Rào cản giao tiếp là yếu tố cản trở, khiến cho quá trình giao tiếp thiếu đi sự hiệu quả, rất nhiều những yếu tố sẽ vô hình chung trở thành thứ khiến cho bản thân bạn và mọi người gặp khó khăn trong việc truyền tài thông tin cho nhau. Vậy những yếu tố đó là gì và phải làm thế nào để vượt qua những rào cản giao tiếp đó. Cùng PMS giải đáp thắc mắc thông qua bài viết dưới đây.
Rào cản giao tiếp là gì?
Rào cản giao tiếp được biểu hiện qua việc cá cá nhân gặp những khó khăn khi tiếp nhận cũng như nắm bắt đầy đủ thông tin mà người khác truyền đạt đến mình và hậu quả của việc đó là người nhận chỉ hiểu được một phần hoặc thậm chí không hiểu được ý nghĩa, mục đích trong thông điệp, ý tưởng mà người gửi muốn truyền tải.
Các trường hợp điển hình của sự rào cản trong giao tiếp là việc thông tin truyền đi quá dày đặc, thông tin khi trình bày trong lời nói thiếu sự rõ ràng, sự khác biệt trong suy nghĩ, văn hóa, tính cách… tất cả những điều đó đều góp phần khiến cho thông tin truyền đến người nhận mất đi sự trọn vẹn.
12 loại rào cản giao tiếp phổ biến nhất
Rào cản ngôn ngữ
Ngôn ngữ là yếu tố quan trọng bậc nhất trong việc giao tiếp, khi hai ngôn ngữ có sự khác biệt nhau hoặc thậm chí đôi khi nói cùng một ngôn ngữ vẫn sẽ có nhiều yếu tố tác động khiến quá trình giao tiếp không hiệu quả chẳng hạn như văn hóa vùng miền, kiểu giao tiếp của họ,…
Chẳng hạn như cách nói chuyện, ngôn từ khi mà người miền bắc và miền nam gọi cho một sự vật, sự việc sẽ có sự khác biệt nhau. Lấy ví dụ cụ thể là cùng là một món ăn nhưng người miền nam gọi món này là “chả giò” trong khi miền bắc gọi là “nem rán”, nếu chỉ nghe như vậy mà không tận mắt xem thử thì có thể người nam sẽ không biết nem rán là gì và ngược lại.
Rào cản phi ngôn ngữ
Không chỉ trong ngôn ngữ nói mà cả hình thể cũng vô cùng quan trọng trong việc giao tiếp bao gồm biểu cảm gương mặt, cử chỉ,… Khi giao tiếp nếu bạn không nhìn thẳng người khác, có những cử chỉ, ứng xử không phù hợp hoặc nói chuyện một cách vô cảm, sẽ khiến cho đối phương mất đi cảm hứng khi giao tiếp, khiến cho cuộc trò chuyện, trao đổi thông tin đi vào bế tắc.
Đọc thêm: Giao tiếp phi ngôn ngữ là gì? 8 loại giao tiếp phi ngôn ngữ phổ biến
Rào cản sinh lý
Tình trạng sức khỏe, tuổi tác, thể chất của mỗi cá nhân sẽ đặc biệt ảnh hưởng đến mức độ thông tin mà họ có thể tiếp nhận, chẳng hạn như bệnh nhân Alzheimer không chỉ gặp vấn đề trong việc ghi nhớ, mà cả khi đã ở giai đoạn muộn, họ gần như sẽ không thể hiểu được bất cứ thứ gì mà người khác cố gắng truyền tải.
Ví dụ gần hơn là khi bạn cố gắng nói chuyện với người lớn tuổi thính lực bị suy giảm, khi đó bạn cần phải nói rất to họ mới có thể hiểu được bạn nói gì, cũng như khoảng cách tuổi tác giữa hai thế hệ cũng khiến cho cách mà các bên thấu hiểu thông tin lẫn nhau bị ảnh hưởng.
Rào cản vật lý
Việc giao tiếp trong môi trường mà các bên tiếp xúc gần nhau chắc chắn sẽ luôn là môi trường giao tiếp thuận lợi nhất, dù cho công nghệ hiện đại ngày nay như điện thoại di động, video call,… đã khắc phục được phần nào những hạn chế trong giao tiếp vật lý, nhưng chắc chắn sẽ không thể hiệu quả bằng việc nói chuyện trực tiếp, mặt đối mặt.
Khi chúng ta đi phỏng vấn xin việc ở bất kỳ vị trí nào, các doanh nghiệp đều ưu tiên việc phỏng vấn trực tiếp hơn, bởi vì đó là nơi mà nhà tuyển dụng có thể đánh giá chính xác nhất kỹ năng giao tiếp, kỹ năng chuyên môn thực sự của ứng viên có đáp ứng được nhu cầu của tổ chức.
Rào cản thông tin
Quá trình giao tiếp sẽ có những lúc thông tin được chúng ta tiếp nhận không đầy đủ, mơ hồ hoặc quá tải. Nguyên nhân có thể đến từ cả cách truyền đạt của người gửi và kiến thức của người nhận. Hậu quả là dẫn đến những hiểu lầm, ý nghĩa bị người nhận hiểu sai lệch.
Ví dụ như là cùng một bài học nhưng người giảng theo cách ngắn gọn, đúng trọng tâm nhưng lại có người giảng dài dòng lan man. Vì vậy dù là cùng bài học nhưng tùy vào cách giảng dạy mà mức độ tiếp thu của người học sẽ khác nhau.
Xem thêm: 10 nguyên tắc trong giao tiếp ứng xử
Rào cản tâm lý
Hiệu quả trong giao tiếp cũng sẽ phụ thuộc vào tâm lý của cả người gửi và người tiếp nhận thông tin. Chẳng hạn như khi bạn đang có tâm trạng cáu gắt, nóng giận, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc kiểm soát cảm xúc của bản thân, dẫn đến khi cùng một thông điệp nhưng cách truyền tải sẽ khác nhau.
Khi bạn đang làm việc với khách hàng với một tâm lý thoải mái sẽ giúp tạo được sự thiện cảm với khách hàng, họ cũng sẽ hiểu rõ thông điệp bạn muốn truyền tải, trái lại khi tức giận hay có chuyện không vui, việc giao tiếp với khách hàng sẽ giảm đi sự hiệu quả.
Rào cản thái độ
Việc bạn giao tiếp với người khác một cách nhiệt tình hay hời hợt cũng sẽ ảnh hưởng đến mức độ mà đối phương tiếp nhận thông tin, đây là rào cản sẽ ảnh hưởng rất lớn trong các dự án, công việc làm theo nhóm và đối với người làm dịch vụ. Bởi nó đòi hỏi sự kỹ lưỡng và nhiệt tình tuyệt đối để tạo ra quá trình giao tiếp hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu như ý muốn của bản thân.
Rào cản văn hóa
Mỗi nền văn hóa sẽ có những quy tắc ứng xử, giao tiếp khác nhau. Chính vì vậy, khác biệt về văn hóa nhất thời sẽ hình thành nên rào cản trong giao tiếp ảnh hưởng đến cách mà hai bên giao tiếp và tương tác lẫn nhau.
Ngày nay khi mà Internet càng ngày càng phát triển thì văn hóa của mỗi vùng miền, đất nước đều có thể dễ dàng được mọi người tìm hiểu dễ dàng hơn trước. Dù vậy nó cũng không hoàn toàn đầy đủ, vì vậy bạn cần phải có khả năng thích nghi tốt, sự nhạy bén cùng với việc tiếp cận trực tiếp với các nền văn hóa đó để hạn chế sự ảnh hưởng của rào cản này đến việc giao tiếp.
Rào cản hệ thống
Đây là rào cản xảy ra trong các doanh nghiệp có cấu trúc cũng như kênh truyền thông không phù hợp hoặc hiệu quả. Bên cạnh đó, khi sự hiểu biết về vai trò cũng như trách nhiệm đối với truyền thông bị hạn chế thì cũng sẽ tạo nên những rào cản trong giao tiếp.
Rào cản phong cách giao tiếp
Các phong cách giao tiếp dù là quyết đoán, độc đoán, tự do,… đều ít nhiều ảnh hưởng đến kết quả của quá trình giao tiếp. Trong khi phong cách giao tiếp quyết đoán hay tự do đem lại những điều kiện thuận lợi trong việc hoàn thành công việc một cách hiệu quả hay đạt được thiện cảm từ người khác thì các phong cách độc đoán, thụ động sẽ khiến người nói khó diễn đạt ý tưởng của mình một cách hiệu quả đồng thời khiến cho đối phương mất đi thiện cảm với người nói.
Rào cản công nghệ
Tuy công nghệ góp phần khắc phục rào cản vật lý trong giao tiếp thế nhưng trong một số trường hợp thông điệp của người gửi đến người nhận cũng sẽ bị ảnh hưởng. Chẳng hạn như khi nhắn tin việc có những người có thói quen nhắn tin không dấu hoặc lạm dụng các ngôn ngữ teencode khiến cho đối phương phải mất 1 lúc lâu mới có thể hiểu được người gửi đang nhắn gì.
Rào cản giới tính
Trong quá trình giao tiếp có những sự nhạy cảm khác nhau trong các giới tính sẽ xảy ra do tâm sinh lý ở nam và nữ sẽ mang trong mình những đặc điểm riêng biệt. Chẳng hạn như khi nữ giới nói chuyện với nam giới sẽ có xu hướng ngại nói, khó chủ động trong việc bắt chuyện, không thích bị nói đùa về cân nặng, hỏi về tuổi tác.
Cũng như những sở thích của hai giới tính về căn bản có phần khác nhau nên quá trình giao tiếp của hai giới tính khác nhau sẽ ít có sự cởi mở hơn so với những người cùng giới tính.
Các biện pháp khắc phục các rào cản trong giao tiếp hiệu quả
Bạn có thể tham khảo một số cách dưới đây để phần nào giúp bạn vượt qua những rào cản giao tiếp:
- Ưu tiên dùng những từ ngữ dễ hiểu: không cần thiết phải giải thích quá dài dòng, từ ngữ phức tạp, chỉ nên ưu tiên sử dụng những từ ngữ thông dụng được để tránh trường hợp thông tin bạn cung cấp bị thừa thãi, sai lệch.
- Tôn trọng quan điểm đối phương: sự khác biệt trong văn hóa chắc chắn sẽ khiến đối phương có một vài nhận định, đánh giá không giống với mình. Dù thế nào, hãy luôn tôn trọng quan điểm của họ, tránh đưa ra quan điểm mang tính cá nhân quá nhiều.
- Tìm hiểu thông tin cần thiết về đối phương bạn đang giao tiếp: có thể bao gồm lý lịch cơ bản, phương châm, cách sống, tính cách cũng như sở thích của đối phương để giúp bạn hiểu rõ nhiều hơn về đối phương và lựa chọn phong cách giao tiếp thích hợp.
- Kết hợp các công cụ hỗ trợ giao tiếp: đặc biệt là khi thuyết trình, trình bày dự án bạn nên sử dụng một số phương tiện hỗ trợ chẳng hạn như biểu đồ, sơ đồ, hình ảnh, video trình chiếu,… để giúp thông tin được truyền tải đầy đủ và rõ ràng hơn.
- Hạn chế nói lan man: Luôn tập trung vào chủ đề chính của cuộc nói chuyện, khi chủ đề này đã được hoàn thành thì mới chủ động chuyển sang chủ đề khác.
- Tích cực rèn luyện kỹ năng giao tiếp: bạn có thể thường xuyên đọc sách, tham gia các hoạt động tập thể ở trường học, doanh nghiệp, hoặc tham gia các khóa học kỹ năng mềm để vượt qua những rào cản trong giao tiếp.
- Tìm giải pháp cho các xung đột trong giao tiếp: hãy tích cực, chủ động để làm người chủ trì, giải quyết những mâu thuẫn thông qua việc ngồi lại trao đổi, tìm ra giải pháp ổn thỏa cho các bên.
- Học hỏi từ thất bại: Đừng buồn vì hôm nay mình giao tiếp chưa tốt, hãy lấy nó làm động lực để bạn mạnh mẽ hơn. Từ những vấn đề trong giao tiếp bản thân làm chưa tốt hãy dành 5 phút để ngồi lại suy nghĩ xem mình cần phải thay đổi như thế nào trong giao tiếp để lấy được thiện cảm của mọi người.
Với phương châm đào tạo “ Thực tiễn tạo khác biệt” thì khóa học kỹ năng giao tiếp của Học viện PMS sẽ đào tạo chuyên sâu những phương pháp, bí quyết giúp bạn làm chủ khả năng giao tiếp của bản thân.
Với hình thức đào tạo sử dụng mô phỏng tình huống kết hợp với việc thực hành qua các trò chơi đóng vai thực tế, khóa học sẽ tạo điều kiện để học viên được thực hành giải quyết, khắc phục các rào cản trong giao tiếp qua đó tích lũy kinh nghiệm quý báu, làm tiền đề giúp học viên sau khóa học có thể tự tin trong việc giao tiếp với bất kỳ ai trong mọi tình huống.
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS