Thang bảng lương là cơ sở trả lương đảm bảo sự minh bạch, công bằng và tạo động lực làm việc cho người lao động. Vậy xây dựng thang bảng lương như thế nào cho đúng và đảm bảo mọi tuân theo mọi yêu cầu của Pháp luật? Hãy cùng PMS tìm hiểu qua bài viết này!
Thang bảng lương là gì?
Đầu tiên, chúng ta cần hiểu thang bảng lương sẽ gồm thang lương và bảng lương, được định nghĩa như sau:
Thang lương là một hệ thống các bậc lương phân theo nhóm ngạch lương, bậc lương (hệ số lương) mà công ty căn cứ xét trả lương, nâng lương định kỳ cho người lao động để hiện sự rõ ràng, minh bạch và công bằng.
Bảng lương là một văn bản liệt kê tổng hợp số tiền thực tế mà doanh nghiệp trả cho người lao động bao gồm các khoản thu nhập và các khoản khấu trừ trong một kỳ lương. Nó bao gồm số tiền lương cơ bản, tiền thưởng, phụ cấp và trợ cấp cũng như các khoản khấu trừ như bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân.
*Lưu ý: Doanh nghiệp thường xác định mức lương của người lao động dựa trên hệ thống thang bảng lương đã được thiết lập trước đó qua các yếu tố như năng lực, kinh nghiệm và hiệu suất hoàn thành công việc.
Doanh nghiệp xây dựng thang bảng lương để làm gì?
Để quản lý nguồn nhân lực và đảm bảo tính minh bạch trong việc trả lương, mỗi doanh nghiệp cần thiết lập thang lương bảng lương định kỳ. Thang bảng lương sẽ là cơ sở pháp lý để xác định thu nhập của nhân viên và việc thỏa thuận về mức lương giữa doanh nghiệp và người lao động.
Các doanh nghiệp cần xây dựng thang bảng lương cụ thể, xác định định mức lao động và hợp đồng lao động và đề ra thoả thuận về mức lương với ứng viên dựa trên vị trí công việc hoặc chức vụ cụ thể trong công ty để nhân sự có thể yên tâm cống hiến cho doanh nghiệp lâu dài.
Những điều cần biết khi xây dựng thang bảng lương
Tuân thủ theo quy định pháp luật
Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 có nêu: Xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động
- Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
- Mức lao động phải là mức trung bình bảo đảm số đông người lao động thực hiện được mà không phải kéo dài thời giờ làm việc bình thường và phải được áp dụng thử trước khi ban hành chính thức.
- Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
Ngoài ra, căn cứ vào pháp lý, Điều 7 của Nghị định 49/2013/NĐ-CP đã quy định những nguyên tắc quan trọng về việc xây dựng thang bảng lương như sau:
- Căn cứ vào tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, doanh nghiệp xây dựng và quyết định thang lương, bảng lương đối với lao động quản lý, lao động chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ và công nhân trực tiếp sản xuất, kinh doanh, phục vụ.
- Bội số của thang lương là hệ số chênh lệch giữa mức lương của công việc hoặc chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật cao nhất so với mức lương của công việc hoặc chức danh có yêu cầu trình độ kỹ thuật thấp nhất, số bậc của thang lương, bảng lương phụ thuộc vào độ phức tạp quản lý, cấp bậc công việc hoặc chức danh đòi hỏi. Khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề phải bảo đảm khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệm, phát triển tài năng nhưng ít nhất bằng 5%.
- Mức lương thấp nhất (khởi điểm) của công việc hoặc chức danh trong thang lương, bảng lương do công ty xác định trên cơ sở mức độ phức tạp của công việc hoặc chức danh tương ứng với trình độ, kỹ năng, trách nhiệm, kinh nghiệm để thực hiện công việc hoặc chức danh, trong đó:
- a) Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định;
- b) Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp tự dạy nghề) phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định;
- c) Mức lương của công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5%; công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường.
- Khi xây dựng và áp dụng thang lương, bảng lương phải bảo đảm bình đẳng, không phân biệt đối xử về giới tính, dân tộc, màu da, thành phần xã hội, tình trạng hôn nhân, tín ngưỡng, tôn giáo, nhiễm HIV, khuyết tật hoặc vì lý do thành lập, gia nhập và hoạt động công đoàn đối với người lao động, đồng thời phải xây dựng tiêu chuẩn để xếp lương, điều kiện nâng bậc lương.
- Thang lương, bảng lương phải được định kỳ rà soát để sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với điều kiện thực tế về đổi mới công nghệ, tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, mặt bằng tiền lương trên thị trường lao động và bảo đảm các quy định của pháp luật lao động.
- Khi xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung thang lương, bảng lương, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động tại doanh nghiệp và công bố công khai tại nơi làm việc của người lao động trước khi thực hiện, đồng thời gửi cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất của doanh nghiệp. Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu khi xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung thang lương, bảng lương phải báo cáo chủ sở hữu cho ý kiến trước khi thực hiện; đối với công ty mẹ – Tập đoàn kinh tế nhà nước, công ty mẹ của Tổng công ty hạng đặc biệt đồng thời gửi Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội để theo dõi, giám sát.
Để hoàn thành quá trình đăng ký xây dựng thang bảng lương, chủ doanh nghiệp cần chuẩn bị một loạt giấy tờ và thực hiện các thủ tục sau:
- Đơn đăng ký xây dựng thang bảng lương.
- Quyết định ban hành về việc xây dựng thang bảng lương.
- Biên bản xác nhận việc đăng ký thang bảng lương.
- Hệ thống thang bảng lương cụ thể.
- Quy chế lương thưởng và các phụ cấp liên quan.
- Bảng quy định về các điều kiện và tiêu chuẩn áp dụng trong quá trình xây dựng thang bảng lương.
Các tài liệu này đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận và tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến quản lý lương thưởng và nhân sự trong doanh nghiệp.
Hướng dẫn xây dựng thang bảng lương cho doanh nghiệp
Bước 1: Thiết lập hệ thống thang bảng lương phù hợp
Hệ thống thang bảng lương được phân chia thành các bậc lương khác nhau, có vai trò trong việc xác định mức lương cho từng vị trí công việc. Mặc dù theo bộ Luật lao động không có giới hạn về số bậc lương, nhưng doanh nghiệp cần thiết lập ít nhất 2 bậc để tạo động lực người lao động. Thông thường, số bậc lương của các doanh nghiệp dao động từ 5 đến 15, cho phép người lao động thăng tiến khi đáp ứng đủ điều kiện.
Quan trọng nhất, mức lương khởi điểm (bậc 1) không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và đảm bảo quyền lợi cơ bản cho người lao động.
Căn cứ theo Điều 3 của Nghị định 38/2022/NĐ-CP quy định mức lương tối thiểu tháng, giờ cho người sử dụng lao động theo vùng như sau:
Vùng | Mức lương tối thiểu tháng (Đơn vị: đồng/tháng) | Mức lương tối thiểu giờ (Đơn vị: đồng/giờ) |
Vùng I | 4.680.000 | 22.500 |
Vùng II | 4.160.000 | 20.000 |
Vùng III | 3.640.000 | 17.500 |
Vùng IV | 3.250.000 | 15.600 |
Bước 2: Tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện cho người lao động tại cơ sở
Theo khoản 3 Điều 93 Bộ luật Lao động quy định, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động. Nếu không thực hiện, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 05 đến 10 triệu đồng (theo điểm c khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
Tuy nhiên, trường hợp doanh nghiệp không có tổ chức đại diện người lao động không bắt buộc phải tham khảo ý kiến công đoàn cấp trên.
Bước 3: Công khai thang bảng lương chính thức trước khi áp dụng
Sau khi xây dựng hoàn chỉnh thang bảng lương, doanh nghiệp bắt buộc phải công khai trước khi áp dụng, nếu không thực hiện theo, người sử dụng lao động sẽ bị phạt từ 05 đến 10 triệu đồng (theo điểm c khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).
Bước 4: Lưu trữ thông tin và hồ sơ giấy tờ
Bộ luật Lao động 2019 không yêu cầu doanh nghiệp phải nộp thang bảng lương cho phòng Lao động – Thương Binh và Xã hội. Nhưng doanh nghiệp cần phải tự bảo quản, lưu trữ hồ sơ giấy tờ liên quan về thang bảng lương để khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu giải trình.
Phân biệt tác dụng bảng lương và thang lương
Thang lương là một hệ thống các mức lương được phân chia theo các bậc, ngạch, chức danh,… dựa trên các tiêu chí như trình độ học vấn, kinh nghiệm, năng lực, trách nhiệm,… Thang lương giúp doanh nghiệp xác định rõ mức lương của từng vị trí công việc, đồng thời cũng tạo cơ sở để người lao động hiểu rõ về mức lương của mình.
Bảng lương là một bảng tổng hợp các mức lương thực tế mà người lao động trong một doanh nghiệp nhận được theo từng vị trí công việc, chức danh,… Bảng lương được xây dựng dựa trên thang lương, đồng thời cũng bao gồm các khoản phụ cấp, trợ cấp khác. Bảng lương giúp doanh nghiệp quản lý việc trả lương cho người lao động một cách hợp lý và minh bạch.
Trong bài viết trên PMS đã cung cấp cho bạn cách xây dựng thang bảng lương cụ thể. Trên thực tế, doanh nghiệp cần xây dựng thang bảng lương một cách khoa học, phù hợp với thực tế của doanh nghiệp và nhu cầu của người lao động để phát huy tối đa hiệu quả của nó.
Để xây dựng và triển khai hiệu quả thang bảng lương hiệu quả, quý Doanh nghiệp có thể tìm hiểu dịch vụ tư vấn xây dựng thang bảng lương của Học Viện PMS. Liên hệ tư vấn ngay với chúng tôi để được hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS