Quản trị sự thay đổi: Vai trò, cấp độ và phương pháp quản trị hiệu quả

Quản trị sự thay đổi của Doanh Nghiệp rất quan trọng trong việc cạnh tranh trên thương trường. Nhưng để quản trị sự thay đổi chưa bao giờ là dễ dàng đối với các Doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về tầm ảnh hưởng của quản trị sự thay đổi thì cùng mình tìm hiểu thêm dưới đấy nhé!

Quản trị sự thay đổi là gì?

Quản trị sự thay đổi bạn có thể hiểu cách đơn giản là toàn bộ quy trình để hướng dẫn Doanh nghiệp lên các kế hoạch đổi mới một cách chủ động trong các hoạt động của doanh nghiệp. Các quy trình này sẽ được thực hiện cùng với các mục đích gia tăng mức độ cạnh tranh Doanh nghiệp so với đối thủ cạnh tranh khác.

Với những cách tiếp cận này được áp dụng với các ứng dụng trong công nghệ. Được thực hiện sự chuyển đổi một cách có chiến lược và có kế hoạch tổ chức đi theo một chuỗi để thúc đẩy cải thiện sự thành công của doanh nghiệp. Ngoài ra, quản trị sự thay đổi còn thể hiện qua các liên kết hoặc việc hợp tác giữa các Doanh nghiệp.

Vai trò của quản trị sự thay đổi của Doanh Nghiệp

Quản trị sự thay đổi Doanh nghiệp rất quan trọng, nó góp phần ngày càng phát triển hơn và mở rộng thêm trong thị trường. Những hoạt động cần thiết cho việc duy trì và phát triển đối với bất kỳ Doanh nghiệp nào:

• Các vấn đề trong xã hội đang chuyển biến và sự thay đổi để trở thành một xu hướng chung. Đồng thời đó sự thay đổi của Doanh nghiệp có ảnh hưởng rất lớn đến các nhu cầu tiêu dùng cũng như là các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Thay đổi các tổ chức xảy ra tại từng cá nhân. Bạn có thể hiểu đơn giản là khi có sự thay đổi về tổ chức nào đó thì các Doanh nghiệp thường sẽ dễ rơi vào những cạm bẫy tư duy. Vậy nên, việc thay đổi của từng cá nhân có thể thúc đẩy được sự thàng công của Doanh nghiệp.
• Với quản trị sự thay đổi, Doanh nghiệp cần phải nhanh chóng đưa ra được các phương pháp để có thể giải quyết được những vấn đề dẫn đến những hậu quả không tốt. Ví dụ như trên một quy mô lớn nhưng năng suất công việc lại giảm đi các nhà quản lý không hỗ trợ được nguồn lực và thời gian dẫn đến nội bộ chia rẽ, gia tăng tình trạng căng thẳng,…
• Khả năng thành công của Doanh nghiệp đều phụ thuộc vào việc quản trị sự thay đổi. Khi các lãnh đạo của Doanh nghiệp quản trị sự thay đổi một cách xuất sắc và đạt được mục tiêu sẽ mở ra các cơ hội thành công vô cùng lớn cho chính Doanh nghiệp đó.
• Hiện nay, thị trường đang phát triển mạnh mẽ dẫn đến dự cạnh tranh trên phạm vi toàn cầu tăng cao. Nếu Doanh nghiệp không có sự thay đổi thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến với các tổ chức hay Doanh nghiệp. Vậy nên, nếu không thay đổi thì chắc chắn Doanh nghiệp sẽ khó mà theo kịp được với các tốc độ phát triển của thị trường và không thể duy trì lâu dài được.

Các cấp độ của quản trị sự thay đổi

Cá nhân

Mỗi khi có sự thay đổi thì con người thường sẽ có sự chống lại. Đây chỉ là một phản ứng tâm sinh lý bình thường của mỗi người. Và mỗi người sẽ học cách tiếp nhận và thích nghi để thay đổi và phát triển bản thân hơn, khi có được sự giúp đỡ thay đổi.

Để có được sự thay đổi hiệu quả và thích hợp thì ở trong giai đoạn cá nhân, đòi hỏi những vị lãnh đạo, quản lý phải nắm rõ quá trình chuyển đổi của từng thành viên ở mỗi nơi sẽ diễn ra như thế nào. Các chất xúc tác cho quá trình hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, các vị lãnh đạo sẽ phải thực hiện những vấn đề và giải đáp cho vấn đề đó:

• Những thông điệp mà nhân viên của bạn cần nghe từ ai, khi nào?
• Training kỹ năng mới vào thời điểm thích hợp nào nhất?
• Nguyên nhân đẫn đến sự thay đổi từ cách huấn luyện, hướng dẫn nhân viên,…

Sáng kiến hoặc tổ chức

Việc quản trị sự thay đổi trong một tổ chức là một nhiệm vụ quan trọng với quản lý dự án. Họ sẽ phải thực hiện xác định những cá nhận hay đội nhóm nào cần phải có sự thay đổi để có được kết quả thực hiện chiến lược thành công. Và từ đó, Doanh nghiệp sẽ xây dựng những kế hoạch đảm bảo sự phát triển toàn diện về nhận thức và cả năng lực lãnh đạo. Đưa ra những phương pháp huấn luyện và đào đạo nhân viên cần thiết.

Doanh nghiệp

Đây chính là một nhiệm vụ cần phải thực hiện vô cùng quan trọng với các vị lãnh đạo. Với mục tiêu chính là mang đến khả năng thích ứng hiệu quả trước những sự thay đổi liên tục trên thế giới và tăng khả năng cạnh tranh.

Để có được hiệu quả trong quá trình thay đổi này thì Doanh nghiệp cần phải hoàn thiện những cấu trúc, vai trò, quy trình thực hiện, dự án và năng lực lãnh đạo. Với mục tiêu cuối là tăng sự thích ứng trong quá trình thay đổi của từng cá nhân nhanh chóng và hiệu quả. Còn Doanh nghiệp thì có được sự nhanh nhạy phản ứng với sự thay đổi của thị trường nhanh hơn. Nắm bắt những ý tưởng mới và áp dụng các công nghệ mới vào chiến lược hoàn hảo.

Nguyên nhân và dấu hiệu của quản trị sự thay đổi

Nguyên nhân của quản trị sự thay đổi

• Về xã hội thì có nhiều sự thay đổi và không ngừng phát triển. Hiện nay, các nhu cầu về học tập đang gia tăng và các nguồn nhân lực cho sự phát triển công nghiệp hóa, hện đại hóa.
• Kinh tế hiện nay có các kinh tế thị trường, kinh tế tri thức, toàn cầu và công nghiệp hóa đang được phát triển đa dạng.
• Về công nghệ thì đang rất phát triển về internet, IT, thiết bị điện tử thông minh và các mạng xã hội đang được phủ sóng rộng toàn cầu.
• Sự thay đổi về nội bộ của Doanh nghiệp nhằm đáp ứng dự cải tiến và phát triển mở rộng hay có những biến động trong các cơ cấu Doanh nghiệp.

Dấu hiệu của quản trị sự thay đổi

• Đối thủ cạnh tranh: có các sản phẩm mới, cách thức quản lý hiệu quả hơn, chất lượng sản phẩm, các chiến dịch marketing hiệu quả,…
• Môi trường xung quanh: các chính sách pháp luật, văn hóa, nguồn khách hàng và nhu cầu của khách hàng,…. Đó đều là các yếu tố quan trọng đòi hỏi sự thay đổi của Doanh nghiệp để có thể đáp ứng được các nhu cầu của khách hàng và khẳng định được vị thế của thương hiệu.

Phương pháp quản trị của sự thay đổi của Doanh Nghiệp

Thiết lập mục tiêu cụ thể

Để đạt được những hiệu quả lớn trong công việc quản trị sự thay đổi thì Doanh nghiệp cần phải bắt đầu những quy trình bằng cách thiết lập các mục tiêu cụ thể, rõ ràng và chi tiết hơn. Những mục tiêu này thì cần được thể hiện thông qua các bối cảnh sát với những thực tế và liên quan đến mục đích mà Doanh nghiệp đã đặt ra.

Ngoài ra, những yêu cầu trên cần có những hoạt động thông tin và cần phải đảm bảo được đội ngũ nhân viên đang được đi đúng hướng. Các mục tiêu mà Doanh nghiệp đặt ra sẽ không bị mâu thuẫn so với các nhu cầu của nhân viên.

Giao tiếp hiệu quả

Không thể phủ nhận rằng việc giao tiếp hiệu quả có thể cung cấp được một lượng thông tin đầy đủ và kịp thời trong giai đoạn thay đổi của Doanh nghiệp. Những thông tin đầy đủ mà Doanh nghiệp đã thu thập được trong quá trình thay đổi từ những việc giao tiếp giúp cho họ có thể nắm bắt và truyển tải đến nhanh viên một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Nếu những kênh thông tin càng đa dạng thì sẽ càng dễ tiếp nhận được thông tin nhanh chóng và có độ tin cậy cao.

Tổ chức và lên các kế hoạch liên tiếp

Quá trình sự thay đổi có thể diễn ra thuận lợi thì lãnh đạo quản lý cần phải có khả năng và nguồn nhân lực lớn để phát triển và truyền tải được toàn bộ kế hoạch hay chiến lược một cách hiệu quả nhất. Ngoài ra, vẫn duy trì được sự cân bằng về tầm nhìn và hoạt động kinh doanh hàng ngày của Doanh nghiệp.

Nếu trường hợp tái thiết kế cấu trúc được sắp xếp theo cấu trúc cho môt tổ chức thông thường. Tuy nhiên khi diễn ra trong một giai đoạn cụ thể nhưng quá trình thay đổi của Doanh nghiệp lại đóng một vai trò quan trọng vô cùng.

Phát triển nhân viên

Phát triển con người luôn được coi là mục tiêu hàng đầu của Doanh nghiệp và việc phát triển về các đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp đê chuyển tiếp các vị trí hay vai trò thì càng cần thiết hơn. Vậy nên, đây là nhân tố có ảnh hưởng đến tương lai hay sự nghiệp của Doanh nghiệp.

Để thực hiện được các mục tiêu này thì Doanh nghiệp cần phải đặt nhân viên của mình vào các vị trí phù hợp với khả năng và trình độ chuyên môn. Bởi vì đây là một khâu rất quan trọng nhằm mục đích để đảm bảo được đội ngũ nhân viên Doanh nghiệp.

Đánh giá và phân tích

Các nhà lãnh đạo hay quản lý không chỉ có nhiệm vụ theo dõi và đánh giá các hoạt động mà còn phải kiểm tra từng cá nhân để xem xét họ có hiểu được những thay đổi của công việc mình hay không. Đồng thời cũng sẽ hướng dẫn cho họ một cách cụ thể để có thể thực hiện được các công việc đạt hiệu quả cao hơn.

Doanh nghiệp cần cải thiện và phát triển thì việc thay đổi lại cơ cấu nhân sự hay cách quản lý. Đây là một trong những công việc tất yếu để doanh nghiệp có thể nắm bắt được những cơ hội cải tiến mới. Quá trình này sẽ thất bại nếu nhân viên của bạn không chịu nắm bắt, tiếp thu và thay đổi những cách làm việc mới. Vì những sáng kiến mà họ đưa ra đều không có sự mới mẻ. Vậy có bao nhiêu cấp độ của quản trị sự thay đổi?

Mô hình của quản trị sự thay đổi

Khi khai niệm của quản lý sự thay đổi được phát triển mạnh mẽ dẫn dến sự xuất hiện của nhiều mô hình. Tất cả chúng đều được dựa trên kinh nghiệm quản lý thực tiến và nghiên cứu trong môi trường cuộc sống và Doanh nghiệp. Và toàn bộ những mô hình đó đều hỗ trợ phát triển cá nhân và Doanh nghiệp.

Các mô hình quản trị sự thay đổi:

• Mô hình Kotter’s Chanfe
• Mô hình ADRAR
• Mô hình Deming

Xem ngay: Khóa học quản trị rủi ro

Quy trình của quản trị sự thay đổi

Theo góc độ quy trình thực hiện thì quản trị sự thay đổi là một tập hợp toàn bộ những hoạt động của một thành viên trong nhóm cần phải thực hiện theo dự án hoặc sáng kiến. Trong đó, đưa ra những phương án hay chiến lược tập trung vào vấn đề giúp nhóm có thể vượt qua được mọi biến động và quy trình thực hiện này gồm có 3 bước chính.

• Chuẩn bị: Đây là bước mà đưa ra những đánh giá mức độ trong quá trình thay đổi hiệu quả hay không. Điều này sẽ hỗ trợ Doanh nghiệp tối đa trong việc xây dựng những chiến lược phát triển.
• Quản lý: Quá trình quản trị sự thay đổi cần có sự kết hợp giữa kế hoạch dự án với các hoạt động thực hiện kế hoạch.
• Củng cố: Ở bước này, các vị lãnh đạo hay nhà quản lý cần triển khai những cơ chế. Và trong quá trình triển khai Doanh nghiệp cần phải đánh giá sự tuân thủ để có thể tăng quá trình thay đổi.

Năng lực của quản lý sự thay đổi

Năng lực quản lý sự thay đổi sẽ gồm khả năng cam kết trước những sự thay đổi và thúc đẩy quá trình thay đổi hiệu quả. Trong khi đó, vai trò của những nhà lãnh đạo là hỗ trợ, huyến luyện và hướng dẫn cấp dưới trong quá trình thay đổi bản thân. Và đây cũng là tiền đề để Doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả và thành công. Đặc biệt là trong sự phát triển vượt trội của thế giới đa cực (VUCA) như hiện nay.

Như vậy, bạn có thể thấy được rằng là quản trị sự thay đổi không chỉ là quá trình đào tạo và giao tiếp. Mà đó còn là sự thúc đẩy tuân theo quy trình rõ ràng, và sử dụng những công cụ cao cấp để hỗ trợ sự thay đổi thành công.

Sau khi xem qua các thông tin thì bạn cũng đã nắm rõ được các vấn đề, vai trò và phương pháp của quản trị sự thay đổi. Nếu như một công ty quản lý kém cõi thì các yếu tố thuận lợi sẽ trở nên vô nghĩa và gây tổn hại rất nhiều cho Doanh nghiệp. Chúc bạn đạt được kết quả tốt cho Doanh nghiệp!

Trong bối cảnh thế giới đang thay đổi nhanh chóng, các nhà quản trị cần trang bị cho mình những kiến thức và kỹ năng về quản trị sự thay đổi để dẫn dắt tổ chức vượt qua những thách thức và đạt được thành công. Để nhà lãnh đạo có thể tìm hiểu các chương trình đào tạo tại PMS dưới đây: