DMAIC là gì? Hướng dẫn 5 bước thực hiện chu trình DMAIC

DMAIC là một trong những phương pháp hiệu quả, được sử dụng phổ biến trong việc cải thiện các quy trình của toàn bộ tổ chức. Vậy DMAIC là gì? Các bước để thực hiện phương pháp này là gì? Cùng PMS tìm hiểu ngay nhé!

Phương pháp DMAIC là gì?

Phương pháp DMAIC là một chu trình cung cấp phương pháp để giải quyết vấn đề, nhằm cải tiến chất lượng một quy trình nào đó dựa trên dữ liệu có sẵn. Đây là một phương pháp gồm 5 bước là: Define – Xác định, Measure- Đo lường, Analyze – Phân tích, Improve – Cải tiến và Control – Kiểm soát.

Qua việc thực hiện những công việc này có thể giúp doanh nghiệp cải thiện bất cứ quy trình nào hiện có từ kinh doanh đến sản xuất hay các nghiệp vụ hành chính. Đây là phương pháp được lấy ra trong hệ thống quản lý chất lượng Six Sigma.

5 bước thực hiện chu trình DMAIC

Define – Giai đoạn xác định 

Là một trong những bước đầu tiên và quan trọng nhất của phương pháp DMAIC, vì nó giúp doanh nghiệp xác định các vấn đề còn tồn đọng và cần được giải quyết. Lưu ý rằng, vấn đề và các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình cần được xác định rõ ràng, phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Qua đó để dễ dàng thiết lập các bước thực hiện quy trình, phạm vi và mục tiêu ảnh hưởng.

Một số công việc cụ thể cần thực hiện ở đây là:

• Xác định các cơ hội cải tiến chất lượng quy trình
• Xác định phạm vi tác động của dự án
• Lên danh sách và từng bước thực hiện công việc trong quy trình
• Xác định tất cả các các nhân, phòng ban có liên quan
• Ước lượng thời gian hoàn thành dự án
• Phân tích và ghi nhận các cơ hội kinh doanh
• Xác định khách hàng.
• Xác định ranh giới của quá trình

Một giai đoạn Define được chuẩn bị bài bản sẽ giúp bạn kiểm soát được mục tiêu, xác định kỹ lưỡng thời hạn hoàn thành dự án.

Measure – Giai đoạn đo lường

Giai đoạn đo lường tập trung vào việc thu thập dữ liệu hiện có để đánh giá hiệu suất của một quy trình nhất định. Nếu không có các tiêu chuẩn để đánh giá cụ thể, thì việc theo dõi các cải tiến sẽ rất khó khăn. Do đó, trong giai đoạn này, chúng ta sẽ:

• Xây dựng các phương pháp thu thập dữ liệu để sử dụng cho việc đo lường.
• Thu thập các thông số đầu vào, trong khi thực hiện và đầu ra của quy trình.
• Thu thập và phân tích dữ liệu tại thời điểm đo lường.
• Đo lường và phát hiện các nguyên nhân dẫn đến sự thất bại.

Trong giai đoạn Measure, việc sử dụng các công cụ quản lý trực quan như biểu đồ kiểm soát, biểu đồ thanh và biểu đồ chạy… là các hiệu quả giúp bạn có thể đạt được kết quả tốt hơn.

Analyze – Giai đoạn phân tích

Trong giai đoạn này, bạn cần phân tích các dữ liệu đã thu thập trong quá trình đo lường. Với mục tiêu là xác định các nguyên nhân cõi lõi để đảm bảo sự cải thiện được tác động đúng nguồn gốc phát sinh vấn đề. Các bước cần thực hiện ở giai đoạn này bao gồm:

• Áp dụng các phương pháp để phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, một trong những công cụ chúng tôi khuyến khích cho bạn là phương pháp 5 Whys hoặc có thể áp dụng biểu đồ xương cá
• Thực hiện phân tích sai hỏng và sự tác động FMEA, nhằm xác định các vấn đề không hiệu quả, dẫn đến lỗi và khuyết điểm có thể xảy ra.
• Bằng 7 biểu đồ thống kê cơ bản trong quản lý chất lượng để biểu thị mức độ biến đổi trong một quy trình cụ thể.
• Kiểm soát và xây dựng kế hoạch cải thiện quy trình.

Improve – Giai đoạn cải tiến

Giai đoạn này là thời điểm để bắt đầu thực hiện các cải tiến, mục tiêu của cải tiến là để tối ưu các công đoạn trong công việc, loại bỏ các công việc dư thừa.

Các hoạt động có thể thực hiện để cải tiến liên tục như:

• Khơi gợi ý tưởng cho nhân viên để đưa ra giải pháp cải tiến.
• Ứng dụng phương pháp Kaizen để cải thiện quy trình
• Phổ biến phương pháp được đổi mới cho các bên liên quan
• Kiểm tra các giải pháp bằng chu trình PDCA
• Sử dụng phần mềm quản lý cải thiện là bước đi thông minh ở giai đoạn này.

Control – Giai đoạn kiểm soát

Sau khi thực hiện đổi mới và giải quyết hiệu quả các vấn đề, thì đã đến lúc bạn cần thiết lập các tiêu chuẩn để kiểm soát quy trình, theo dõi nhằm đảm bảo hiệu quả được duy trì lâu dài. Sau đây là những nhiệm vụ của bạn tại bước này:

• Ghi nhận các số liệu đạt được.
• Xác định và cập nhật các tiêu chuẩn chất lượng mới.
• Đảm bảo toàn bộ ngũ đang làm việc đáp ứng được các tiêu chuẩn và số liệu tương tự.
• Sử dụng phương pháp thích hợp để theo dõi việc thực hiện quy trình và kịp thời phát hiện bất kỳ vấn đề nào phát sinh (có thể áp dụng: biểu đồ kiểm soát)
• Xác định các cải tiến cần bổ sung khi cần để đáp ứng các mục tiêu.
• Cải tiến mọi ngóc ngách của công việc bằng nguyên tắc 5S.
• Ghi nhận kết quả và rút ra bài học kinh nghiệm.

Sau giai đoạn kiểm soát, bạn có thể đo lường những tác động thay đổi các khía cạnh như chi phí, hiệu suất và sự hài lòng của khách hàng. Giai đoạn này không kết thúc những vấn tiếp tục cho đến khi xuất hiện các cơ hội khác có thể cải thiện, khi đó vòng lặp DMAIC lại bắt đầu.

Lợi ích của phương pháp DMAIC

Bất kỳ tổ chức nào muốn cải thiện một quy trình làm việc cụ thể, chẳng hạn như giảm thiểu số lần xảy ra lỗi trong quy trình để nâng cao chất sản phẩm, thì việc có một kế hoạch bài bản là điều cần thiết. Khi này, việc sử dụng quy trình DMAIC như là một giải pháp thích hợp nhất, phương pháp này vô cùng có lợi khi cung cấp cách tiếp cận đơn giản nhưng mang lại tính hệ thống cao cho doanh nghiệp.

Thông thường khi chưa áp dụng DMAIC, các tổ chức hay gặp khó khăn trong việc xem xét mức độ hiệu quả của chiến lược. Kể cả với những sáng kiến tốt nhất, nếu không được thực hiện các biện pháp kiểm soát thích hợp thì cũng có thể dẫn đến kết quả không tối ưu.

Một lợi ích khác là DMAIC yêu cầu doanh nghiệp ghi chép cẩn thận các số liệu đạt được, qua đó giúp họ dễ dàng điều chỉnh cách tiếp cận và giải quyết vấn đề một cách linh hoạt. Dữ liệu được thu thập cũng là nguồn tài sản hỗ trợ rất nhiều trong việc phân tích và căn chuẩn cho các dự án mới trong tương lai.

Phân biệt DMAIC và DMADV

Tương tự với DMAIC, phương pháp DMADV cũng là một phần quan trọng của quy trình Six Sigma. Nhưng có điểm riêng biệt là trong khi DMAIC được sử dụng cho mục đích cải tiến từng giai đoạn của quy trình thì DMADV lại cải tiến cho toàn bộ quy trình. DMADV là viết tắt của: D: Xác định (Define); M: Đo lường (Measure); A: Phân tích (Analyze); D: Thiết kế (Design); V: Xác minh (Verify).

Ở 3 bước đầu tiên, 2 giai đoạn này đều có các công việc tương tự nhau. Trong giai đoạn thứ 4, nhóm thiết kế có chức năng thiết lập các quy trình mới cần tái thiết kế. Và giai đoạn thứ 4 là việc xác minh lại việc thay đổi có đạt được với yêu cầu đề ra hay chưa.

Khóa học Lean tại Học viện PMS là nơi cung cấp cho bạn kiến thức và các bước triển khai xây dựng hệ thống Lean trong xưởng sản xuất. Chương trình đào tạo này cũng tạo điều kiện cho học viên có hiểu biết sâu sắc về DMAIC là gì và cách xử lý hiệu quả các tình huống khó khăn.