Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) là gì? Lợi ích và cách triển khai

Làm thế nào để các doanh nghiệp thành công phát triển trong thời buổi ngày càng cạnh tranh? Hãy cùng nhìn lại tình hình thực tế trong thị trường, việc duy trì và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ để đáp ứng nhu cầu thị trường đang được nhiều doanh nghiệp ưu tiên hàng đầu. Để làm được điều đó, nhiều doanh nghiệp tìm đến hệ thống QMS để quản lý chất lượng sản phẩm luôn đảm bảo tốt nhất.

Vậy QMS là gì? Lợi ích và cách triển khai hệ thống QMS, hãy cùng tìm hiểu tiếp theo ngay dưới đây.

QMS là gì?

Hệ thống quản lý chất lượng (QMS – Quality Management System) là hệ thống ghi lại các quy trình, thủ tục và trách nhiệm để đạt được các chính sách và mục tiêu chất lượng. QMS giúp phối hợp và chỉ đạo các hoạt động của tổ chức để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và quy định và cải thiện hiệu quả, hiệu suất của tổ chức một cách liên tục.

Tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng là cách tiếp cận nổi bật nhất. Việc đạt được chứng nhận ISO 9001 cho thấy doanh nghiệp có một hệ thống quản lý chất lượng đáp ứng được các yêu quốc tế.

Sự phát triển của hệ thống chất lượng

Phản ứng của người Mỹ đối với cuộc cách mạng chất lượng ở Nhật Bản đã tạo ra khái niệm quản lý chất lượng toàn diện (TQM) , một phương pháp quản lý chất lượng không chỉ nhấn mạnh vào số liệu thống kê mà còn tiếp cận toàn bộ tổ chức.

Vào cuối thế kỷ 20, các doanh nghiệp độc lập bắt đầu đưa ra các tiêu chuẩn để hỗ trợ việc tạo ra và triển khai các hệ thống quản lý chất lượng. Vào khoảng thời gian này, cụm từ “Quản lý chất lượng toàn diện” bắt đầu không còn được ưa chuộng nữa. Do có rất nhiều hệ thống khác có thể áp dụng, nên cụm từ “Hệ thống quản lý chất lượng – QMS” được ưa chuộng hơn.

Vào đầu thế kỷ 21, QMS đã bắt đầu kết hợp với các ý tưởng về tính bền vững và minh bạch khi những chủ đề này ngày càng trở nên quan trọng đối với sự hài lòng của người tiêu dùng như kết hợp hệ thống QMS với tiêu chuẩn ISO 9000, hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001) và hệ thống an toàn lao động (ISO 45001).

Các yếu tố hợp thành hệ thống QMS

Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức đề cập đến cách thức tổ chức và quản lý cấp bậc nhân sự, đảm bảo mọi thành viên trong nhóm ý thức được trách nhiệm và vai trò của mình trong việc duy trì và nâng cao chất lượng. Một cơ cấu tổ chức được thiết lập hiệu quả giúp tạo ra môi trường làm việc có trật tự và sự phân chia rõ ràng về trách nhiệm, từ cấp quản lý cao nhất cho đến nhân viên cơ sở.

Hệ thống quy chế, quy định cần tuân thủ

Hệ thống quản lý chất lượng QMS yêu cầu các quy định khi đã được đặt ra thì cần phải tuân thủ nghiêm ngặt, không có ngoại lệ. Những quy định này có thể bao gồm cách thức vận hành dây chuyền sản xuất, tiêu chuẩn hàng hóa đạt chất lượng, nơi lưu trữ tài liệu, thậm chí là đến cách làm việc với đối tác và khách hàng.

Việc luôn thi hành đúng các quy định giúp mọi hoạt động trong tổ chức luôn được diễn ra suôn sẻ và đáp ứng được các tiêu chuẩn chất lượng.

Quy trình thực hiện công việc

Xây dựng một quy trình rõ ràng giúp từng nhân viên dễ dàng xác định chính xác các bước công việc cần thực hiện để đảm bảo quy trình kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm luôn được thực hiện đầy đủ.

► Đọc thêm: 7 nguyên tắc quản lý chất lượng đạt chuẩn ISO 9001

Các yếu tố và yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng

Mục tiêu chung của QMS là đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và tổ chức. Vì thế, mỗi yếu tố của hệ thống quản lý chất lượng phải giải quyết các yêu cầu riêng biệt. Tuy nhiên, các yếu tố mà tất cả các hệ thống đều có chung bao gồm:

• Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng
• Sổ tay chất lượng
• Thủ tục, hướng dẫn và hồ sơ
• Quản lý dữ liệu
• Quy trình nội bộ
• Sự hài lòng của khách hàng từ chất lượng sản phẩm
• Cơ hội cải thiện
• Phân tích chất lượng

Lợi ích của hệ thống QMS

Việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng ảnh hưởng đến mọi khía cạnh trong hiệu suất kinh doanh của một tổ chức, bao gồm:

• Đáp ứng các yêu cầu của khách hàng: Giúp tạo dựng lòng tin với thương hiệu, từ đó thu hút nhiều khách hàng hơn, điều này giúp doanh nghiệp gia tăng doanh số và nhiều hoạt động kinh doanh được triển khai hơn.
• Đáp ứng các yêu cầu của tổ chức: Giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ các quy định về chất lượng, cung cấp sản phẩm và dịch vụ phù hợp về chi phí và nguồn lực, tạo điều kiện cho việc mở rộng không gian và gia tăng lợi nhuận.

Hai lợi ích chính ở trên còn mang lại nhiều lợi ích khác như:

• Cải thiện và kiểm soát các quy trình
• Cải thiện năng suất lao động
• Tăng khả năng cạnh tranh
• Ngăn ngừa sai sót
• Cải thiện quá trình ra quyết định
• Giảm chi phí
• Tăng cường truyền thông nội bộ
• Tạo điều kiện và xác định các cơ hội đào tạo nhân viên hợp lý
• Thu hút nhân viên
• Cải thiện văn hóa doanh nghiệp
• Thúc đẩy cải tiến liên tục và định hướng cho doanh nghiệp
• Phát triển tính nhất quán trong hoạt động

Các bước tiến hành và triển khai QMS 

Để lên kế hoạch và chuẩn bị các bước tiến hành áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Trước tiên, doanh nghiệp cần có tầm nhìn chiến lược rõ ràng, sau đó cần thiết lập một quy trình có sự kết nối đa chức năng của các công đoạn, cá nhân khác nhau nhưng vẫn xác định được mục tiêu hướng đến hàng đầu đó là tạo ra sự hài lòng cho khách hàng.

Quy trình hệ thống quản lý chất lượng được tối ưu nhất là khi đã chịu sự tác động và có điều chỉnh cần thiết để phù hợp với từng mục tiêu cụ thể của từng thời điểm khác nhau. Vì hệ thống quản lý QMS được xây dựng và cải tiến liên tục dựa trên chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Art) nên có một vài điểm tương đồng trong cách thức vận hành. Dưới đây là một số bước thực hiện cơ bản:

• Thiết kế
• Xây dựng
• Triển khai
• Kiểm soát
• Đo lường
• Xem xét
• Cải tiến

Thiết kế và xây dựng

Thiết kế và xây dựng cơ sở để hình thành khung cấu trúc QMS, qua đó phát triển lên kế hoạch và quy trình thực thiện. Trong bước này, các nhà quản lý luôn phải bám sát với khung cấu trúc đã được thiết kế. Qua đó chỉ đạo và ban hành các chiến lược thực thi mà vẫn đảm bảo đáp ứng được yếu tố đó là đặt nhu cầu của khách hàng làm trọng tâm trọng mọi hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng.

Triển khai

Quá trình triển khai hệ thống quản lý QMS được thực hiện tốt nhất khi quản lý chi tiết từng công đoạn nhỏ, qua đó thực hiện các công tác đào tạo đội ngũ nhân viên cách thức triển khai hệ thống, ghi chép tài liệu, xử lý và lưu trữ số liệu liên quan. Thời điểm hiện tại, mạng lưới nội bộ ngày càng được tích hợp nhiều để hỗ trợ việc triển khai các hệ thống quản lý chất lượng.

Kiểm soát & đo lường

Kiểm soát và đo lường là hai nội dung cốt lõi hình thành nên tầm quan trọng của hệ thống quản lý QMS. Công việc này cần được thực hiện một cách thường xuyên, có định kỳ, có thể ứng dụng 7 công cụ quản lý chất lượng để có cơ sở đo lường hiệu quả. Cách thực hiện hay khối lượng công việc sẽ tùy thuộc vào quy mô từng doanh nghiệp khác nhau, cũng như các rủi ro và tác động khác ngoài thị trường.

Xem xét và cải tiến

Bước cuối cùng trong quy trình này giúp đánh giá những gì hệ thống quản lý chất lượng QMS đã làm được, xác định mức độ hiệu quả mang lại. Qua đó có những chiến lược cải tiến hay đổi mới trong thời gian tiếp theo. Truyền đạt lại cho đội ngũ nhân viên về tình hình kết quả, cùng nhau xem xét và phát triển các phương pháp, quy trình tốt hơn để phát huy tối đa sức mạnh mà hệ thống mang lại.

Trong thị trường cạnh tranh ngày nay, việc duy trì các tiêu chuẩn chất lượng quan trọng hơn bao giờ hết. Là chủ doanh nghiệp, bạn biết rằng khách hàng sẽ tiếp tục đến nếu họ biết rằng bạn sẽ cung cấp cho họ sản phẩm hoặc dịch vụ họ cần. Điều này đòi hỏi các quy trình của công ty phải đáng tin cậy, hiệu quả, đáng tin cậy và hợp lý – liên kết các mục tiêu kinh doanh và lợi nhuận với sự nhất quán.

Hiểu được điều đó, PMS chúng tôi đã nghiên cứu và thiết kế chương trình đào tạo giám đốc chất lượng chuyên nghiệp, với mục tiêu giúp các ban lãnh đạo cấp cao nắm được nhiệm vụ, vai trò, phương thức và các công cụ quản lý chất lượng mới nhất hiện nay. Liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ cung cấp nội dung chương trình và ưu đãi học phí.