Biến động nhân sự là gì? Cách tính tỷ lệ biến động nhân sự

Biến động nhân sự là chỉ số quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình nhân lực, mức độ ổn định của đội ngũ và hiệu quả quản trị nhân sự. Việc theo dõi chỉ số này giúp nhà quản lý nhận diện những vấn đề trong môi trường làm việc và kịp thời điều chỉnh chính sách phù hợp. Vậy Biến động nhân sự là gì? Cách tính tỷ lệ biến động nhân sự như thế nào? Hãy cùng Học viện PMS tìm hiểu khái niệm, công thức tính và các giải pháp kiểm soát biến động nhân sự hiệu quả.

Biến động nhân sự là gì?

Biến động nhân sự là sự thay đổi về số lượng người lao động trong doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định, bao gồm các trường hợp nhân viên nghỉ việc, được tuyển mới hoặc thay đổi về cơ cấu nhân lực. Tình trạng này có thể xuất phát từ quyết định của người lao động, chính sách của doanh nghiệp hoặc những yếu tố liên quan đến thị trường lao động.

Biến động nhân sự thường được theo dõi thông qua tỷ lệ nhân viên rời khỏi tổ chức trong một giai đoạn cụ thể. Chỉ số này giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ ổn định của đội ngũ, nhận diện xu hướng nghỉ việc và xem xét hiệu quả của các chính sách tuyển dụng, đãi ngộ cũng như giữ chân nhân tài. Khi được phân tích cùng các dữ liệu nhân sự khác, tỷ lệ biến động cung cấp cơ sở để nhà quản lý điều chỉnh kế hoạch nhân lực phù hợp.

Nguyên nhân gây ra biến động nhân sự

Biến động nhân sự có thể xuất phát từ nhiều yếu tố, trong đó có nguyên nhân từ phía người lao động và những tác động khách quan bên ngoài. Việc xác định đúng nguyên nhân giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp để ổn định đội ngũ.

Nguyên nhân chủ quan

Đây là những nguyên nhân liên quan đến trải nghiệm, mong muốn và mức độ hài lòng của người lao động trong quá trình làm việc, chẳng hạn:

• Thu nhập và phúc lợi chưa phù hợp: Người lao động cảm thấy mức lương, tiền thưởng hoặc chế độ đãi ngộ chưa tương xứng với năng lực và đóng góp.
• Môi trường làm việc thiếu tích cực: Mối quan hệ giữa đồng nghiệp hoặc với cấp quản lý không tốt, áp lực công việc kéo dài khiến nhân viên không muốn tiếp tục gắn bó.
• Thiếu cơ hội phát triển: Nhân viên không nhìn thấy lộ trình thăng tiến, cơ hội học hỏi hoặc khả năng phát huy năng lực cá nhân.
• Công việc không phù hợp: Nhiệm vụ thực tế không đáp ứng kỳ vọng, không đúng chuyên môn hoặc không phù hợp với định hướng nghề nghiệp.
• Chính sách quản lý chưa hiệu quả: Cách phân công, đánh giá và ghi nhận đóng góp chưa phù hợp có thể khiến nhân viên giảm động lực làm việc.

Nguyên nhân khách quan

Bên cạnh các yếu tố nội bộ, biến động nhân sự còn có thể bắt nguồn từ những hoàn cảnh ngoài khả năng kiểm soát trực tiếp của doanh nghiệp, như người lao động đến tuổi nghỉ hưu, thay đổi nơi sinh sống, gặp vấn đề sức khỏe hoặc chịu ảnh hưởng từ biến động kinh tế, xã hội. Những yếu tố này có thể khiến nhân viên phải chấm dứt công việc dù không xuất phát từ sự bất mãn với doanh nghiệp.

Tỷ lệ biến động nhân sự bao nhiêu là báo động?

Tỷ lệ biến động nhân sự cần được xem xét dựa trên đặc thù ngành nghề, quy mô doanh nghiệp, cơ cấu lao động và tình hình thị trường. Theo các ngưỡng tham khảo được một số tài liệu quản trị nhân sự đề cập, doanh nghiệp có thể đánh giá sơ bộ như sau:

Lưu ý: Đây là các ngưỡng tham khảo, không phải tiêu chuẩn áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp. Chẳng hạn, tỷ lệ nghỉ việc tại ngành có lực lượng lao động thời vụ có thể khác đáng kể so với ngành đòi hỏi nhân sự chuyên môn cao. Doanh nghiệp cũng cần phân biệt nghỉ việc tự nguyện với các trường hợp chấm dứt hợp đồng do nguyên nhân khách quan.

Thay vì đặt mục tiêu tỷ lệ biến động bằng 0%, nhà quản lý nên xác định mức phù hợp với tổ chức, theo dõi xu hướng qua từng kỳ và chú trọng giữ chân những nhân sự có năng lực, kinh nghiệm hoặc vai trò quan trọng.

Cách tính tỷ lệ biến động nhân sự

Tỷ lệ biến động nhân sự được tính bằng số lao động nghỉ việc trong kỳ chia cho số lao động bình quân trong cùng kỳ, sau đó nhân với 100% để biểu thị kết quả dưới dạng phần trăm. Chỉ số này giúp doanh nghiệp theo dõi mức độ thay đổi nhân sự và đánh giá tình hình duy trì đội ngũ.

Công thức tính tỷ lệ biến động nhân sự

Tỷ lệ biến động nhân sự = Số lao động nghỉ việc trong kỳ / Số lao động bình quân trong kỳ*100%

Trong đó:

• Số lao động nghỉ việc trong kỳ: Tổng số nhân viên rời khỏi doanh nghiệp trong khoảng thời gian được thống kê.
• Số lao động bình quân trong kỳ: Số lượng nhân sự bình quân trong cùng khoảng thời gian, có thể xác định theo dữ liệu đầu kỳ, cuối kỳ hoặc bình quân nhân sự từng tháng tùy phương pháp doanh nghiệp áp dụng.

Ví dụ cách tính

Một doanh nghiệp có số lao động bình quân trong năm là 100 người và có 18 nhân viên nghỉ việc trong năm. Tỷ lệ biến động nhân sự được tính như sau:

18/100*100%=18%

Như vậy, tỷ lệ biến động nhân sự của doanh nghiệp trong năm là 18%.

Khi áp dụng công thức, doanh nghiệp cần thống nhất cách xác định số lao động bình quân và phạm vi nhân sự được tính. Nếu so sánh theo tháng, quý hoặc năm, cần sử dụng cùng phương pháp để bảo đảm kết quả phản ánh đúng xu hướng biến động.

Hậu quả của việc biến động nhân sự

Biến động nhân sự ở mức cao và kéo dài có thể gây ra nhiều hệ lụy đối với hoạt động quản lý, vận hành và phát triển của doanh nghiệp. Những hậu quả thường gặp gồm:

• Ảnh hưởng đến thương hiệu doanh nghiệp: Tình trạng nhân viên nghỉ việc liên tục có thể tạo ấn tượng không tốt với ứng viên, khách hàng và đối tác, làm giảm sức hấp dẫn của doanh nghiệp trên thị trường lao động.
• Gia tăng chi phí tuyển dụng và đào tạo: Doanh nghiệp phải dành thêm ngân sách cho việc đăng tin, tìm kiếm, phỏng vấn, hướng dẫn và đào tạo nhân sự mới. Đồng thời, việc nhân viên cũ rời đi có thể làm thất thoát kinh nghiệm và kiến thức tích lũy.
• Giảm năng suất làm việc: Khi vị trí chưa được thay thế kịp thời, khối lượng công việc có thể dồn lên những nhân viên còn lại. Việc liên tục thay đổi thành viên cũng gây khó khăn cho phối hợp và duy trì tiến độ.
• Ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh: Thiếu hụt nhân sự có thể làm gián đoạn hoạt động, giảm chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ và ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng. Nếu kéo dài, tình trạng này có thể làm suy giảm hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Giải pháp giúp giảm biến động nhân sự

Để kiểm soát biến động nhân sự, doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân nghỉ việc và triển khai các giải pháp phù hợp với nhu cầu của người lao động cũng như mục tiêu tổ chức.

Tuyển dụng đúng người, phù hợp với doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần xây dựng tiêu chí tuyển dụng rõ ràng, đánh giá năng lực và kinh nghiệm của ứng viên, đồng thời xem xét mức độ phù hợp với văn hóa tổ chức. Tuyển đúng người ngay từ đầu giúp nhân viên thích nghi tốt hơn với công việc, giảm nguy cơ nghỉ việc sớm và hạn chế chi phí tuyển dụng lại.

Xây dựng chế độ đãi ngộ phù hợp

Mức lương, tiền thưởng và phúc lợi cần tương xứng với năng lực, trách nhiệm và kết quả làm việc của nhân viên. Doanh nghiệp nên thường xuyên xem xét chính sách đãi ngộ để duy trì khả năng cạnh tranh trên thị trường lao động, đồng thời ghi nhận đóng góp một cách công bằng.

Tạo môi trường làm việc tích cực

Văn hóa doanh nghiệp, mối quan hệ đồng nghiệp và phong cách quản lý có ảnh hưởng đến quyết định gắn bó của nhân viên. Doanh nghiệp nên xây dựng môi trường làm việc tôn trọng, hỗ trợ hợp tác và khuyến khích chia sẻ ý kiến, qua đó nâng cao sự hài lòng và tinh thần làm việc của đội ngũ.

Xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp

Nhân viên có xu hướng gắn bó hơn khi nhìn thấy cơ hội học hỏi và phát triển trong tổ chức. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định lộ trình thăng tiến, tổ chức đào tạo phù hợp và tạo điều kiện để nhân viên phát huy năng lực. Việc đánh giá định kỳ cũng giúp nhận diện nhu cầu phát triển của từng cá nhân.

Tăng cường giao tiếp giữa quản lý và nhân viên

Nhà quản lý nên duy trì trao đổi thường xuyên để nắm bắt khó khăn, kỳ vọng và mức độ hài lòng của nhân viên. Cơ chế phản hồi hai chiều giúp doanh nghiệp sớm nhận diện những vấn đề có thể dẫn đến nghỉ việc, từ đó tìm hướng giải quyết trước khi tình trạng trở nên nghiêm trọng.

Phân tích nguyên nhân nghỉ việc và theo dõi dữ liệu nhân sự

Doanh nghiệp nên thực hiện phỏng vấn nghỉ việc, tổng hợp lý do nhân viên rời đi và phân tích biến động theo phòng ban, vị trí hoặc thời gian công tác. Kết hợp dữ liệu này với tỷ lệ nghỉ việc sẽ giúp nhà quản lý xác định những bộ phận có nguy cơ cao, đánh giá hiệu quả của các chính sách giữ chân nhân sự và điều chỉnh kịp thời.

Mẫu báo cáo tình hình biến động nhân sự

Báo cáo tình hình biến động nhân sự giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng lao động tăng, giảm, thay đổi cơ cấu và tình hình sử dụng nhân lực trong từng kỳ. Tùy mục đích quản trị nội bộ hay thực hiện nghĩa vụ báo cáo theo quy định, doanh nghiệp cần lựa chọn mẫu biểu phù hợp.

Mẫu báo cáo biến động nhân sự nội bộ

Doanh nghiệp có thể sử dụng bảng tổng hợp dưới đây để theo dõi tình hình nhân sự theo tháng, quý hoặc năm:

Bên cạnh số liệu tổng hợp, doanh nghiệp nên ghi nhận thêm lý do nghỉ việc, phòng ban, vị trí công tác và thời gian làm việc của nhân viên rời đi để thuận tiện cho việc phân tích nguyên nhân.

Báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định

Đối với báo cáo gửi cơ quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp cần phân biệt báo cáo quản trị nội bộ với biểu mẫu pháp lý áp dụng tại thời điểm thực hiện. Mẫu số 01/PLI ban hành kèm Nghị định 145/2020/NĐ-CP là biểu mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động được quy định trong khuôn khổ pháp luật lao động; doanh nghiệp nên kiểm tra văn bản hiện hành và hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận trước khi lập, nộp báo cáo.

Kết luận

Hiểu rõ Biến động nhân sự là gì? Cách tính tỷ lệ biến động nhân sự giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ ổn định của đội ngũ, nhận diện nguyên nhân nghỉ việc và chủ động xây dựng chính sách giữ chân nhân tài. Việc theo dõi dữ liệu thường xuyên kết hợp với cải thiện môi trường làm việc, chế độ đãi ngộ và cơ hội phát triển sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự. Học viện PMS hy vọng bài viết cung cấp thông tin hữu ích để doanh nghiệp quản lý nguồn nhân lực hiệu quả và phát triển bền vững.