Cho dù bạn tham gia vào bất cứ một buổi họp nhóm để cập nhật tình hình công việc hay một buổi gặp mặt khách hàng, bạn đều cần ghi chép lại những nội dung quan trọng nếu không muốn bị bỏ lỡ bất kỳ thông tin nào. Dưới đây là 6 cách ghi chép cuộc họp mà PMS đã tổng hợp và gửi đến bạn:
Tập trung vào những từ ngữ và khái niệm then chốt
Thay đổi quan trọng nhất mà bạn có thể làm để cải thiện kỹ năng ghi chép là chỉ tập trung ghi những từ và khái niệm then chốt.
Xác định thông tin có liên quan nhất. Viết lại các từ hoặc cụm từ quan trọng có liên quan nhất đến chủ đề đang học – những yếu tố như ngày tháng, tên, các nguyên lý, định nghĩa – chỉ những chi tiết quan trọng nhất mới được chọn. Loại bỏ hết những từ đệm và các chi tiết phụ – bạn có thể đọc sách giáo khoa nếu muốn xem lại những thứ đó.
Ưu tiên cho mọi thông tin “mới”. Đừng tốn thì giờ viết những điều bạn đã biết – việc này đối với bạn chỉ là vô ích và lãng phí thời gian. Bạn hãy tập trung ghi lại bất cứ thông tin nào mà bạn chưa từng biết đến trước đây – điều này đem lại cho bạn thông tin giá trị nhất.
Sử dụng phương pháp “hỏi, trả lời, dẫn chứng”
Đây là một phương pháp ghi chép hiệu quả, vì nó buộc bạn phải chú tâm vào nội dung khi viết và cho phép bạn diễn đạt bằng từ ngữ của mình. Phương pháp diễn giải thông tin này đã được chứng minh là có thể giúp sinh viên hiểu và lưu giữ nội dung bài học hiệu quả hơn nhiều.
Thay vì viết la liệt các thông tin, bạn nên lắng nghe kỹ những điều diễn giả đang nói và cố gắng hiểu nội dung. Khi đã làm được việc này, bạn hãy trình bày phần ghi chép của mình như một chuỗi câu hỏi từ bài học, và sau đó điền vào những câu trả lời của chính bạn.
Sử dụng tốc ký
Một người trung bình có thể viết được 1/3 từ mỗi giây, trong khi một người trung bình nói được 2/3 từ mỗi giây. Do đó, việc xây dựng hệ thống tốc ký riêng có thể giúp bạn viết nhanh hơn và tránh bị tụt lại đằng sau.
Thử viết tắt những chữ như “ko” thay cho từ ”không”, “ng” cho từ “người”, “ntn” cho cụm từ “như thế nào”. Tất nhiên là sau đó bạn phải đọc được những chữ viết tắt của mình – nếu sợ gặp khó khăn, bạn có thể viết ra những từ khóa để giải mã cho những chữ viết tắt.
Trình bày phần ghi chép sao cho cuốn hút
Bạn sẽ rất ngại xem lại và học những trang ghi chép của mình nếu nó quá nguệch ngoạc, lộn xộn và khó đọc, vì thế điều quan trọng là cách trình bày phải dễ nhìn!
Luôn bắt đầu với một trang mới. Bạn sẽ thấy rằng những phần ghi chép của mình dễ đọc hơn nhiều nếu bạn sang một trang mới để ghi chép cho từng buổi học hoặc một chủ đề.
Đảm bảo chữ viết phải dễ đọc. Việc ghi chép sẽ trở nên vô ích nếu sau đó bạn không thể đọc được!
Sử dụng biểu tượng và sơ đồ. Những ký hiệu như mũi tên, các ô và dấu chấm, sơ đồ, biểu đồ và các phương tiện trực quan khác thường là những cách rất hay để liên tưởng và ghi nhớ những khái niệm quan trọng, đặc biệt nếu bạn là người học bằng thị giác.
Mã hóa các phần ghi chép bằng màu sắc
Nhiều người thấy rằng việc sử dụng màu sắc trong ghi chép có thể giúp cho các thông tin dễ đọc và dễ nhớ hơn.
Điều này là do màu sắc có tác dụng kích thích vùng sáng tạo trong não, giúp cho những thông tin ghi chép trở nên thú vị hơn và do đó cũng dễ lưu lại hơn.
Ghi chép từ nội dung cuộc họp
Xem trước tài liệu, nội dung: Trước khi vào cuộc hợp, bạn hãy xem trước tài liệu đế biết sơ lược về nội dung. Đọc tất cả những phần giới thiệu và kết luận, các tiêu đề chính và phụ, các dòng đầu và dòng cuối mỗi đoạn. Bạn cũng nên liếc qua mọi biểu đồ, hình vẽ minh họa hoặc sơ đồ.
Ghi chú: Khi đã đọc xong toàn bộ nội dung cuộc họp, bạn hãy quay lại và ghi chép từ những thông tin mà bạn đã tô đậm. Cố gắng không chép toàn bộ– việc này chỉ lãng phí thời gian – và diễn đạt bằng lời của bạn những khi có thể.
Mong rằng nội dung trên đã giúp bạn hiểu được cách ghi chép cuộc họp và ứng dụng được kỹ năng này vào trong công việc bạn nhé!
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS