Chi phí tuyển dụng là gì? Phân loại, công thức tính và cách tối ưu

Để hoạt động tuyển dụng được tiến hành suôn sẻ, các doanh nghiệp phải hoạch định rõ ràng chi phí dùng cho hoạt động tuyển dụng. Vậy công thức để tính chi phí tuyển dụng là gì? Có những phương pháp nào giúp doanh nghiệp tối ưu hóa được chi phí này.

Chi phí tuyển dụng là gì?

Chi phí tuyển dụng (Cost Per Hire) là những khoản phí được doanh nghiệp trang trải cho các hoạt động tuyển dụng, tìm kiếm nhân sự và đào tạo nhân viên mới.

Tùy vào quy mô của mỗi doanh nghiệp mà chi phí tuyển dụng của mỗi doanh nghiệp bỏ ra sẽ có sự khác biệt nhau. Doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng càng đa dạng vị trí thì khoản phí tuyển dụng phải chi trả sẽ càng lớn.

Lợi ích của việc tính toán được chi phí tuyển dụng

Giống như mọi hoạt động khác của doanh nghiệp, quá trình tuyển dụng cũng cần được hoạch định từ chiến lược cho đến chi phí, nếu không chú trọng đến chi phí tuyển dụng mà tính toán nó một cách hời hợt, doanh nghiệp sẽ không thể kiểm soát được số tiền bỏ ra để có được một nhân viên mới là bao nhiêu, dẫn đến nguy cơ lãng phí tiền bạc mà lại không có được số lượng và chất lượng nhân viên mới như ý muốn.

Chính vì lẽ đó mà nếu doanh nghiệp nắm rõ chi phí tuyển dụng nhân sự sẽ đem lại cho họ những lợi ích như sau:

• Nâng cao hiệu quả tuyển dụng: Nhờ vào những yếu tố tạo thành nên chi phí tuyển dụng và tỷ trọng chi phí của những yếu tố, nhà tuyển dụng sẽ xác định được yếu tố nào mang tính quyết định sự thành công của hoạt động tuyển dụng mà doanh nghiệp cần tập trung vào để đảm bảo sự hiệu quả của hoạt động tuyển dụng và những yếu tố nào cần phải lược bỏ hay giảm bớt để tránh sự lãng phí không cần thiết.
• Tối ưu hóa ngân sách tuyển dụng: Việc hoạch định, dự trù ngân sách cần phải chi tiêu cho hoạt động tuyển dụng cũng giống như việc lập kế hoạch vậy, đó là lý do mà việc tính toán chi phí tuyển dụng nhân sự thường không nên làm ngắn hạn, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo một bản dự báo chi phí cho cả quý hay năm để tối ưu hóa ngân sách hiệu quả.
• Là cơ sở để doanh nghiệp cải thiện hoạt động tuyển dụng sau này: Sau mỗi lần tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ đánh giá được những chi phí nào bỏ ra đem lại hiệu quả cao và chi phí nào có thể được rút bớt cho hoạt động tuyển dụng qua đó điều chỉnh mức chi phí để đợt tuyển dụng sau đạt được hiệu quả tốt hơn

Hạng mục chi phí tuyển dụng

Chi phí nội bộ

Chi phí nội bộ bao gồm các khoản như sau:

• Trả lương cho bộ phận tuyển dụng: các nhân viên thuộc phòng nhân sự thông thường sẽ được nhận lương cứng hàng tháng, do đó phần lương này sẽ được xem như là một phần của chi phí tuyển dụng.
• Chi trả hoa hồng cho người giới thiệu: Để kích thích thêm tinh thần làm việc cho nhân viên, doanh nghiệp có thể chi thêm khoản tiền thường cho những HR tìm được những ứng viên chất lượng.
• Đào tạo, nâng cao nghiệp vụ: Khi mới bước chân vào môi trường làm việc còn xa lạ, mới mẻ, nhân viên sẽ chưa thể phát huy được hết khả năng của mình ngay lập tức, do đó, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay dù lớn hay nhỏ đều sẽ tổ chức thêm những buổi đào tạo cho nhân viên mới giúp họ nâng cao kỹ năng và nghiệp vụ cho nhân viên mới.
• Chi phí sàng lọc: Số lượng CV lớn sẽ khiến doanh nghiệp phát sinh những chi phí in ấn giấy tờ (Dù thực chất nó không đáng bao nhiêu). Ngoài ra với doanh nghiệp lựa chọn hình thức phỏng vấn kết hợp qua điện thoại sẽ khiến họ phát sinh thêm chi phí điện thoại hàng tháng.

Chi phí bên ngoài

Đây là chi phí đôi khi doanh nghiệp thậm chí có thể không cần tới nếu tuyển dụng với quy mô nhỏ hay các vị trí không yêu cầu nhiều kinh nghiệm, tuy nhiên đối với những vị trí cấp cao hay doanh nghiệp cần tuyển mass với số lượng lớn, thì cần phải đầu tư tương đối nhiều khoản chi cho hạng mục này, bao gồm:

• Chi phí thuê công ty tuyển dụng: Một số doanh nghiệp không có bộ phận nhân sự sẽ thuê các công ty tuyển dụng bên ngoài, các Headhunter sẽ làm việc với doanh nghiệp, xác định nhu cầu tuyển dụng của họ và bắt tay vào việc chủ động tìm kiếm ứng viên.
• Chi phí đăng tin tuyển dụng: Đây là mức phí để doanh nghiệp quảng bá thông tin tuyển dụng của mình tiếp cận đến các ứng viên có nhu cầu tìm việc. Cách quảng bá có phí của doanh nghiệp có thể là chạy quảng cáo bài đăng tuyển dụng, đăng lên các báo lớn, lắp Banner,…
• Chi phí đi lại: Một số vị trí tuyển dụng cần ứng viên hoặc HR phải đi xa để tiến hành ứng tuyển vào doanh nghiệp. Vì vậy các chi phí bao gồm vé xe, máy bay khách sạn, ăn ở,… sẽ được doanh nghiệp chi trả. Ở Việt Nam khoản chi phí này thường chỉ được dùng khi ứng viên là người có năng lực cao và được nhiều công ty săn đón. Trong khi phần lớn HR và ứng viên đều chủ yếu phỏng vấn tại công ty.
• Chi phí tổ chức ngày hội việc làm: Là chi phí khi doanh nghiệp tổ chức làm các Kiot phỏng vấn tại các trường đại học với mong muốn tìm kiếm số lượng lớn ứng viên tham gia phỏng vấn song song đó họ còn có thể gia tăng mức độ nhận diện cho doanh nghiệp mình.

Công thức tính chi phí tuyển dụng

Chi phí tuyển dụng = Tổng chi phí tuyển dụng / Số lượng nhân viên được tuyển

Trong đó:

• Tổng chi phí tuyển dụng sẽ bao gồm chi phí nội bộ và chi phí bên ngoài.
• Số lượng nhân viên được tuyển là số lượng ứng viên trúng tuyển và nhận việc trong khoảng thời gian nhất định.

Ví dụ: Công ty PMS có tổng chi phí tuyển dụng trong tháng 08/2024 là 30 triệu đồng và đã tuyển được 2 nhân viên mới (Marketing và kế toán). Vậy chi phí tuyển dụng sẽ lấy 30 triệu đồng / 2 nhân viên = 15 triệu đồng/nhân viên.

Bí quyết giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí khi tuyển dụng

Tận dụng hình ảnh thương hiệu

Hình ảnh thương hiệu là yếu tố thu hút ứng viên tham gia ứng tuyển, nhiều doanh nghiệp khi tuyển dụng nhận về được nhiều hồ sơ đăng ký một phần do độ uy tín và hình ảnh của họ được phổ biến hơn đến công chúng.

Chính vì vậy, để tiếp cận được nhiều ứng viên hơn, doanh nghiệp cần phải tận dụng được những điểm mạnh của mình vào thông tin tuyển dụng, tạo sự khác biệt so với các doanh nghiệp khác.

Xây dựng kế hoạch đào tạo rõ ràng cho người mới

Khi nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp hướng đến những vị trí cấp cao thì chi phí tuyển dụng thường sẽ có phần nhiều hơn so với việc tuyển dụng những nhân viên cấp thấp.

Do đó, doanh nghiệp cần lên kế hoạch đào tạo và phương hướng phát triển cho nhân viên mới một cách bài bản để họ lấp đầy được khoảng trống của nhân viên cũ, thành quả công việc của họ phần nào sẽ bù đắp được khoản chi cho việc tuyển dụng.

Chú trọng tối ưu hóa thời gian tuyển dụng

Để rút ngắn được thời gian tuyển dụng một cách tối đa mà vẫn đảm bảo được tiêu chí tuyển dụng đã đăng thì ngay từ quá trình đăng tin tuyển dụng, HR cần chú trọng mô tả rõ yêu cầu công việc tại vị trí đang cần tuyển bởi vì khi thời gian tuyển dụng càng lâu, chi phí tuyển dụng rất có nguy cơ sẽ bị đội lên.

Tính toán chi phí tuyển dụng thường xuyên

Việc tính toán thường xuyên chi phí tuyển dụng giúp phòng nhân sự có thể nắm bắt được hoạt động tuyển dụng đang diễn ra như thế nào, có khâu nào cần cải thiện hay không.

Hơn nữa việc tính toán chi phí theo một công thức đồng bộ giúp phòng nhân sự có cơ sở để cải thiện hoạt động tuyển dụng để những đợt tuyển sau này diễn ra suôn sẻ, tiết kiệm nhiều thời gian hơn dựa trên cơ sở số liệu đã tính ở lần tuyển dụng hiện tại và trước đây.

Sử dụng các nền tảng Social để đăng tin tuyển dụng

Hiện nay thay vì đăng tin tuyển dụng lên các nền tảng báo chí, banner,… vừa tốn phí mà chưa chắc có thể tìm kiếm được ứng viên phù hợp, nhà tuyển dụng hoàn toàn có thể tận dụng những nền tảng Social miễn phí như Zalo, Facebook, Linkedin,… để đăng bài tuyển dụng vào các hội nhóm, cộng đồng.

Tính toán chi phí cho từng nguồn tuyển dụng

Chính vì có rất nhiều nguồn tuyển dụng khác nhau từ truyền thống cho đến online, có nguồn sẽ miễn phí và cũng có nguồn cần tốn nhiều phí hơn, do đó việc tính toán chi phí cho từng nguồn là vô cùng cần thiết.

Mục đích của việc tính toán chi phí cho từng nguồn tuyển dụng là để biết nguồn nào có chi pháp cao hay thấp, hiệu quả dự kiến mà nguồn đó mang lại có phù hợp với chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra hay không.

Từ đó, phòng nhân sự có thể lựa chọn, loại bỏ hoặc kết hợp các kênh tuyển dụng để đảm bảo các bài đăng tuyển dụng sẽ đem về hiệu quả rõ ràng thông qua số lượng ứng viên mà HR đem về, so sánh với kinh phí bỏ ra và hiệu quả đạt được để làm bài học cho những đợt tuyển dụng tiếp theo.

Qua bài viết trên, hy vọng bạn đọc đã phần nào hiểu được các thông tin, công thức liên quan đến chi phí tuyển dụng cũng như các phương pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí.

Tối ưu hóa chi phí tuyển dụng là quá trình đòi hỏi bộ phận nhân sự phải có kế hoạch bài bản và khả năng ứng biến linh hoạt, ngoài ra, cần phải làm sao để đảm bảo với nguồn kinh phí được chi cho hoạt động tuyển dụng thì tỷ lệ tiếp cận, thu hút ứng viên sẽ đáp ứng được tiêu chí mà doanh nghiệp đề ra.

Để giải quyết những khó khăn trên thì khóa học kỹ năng tuyển dụng chuyên nghiệp tại Học Viện PMS, với đội ngũ giảng viên là những chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực nhân sự sẽ chia sẻ, truyền đạt kinh nghiệm dày dặn của bản thân đến học viên.

Ngoài ra, thông qua các bài tập mô phỏng, học viên có thể dựa vào tình hình hoạt động hiện tại của doanh nghiệp để thử nghiệm việc áp dụng các giải pháp được giảng viên tư vấn sử dụng cho công tác tối ưu hóa chi phí tuyển dụng tại chính công ty mà mình đang làm việc.