đội nhóm thực hiện các công tác tuyển dụng như: tại hội chợ việc làm, tìm kiếm tiềm năng ứng viên, đăng tin tuyển dụng trên các nền tảng, sàng lọc ứng viên và tiến hành phỏng vấn.

4. Kỹ năng để trở thành nhà quản trị nhân sự

Một số kỹ năng cần thiết để trở thành một người quản lý nhân sự hiệu quả bao gồm:

• Kỹ năng giao tiếp
• Kết nối cộng đồng
• Kỹ năng ra quyết định
• Khả năng lãnh đạo
• Kỹ năng lắng nghe
• Năng lực đào tạo và phát triển cá nhân
• Quản lý tài chính

Ngoài các kỹ năng cần có cho nhà quản trị nhân sự, các bạn có thể tìm hiểu thêm cho mình những nghệ thuật quản lý nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp.

5. Có nên theo đuổi nghề quản lý nhân sự?

Trước khi dành thời gian và công sức để theo đuổi sự nghiệp quản lý nhân sự, hãy nghiên cứu về công việc này trước đã. Dưới đây, theo kinh nghiệm từ các chuyên gia quản lý nhân sự hàng đầu của PMS giúp bạn cân nhắc vài điều trước khi có những quyết định tiếp theo:

• Nghiên cứu nhu cầu công việc

Việc nghiên cứu nhu cầu việc làm của các vị trí quản lý nhân sự có thể rất hữu ích trước khi theo đuổi một vị trí. Theo dự báo của Cục Thống kê Lao động Việt Nam, đến năm 2030, số lượng nhân viên làm việc trong lĩnh vực quản lý nhân sự sẽ đạt khoảng 150.000 người, tăng khoảng 25%.

• Tìm hiểu về các nhiệm vụ trong công việc

Nghiên cứu kỹ càng những nhiệm vụ mà người quản lý nhân sự thực hiện và khám phá các nghề nghiệp liên quan như trợ lý và nhân viên tuyển dụng… Bạn có thể tìm thấy một vị trí mà phù hợp với bạn nhất.

• Tính toán sự đầu tư chi phí

Bạn cần xem xét liệu mình có đủ nguồn lực để chi trả cho các hoạt động cần thiết như việc tham gia các lớp học để trang bị trình độ chuyên môn, cùng các chương trình đào tạo có cung cấp chứng chỉ.

6. Nâng cao năng lực quản lý nhân sự tại Học Viện Đào Tạo – Tư Vấn PMS

Dù là người mới bắt đầu hay đã có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực HR, bạn đều phải không ngừng trau dồi và phát triển thêm nhiều kiến thức – kỹ năng về nó. Để thực hiện điều này, hãy thử tìm hiểu về các khóa học của Học viện PMS, tại đây bạn sẽ được bổ sung thêm, nguồn kiến thức hữu ích, được truyền đạt lại kinh nghiệm từ giảng viên với nhiều năm kinh nghiệm, đây chắc chắn sẽ là cơ hội lớn giúp bạn theo đuổi sự thành công trong lĩnh vực này.

Chương trình học Quản Trị Nhân Sự Cơ Bản và Quản trị nhân sự nâng cao là hai khóa học phù hợp nhất chúng tôi giới thiệu đến bạn. Mong rằng nó sẽ giúp bạn không ngừng phát triển và học hỏi thêm nhiều điều thú vị trong lĩnh vực này.