Từ chối ứng viên một cách chuyên nghiệp không chỉ là một yếu tố quan trọng để xây dựng uy tín cho doanh nghiệp, mà còn là một phần không thể thiếu trong quá trình tuyển dụng nhân sự. Vậy làm sao để đưa ra lời từ chối mà vẫn duy trì được hình ảnh chuyên nghiệp và tôn trọng của doanh nghiệp? Hãy cùng theo dõi cách thức và những mẫu thư từ chối ứng viên nổi bật trong bài viết này nhé!
Tại sao nhà tuyển dụng nên biết cách từ chối ứng viên?
Nhà tuyển dụng nên biết cách từ chối ứng viên khéo léo vì điều này có thể ảnh hưởng gián tiếp đến danh tiếng và quan hệ công việc. Từ chối một cách tôn trọng và chuyên nghiệp không chỉ duy trì hình ảnh doanh nghiệp, mà còn tạo ra nhiều lợi ích khác:
- Sự tôn trọng ứng viên: Trao đổi một cách lịch sự và khéo léo, ứng viên cảm thấy được tôn trọng thay vì giữ im lặng. Điều này giúp duy trì hình ảnh tích cực cho doanh nghiệp trong mắt ứng viên.
- Thể hiện sự uy tín: Việc giữ im lặng có thể ứng viên đánh giá doanh nghiệp làm việc không chuyên nghiệp. Hãy phản hồi ứng viên bằng hình thức online.
- Xây dựng mối quan hệ: Có thể doanh nghiệp chưa tìm được ứng viên phù hợp, nhưng việc từ chối chuyên nghiệp, họ có thể giới thiệu những ứng viên phù hợp hay trở thành đối tác tiềm năng trong tương lai.
- Tránh tác động tiêu cực: Nếu bạn trả lời ứng viên một cách không chuyên nghiệp hoặc thô lỗ, điều này có thể dẫn đến tác động tiêu cực đối với hình ảnh của doanh nghiệp.
Cách từ chối ứng viên của nhà tuyển dụng chuyên nghiệp
Thông báo sớm nhất đến ứng viên
Nhà tuyển dụng nên phản hồi kết quả khi ứng viên không đạt yêu cầu tuyển dụng. Tuy nhiên, cũng cần chú ý đến thời gian phản hồi kết quả. Tránh gửi thư từ chối ứng viên ngay lập tức, ứng viên sẽ cảm thấy chán nản, thất vọng khi nhận kết quả xấu. Và cũng không kéo dài thời gian gửi thư từ chối, có thể tạo cảm giác không chuyên nghiệp trong mắt ứng viên.
Thể hiện thái độ tôn trọng và lịch sự
Trong thư từ chối, bạn cần viết nội dung thể hiện văn phong tôn trọng và lịch sự đối với ứng viên. Chia sẻ lý do từ chối ứng viên một cách khéo léo và chuyên nghiệp.
Tránh sự im lặng
Nếu ứng viên không phù hợp với tiêu chí tuyển dụng của doanh nghiệp, phản hồi kết quả ứng tuyển cho ứng viên sau khi xem hồ sơ và tránh im lặng. Bạn có thể lựa chọn hình thức phản hồi thông qua gửi thư online. Hoặc cho ứng viên biết rõ thời gian nhận thư trúng tuyển, nếu sau thời gian đó ứng viên không nhận được thư đồng nghĩa với việc họ chưa phù hợp.
Phản hồi lý do ứng viên không đạt yêu cầu tuyển dụng
Phản hồi lý do không đạt giúp ứng viên hiểu rõ tại sao họ không được chọn và thiếu sót phần nào. Điều này có thể giúp ứng viên cải thiện kỹ năng, trau dồi những điều còn thiếu sót và chuẩn bị tốt hơn cho các cơ hội trong tương lai.
Việc phản hồi cũng giúp ứng viên tránh tạo cảm giác bất an, đánh giá doanh nghiệp làm việc không chuyên nghiệp và không có tính công bằng.
Phản hồi thông qua hình thức online
Khuyến khích các nhà tuyển dụng nên thực hiện phản hồi kết quả ứng tuyển bằng thư thay vì gọi điện thoại trực tiếp. Sẽ không có một ứng viên nào cảm thấy thoải mái khi nhận được cuộc gọi từ chối. Hãy là một nhà tuyển dụng tinh tế và khéo léo.
Nội dung thư từ chối ứng viên gồm những gì?
- Thông tin cá nhân của ứng viên
Khi viết thư từ chối ứng viên, bạn cần viết tên ứng viên và vị trí ứng tuyển. Họ sẽ cảm thấy được tôn trọng thay vì gửi mẫu thư chung chung không có người nhận. Điều này cũng thể hiện doanh nghiệp đánh giá kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định này.
- Lời cảm ơn tham gia tuyển dụng
Trước khi nói đến lý do tại sao ứng viên không được chọn, hãy dành cho ứng viên một lời cảm ơn khi dành thời gian, sự nỗ lực và tâm huyết tham gia quá trình tuyển dụng của doanh nghiệp.
- Phản hồi lý do ứng viên không đạt yêu cầu
Trong thư từ chối ứng tuyển, cần tập trung vào việc truyền đạt lý do tại sao ứng viên không được chọn và thể hiện sự tôn trọng đến họ. Hãy cho ứng viên biết lý do cụ thể và chi tiết, giúp ứng viên có thể cản thiện và chuẩn bị tốt hơn các cơ hội trong tương lai.
- Đề xuất gợi ý khác
Bạn có thể lựa chọn hình thức đề xuất những vị trí khác đang ứng tuyển nhân lực. Hay việc gợi ý những công việc liên quan từ các công ty đối tác, tạo cơ hội mới cho ứng viên. Điều này thể hiện rằng bạn đánh giá cao ứng viên và thể hiện sự tôn trọng đến họ.
- Thông tin doanh nghiệp
Kết thúc thư từ chối ứng viên không thể thiếu thông tin doanh nghiệp, như một chữ ký xác thực thông tin này.
6 Mẫu thư từ chối ứng viên thể hiện sự khéo léo
Mẫu thư từ chối ứng viên có thể được chọn nhưng không lọt vào danh sách trúng tuyển cuối cùng
Tiêu đề email: [tên công ty] phản hồi sau phỏng vấn ứng tuyển của bạn
Bạn [tên ứng viên] thân mến!
Chúng tôi xin chân thành cám ơn bạn đã dành thời gian để tham gia ứng tuyển vị trí [tên vị trí]. Chúng tôi rất ấn tượng với hồ sơ của bạn và tất cả những điều mà bạn thể hiện trong buổi phỏng vấn. Tuy nhiên một ứng viên khác đã được ban tuyển dụng lựa chọn, dựa trên cơ sở cân nhắc rất kỹ lưỡng và thấu đáo giữa rất nhiều hồ sơ xuất sắc.
Một lần nữa xin cám ơn những ý kiến của bạn đối với doanh nghiệp chúng tôi. Chúng tôi xin phép được lưu hồ sơ của bạn và mong rằng có thể hợp tác với bạn trong những cơ hội việc làm tiếp theo. Nếu có vấn đề gì thắc mắc bạn liên hệ với chúng tôi qua số……….
Chúc bạn thành công.
Trân trọng,
Ký tên
(Tên người hoặc bộ phận tuyển dụng).
Mẫu thư từ chối ứng viên đã vượt qua ít nhất một vòng phỏng vấn
Tiêu đề email: [Tên công ty] phản hồi sau phỏng vấn ứng tuyển của bạn
Gửi [tên ứng viên],
Thay mặt công ty cảm ơn bạn đã dành thời gian tham gia phỏng vấn cho vị trí [tên vị trí việc làm]. Chúng tôi đánh giá cao sự cố gắng và nghiêm túc của bạn đối với [tên công ty]. Chúng tôi tin rằng với những điều bạn thể hiện tại buổi phỏng vấn đã thể hiện được khả năng và kinh nghiệm của bạn.
Tuy nhiên, chúng tôi rất tiếc khi bạn chưa hoàn toàn phù hợp với vị trí [tên vị trí việc làm] mà chúng tôi tìm kiếm. Chúng tôi đã cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định. Chúng tôi vẫn sẽ lưu lại hồ sơ của bạn và xin phép được liên hệ lại với bạn khi có vị trí công việc phù hợp với bạn trong tương lai. Chúc bạn thành công trong quá trình tìm việc tới và hy vọng có thể hợp tác với bạn vào một dịp khác!
Trân trọng,
Ký tên
[Tên nhà tuyển dụng]Mẫu thư từ chối ứng viên không được mời phỏng vấn
Tiêu đề email: Thư phản hồi việc ứng tuyển của [tên công ty]
Thân gửi [tên ứng viên],
Bộ phận nhân sự của [tên công ty] đã nhận được hồ sơ ứng tuyển của bạn. Trước hết chúng tôi rất cám ơn bạn đã dành sự quan tâm đối với vị trí [tên vị trí việc làm] của công ty.
Tuy nhiên, sau quá trình xem xét các hồ sơ, chúng tôi nhận thấy những gì bạn có chưa phù hợp để tham gia vòng phỏng vấn. Chúng tôi rất tiếc vì điều đó.
Chúc bạn thành công trong quá trình tìm việc và hy vọng sẽ có cơ hội được hợp tác với bạn trong tương lai.
Trân trọng!
Ký tên
[Tên công ty hoặc bộ phận tuyển dụng]Mẫu thư từ chối ứng viên nội bộ (đã làm việc trong công ty)
Tiêu đề email: [tên công ty] phản hồi sau phỏng vấn ứng tuyển của bạn
Chào [Tên ứng viên],
Cảm ơn bạn đã quan tâm và ứng tuyển vị trí [Tên vị trí] trong chương trình tuyển dụng nội bộ của [Tên công ty].
Chúng tôi thực sự đánh giá cao tinh thần cầu tiến và mong muốn phát triển sự nghiệp của bạn. Sau khi xem xét kỹ lưỡng, hội đồng tuyển dụng đã lựa chọn một ứng viên khác phù hợp hơn với yêu cầu của vị trí hiện tại.
Tuy nhiên, chúng tôi tin rằng với năng lực, kinh nghiệm và thái độ tích cực, bạn sẽ tiếp tục đạt được nhiều thành tựu tại vị trí hiện nay. Rất mong bạn duy trì tinh thần học hỏi và sẵn sàng cho những cơ hội phát triển tiếp theo trong công ty.
Chúc bạn luôn thành công và tiếp tục đồng hành cùng [Tên công ty]!
Trân trọng,
[Tên người gửi] – Bộ phận Nhân sự [Tên công ty]
Mẫu thư từ chối ứng viên bằng tiếng Anh
Email subject: Results of your application interview to company [Company name]
Dear [Candidate name],
We sincerely thank you for your interest and participation in the interview for the position of [Job position] at company [Company name]. After a careful and thorough interview, we regret to inform you that you are not qualified for this position.
Thank you for taking the time to participate in the interview and we hope you will continue to look for the right opportunity in the future.
Once again we sincerely thank you for your interest in our company and wish you success in the future.
Best regards,
[Your name]
[Company name]
[Company address]
[Company phone number]
Mẫu thư từ chối ứng viên tiềm năng nhưng không phù hợp ở thời điểm hiện tại
Tiêu đề email: [Tên công ty] phản hồi sau phỏng vấn ứng tuyển của bạn
Gửi [tên ứng viên],
Cảm ơn bạn đã dành thời gian quan tâm vào tham gia tuyển dụng vị trí [tên vị trí]. Chúng tôi đã rất ấn tượng về bạn cũng như những gì bạn thể hiện về kỹ năng chuyên môn. Chúng tôi thấy có rất ít những ứng viên có được những kinh nghiệm tuyệt vời như bạn. Chúng tôi tin rằng trong tương lai bạn sẽ trở thành một nhân viên xuất sắc và có thể vươn xa hơn nữa.
Tuy nhiên, chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng yêu cầu của công việc tại thời điểm này của vị trí [tên vị trí] mà chúng tôi tìm kiếm chưa thể phù hợp với bạn.
Để đưa ra được quyết định này, chúng tôi đã phải rất khó khăn khi cân nhắc giữa bạn và những ứng viên khác. Chúng tôi rất vui vì có cơ hội gặp gỡ cùng trao đổi với bạn về những kinh nghiệm cũng như kỹ năng làm việc của bạn.
Chúng tôi tin rằng bạn hoàn tào phù hợp với văn hóa làm việc của công ty chúng tôi nhưng ở một vị trí khác trong tương lai. Chúng tôi sẽ bảo lưu hồ sơ của bạn và xin phép liên hệ lại với bạn khi có vị trí công việc phù hợp. Bạn có thể liên hệ với ban tuyển dụng qua số [số điện thoại] nếu có bất cứ thắc mắc gì.
Xin chúc bạn mọi điều may mắn trong cuộc sống cũng như sự nghiệp.
Trân trọng,
Ký tên
[Tên nhà tuyển dụng]TẢI NGAY 6 MẪU THƯ TỪ CHỐI ỨNG VIÊN MIỄN PHÍ
Kết luận
Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ tầm quan trọng việc từ chối phản hồi đúng cách. Cũng như cung cấp những mẫu thư từ chối ứng viên hữu ích để thực hiện quá trình từ chối một cách tốt nhất. Hãy là một nhà tuyển dụng tinh tế và khéo léo bạn nhé!
Bên cạnh đó, tại Học Viện PMS có triển khai khóa học tuyển dụng nhân sự hiệu quả giúp các nhà tuyển dụng có một kế hoạch tuyển dụng nhân sự có chiến lược và đầu tư hợp lý sẽ đem về cho công ty nguồn lao động tài giỏi. Từ đó hỗ trợ các chiến lược kinh doanh của công ty đi đến thành công. Nhanh tay đăng ký ngay để có cơ hội tham gia học miễn phí!
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS