8 bước cơ bản để tiến hành triết Lý Kaizen

Triết lý Kaizen có nguồn gốc từ Nhật Bản, được hiểu như sau: Kai có nghĩa là thay đổi, zen có nghĩa là tốt. Hay nói cách khác, Kaizen đang cải thiện mọi người, mỗi ngày, ở mọi nơi. Tuy nhiên, một người khác tuyên bố rằng Kaizen chỉ đơn giản là để cải thiện. Vậy Kaizen nghĩa là gì? Thực tế, Kaizen là cải tiến, cải tiến quy trình, sản phẩm, nơi làm việc và con người.

1. Triết lý Kaizen ra đời như thế nào?

Vào năm 1986, triết lý Kaizen từ phương Tây đã được Masaaki Imai lan tỏa đến mọi người thông qua cuốn sách Kaizen mang tên: “Chìa khóa thành công cạnh tranh của Nhật Bản”.

Sau chiến tranh thế giới thứ 2, nhiều hệ lụy đã để lại cho cuộc sống của con người. Cùng lúc đó, W. Edwards Demming cùng một nhà sản xuất người Nhật nhận thấy những hữu ích từ triết lý Kaizen và nhanh chóng khởi xướng rộng rãi đến mọi người. Mục đích của việc làm này nhằm hướng đến cải thiện hiệu quả trong sản xuất, nâng cao chất lượng cuộc sống cho con người. Sức mạnh từ sự cố gắng chỉ là điều kiện cần. Để đạt được những thành quả vượt trội bạn cần trang bị điều kiện đủ là khả năng nhìn nhận vị trí, năng lực của bản thân, bạn cần làm gì để cải thiện những lỗ hổng đó.

Tìm hiểu xem cách Toyota áp dụng Kaizen.

2. Hướng dẫn 8 bước áp dụng triết lý Kaizen vào doanh nghiệp

Bước 1: Lựa chọn và xác định phạm vi áp dụng Kaizen

Kaizen chỉ nên áp dụng vào những dây chuyền sản xuất hoặc bộ phận chuyên môn nào thực sự cần thiết và khả thi trong việc cải tiến. Không nên sử dụng Kaizen vô tội vạ, xác định sai chủ đề sẽ làm phản tác dụng của phương pháp này. Bạn có thể áp dụng Kaizen từ một điểm nhất định, sau đó mở rộng để từng đội nhóm, phòng ban và tiến tới quy mô toàn Doanh nghiệp.

Bước 2: Nhìn nhận rõ về tình trạng hiện tại của Doanh nghiệp và xác định mục tiêu

Không riêng gì Kaizen mà bất kỳ phương pháp, chiến lược thay đổi nào cũng cần sự sáng suốt của doanh nghiệp trong việc lựa chọn, quyết định. Bước đánh giá thực trạng hiện tại của doanh nghiệp để có đường hướng, mục tiêu Kaizen chính xác. Tránh tình trạng thực hiện Kaizen dở dang, xảy ra những trục trặc như không đủ nguồn lực, quá sức, đi lệch hướng vấn đề,…

Chi phí để Doanh nghiệp triển khai Kaizen không quá tốn kém. Bởi lẽ, Kaizen không phải là những công cụ khoa học thời 4.0 mà bản chất của Kaizen là một triết lý để áp dụng vào quản lý tổ chức, doanh nghiệp. Mặc dù không đòi hỏi đầu tư lớn nhưng Kaizen yêu cầu sự cam kết và nỗ lực dài hạn từ phía Doanh nghiệp, đặc biệt là vị trí cấp lãnh đạo, từ đó điều hướng vững vàng, nghiêm khắc đối với nhân viên. Do đó, để tập thể không bỡ ngỡ, Doanh nghiệp nên chuẩn bị nền tảng tinh thần, phổ biến cho công ty trước khi bạn đưa ra quyết định tiếp theo.

Bước 3: Xác định nguyên nhân gốc rễ thông qua dữ kiện đã thu thập

Khi đã nhận định rõ tình trạng của Doanh nghiệp, bước tiếp theo là ngồi lại xác định rõ nguyên nhân cốt lõi của vấn đề mà công ty bạn đang gặp phải để xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng QMS hoàn chỉnh. Khi hiểu rõ những lỗ hổng của mọi vấn đề thì quá trình khắc phục sẽ diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn rất nhiều so với việc bạn giải quyết theo quán tính, không đảm bảo tính chặt chẽ, vững bền.

Ví dụ như, Doanh nghiệp của bạn hiện tại đang gặp tình trạng tồn đọng hàng hóa trong kho rất nhiều. Vậy nguyên nhân do đâu? Có thể nó đến từ lỗi quy trình phân phối, chất lượng sản phẩm,… Bạn có thể căn cứ vào những con số thống kê và dữ liệu thu thập trong khoảng thời gian nhất định, đủ lâu để có câu trả lời chuẩn nhất.

Bước 4: Đề xuất biện pháp thực hiện từ những hệ thống dữ liệu đã phân tích

Doanh nghiệp đang mắc lỗi ở đâu thì cải thiện lỗi ở đó. Khi đã xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề, bạn hãy đề xuất các giải pháp tối ưu, trong tầm kiểm soát và phải thật phù hợp với doanh nghiệp. Một lưu ý là những giải pháp này phải luôn dựa vào các dữ liệu thu thập được và chúng có thể đo lường kết quả thông qua những con số.

Trên đây là 4 bước đầu tiên để tiến hành Kaizen, ở phần tiếp theo chúng ta sẽ thấy được 1 Doanh nghiệp Nhật Bản đã rất thành công khi áp dụng Kaizen và 4 bước cuối cùng khi tiến hành Kaizen.

Bước 5: Bắt tay vào triển khai, thực hiện biện pháp

Ở bước 5, bạn cần thực hiện các bước theo đúng kế hoạch đã đưa ra trước đó và cả 10 nguyên tắc Kaizen nữa. Trong quá trình thực hiện, bộ phận lãnh đạo, các cấp quản lý và những người có liên quan cần phải thường xuyên theo sát quá trình thực hiện, thu thập thông tin và kiểm tra kỹ lưỡng việc áp dụng Kaizen vào thực tế doanh nghiệp.

Bước 6: Đánh giá kết quả thực hiện

Dựa vào Measurable (có thể đo lường được) là một trong năm tiêu chí của mô hình SMART. Mục tiêu cần phải có tính định lượng để xác định mức độ hoàn thành mục tiêu. Đó là lý do mà ở bước 4 yêu cầu doanh nghiệp đưa ra những giải pháp có thể thực hiện đo lường bằng những con số. Ví dụ như, mục tiêu cụ thể và có thể đo lường là công ty muốn tiếp cận được 10000 khách Doanh nghiệp ở Pháp.

Mục tiêu này đặt ra một hạn mức cụ thể có thể đo lường mức độ hoàn thành. Mục tiêu được xem là thành công khi doanh nghiệp tiếp cận được 10000 khách hàng đúng chuẩn. Khi sử dụng tiêu chí có thể đo lường được của mô hình SMART sẽ giúp bạn xác định giải pháp Kaizen phù hợp. Do vậy, ở bước này bạn cần thực hiện thao tác thu thập dữ liệu quen thuộc.

Bước 7: Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn đề phòng ngừa tình trạng lặp lại

Trong quá trình thu nhận kết quả, bạn sẽ nhận thấy những bất cập của Kaizen khi áp dụng cụ thể vào thực tế Doanh nghiệp. Lúc này, nếu bạn phát hiện những thiếu sót hoặc vi phạm, hãy nhanh chóng khắc phục và tối ưu lại ngay. Bạn nên linh động cải tiến, biến những điều chưa phù hợp từ Kaizen trở thành Kaizen phù hợp theo cách riêng trong vận hành Doanh nghiệp của bạn.

Bước 8: Xem xét lại quá trình trên và xây dựng dự án tiếp theo

Triển khai triết lý Kaizen, bạn không thể nôn nóng có ngay kết quả đến trong chốc lát. Nó cần một quá trình thực hiện để bạn quan sát, thu thập dữ liệu, đo lường và đánh giá. Do đó, bạn hãy kiên nhẫn thực hiện từ những điều nhỏ nhất và rút kinh nghiệm, tránh tái phạm ở những lần thực hiện kế tiếp.

Một công việc rất cần thiết tại bước này đó là xem xét và thực hiện cải tiến các công đoạn, nó có thể được thựa hiện bằng cách áp dụng chu trình PDCA. Sau tất cả, bạn sẽ nhận thấy rằng: chẳng một bài học vĩ mô quốc tế nào có giá trị thực tiễn tốt hơn chính bài học mà doanh nghiệp của bạn đã từng trải qua.

3. Kết luận

Qua bài viết này, mong bạn sẽ biết cách vận dụng 8 bước cơ bản để tiến hành triết lý Kaizen thành công vào doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các bạn có thể tìm hiểu ngay khóa học 5S Kaizen được chúng tôi triển khai nhằm giúp Doanh nghiệp hiểu đúng và thực hiện hiệu quả, đặc biệt chương trình được ứng dụng mang tính thực tiễn cao vào thực tế.