Hệ thống quản lý kho hàng là gì? Lợi ích và các tính năng hệ thống WMS

Hệ thống quản lý kho hàng WMS đang dần trở nên phổ biến và trở thành một tiêu chuẩn chung cho mọi doanh nghiệp muốn tối ưu công tác quản trị kho. Trong bài viết này, hãy cùng Học viện PMS tìm hiểu về tổng quan, lợi ích, tính năng và cách phân loại hệ thống quản lý WMS nhé!

Tổng quan về hệ thống quản lý kho hàng

Hệ thống quản lý kho hàng là phần mềm giúp các doanh nghiệp kiểm soát và điều khiển tất cả chuỗi quy trình trong hoạt động quản lý kho bãi hàng ngày. Bao gồm từ công đoạn nhập hàng hóa, nguyên vật liệu vào kho, đến việc quản lý dự trữ và xuất kho.

Hệ thống quản lý kho hàng WMS – Warehouse Management System là một công cụ hỗ trợ đắc lực để quản lý chuỗi cung ứng hàng hóa. Nó cung cấp một cách trực quan tình hình toàn bộ hàng tồn kho mọi lúc, mọi nơi. Ngoài việc quản lý hàng tồn kho, WMS còn hỗ trợ quá trình lựa chọn, đóng gói và phân tích dữ liệu của doanh nghiệp cách tối ưu nhất.

5 lợi ích của hệ thống quản lý kho hàng WMS

Đối với các doanh nghiệp có lượng hàng tồn kho lớn, việc xây dựng một hệ thống quản lý kho bài bản là điều cần thiết, giúp họ tiết kiệm chi phí vận hành và đạt hiệu suất mạnh mẽ. Dưới đây là 5 lợi ích hàng đầu của hệ thống WMS mang lại:

Tăng cường hiệu suất hoạt động

Ứng dụng hệ thống quản lý WMS giúp các quy trình quản lý kho hàng hóa từ việc nhận đến xuất hàng đều được tự động hóa và tinh gọn tối đa các công đoạn. Giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, tránh phát sinh lỗi hay trình trạng trùng lặp các công việc công việc không cần thiết. Nó cũng giúp doanh nghiệp xử lý được khối lượng công việc cao hơn.

Hệ thống WMS cũng kết hợp với ERP để chia sẻ dữ liệu. Qua đó mang đến cho bạn số liệu được phân tích cụ thể, độ chính xác cao, giúp bạn nhanh chóng ra quyết định trong việc vận chuyển hàng hóa.

Giảm lãng phí và chi phí phát sinh

Nếu doanh nghiệp bạn có tính chất đặc thù, các loại hàng hóa có hạn sử dụng ngắn hay dễ hư hỏng. Hệ thống WMS giúp xác định điều này và lựa chọn mặt hàng cần sử dụng trước cho hoạt động chế biến hay xuất khẩu. Tránh hư hỏng hay hết hạn hàng hóa dẫn đến lãng phí.

Hệ thống quản lý kho hàng cũng có thể giúp bạn tính toán cách sắp xếp và sử dụng mặt bằng kho bãi tối ưu nhất. Từ việc chất hàng đến thiết kế các lối đi một cách phù hợp. Một số hệ thống WMS chuyên nghiệp có thể mô phỏng lại sơ đồ kho và giả lập cách đặt pallet, kệ chứa hay thiết bị ở những vị trí tối ưu. Tối ưu quy trình là điều kiện tuyệt vời giúp giảm lãng phí và chi phí phát sinh.

Quản lý hàng tồn kho theo thời gian thực

Hệ thống WMS tích hợp ứng dụng quản lý kho bằng mã vạch, thẻ RFID và các công nghệ cảm biến theo dõi vị trí khác. Giúp hiển thị chính xác và chi tiết thông tin về lượng hàng tồn kho trong thời gian thực. Điều này hỗ trợ bạn trong việc dự báo nhu cầu, triển khai chiến lược kinh doanh – sản xuất được hợp lý. Đặc biệt, khả năng truy xuất nguồn gốc hàng hóa được diễn ra dễ dàng, hỗ trợ đắc lực trong các trường hợp cần thu hồi sản phẩm.

Cải thiện công tác quản lý lao động

Hệ thống WMS hỗ trợ dự báo nhu cầu lao động, thiết lập lịch trình và phân chia công việc cụ thể và phù hợp với từng nhân viên. Dựa trên trình độ, kỹ năng vị trí và một số yếu tố khác .

Hệ thống quản lý kho hàng – WMS còn hỗ trợ công việc quản lý lao động bằng việc tạo ra môi trường làm việc thoải mái ngăn nắp đạt chuẩn 5S. Tối đa hóa an toàn lao động, giúp người lao động cảm thấy được coi trọng và luôn sẵn sàng hoàn thành nhiệm vụ.

Hỗ trợ xây dựng mối quan hệ với khách hàng và nhà cung cấp

Với Warehouse Management System, khách hàng được trải nghiệm một quy trình mua sắm ưu việt, công đoạn giao nhận hàng được diễn ra nhanh chóng và ít sai sót. Điều này làm tăng sự hài lòng từ phía khách hàng một cách đáng kể, giúp xây dựng lòng thành và cải thiện vị thế thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường.

Qua việc dự báo lượng hàng tồn kho, phần mềm WMS lên kế hoạch nhận hàng đúng thời điểm giúp giảm thời gian chờ đợi từ phía nhà cung cấp.

Tính năng của hệ thống Warehouse Management System là gì?

Mọi hoạt động trong khâu quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp đều có thể được tối ưu hóa nếu quy trình được vận hành bởi một hệ thống quản lý kho hàng tốt. Dưới đây là tính năng của hệ thống WMS tác động đến các hoạt động đó:

Quy trình tiếp nhận và lưu trữ

Hệ thống quản lý kho WMS giúp các doanh nghiệp tiếp nhận, xử lý và sắp xếp một cách tối ưu, dựa trên các quy tắc quản trị sản xuất như: tiêu chuẩn 5S… Trước đây, khi chưa có các hệ thống quản lý kho hàng, đại đa số doanh nghiệp còn sử dụng hình thức thủ công là ghi chép bằng giấy tờ và đem đối chiếu với các biên lai vật lý. Điều này dẫn đến nhiều rủi ro như tính toán sai, thất lạc giấy tờ.

“Trên thực tế, theo báo cáo của Tổng cục Hải quan, năm 2022 Việt Nam có khoảng 40.000 doanh nghiệp tham gia hoạt động xuất nhập khẩu. Trong đó, có thể ước tính khoảng 25.200 doanh nghiệp tại Việt Nam sử dụng xử lý vật liệu thủ công trong quy trình, chiếm 63%.”

Còn khi sử dụng hệ thống WMS để quản lý kho, bằng việc tích hợp nhiều công nghệ hiện đại như RFID, mã vạch… Giúp cho quy trình xử lý thủ công trước đó được tự động hóa thực hiện bằng máy tính với tỷ lệ chính xác đạt 100%.

Quản lý hàng tồn kho

Phần mềm WMS hỗ trợ hiển thị số liệu liên quan đến hàng hóa trong thời gian thực ở mọi nơi, mọi vị trí, bao gồm cả hàng hóa trong kho, trong cửa hàng hay cả trong quá trình vận chuyển. Hệ thống quản lý kho hàng – WMS cung cấp thông tin bằng cách sử dụng công nghệ nhận diện và thu thập dữ liệu tự động, tích hợp nhiều tính năng để tính toán lượng quay vòng hàng tồn kho và dự báo nhu cầu. Với những thông tin trên, doanh nghiệp có thể điều chỉnh mức tồn kho phù hợp cho nhu cầu của thị trường.

Tối ưu hóa thiết kế cho không gian của kho

WMS giúp doanh nghiệp có thể sắp xếp, phân bổ hàng hóa trong kho vào những vị trí hợp lý. Điều đó giúp cho quy trình nhập, xuất cũng như kiểm kê lại hàng hóa trở nên dễ dàng hơn.

Bên cạnh đó hệ thống quản lý kho hàng WMS còn hỗ trợ các nhà quản trị trong việc tính toán, thiết lập những ngăn kệ trong kho một cách hợp lý để không gian trong nhà kho được tận dụng một cách triệt để. Qua đó giúp những loại hàng tồn kho nhờ vào WMS sẽ được sắp xếp hợp lý hơn.

Nhận hàng, đóng gói và thực hiện đơn hàng

Theo ResearchGate: Quy trình nhận hàng, đóng gói và thực hiện đơn hàng chiếm khoảng 55% tổng chi phí vận hàng kho bãi.

Khi thực hiện hệ thống quản lý kho hàng, chi phí này có thể được giảm bớt bằng việc thực hiện tối đa hiệu quả các công việc trong quy trình.

Áp dụng một số giải pháp quản lý kho hàng hiệu quả bằng cách ứng dụng các kỹ thuật như: phương pháp phân tích ABC, ứng dụng Kanban… Tất cả phương pháp đều với mục đích tối giản hóa công tác thực hiện đơn hàng.

Vận chuyển

Nhiều hệ thống quản lý kho hàng được kết nối với phần mềm quản lý vận chuyển, nhờ đó chúng cung cấp nhiều cách thức để đẩy nhanh công tác thực hiện đơn hàng. Một trong số đó như: Chức năng tự động tạo hóa đơn vận tải, tạo danh sách đóng gói, tạo thông báo về thông tin đơn hàng tự động.

Nhờ vào tính năng nổi bật là có thể theo dõi đơn hàng trên thời gian thực, có thể biết đơn hàng đang trong giai đoạn nào của quá trình vận chuyển. Doanh nghiệp có thể lấy hàng cách chủ động, đúng thời điểm.

Quản lý nhân lực

Nắm bắt tình hình nhân lực trong tổ chức, bao gồm năng suất làm việc, tình hình biến động đội ngũ nhân sự giúp nhà quản lý kịp thời có những biện pháp xử lý thích hợp.

Hệ thống quản lý kho – WMS có thể hỗ trợ công việc này, bằng cách hiển thị hiệu suất làm việc của công nhân trong một thời gian để tính toán mức độ hiệu quả làm việc. Qua đó giúp nhà quản lý thiết lập kế hoạch và phân bổ công việc quản trị nhân sự một cách hợp lý.

Quản lý công đoạn xuất – nhập

Quản lý các địa điểm xuất nhập hàng hóa một cách chi tiết giúp cho tài xế có thể giao hàng một cách nhanh chóng. Nó cũng hỗ trợ cho công tác vận chuyển, khi hàng hóa đến kho sẽ được nhập lô ngay lập tức mà không cần các khâu dự trữ trung gian (rất thích hợp cho các loại thực phẩm..) Tính năng của hệ thống quản lý kho hàng trong quy trình này đó là nhanh chóng kiểm tra nguồn gốc và thông tin hàng hóa bằng mã vạch, sau đó thông báo cho người nhận nơi lưu trữ chính xác của lô hàng này.

Thu thập số liệu và phân tích kho hàng

Thay vì thực hiện ghi chép thủ công như trước đây thì tất cả dữ liệu liên quan đã được lưu trữ một cách tự động bằng hệ thống quản lý kho hàng. Dữ liệu này có thể được doanh nghiệp kết hợp với các hệ thống khác để phân tích các chỉ số quan trọng như: số lượng hàng tồn kho, chi phí phân phối, vòng quay hàng tồn kho, thời gian vận chuyển đơn hàng…

Sau đó hệ thống thực hiện báo cáo một cách trực quan và chi tiết cho nhà quản lý hệ thống.

Phân loại hệ thống quản lý kho hàng

Standalone WMS: Hệ thống WMS độc lập

Đây là hệ thống triển khai độc lập, dựa trên cơ sở dữ liệu nội bộ của công ty. Được thiết kế riêng nên hệ thống Standalone WMS có tính bảo mật cao. Chi phí để triển khai hệ thống này vào giai đoạn đầu là hơi tốn kém, nhưng khi hoàn thiện, hệ thống này sẽ là tài sản riêng của doanh nghiệp. Dẫu vậy, việc cập nhật, bảo trì và các chi phí vận hành là đều của tổ chức.

Cloud WMS: Hệ thống WMS đám mây

Hệ thống quản lý kho hàng trên đám mây được triển khai nhanh chóng ở giai đoạn đầu, chi phí cũng được tiết kiệm so với WMS độc lập. Được cung cấp bởi bên thứ 3, dưới dạng phần mềm trực tuyến, Cloud WMS cung cấp nhiều tính năng vượt trội, có thể cập nhật và bảo trì dễ dàng. Hệ thống WMS đám mây cũng có thể dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác để nâng cao tính năng hoạt động.

Một số hệ thống Cloud WMS tiêu biểu như: Oracle Cloud Infrastructure Warehouse Management (OCI WMS); SAP Warehouse Management Cloud…

Integrated ERP and SCM-based WMS: Hệ thống WMS tích hợp với ERP và SCM

Một số WMS được thiết kế dưới dạng chức năng của một nền tảng ERP hay SCM. Ưu điểm của phương pháp này là giúp hệ thống sở hữu linh hoạt nhiều tính năng, ví dụ như ứng dụng trong công tác kiểm kê kế toán, phân tích kinh doanh và nhiều ứng dụng hay ho khác.

Một số công nghệ quản lý kho hàng WMS thông minh

Một số ứng dụng công nghệ 4.0 được ứng dụng cùng hệ thống WMS phổ biến hiện nay:

• Công nghệ nhận diện giọng nói để lựa chọn hàng.
• Theo dõi đơn hàng chỉ cần thông qua thiết bị điện thoại
• Quản lý các thông tin, chỉ số kho bãi theo thời gian thực với công nghệ IoT kết hợp với AI
• Robot vận chuyển

Qua bài viết này, có thể bạn đã nhận ra việc ứng dụng hệ thống quản lý kho hàng WMS là một trong những biện pháp thiết thực nhất để đổi mới kho bãi của doanh nghiệp. Hiểu được lợi ích và tính năng của hệ thống WMS là bước đâù tiên, sau đó bạn cần xác định đúng nhu đặc điểm của doanh nghiệp để biết lựa chọn loại hệ thống nào là phù hợp nhất. Qua đó, giúp cho công tác quản trị kho hàng của doanh nghiệp trở nên dễ dàng và hiệu quả.

Cùng với đó, chúng tôi có tổ chức khóa học quản trị kho bãi tại PMS để cung cấp cho Học viên nguyên tắc cơ bản giúp việc quản trị kho bãi vừa đảm bảo kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, vừa an toàn, sắp xếp khoa học, chuyên nghiệp hơn. Nếu có nhu cầu, hãy liên hệ với chúng tôi ngay để nhân các ưu đãi đặc biệt tại PMS nhé.