Từ chối ứng viên một cách chuyên nghiệp không chỉ là một yếu tố quan trọng để xây dựng uy tín cho doanh nghiệp, mà còn là một phần không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng nhân sự. Vậy làm sao để đưa ra lời từ chối mà vẫn duy trì được hình ảnh chuyên nghiệp và tôn trọng của doanh nghiệp? Hãy cùng theo dõi cách thức và những mẫu thư từ chối ứng viên nổi bật trong bài viết này nhé!

1. Tại sao nhà tuyển dụng nên biết cách từ chối ứng viên?
Nhà tuyển dụng nên biết cách từ chối ứng viên khéo léo vì điều này có thể ảnh hưởng gián tiếp đến danh tiếng và quan hệ công việc. Từ chối một cách tôn trọng và chuyên nghiệp không chỉ duy trì hình ảnh doanh nghiệp, mà còn tạo ra nhiều lợi ích khác:
- Sự tôn trọng ứng viên: Trao đổi một cách lịch sự và khéo léo, ứng viên cảm thấy được tôn trọng thay vì giữ im lặng. Điều này giúp duy trì hình ảnh tích cực cho doanh nghiệp trong mắt ứng viên.
- Thể hiện sự uy tín: Việc giữ im lặng có thể ứng viên đánh giá doanh nghiệp làm việc không chuyên nghiệp. Hãy phản hồi ứng viên bằng hình thức online.
- Xây dựng mối quan hệ: Có thể doanh nghiệp chưa tìm được ứng viên phù hợp, nhưng việc từ chối chuyên nghiệp, họ có thể giới thiệu những ứng viên phù hợp hay trở thành đối tác tiềm năng trong tương lai.
- Tránh tác động tiêu cực: Nếu bạn trả lời ứng viên một cách không chuyên nghiệp hoặc thô lỗ, điều này có thể dẫn đến tác động tiêu cực đối với hình ảnh của doanh nghiệp.
2. Cách từ chối ứng viên của nhà tuyển dụng tôn trọng và chuyên nghiệp
2.1 Thông báo sớm nhất đến ứng viên
Nhà tuyển dụng nên phản hồi kết quả khi ứng viên không đạt yêu cầu tuyển dụng. Tuy nhiên, cũng cần chú ý đến thời gian phản hồi kết quả. Tránh gửi thư từ chối ứng viên ngay lập tức, ứng viên sẽ cảm thấy chán nản, thất vọng khi nhận kết quả xấu. Và cũng không kéo dài thời gian gửi thư từ chối, có thể tạo cảm giác không chuyên nghiệp trong mắt ứng viên.
2.2 Thể hiện thái độ tôn trọng và lịch sự
Trong thư từ chối, bạn cần viết nội dung thể hiện văn phong tôn trọng và lịch sự đối với ứng viên. Chia sẻ lý do từ chối ứng viên một cách khéo léo và chuyên nghiệp.
2.3 Phản hồi lý do ứng viên không đạt yêu cầu tuyển dụng
Phản hồi lý do không đạt giúp ứng viên hiểu rõ tại sao họ không được chọn và thiếu sót phần nào. Điều này có thể giúp ứng viên cải thiện kỹ năng, trau dồi những điều còn thiếu sót và chuẩn bị tốt hơn cho các cơ hội trong tương lai.
Việc phản hồi cũng giúp ứng viên tránh tạo cảm giác bất an, đánh giá doanh nghiệp làm việc không chuyên nghiệp và không có tính công bằng.
2.4 Tránh sự im lặng
Nếu ứng viên không phù hợp với tiêu chí tuyển dụng của doanh nghiệp, phản hồi kết quả ứng tuyển cho ứng viên sau khi xem hồ sơ và tránh im lặng. Bạn có thể lựa chọn hình thức phản hồi thông qua gửi thư online. Hoặc cho ứng viên biết rõ thời gian nhận thư trúng tuyển, nếu sau thời gian đó ứng viên không nhận được thư đồng nghĩa với việc họ chưa phù hợp.

2.5 Phản hồi thông qua hình thức online
Khuyến khích các nhà tuyển dụng nên thực hiện phản hồi kết quả ứng tuyển bằng thư thay vì gọi điện thoại trực tiếp. Sẽ không có một ứng viên nào cảm thấy thoải mái khi nhận được cuộc gọi từ chối. Hãy là một nhà tuyển dụng tinh tế và khéo léo.
3. Thư từ chối ứng viên cần đảm bảo những nội dung gì?
3.1 Thông tin cá nhân của ứng viên
Khi viết thư từ chối ứng viên, bạn cần viết tên ứng viên và vị trí ứng tuyển. Họ sẽ cảm thấy được tôn trọng thay vì gửi mẫu thư chung chung không có người nhận. Điều này cũng thể hiện doanh nghiệp đánh giá kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định này.
3.2 Lời cảm ơn tham gia tuyển dụng
Trước khi nói đến lý do tại sao ứng viên không được chọn, hãy dành cho ứng viên một lời cảm ơn khi dành thời gian, sự nỗ lực và tâm huyết tham gia quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp.
3.3 Phản hồi lý do ứng viên không đạt yêu cầu
Trong thư từ chối ứng tuyển, cần tập trung vào việc truyền đạt lý do tại sao ứng viên không được chọn và thể hiện sự tôn trọng đến họ. Hãy cho ứng viên biết lý do cụ thể và chi tiết, giúp ứng viên có thể cản thiện và chuẩn bị tốt hơn các cơ hội trong tương lai.
3.4 Đề xuất gợi ý khác
Bạn có thể lựa chọn hình thức đề xuất những vị trí khác đang ứng tuyển nhân lực. Hay việc gợi ý những công việc liên quan từ các công ty đối tác, tạo cơ hội mới cho ứng viên. Điều này thể hiện rằng bạn đánh giá cao ứng viên và thể hiện sự tôn trọng đến họ.
3.5 Thông tin doanh nghiệp
Kết thúc thư từ chối ứng viên không thể thiếu thông tin doanh nghiệp, như một chữ ký xác thực thông tin này.
4. Gợi ý những mẫu thư từ chối ứng viên thể hiện sự khéo léo
4.1 Ứng viên không vượt qua vòng xét duyệt hồ sơ
Đối với vòng xét duyệt hồ sơ, bạn không cần thiết phải gửi thư từ chối. Tuy nhiên, ứng viên sẽ suy nghĩ theo nhiều chiều hướng như nhà tuyển dụng đã nhận được hồ sơ ứng tuyển chưa, quy trình xét duyệt trong thời gian bao lâu. Bạn có thể gửi thư từ chối ngắn gọn, lịch sự để ứng viên có thể tìm kiếm một cơ hội mới.

Đối với ứng viên không vượt qua vòng xét duyệt hồ sơ, bạn có thể tham khảo thư từ chối ứng viên dưới đây:
Tiêu đề Email: Thư phản hồi hồ sơ ứng tuyển của bạn tới công ty [Tên công ty]
Chào bạn [Tên ứng viên],
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn bạn đã quan tâm và ứng tuyển vị trí [Tên vị trí công việc] tại công ty [Tên công ty]. Sau khi xem xét hồ sơ của bạn, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng bạn không được chọn tiếp trong quá trình tuyển dụng này.
Chúng tôi đánh giá cao thời gian và công sức bạn đã dành cho vị trí ứng tuyển và hy vọng bạn sẽ tiếp tục tìm kiếm cơ hội phù hợp với sự nghiệp của mình. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc muốn biết thêm thông tin về quy trình tuyển dụng của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ email [địa chỉ email công ty] hoặc số điện thoại [số điện thoại công ty].
Một lần nữa chúng tôi xin chân thành cảm ơn bạn đã quan tâm đến công ty chúng tôi và chúc bạn thành công trong tương lai.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Tên công ty]
[Địa chỉ công ty]
[Số điện thoại công ty]
4.2 Ứng viên tiềm năng nhưng thiếu kinh nghiệm
Khi bạn gặp trường hợp ứng viên tiềm năng nhưng thiếu kinh nghiêm, việc gửi thư từ chối là điều quan trọng. Thể hiện sự tôn trọng cũng như hướng dẫn ứng viên về cách cải thiện, chuẩn bị cho cơ hội trong tương lai hay việc quay lại ứng tuyển vị trí này.
Tiêu đề Email: Thư phản hồi việc ứng tuyển của bạn tới công ty [Tên công ty]
Chào bạn [Tên ứng viên],
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn bạn đã quan tâm và ứng tuyển vị trí [Tên vị trí công việc] tại công ty [Tên công ty]. Sau khi xem xét kỹ lưỡng hồ sơ và phỏng vấn, chúng tôi rất thúc đẩy về tiềm năng và sự đam mê của bạn đối với ngành nghề này.
Tuy nhiên, sau cuộc xem xét cẩn thận, chúng tôi phát hiện rằng có một số thiếu sót về kinh nghiệm về lĩnh vực này, và điều này nằm trong tiêu chí tuyển dụng của công ty chúng tôi. Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng bạn không được chọn tiếp trong quá trình tuyển dụng này.
Chúng tôi rất biết ơn thời gian và nỗ lực của bạn đã đầu tư trong quá trình ứng tuyển và hy vọng bạn sẽ tiếp tục phát triển sự nghiệp của mình.
Để chuẩn bị cơ hội trong tương lai, chúng tôi khuyến nghị bạn cân nhắc các bước sau đây:
[Bạn có thể điều chỉnh vào đoạn này, góp ý những điều còn thiếu ở ứng viên]
Một lần nữa chúng tôi xin chân thành cảm ơn bạn đã quan tâm đến công ty chúng tôi và chúc bạn thành công trong tương lai.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Tên công ty]
[Địa chỉ công ty]
[Số điện thoại công ty]
4.3 Ứng viên không đạt yêu cầu qua vòng phỏng vấn tuyển dụng

Tiêu đề Email: Kết quả phỏng vấn ứng tuyển của bạn tới công ty [Tên công ty]
Chào bạn [Tên ứng viên],
Chúng tôi xin chân thành cảm ơn bạn đã quan tâm và tham gia phỏng vấn cho vị trí [Tên vị trí công việc] tại công ty [Tên công ty]. Sau cuộc phỏng vấn cẩn thận và kỹ lưỡng, chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng bạn không đạt yêu cầu cho vị trí ứng tuyển này.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia buổi phỏng vấn và hy vọng bạn sẽ tiếp tục tìm kiếm cơ hội phù hợp trong tương lai.Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc muốn biết thêm thông tin về quy trình tuyển dụng của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ qua địa chỉ email [địa chỉ email công ty] hoặc số điện thoại [số điện thoại công ty].
Một lần nữa chúng tôi xin chân thành cảm ơn bạn đã quan tâm đến công ty chúng tôi và chúc bạn thành công trong tương lai.
Trân trọng,
[Tên của bạn]
[Tên công ty]
[Địa chỉ công ty]
[Số điện thoại công ty]
4.4 Mẫu thư từ chối bằng tiếng Anh
Email subject: Results of your application interview to company [Company name]
Dear [Candidate name],
We sincerely thank you for your interest and participation in the interview for the position of [Job position] at company [Company name]. After a careful and thorough interview, we regret to inform you that you are not qualified for this position.
Thank you for taking the time to participate in the interview and we hope you will continue to look for the right opportunity in the future.
Once again we sincerely thank you for your interest in our company and wish you success in the future.
Best regards,
[Your name]
[Company name]
[Company address]
[Company phone number]
Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ tầm quan trọng việc từ chối phản hồi đúng cách. Cũng như cung cấp những mẫu thư từ chối ứng viên hữu ích để thực hiện quá trình từ chối một cách tốt nhất. Hãy là một nhà tuyển dụng tinh tế và khéo léo bạn nhé!
Bên cạnh đó, tại Học Viện PMS có triển khai khóa học tuyển dụng nhân sự hiệu quả giúp các nhà tuyển dụng có một kế hoạch tuyển dụng nhân sự có chiến lược và đầu tư hợp lý sẽ đem về cho công ty nguồn lao động tài giỏi. Từ đó hỗ trợ các chiến lược kinh doanh của công ty đi đến thành công. Nhanh tay đăng ký ngay để có cơ hội tham gia học miễn phí!
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS