Hàng tồn kho là gì? Các loại và tầm quan trọng kiểm soát tồn kho

Hàng tồn kho là tài sản lưu động ngắn hạn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu tồn kho quá nhiều đồng nghĩa với việc nguồn vốn bị “đóng băng”, không tạo ra lợi nhuận, trong khi tồn kho quá ít lại gây ra tình trạng thiếu hụt, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Do đó, việc duy trì hàng tồn kho hợp lý, đảm bảo sự luân chuyển đều đặn là mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp.

Hàng tồn kho là gì?

Hàng tồn kho là hàng hóa và sản phẩm của công ty đã sẵn sàng để bán, cùng với nguyên liệu thô được sử dụng để sản xuất. Hàng tồn kho của một doanh nghiệp đại diện cho một trong những tài sản quan trọng nhất mà công ty có vì vòng quay hàng tồn kho đại diện cho một trong những nguồn chính tạo ra doanh thu và thu nhập sau đó cho các cổ đông của doanh nghiệp.

Trong kế toán, hàng tồn kho được coi là tài sản lưu động vì công ty thường có kế hoạch bán sản phẩm hoàn thiện trong vòng một năm.

Hàng tồn kho được định giá theo một trong ba phương pháp, bao gồm

• Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)
• Phương pháp nhập sau xuất trước (LIFO)
• Phương pháp bình quân gia quyền

Vì thế, quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho phép doanh nghiệp giảm thiểu chi phí hàng tồn kho khi tạo hoặc nhận hàng khi cần.

Ban quản lý công ty, các nhà phân tích và nhà đầu tư có thể sử dụng vòng quay hàng tồn kho của công ty để xác định số lần công ty bán sản phẩm trong một khoảng thời gian nhất định. Vòng quay hàng tồn kho có thể cho biết liệu công ty có quá nhiều hay quá ít hàng tồn kho trong tay.

Các loại hàng tồn kho

Có ba loại hàng tồn kho, bao gồm nguyên liệu thô, sản phẩm đang sản xuất (WIP) và thành phẩm.

Nguyên liệu thô

Nguyên liệu thô là vật liệu chưa qua chế biến được sử dụng để sản xuất hàng hóa. Ví dụ về nguyên liệu thô bao gồm:

• Nhôm và thép để sản xuất ô tô
• Bột mì cho các tiệm bánh để làm ra bánh mì
• Dầu thô được giữ bởi các nhà máy lọc dầu

Hàng tồn kho đang sản xuất

Hàng tồn kho đang sản xuất là hàng hóa đã hoàn thiện một phần đang chờ hoàn thiện và bán lại. Hàng tồn kho đang sản xuất cũng được gọi là hàng tồn kho trên sàn sản xuất.

Ví dụ trong nhà máy sản xuất ô tô, các bộ phận như động cơ, bánh xe, khung xe, dây điện,.. đang trong quá trình lắp ráp và chưa được hoàn chỉnh để đưa ra thị trường thương mại.

Thành phẩm

Thành phẩm là những sản phẩm trải qua quá trình sản xuất, hoàn thiện và sẵn sàng để bán. Các nhà bán lẻ thường gọi hàng tồn kho này là hàng hóa.

Lấy ví dụ ở trên tiếp tục cho các bạn đọc dễ hình dung, sau khi các bộ phận đã lắp ráp hoàn thành lại với nhau tạo thành một chiếc ô tô hoàn chỉnh, các sản phẩm này sẽ được cung cấp cho các đơn vị bán lẻ hoặc các nhà phân phối ô tô để bán lại cho khách hàng.

Tầm quan trọng của việc kiểm soát hàng tồn kho

Khi được triển khai đúng cách, quá trình kiểm soát hàng tồn kho đảm bảo doanh nghiệp có mọi thứ cần thiết để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời giảm thiểu tình trạng hết hàng gây gián đoạn và tồn kho quá mức tốn kém.

Dưới đây là những lợi ích khi kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, bao gồm:

• Thực hiện nhanh chóng các đơn hàng của khách hàng, giúp nâng cao sự hài lòng và lòng trung thành.
• Giảm thiểu chi phí chi phí trả trước và chi phí duy trì khi không lưu trữ lượng hàng tồn kho quá mức.
• Giảm thiểu rủi ro hết hàng, dẫn đến sự chậm trễ và có thể gây ra hiệu ứng lan tỏa ảnh hưởng tới danh tiếng của doanh nghiệp.
• Giảm thiểu tình trạng lỗi thời do hàng tồn kho lỗi thời.

Hàng tồn kho là tài sản lưu động ngắn hạn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu tồn kho quá nhiều đồng nghĩa với việc nguồn vốn bị “đóng băng”, không tạo ra lợi nhuận, trong khi tồn kho quá ít lại gây ra tình trạng thiếu hụt, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Do đó, việc duy trì hàng tồn kho hợp lý, đảm bảo sự luân chuyển đều đặn là mục tiêu hàng đầu của mọi doanh nghiệp.

Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Hệ thống quản lý kho thông minh RFID

Hệ thống RFID sử dụng sóng vô tuyến để xác định, theo dõi và quản lý các đồ vật chính xác lên tới 97%. RFID là công nghệ đang dần được nhiều doanh nghiệp biết đến và ứng dụng nhiều trong công tác quản lý số lượng hàng tồn kho thực tế, tình hình nhập hàng, xuất hàng, tra cứu thông tin hàng hóa,… Đây được xem là giải pháp hữu hiệu nhất cho doanh nghiệp trong việc nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu chi phí quản lý quản lý kho.

Nếu quý doanh nghiệp nào muốn sử dụng thử giải pháp công nghệ RFID trong quản lý kho, hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn về giải pháp này trong thời gian sớm nhất.

Mô hình EOQ (Economic Order Quantity)

Mô hình EOQ là một công cụ quản lý tồn kho hiệu quả được phát triển bởi Ford W. Harris vào năm 1913. EOQ giúp doanh nghiệp xác định được số lượng hàng cần đặt hoặc sản xuất để tối ưu có khoản phí liên quan tới tồn kho.

Trong mô hình EOQ sẽ có 3 yếu tố chính cần xác định là nhu cầu hàng hóa, chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho.

Phương pháp phân tích ABC

Phương pháp phân tích ABC là một kỹ thuật phân loại hàng hóa dựa trên giá trị của nó đối với doanh nghiệp. Phương pháp này theo nguyên tắc sẽ chia hàng tồn kho thành 3 nhóm chính:

• Nhóm A: Là những hàng hóa có giá trị cao nhất, chiếm 20% số lượng nhưng lại đóng góp giá trị 70% hàng tồn kho.
• Nhóm B: Là những hàng hóa có giá trị trung bình, chiếm 30% số lượng nhưng lại đóng góp giá trị 25% hàng tồn kho.
• Nhóm C: Là những hàng hóa có giá trị thấp nhất, chiếm 50% số lượng nhưng lại đóng góp giá trị 5% hàng tồn kho.

Dựa vào phương pháp này, doanh nghiệp sẽ biết cách phân bổ nguồn lực để tập trung vào các mặt hàng có giá trị quan trọng nhất, để từ đó tối ưu hoạt động kinh doanh và giảm thiểu chi phí quản lý tồn kho.

Hệ thống quản lý kho hàng (WMS)

Hệ thống quản lý kho hàng WMS là một phần mềm được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng trong việc quản lý kho hàng hiệu quả. WMS có các tính năng quan trọng trong quản lý kho như kiểm soát tồn kho, theo dõi hàng hóa, quy trình nhập kho, xuất kho và các vấn đề khác liên quan tới hàng tồn kho.

Mô hình JIT (Just-in-Time)

Mô hình JIT còn gọi là “Sản xuất kịp thời” là cách quản lý tồn kho thông minh đang phổ biến tại một số doanh nghiệp tại Việt Nam. Thay vì chất đống nguyên liệu trong kho, JIT chỉ nhập nguyên liệu đúng lúc cần thiết cho quá trình sản xuất, từ đó doanh nghiệp sẽ giảm được lãng phí do trữ quá nhiều hàng tồn kho hoặc hư hỏng.

Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể tập trung vào hoạt động sản xuất tối ưu, từ đó tăng năng suất làm việc và mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.

Qua đây, để giúp bạn tìm hiểu sâu hơn nữa về hàng tồn kho, Học viện PMS đã xây dựng và giới thiệu đến bạn khóa học quản lý hàng tồn kho. Đây chắc chắn sẽ là cơ hội giúp bạn khám phá thêm nhiều điều thú vị liên quan đến công việc này.