Cách thực hiện phương pháp phân tích ABC trong quản lý tồn kho 

Phân tích ABC là phương pháp cơ bản nhưng đem đến nhiều hiệu quả trong công tác quản lý tồn kho. Để doanh nghiệp tối ưu hóa kho hàng phương pháp này cần được triển đúng cách và đúng thời điểm. Trong bài viết này, chúng tôi mang đến cho bạn những kiến thức thực tiễn nhất, được đúc kết trong quá trình đào tạo tư vấn sản xuất. Cùng Học viện PMS tìm hiểu ngay nhé!

Phương pháp phân tích ABC là gì?

Phân tích ABC (hoặc Kiểm soát hàng tồn kho chọn lọc) là một kỹ thuật phân loại hàng tồn kho. Phương pháp ABC chia hàng tồn kho thành ba loại – Nhóm A với kiểm soát rất chặt chẽ và hồ sơ chính xác, Nhóm B với hồ sơ tốt và ít kiểm soát chặt chẽ hơn và Nhóm C với các điều khiển đơn giản nhất có thể và hồ sơ tối thiểu.

Cụ thể, phân loại hàng hóa của phương pháp phân tích ABC được hiểu như sau:

• Nhóm A: Đây là nhóm quan trọng nhất về giá trị. Các mặt hàng chỉ chiếm 20% theo số lượng, nhưng chúng chiếm đến 70% về giá trị. Nhóm A chứa các mặt hàng có giá trị cao hoặc có xu hướng bán chạy. Vậy nên doanh nghiệp cần đảm bảo tồn kho của nhóm này được quản lý tốt nhất, luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
• Nhóm B: Nhóm B có nhiều mặt hàng hơn so với nhóm A, chiếm 30% tổng lượng hàng hóa. Giá trị của nhóm B rơi vào khoảng 25%. Nhóm này có thể chứa các sản phẩm có giá trị trung bình hoặc có xu hướng phát triển trong tương lai. Doanh nghiệp cần quản lý tồn kho của nhóm này một cách hiệu quả, nhưng không cần dành quá nhiều tài nguyên so với nhóm A.
• Nhóm C: Nhóm C chứa 50% mặt hàng, chiếm phần lớn số lượng tồn kho nhưng giá trị của chúng lại thấp nhất – khoảng 5%. Đây là các mặt hàng có giá trị thấp, ít quan trọng hoặc không cần thiết cho hoạt động chính của doanh nghiệp. Quản lý tồn kho của nhóm này có thể linh hoạt hơn và không đòi hỏi sự tập trung cao như nhóm A và B.

Quy tắc 80/20 trong phương pháp ABC

Quy tắc 80/20 của Vilfredo Pareto cho rằng 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân. Trong trường hợp của phân tích ABC, 80% giá trị doanh thu hàng năm đến từ 20% các mặt hàng có giá trị lớn nhất – ở đây là các mặt hàng thuộc nhóm A. Và 20% còn lại thuộc các mặt hàng của nhóm B và C.

Qua quy tắc 80/20, chúng ta có thể ý thức rõ hơn của việc phân loại quản lý tồn kho. Các mặt hàng có tầm quan trọng đối với doanh nghiệp như nhóm A cần được tập trung quản lý. Điều này không đồng nghĩa với việc bỏ bê mặt hàng loại B và C, nhưng chúng ta biết phân bổ nguồn lực để quản lý một cách hiệu quả.

Tìm hiểu định nghĩa và cách quản lý kho hiệu quả

Các bước phân tích ABC trong quản lý tồn kho

Bằng cách thực hiện phân tích ABC, sẽ hỗ trợ bạn nhiều trong việc quản lý và cải thiện quy trình tồn kho tổng thể của doanh nghiệp. Dưới đây là các bước thực hiện phân tích ABC trong quản lý tồn kho:

Xác định mục tiêu thực hiện ABC

Mục tiêu cho việc ứng dụng phương pháp ABC có thể tùy thuộc vào từng doanh nghiệp khác nhau. Theo kinh nghiệm làm việc cùng nhiều doanh nghiệp đã từng hợp tác với PMS, một số mục tiêu phổ biến mà chúng tôi thường nhận thấy như:

• Cải thiện quản lý tồn kho: Phân tích ABC hỗ trợ doanh nghiệp xác định và quản lý kho hàng hợp lý, giảm thiểu tình trạng quá tải cũng như hết hàng, giảm chi phí tồn kho.
• Tăng doanh thu bán hàng: Phương pháp ABC giúp xác định sản phẩm đem lại nguồn thu nhập cao. Từ đó doanh nghiệp có chính sách kinh doanh phù hợp nhằm tăng doanh số bán hàng.
• Và một số mục tiêu khác…

Thu thập dữ liệu

Một số dữ liệu cần thu nhập liên quan đến tồn kho như: doanh số bán hàng, chi phí sản xuất. Dữ liệu này có thể được thu thập từ hệ thống kế toán, hệ thống quản lý kho hàng WMS hoặc các nguồn khác.

Tính toán giá trị hàng hóa

Tính “Tỷ lệ giá trị tác động hàng năm của mỗi đơn vị hàng hóa” được hiểu là cách để đo lường tầm quan trọng của mỗi mặt hàng đối với tổng giá trị của tất cả các mặt hàng trong một năm. Nó được tính toán bằng công thức:

Tỷ lệ tác động = (giá trị hàng năm của mỗi mặt hàng) / (tổng giá trị hàng năm của tất cả các mặt hàng) x 100

Sắp xếp mặt hàng theo giá trị

Qua số liệu về tỷ lệ tác động đã được tính toán ở bước trên, thực hiện sắp xếp thứ tự các mặt hàng theo thứ tự giảm dần dựa trên giá trị hàng năm.

Phân loại mặt hàng theo từng nhóm

Sau khi đã xác định được thứ tự giá trị mặt hàng từ cao đến thấp. Sau đó thực hiện phân loại các mặt hàng thành các nhóm A, B và C. Nhóm A – 20% mặt hàng xếp cao nhất theo giá trị hàng năm. Nhóm B – là 30% loại hàng hóa tiếp theo, và 50% dưới cùng được phân loại là hàng C.

Ghi nhận đánh giá

Bước cuối cùng là ghi nhận kết quả và đánh giá, qua đây giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định cải tiến và đổi mới phù hợp. Một số công việc cần đảm bảo thực hiện như:

• Ghi nhận kết quả: Kết quả phân tích ABC cần ghi nhận lại một cách trực quan, chính xác thể hiện được các thông tin cần thiết cho nhu cầu của doanh nghiệp.
• Đánh giá kết quả: Nhận xét kết quả đạt được một cách toàn diện, trung thực, bao gồm cả những mặt tích cực và điểm hạn chế.
• Đưa ra giải pháp phù hợp: Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp cần đưa ra hướng xử lý và giải pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp để duy trì và cải tiến hiệu quả hoạt động.

Ưu điểm của phương pháp phân tích ABC

Phân bổ nguồn lực hiệu quả

Phương pháp ABC giúp doanh nghiệp phân loại mặt hàng ở các nhóm cụ thể để dễ dàng quản lý. Tuy nhiên sự phân loại này không tồn tại mãi mãi mà liên tục thay đổi dựa vào sự biến động của thị trường. Khi giá trị hàng hóa giảm, thứ tự cũng được sắp xếp theo chu kỳ để đảm bảo hiệu quả nguồn lực được phân bổ.

Xác định các hoạt động không hiệu quả

Thực hiện ABC giúp doanh xác định và phân tích tất cả các hoạt động liên quan đến quy trình sản xuất của sản phẩm. Điều này có thể giúp xác định các hoạt động không hiệu quả hoặc không cần thiết, sau đó có thể loại bỏ hoặc cải thiện chúng.

Tối ưu chi phí sản phẩm

ABC cung cấp các thông tin chi tiết về kho hàng, qua đó công tác lưu kho được tinh gọn và tiết kiệm các chi phí phát sinh để quản trị kho bãi.

Khó khăn khi triển khai phương pháp ABC và hướng giải quyết

Phương pháp phân tích ABC là cách giúp cho việc quản lý kho được thực hiện tối ưu hơn. Ứng dụng ABC vào doanh nghiệp cũng tương đối dễ dàng nếu người quản lý kho và nhân viên được đào tạo bài bản về nghiệp vụ này.

Nó có nhiều ưu điểm, tuy nhiên cũng cần phải kể đến một số hạn chế của phân tích ABC. Trong bước tính toán giá trị hàng hóa và sắp xếp mặt hàng theo giá trị, nếu chỉ xét giá trị trên 1-2 chỉ tiêu thì điều này quá đơn giản. Nhưng khi phát sinh nhiều chỉ tiêu cần được đánh giá và kiểm duyệt, công việc phân loại sẽ khó khăn hơn nhiều.

Thêm một điểm nữa, trong thời kỳ kinh tế có nhiều biến động và cập nhật liên tục. Việc các mặt hàng liên tục thay đổi giá trị tác động cũng diễn ra rất thường xuyên. Vậy nên nếu không cập nhật số liệu liên tục, việc phân loại ABC của doanh nghiệp sẽ không đảm bảo được tính chính xác và dễ dàng trở nên lỗi thời.

Nhưng cũng đừng quá lo lắng, chúng tôi ở đây là để đem đến giải pháp cho bạn. Hiểu được tầm quan trọng của phương pháp phân tích ABC trong công tác quản lý kho. Học viện PMS chúng tôi đã xây dựng và tích hợp nội dung này vào chương trình đào tạo Quản trị Kho Bãi. Với mong muốn đem đến cho người học từ những kiến thức cơ bản về kho hàng đến việc thực hành các công việc chi tiết trong quy trình phân tích ABC. Truy cập tại đây.