10 Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự phổ biến nhất

Trong quá trình xây dựng và phát triển đội ngũ, một kế hoạch tuyển dụng nhân sự bài bản giúp doanh nghiệp chủ động xác định nhu cầu, nguồn lực và tiến độ tuyển dụng phù hợp. Trong bài viết này, Học viện PMS sẽ giúp bạn hiểu rõ Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là gì? 10 Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự phổ biến nhất hiện nay.

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là gì?

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là tài liệu xác định cách doanh nghiệp tìm kiếm, thu hút, sàng lọc và lựa chọn ứng viên nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực trong một khoảng thời gian nhất định. Kế hoạch không chỉ cho biết cần tuyển vị trí nào mà còn xác định số lượng, thời gian, tiêu chí ứng viên, phương thức tuyển dụng, ngân sách và quy trình thực hiện.

Một kế hoạch tuyển dụng tương đối đầy đủ thường bao gồm:

• Vị trí và số lượng nhân sự cần tuyển.
• Mục tiêu và lý do tuyển dụng.
• Thời gian bắt đầu, kết thúc và các mốc triển khai.
• Mô tả công việc và yêu cầu đối với ứng viên.
• Tiêu chí hoặc chân dung ứng viên phù hợp.
• Kênh và phương pháp tuyển dụng.
• Ngân sách và nguồn lực cần sử dụng.
• Quy trình sàng lọc, phỏng vấn và lựa chọn.
• Người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm.
• Cách theo dõi và đánh giá kết quả tuyển dụng.

Kế hoạch tuyển dụng cũng cần được phân biệt với kế hoạch nhân sự. Kế hoạch nhân sự có phạm vi rộng hơn, liên quan đến tổng thể số lượng và cơ cấu lao động trong tổ chức; còn kế hoạch tuyển dụng tập trung vào việc bổ sung nhân sự mới để đáp ứng những nhu cầu đã xác định.

Tại sao cần lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự?

Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự giúp doanh nghiệp chuyển hoạt động tuyển dụng từ trạng thái bị động sang chủ động. Khi nhu cầu, thời gian, tiêu chí và nguồn lực được xác định từ đầu, bộ phận HR có cơ sở thống nhất để triển khai và phối hợp với các phòng ban liên quan.

Một số lợi ích chính gồm:

• Đảm bảo tính nhất quán trong tuyển dụng: Các ứng viên có thể được đánh giá dựa trên hệ thống tiêu chí và quy trình thống nhất, hạn chế tình trạng lựa chọn theo cảm tính hoặc áp dụng tiêu chuẩn khác nhau giữa các ứng viên.
• Hạn chế nguy cơ tuyển sai người: Khi vị trí, yêu cầu và chân dung ứng viên được xác định rõ từ đầu, doanh nghiệp có cơ sở lựa chọn những ứng viên phù hợp hơn với công việc.
• Kiểm soát thời gian và chi phí: Kế hoạch giúp doanh nghiệp dự kiến thời gian tuyển, ngân sách và các kênh cần sử dụng, qua đó hạn chế các khoản chi phát sinh và tình trạng kéo dài thời gian tuyển dụng.
• Đáp ứng nhu cầu kinh doanh: Nhu cầu tuyển dụng có thể được liên kết với kế hoạch phát triển, mở rộng hoạt động, dự án mới hoặc sự thay đổi trong cơ cấu tổ chức, giúp nguồn nhân lực hỗ trợ tốt hơn cho mục tiêu của doanh nghiệp.
• Tăng khả năng dự báo và chủ động nguồn lực: Việc xác định số lượng cần tuyển, thời gian và ngân sách dự kiến giúp HR và ban lãnh đạo chuẩn bị nguồn lực trước khi nhu cầu trở nên cấp bách.
• Cải thiện trải nghiệm ứng viên và khả năng gắn bó: Một quy trình được chuẩn bị rõ ràng giúp trải nghiệm tuyển dụng nhất quán hơn. Việc tuyển đúng người, đúng vị trí cũng tạo điều kiện để nhân sự mới hòa nhập và gắn bó với tổ chức.

10 Bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự

Từ các quy trình được đề cập trong những tài liệu tham khảo, doanh nghiệp có thể hệ thống việc lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự theo các bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu và nhu cầu tuyển dụng

HR cần tổng hợp nhu cầu từ các phòng ban, xác định vị trí cần tuyển, số lượng, lý do tuyển và thời điểm cần có nhân sự. Nhu cầu này nên được đặt trong mối liên hệ với mục tiêu kinh doanh và kế hoạch nhân sự của doanh nghiệp.

Bước 2: Đánh giá thực trạng và dự báo nhu cầu nhân sự

Trước khi tuyển mới, doanh nghiệp cần xem xét nguồn nhân lực hiện tại, khả năng điều chuyển, đào tạo hoặc thăng tiến nội bộ. Đồng thời, cần dự báo những thay đổi về cơ cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh hoặc nhu cầu nhân lực trong thời gian tới.

Bước 3: Phân tích thị trường tuyển dụng

Doanh nghiệp có thể xem xét tình hình thị trường lao động, mức lương, phúc lợi và hoạt động tuyển dụng của các đơn vị khác đối với những vị trí tương tự. Kết quả phân tích là cơ sở để điều chỉnh cách tiếp cận ứng viên cho phù hợp.

Bước 4: Xây dựng mô tả công việc và tiêu chí ứng viên

Mỗi vị trí cần có Job Description rõ ràng về nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu kinh nghiệm, kỹ năng và các tiêu chí liên quan. Doanh nghiệp cũng cần xác định chân dung ứng viên phù hợp để hỗ trợ việc lựa chọn kênh tuyển và đánh giá hồ sơ.

Bước 5: Xây dựng kế hoạch tổng quan và ngân sách

Kế hoạch tổng quan cần thể hiện số lượng, vị trí, lịch trình, nguồn lực và quy trình lựa chọn. Song song với đó là ngân sách dành cho đăng tuyển, quảng cáo, dịch vụ tuyển dụng, phỏng vấn, công nghệ hỗ trợ và những chi phí liên quan.

Bước 6: Lựa chọn kênh và công cụ tuyển dụng

Tùy từng nhóm ứng viên, doanh nghiệp có thể lựa chọn website tuyển dụng, mạng xã hội, Employee Referral, Recruitment Agency, Headhunt, Job Fair hoặc các kênh truyền thông của doanh nghiệp. Việc lựa chọn cần dựa trên vị trí, đối tượng ứng viên và ngân sách hiện có.

Bước 7: Xác định lịch trình, quy trình và người phụ trách

Kế hoạch cần quy định thời gian đăng tuyển, nhận hồ sơ, sàng lọc, kiểm tra, phỏng vấn, lựa chọn và gửi offer. Đồng thời, trách nhiệm của HR, quản lý trực tiếp và các thành viên tham gia tuyển dụng cần được phân công rõ ràng.

Bước 8: Xây dựng quy trình lựa chọn minh bạch

Các tiêu chí đánh giá cần được xác định trước và áp dụng thống nhất trong quá trình sàng lọc, kiểm tra và phỏng vấn. Điều này giúp quá trình lựa chọn ứng viên khách quan và nhất quán hơn.

Bước 9: Trình phê duyệt và triển khai

Sau khi hoàn thành kế hoạch, HR trình ban lãnh đạo hoặc người có thẩm quyền phê duyệt. Khi được thông qua, các bên liên quan tiến hành tuyển dụng theo lịch trình và trách nhiệm đã thống nhất.

Bước 10: Theo dõi, đánh giá và cập nhật kế hoạch

Trong và sau quá trình tuyển dụng, doanh nghiệp cần theo dõi tiến độ, chất lượng ứng viên, thời gian và chi phí thực tế. Kế hoạch nên được cập nhật khi nhu cầu nhân sự, ngân sách hoặc thị trường lao động thay đổi.

Các mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự thường gặp

Dựa trên các loại kế hoạch và tình huống tuyển dụng được đề cập trong các tài liệu tham khảo, doanh nghiệp có thể hệ thống thành 10 dạng mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự thường gặp dưới đây.

Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngắn hạn

Được sử dụng khi doanh nghiệp cần bổ sung nhân lực trong thời gian ngắn hoặc phát sinh nhu cầu cấp bách. Nội dung tập trung vào vị trí cần tuyển, yêu cầu ứng viên, thời hạn hoàn thành và cách thức tuyển dụng nhanh chóng.

Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự dài hạn theo năm

Phù hợp với doanh nghiệp muốn chủ động nguồn nhân lực theo kế hoạch phát triển trong một năm hoặc nhiều năm. Kế hoạch thường dựa trên dự báo tăng trưởng, mở rộng hoạt động, thay đổi cơ cấu và nhu cầu thay thế nhân sự.

Mẫu kế hoạch tuyển dụng thay thế nhân sự

Áp dụng khi nhân viên nghỉ việc, nghỉ hưu, nghỉ thai sản hoặc tạm vắng khiến vị trí cần được bổ sung. Doanh nghiệp có thể dựa trên nhiệm vụ của vị trí hiện tại để xác định yêu cầu đối với người thay thế.

Mẫu kế hoạch tuyển dụng bổ sung nhân sự ngoài dự kiến

Dạng kế hoạch này được sử dụng khi khối lượng công việc tăng hoặc doanh nghiệp xuất hiện nhu cầu nhân sự chưa nằm trong kế hoạch ban đầu. HR cần làm rõ lý do bổ sung, công việc, yêu cầu, quyền lợi và nguồn lực cần thiết.

Mẫu kế hoạch tuyển dụng khi mở rộng hoạt động

Khi mở thêm văn phòng, chi nhánh hoặc thị trường mới, doanh nghiệp cần xác định những bộ phận cần bổ sung, số lượng nhân sự và nhóm kỹ năng cần ưu tiên để đáp ứng hoạt động mở rộng.

Mẫu kế hoạch tuyển dụng cho dự án

Được sử dụng khi dự án mới yêu cầu một nhóm nhân sự hoặc kỹ năng chuyên môn cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định. Nhu cầu tuyển cần gắn với mục tiêu, khối lượng công việc và tiến độ của dự án.

Mẫu kế hoạch tuyển dụng theo mùa hoặc giai đoạn

Một số doanh nghiệp có nhu cầu nhân lực thay đổi theo mùa hoặc theo từng giai đoạn hoạt động. Khi đó, kế hoạch tuyển dụng cần được xây dựng phù hợp với thời điểm phát sinh nhu cầu để tránh thiếu hụt nhân sự.

Mẫu kế hoạch định biên nhân sự

Kế hoạch định biên xác định số lượng và cơ cấu nhân sự cần thiết cho từng vị trí, phòng ban hoặc dự án dựa trên mục tiêu kinh doanh và khối lượng công việc. Đây là cơ sở để xác định nhu cầu tuyển dụng thực tế.

Mẫu kế hoạch dự trù chi phí tuyển dụng và nhân sự

Mẫu này tập trung vào các khoản ngân sách như đăng tin, quảng cáo, dịch vụ tuyển dụng, phỏng vấn, onboarding, lương thử việc và các khoản liên quan. Doanh nghiệp có thể theo dõi song song chi phí dự kiến và chi phí thực tế để kiểm soát ngân sách.

Mẫu kế hoạch tối ưu công tác tuyển dụng

Đây là dạng kế hoạch phục vụ việc cải thiện toàn bộ quá trình tuyển dụng. Doanh nghiệp theo dõi các chỉ số như Time-To-Hire, Cost-per-hire, tỷ lệ chuyển đổi ứng viên và chất lượng nhân sự sau tuyển dụng để xác định những điểm cần điều chỉnh trong quy trình.

Dù lựa chọn dạng mẫu nào, một mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự nên thể hiện tối thiểu các thông tin về vị trí, số lượng, lý do tuyển, yêu cầu ứng viên, thời gian, kênh tuyển dụng, ngân sách, quy trình, người phụ trách và cơ chế phê duyệt. Việc trình bày bằng bảng hoặc timeline cũng giúp các bên liên quan dễ theo dõi tiến độ hơn.

Kết luận

Một kế hoạch tuyển dụng nhân sự được xây dựng rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc tìm kiếm và bổ sung nguồn nhân lực phù hợp với từng giai đoạn phát triển. Qua bài viết, Học viện PMS đã cùng bạn tìm hiểu kế hoạch tuyển dụng nhân sự là gì, tại sao cần lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự, các bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự và các mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự thường gặp. Doanh nghiệp có thể dựa trên những nội dung này để lựa chọn và xây dựng kế hoạch phù hợp với nhu cầu thực tế của mình.