Hướng dẫn lập kế hoạch nhân sự với 5 bước – Kèm mẫu kế hoạch

Nhân sự được coi là một trong những tài nguyên quý giá nhất của tổ chức. Tuy nhiên, nhiều tổ chức thường đối mặt với khó khăn trong việc quản lý nguồn nhân lực và xây dựng kế hoạch nhân sự cho tương lai. Trong bài viết này, hãy cùng PMS tìm hiểu cách xây dựng kế hoạch nhân sự cho doanh nghiệp sao cho hiệu quả và bao gồm các bước nào?

1. Kế hoạch nhân sự là gì?

Kế hoạch nhân sự là quá trình xây dựng chiến lược cho tổ chức, thường được thực hiện bởi nhóm lãnh đạo nhân sự của công ty. Trong quá trình này, họ đánh giá và xác định nhu cầu về nhân sự của tổ chức. Nói theo cách khác, kế hoạch nhân sự sẽ giúp bạn định rõ số lượng và vị trí nhân sự mà tổ chức cần để đạt được mục tiêu chiến lược của mình.

Mỗi doanh nghiệp có thể lập kế hoạch quản lý nhân sự riêng tùy thuộc vào đặc thù và mục tiêu của họ, kế hoạch có thể áp dụng cho toàn bộ tổ chức, từng nhóm nhỏ, phòng ban, hoặc dự án lẻ.

Ngoài ra, một bản kế hoạch nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo có đủ nhân sự để đáp ứng các mục tiêu kinh doanh. Dưới đây là những lợi ích mang lại cho doanh nghiệp, cụ thể:

• Dự đoán được số lượng, vị trí nhân sự cần bổ sung trong tương lai.
• Quản lý chi phí nhân sự hợp lý
• Giúp giữ chân nhân viên giỏi cho công ty
• Tạo sự gắn kết giữa nhân viên với nhau và cả cấp trên.
• Giảm thiểu rủi ro liên quan đến các vấn đề về nhân sự
• Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên
• Xác định được các ứng viên tiềm năng có thể kế nhiệm vị trí lãnh đạo, quản lý.

Việc doanh nghiệp áp dụng một bản kế hoạch nhân sự chi tiết sẽ giúp ngăn chặn các vấn đề có thể gây trở ngại cho tốc độ phát triển hoặc ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Những vấn đề này có thể dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng và đồng thời làm mất cơ hội kinh doanh.

>> Tìm hiểu thêm: Nhân sự là gì? Công việc & vai trò của bộ phận nhân sự

2. Cách lập kế hoạch nhân sự cho công ty

2.1 Xác định mục tiêu

Bước đầu tiên trong việc lập kế hoạch nhân sự là xác định rõ mục tiêu từ tổng quát đến chi tiết của doanh nghiệp. Mục tiêu là nền tảng xây dựng kế hoạch, việc xác định rõ mục tiêu sẽ giúp doanh nghiệp có kế hoạch phân bổ nhân sự hợp lý.

Các mục tiêu bao gồm mục tiêu chiến lược tổ chức, mục tiêu tài chính và mục tiêu phát triển. Ví dụ, mục tiêu của doanh nghiệp là tăng doanh thu lên 20% trong năm 2024, doanh nghiệp sẽ cần tập trung vào đào tạo và tuyển dụng đội ngũ sale, tỷ lệ nhân viên sale có kinh nghiệm sẽ chiếm 70%.

2.2 Phân tích tình hình nhân sự hiện tại

Sau khi xác định mục tiêu, một kế hoạch nhân sự chi tiết cũng cần phân tích tình hình nhân sự hiện tại của công ty. Điều này giúp có đánh giá tổng quan về tình hình nhân sự cũng như nhận ra những vấn đề đang tồn tại trong vấn đề quản lý nhân sự nếu có.

Việc phân tích tình hình nhân sự bao gồm các yếu tố như:

• Số lượng nhân viên theo từng vị trí, phòng ban
• Trình độ, kỹ năng, năng lực của nhân viên
• Kinh nghiệm làm việc của nhân viên
• Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.

Thông qua việc phân tích tình hình nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp nhận ra các điểm mạnh và điểm yếu, những cơ hội và thách thức tổ chức đang gặp. Đồng thời đưa ra những quyết định liệu có cần thay đổi cơ cấu nhân sự hay không?

2.3 Dự báo nhu cầu nhân sự

Dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai giúp doanh nghiệp xác định số lượng, trình độ, kỹ năng,… của nhân sự cần tuyển dụng và đào tạo trong thời gian tới. Điều này có thể dựa trên dự báo mức tăng trưởng kinh doanh, mở rộng thị trường hoặc thay đổi chiến lược sản phẩm và dịch vụ của công ty.

Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét khi dự báo nhu cầu nhân sự bao gồm:

• Mục tiêu kinh doanh
• Quy mô doanh nghiệp
• Chiến lược kinh doanh
• Xu hướng thị trường
• Sự thay đổi của nền kinh tế
• Tỷ lệ nghỉ việc, thất nghiệp

2.4 Lên kế hoạch triển khai

Quá trình lên kế hoạch triển khai bao gồm các nội dung sau:

• Xác định các hoạt động cần triển khai: Tuyển dụng, đào tạo, quản lý hiệu suất, đánh giá nhân viên,…)
• Người chịu trách nhiệm thực hiện từng phần việc của kế hoạch: Cần phải xác định rõ người chịu trách nhiệm thực hiện từng phần việc của kế hoạch.
• Thời gian thực hiện kế hoạch: Cần xác định thời gian thực hiện kế hoạch (thời gian bắt đầu và kết thúc).
• Nguồn lực cần thiết: Cần xác định nguồn lực cần thiết như nhân lực, vật lực, tài lực để thực hiện từng hoạt động.

2.5 Đánh giá kế hoạch

Đánh giá lại kế hoạch là một phần không thể thiếu để đảm bảo rằng kế hoạch đang tiến hành theo đúng hướng và đạt được các mục tiêu đã đề ra. Báo cáo kết quả đánh giá đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo doanh nghiệp, giúp họ hiểu rõ tình hình thực hiện kế hoạch và đưa ra các điều chỉnh cần thiết.

Để đánh giá hiệu quả của bản kế hoạch, cần phân tích các dữ liệu đã thu thập. Thông qua việc xem xét các chỉ số và thống kê, ta có thể đánh giá mức độ đạt được các mục tiêu đã đề ra, chẳng hạn như số lượng nhân sự, nâng cao năng suất lao động, giảm tỷ lệ nghỉ việc.

Sau đó, cần phải đưa ra đánh giá về những điểm mạnh và những khía cạnh cần cải thiện của kế hoạch nhân sự. Việc này cung cấp thông tin quan trọng để điều chỉnh kế hoạch trong tương lai.

Cuối cùng, sau khi đã tổng hợp thông tin từ quá trình đánh giá, cần viết báo cáo chi tiết bao gồm thông tin về mục tiêu đã đề ra, kết quả đạt được, khó khăn gặp phải và các đề xuất để cải thiện tình hình.

Báo cáo này cần được trình bày một cách rõ ràng, có logic, có khả năng truyền đạt ý nghĩa của kế hoạch và kết quả đánh giá cho những người liên quan, bao gồm các cấp lãnh đạo và các thành viên trong tổ chức.

3. Chia sẻ một số mẫu kế hoạch nhân sự cho công ty

Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay thường tiến hành tuyển dụng nhân sự mà không có kế hoạch cụ thể, dẫn đến tình trạng không kiểm soát được cơ cấu nhân sự, có thể gây ra tình trạng thừa hoặc thiếu nhân sự quan trọng.

Điều này làm ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Vì vậy, việc sử dụng mẫu kế hoạch quản lý nhân sự có vai trò quan trọng trong việc giải quyết những thách thức này một cách toàn diện. Dưới đây là một số mẫu kế hoạch nhân sự có thể áp dụng để cải thiện quá trình quản lý nhân sự:

Mẫu lập kế hoạch nhân sự: https://docs.google.com/spreadsheets/d/14aebBrlYkrlcVR0LP4_AIShMesXw95lxi0kBR07HmAQ/

Mẫu kế hoạch tuyển dụng: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1FcYyNolYjlKCXunMG_k7fEkxsRmvWd79Fd8O4C2aBfI/

Qua bài viết trên, PMS đã chia sẻ cho bạn những kiến thức về việc lập kế hoạch nhân sự và tầm quan trọng của nó. Chúng ta có thể thấy rằng xây dựng kế hoạch nhân lực phù hợp là một yếu tố then chốt để đạt được thành công trong hoạt động kinh doanh.

Bên cạnh đó, các bạn có thể tham khảo ngay khóa học tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp tại Học Viện PMS, với phương pháp đào tạo đa dạng cùng với quá trình áp dụng thực tiễn trong suốt quá trình học, đây sẽ là chương trình đào tạo bổ ích cho bạn đấy.