KRI là gì? So sánh KRI và KPI trong quản trị

Trong quản trị doanh nghiệp, các chỉ số đo lường giúp nhà quản lý theo dõi hiệu suất hoạt động và đánh giá kết quả đạt được so với mục tiêu. Trong đó, KRI và KPI là hai khái niệm dễ bị nhầm lẫn do đều được sử dụng trong hệ thống đo lường hiệu suất. Trong bài viết này, Học viện PMS sẽ chia sẻ với bạn KRI là gì? Vai trò của KRI trong doanh nghiệp. Cùng tìm hiểu ngay. 

KRI là gì?

KRI (Key Result Indicator) là chỉ số kết quả then chốt, được sử dụng để đo lường kết quả đạt được từ nhiều hoạt động và đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp hoặc một bộ phận. KRI tập trung vào kết quả cuối cùng và giúp nhà quản lý nhìn lại tổ chức đã đạt được những gì sau một khoảng thời gian nhất định.

KRI thường gắn với toàn doanh nghiệp hoặc một bộ phận và là kết quả hình thành từ sự phối hợp của nhiều hoạt động khác nhau. Chỉ số này thường được đánh giá theo định kỳ và trả lời cho câu hỏi doanh nghiệp đã đạt được kết quả gì.

KRI có thể là chỉ số tài chính hoặc phi tài chính, nhưng thường thiên về các kết quả tài chính. Đây cũng thường là chỉ số phản ánh kết quả sau khi các hoạt động đã diễn ra. Vì vậy, KRI cung cấp cái nhìn tổng thể về kết quả nhưng không trực tiếp cho biết hoạt động hoặc nguyên nhân cụ thể nào đã dẫn đến thành công hay thất bại đó.

Một số đặc điểm thường gặp của KRI gồm:

• Phản ánh kết quả cuối cùng của hoạt động.
• Có tính tổng hợp và liên quan đến kết quả chung của doanh nghiệp hoặc bộ phận.
• Có thể bao gồm chỉ số tài chính và phi tài chính.
• Được đo lường định kỳ, chẳng hạn theo tháng hoặc quý.
• Có thể được sử dụng để báo cáo tình hình và kết quả hoạt động cho ban lãnh đạo, cổ đông và các bên liên quan.

Chẳng hạn, doanh thu, lợi nhuận, thị phần hay một số kết quả tổng hợp về khách hàng và nhân viên có thể được sử dụng làm KRI tùy theo mục tiêu mà doanh nghiệp đang theo đuổi.

Vai trò của KRI trong doanh nghiệp

KRI đóng vai trò quan trọng trong quản trị hiệu suất bởi chỉ số này giúp doanh nghiệp nhìn nhận kết quả cuối cùng của các hoạt động đã triển khai. 5 Vai trò quan trọng của KRI như sau:

Đo lường kết quả đạt được

KRI tập trung vào kết quả cuối cùng thay vì chỉ theo dõi quá trình thực hiện. Doanh nghiệp có thể dựa vào những kết quả như doanh thu, biên lợi nhuận hoặc thị phần để đánh giá mức độ thực hiện các mục tiêu chiến lược.

Qua đó, nhà quản lý có thể xác định kết quả thực tế đang ở mức nào so với mục tiêu đã đặt ra.

Cung cấp bức tranh tổng thể về doanh nghiệp

KRI giúp ban lãnh đạo có cái nhìn bao quát về kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian.

Thay vì đi sâu vào từng hoạt động riêng lẻ, KRI thể hiện kết quả sau cùng được hình thành từ nhiều hoạt động khác nhau. Những thông tin này hỗ trợ nhà quản lý đánh giá tình hình chung của tổ chức cũng như hiệu quả của chiến lược đang được triển khai.

Hỗ trợ ra quyết định chiến lược

Thông qua KRI, ban lãnh đạo có thể xác định những mục tiêu đã đạt hoặc chưa đạt kỳ vọng.

Khi kết quả thực tế chưa đáp ứng mục tiêu, doanh nghiệp có thêm dữ liệu để xác định khu vực cần được chú ý, xem xét lại việc phân bổ nguồn lực và điều chỉnh chiến lược hoặc hoạt động liên quan.

Tăng sự đồng bộ giữa các bộ phận

KRI liên kết các kết quả đạt được với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Khi các phòng ban hiểu rõ kết quả chung mà tổ chức hướng đến, hoạt động của từng bộ phận có thể được phối hợp và đồng bộ với mục tiêu đó.

Thông qua kết quả KRI, doanh nghiệp cũng có thể nhận diện những điểm mạnh và điểm còn hạn chế trong hoạt động của tổ chức.

Hỗ trợ truyền đạt kết quả đến các bên liên quan

Do phản ánh kết quả thực tế, KRI có thể xuất hiện trong các báo cáo quản trị dành cho ban điều hành, nhân viên, nhà đầu tư hoặc những bên liên quan khác.

Việc báo cáo KRI định kỳ giúp các bên nắm bắt tình hình hoạt động và kết quả doanh nghiệp đạt được trong từng giai đoạn.

So sánh chỉ số KRI với KPI

KRI và KPI đều là các chỉ số được sử dụng trong quản trị hiệu suất nhưng có mục đích khác nhau.

KRI tập trung vào kết quả cuối cùng mà doanh nghiệp hoặc bộ phận đã đạt được, trong khi KPI tập trung vào những khía cạnh hiệu suất quan trọng cần được theo dõi để cải thiện kết quả.

Bảng so sánh KRI và KPI qua các tiêu chí sau:

KPI là chỉ số đo lường hiệu suất hoạt động và được theo dõi thường xuyên hơn, trong khi KRI đo lường kết quả tổng hợp và thường được đánh giá định kỳ.

KRI là kết quả của nhiều hoạt động phối hợp và thường gắn với toàn công ty hoặc bộ phận. Ngược lại, KPI tập trung vào một số phương diện hoạt động quan trọng và cho biết doanh nghiệp hoặc cá nhân cần làm gì để tạo ra sự cải thiện đáng kể về hiệu suất.

Như vậy, KRI và KPI không thay thế nhau mà có mối quan hệ bổ trợ. Các hoạt động được theo dõi bằng KPI có thể góp phần tạo ra kết quả cuối cùng được phản ánh thông qua KRI.

Ví dụ, nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu tăng trưởng kinh doanh, các KPI có thể được sử dụng để theo dõi những hoạt động quan trọng trong quá trình thực hiện. Sau một khoảng thời gian, KRI phản ánh kết quả tổng hợp mà doanh nghiệp thực sự đạt được.

KRI được sử dụng trong lĩnh vực nào?

KRI có thể được áp dụng trong nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau của doanh nghiệp. Tùy mục tiêu chiến lược, mỗi tổ chức có thể lựa chọn những chỉ số kết quả phù hợp với lĩnh vực cần theo dõi. 

Kinh doanh và bán hàng

Trong hoạt động kinh doanh, KRI có thể được sử dụng để đánh giá kết quả doanh thu hoặc mức độ tăng trưởng đạt được trong một giai đoạn.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể theo dõi mức tăng trưởng doanh thu từ khách hàng mới theo quý để đánh giá kết quả của mục tiêu mở rộng hoạt động bán hàng.

Khách hàng

KRI cũng có thể phản ánh kết quả liên quan đến trải nghiệm và mức độ hài lòng của khách hàng.

Ví dụ sử dụng NPS làm chỉ số kết quả nhằm đánh giá mức độ hài lòng và trung thành của khách hàng sau những hoạt động cải thiện trải nghiệm.

Quản trị nhân sự

Trong lĩnh vực nhân sự, doanh nghiệp có thể sử dụng KRI để đánh giá những kết quả tổng hợp liên quan đến đội ngũ nhân viên.

Ví dụ, mức thay đổi của điểm khảo sát Employee Engagement qua từng giai đoạn có thể được sử dụng để đánh giá kết quả của những chương trình hướng đến cải thiện sự gắn kết trong tổ chức.

Marketing và phát triển thị trường

KRI có thể được sử dụng để theo dõi kết quả của các mục tiêu liên quan đến phát triển thị trường.

Ví dụ mức tăng thị phần trong một khoảng thời gian nhất định, kết quả này giúp doanh nghiệp nhìn nhận hiệu quả tổng thể của các hoạt động hướng đến mục tiêu mở rộng thị trường.

Sản xuất và chất lượng

Trong sản xuất, KRI có thể gắn với kết quả về chất lượng sản phẩm. Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể đặt chỉ số về mức giảm tỷ lệ lỗi sản phẩm trong một quý để đánh giá kết quả đạt được từ các hoạt động cải thiện chất lượng.

Như vậy, KRI không giới hạn ở một phòng ban cụ thể. Chỉ số này có thể được sử dụng trong kinh doanh, khách hàng, nhân sự, phát triển thị trường hay sản xuất, miễn là chỉ số được lựa chọn phản ánh kết quả quan trọng gắn với mục tiêu mà doanh nghiệp đang theo đuổi.

Một số lưu ý khi sử dụng KRI

• Lựa chọn KRI phù hợp với mục tiêu

KRI cần có khả năng định lượng rõ ràng và liên quan trực tiếp đến mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

Đồng thời, chỉ số được lựa chọn phải thực sự phản ánh kết quả cuối cùng thay vì chỉ mô tả một hoạt động hoặc quy trình đang được thực hiện.

• Xác định baseline và ngưỡng đánh giá

Doanh nghiệp cần thiết lập mức chuẩn và ngưỡng cụ thể cho từng KRI. Điều này giúp nhà quản lý có cơ sở xác định kết quả đang ở mức bình thường hay đã xuất hiện vấn đề cần được xem xét.

Các ngưỡng này cũng không nên cố định trong thời gian dài mà cần được điều chỉnh khi mục tiêu chiến lược hoặc môi trường kinh doanh thay đổi.

• Kết hợp KRI với KPI

Chỉ theo dõi kết quả cuối cùng thông qua KRI chưa cung cấp đầy đủ thông tin về những hoạt động tạo nên kết quả đó.

Doanh nghiệp nên liên kết KRI với KPI để vừa quan sát kết quả tổng thể vừa theo dõi hiệu suất của những hoạt động quan trọng. Việc kết hợp hai nhóm chỉ số tạo ra góc nhìn đầy đủ hơn đối với hoạt động và kết quả của tổ chức.

• Rà soát và cập nhật KRI định kỳ

Mục tiêu chiến lược và môi trường kinh doanh có thể thay đổi theo thời gian. Vì vậy, hệ thống KRI cũng cần được xem xét và cập nhật định kỳ.

Doanh nghiệp có thể thu thập phản hồi từ các bộ phận liên quan để điều chỉnh những chỉ số không còn phản ánh đúng kết quả cần theo dõi.

• Đưa KRI vào hệ thống báo cáo quản trị

KRI cần được tích hợp vào hoạt động báo cáo định kỳ và các cuộc họp quản trị để thông tin về kết quả được truyền đạt đến đúng người và đúng thời điểm.

Điều này giúp ban lãnh đạo sử dụng dữ liệu KRI như một phần của quá trình đánh giá tình hình và đưa ra quyết định.

• Đảm bảo các bên hiểu đúng KRI

Các cấp quản lý và nhân viên liên quan cần hiểu ý nghĩa, mục tiêu và cách sử dụng KRI. Việc truyền thông rõ ràng giúp hạn chế tình trạng nhầm lẫn giữa KRI với KPI hoặc sử dụng chỉ số không đúng mục đích.

Doanh nghiệp cũng cần tạo điều kiện trao đổi giữa các bộ phận để thông tin về kết quả được chia sẻ minh bạch và nhất quán.

Kết luận

Tóm lại, bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ KRI là gì? So sánh KRI và KPI trong quản trị. KRI hay Key Result Indicator tập trung vào các kết quả then chốt, thường mang tính tổng hợp và được đánh giá định kỳ để cho biết doanh nghiệp đã đạt được những gì so với mục tiêu. KRI và KPI vì vậy không nên được xem là hai hệ thống thay thế lẫn nhau. Doanh nghiệp có thể sử dụng KPI để theo dõi những hoạt động quan trọng trong quá trình thực hiện, đồng thời sử dụng KRI để đánh giá kết quả tổng thể đạt được.