Ma trận 9 Box Grid là gì? Kế hoạch hành động cho 9 nhóm nhân viên

Ma trận 9 Box Grid được McKinsey & Company bắt đầu tung ra vào năm 1970 và ngày nay vẫn đang được nhiều doanh nghiệp hàng đầu sử dụng rộng rãi. Đây là công cụ được các doanh nghiệp áp dụng phổ biến để quản lý nhân viên, phân loại nhân viên thành các nhóm riêng biệt.

Vậy những nhóm đó là gì? Phải thiết lập các bước như thế nào để có thể lên kế hoạch hành động cho từng nhóm tương ứng. Cùng PMS tìm hiểu về ma trận 9 ô thông qua bài viết dưới đây.

Ma trận 9 Box Grid là gì?

Ma trận 9 Box Grid là công cụ quản lý nhân sự được doanh nghiệp sử dụng trong việc đánh giá tiềm năng, hiệu suất của nhân viên trong công ty. Ma trận này còn có tên gọi khác là ma trận 9 ô hoặc ma trận quản trị tài năng.

Mục đích của ma trận này là xác định sự tiến triển về mặt tiềm năng công việc của nhân viên qua đó có những hành động phù hợp để có những quyết định loại bỏ hoặc giữ lại với các hình thức đào tạo, phát triển phù hợp với tư chất của từng ô được phân loại.

Diễn giải các ô trong mô hình 9 Box Grid

Đúng như tên gọi của nó, ma trận này bao gồm 9 ô, được sắp xếp vào bảng 3×3. Mỗi ô tương ứng với các hình thức hành động và sử dụng kỹ thuật quản lý nhân tài khác nhau. Thông qua bảng dưới đây sẽ giúp bạn đọc hiểu hơn về cách sắp xếp của từng ô trong ma trận 9 Box Grid.

Ưu điểm của ma trận 9 Box Grid

• Cách sử dụng đơn giản và dễ hiểu.
• Cung cấp cho nhà quản trị cái nhìn tổng quan về hiệu suất cũng như năng lực của từng nhân viên trong doanh nghiệp để đưa ra những quyết định phù hợp.
• Mô hình này giúp nhà quản trị tìm ra những nhân viên thuộc tố chất “ngôi sao” hay có tiềm năng lớn trở thành “ngôi sao” để xây dựng lộ trình đào tạo và phát triển phù hợp.
• Xác định được những nhân viên nào đang gặp khó khăn trong công việc với những mức độ khác nhau, để đưa ra những phương án bồi dưỡng thêm hoặc đào thải.

Nhược điểm của 9 Box Grid

• Việc phân loại nhóm phụ thuộc nhiều vào quan điểm và cảm tính của người đánh giá, vì vậy mô hình này bị đánh giá là có tính chủ quan cao.
• Các khía cạnh như kỹ năng mềm, thái độ làm việc không được thể hiện một cách rõ ràng trong mỗi ô của ma trận.
• Quá trình thu thập dữ liệu, đánh giá cũng như phân loại nhân viên sẽ tốn không ít thời gian và công sức, do đó mô hình này không thật sự phù hợp đối với doanh nghiệp có số lượng nhân viên quá lớn cùng cơ cấu tổ chức phức tạp.

Các bước áp dụng mô hình 9 Box Grid để đánh giá và đưa ra hành động

Bước 1: Xây dựng tiêu chí đánh giá nhân viên

Nhà quản trị cần thiết lập biểu đồ thể hiện hiệu suất làm việc cao, trung bình và thấp tại trục hoành (các tiêu chí để đánh giá hiệu suất bao gồm doanh số bán hàng, KPI đạt được, mức độ hoàn thành mục tiêu và kết quả bạn đem lại cho doanh nghiệp.

Tiếp đó là thể hiện tiềm năng phát triển cao, trung bình và thấp tại trục tung (bao gồm một số yếu tố như năng lực học hỏi, thái độ cầu tiến trong công việc, khả năng thích ứng với môi trường).

Bước 2: Đánh giá tiềm năng để phân loại nhóm

Ngoài hiệu suất công việc đã được nhà quản trị nắm bắt thông qua bảng báo cáo công việc hàng tuần, hàng tháng của nhân viên. Cần thực hiện một số phương pháp đánh giá nhân viên để sắp xếp các cá nhân vào bảng 3×3 thuộc biểu đồ trục hoành, trục tung một cách chính xác nhất. Các phương pháp đó có thể là:

• Phỏng vấn trực tiếp với những câu hỏi mở về kiến thức, kỹ năng làm việc, trải nghiệm môi trường làm việc.
• Áp dụng phương pháp đánh giá 360 độ.
• Thực hiện các bài test tự luận hoặc trắc nghiệm về kỹ năng làm việc, khả năng thấu hiểu sản phẩm, văn hóa, quy trình của công ty.

Bước 3: Đưa ra kế hoạch hành động phù hợp cho 9 nhóm

Trong ma trận 9 ô, mỗi nhóm sẽ thể hiện ra những đặc điểm riêng biệt tương ứng với hiệu suất và tiềm năng công việc của mỗi người.

Tuy nhiên, một vài nhóm có trình độ gần tương đương nhau (như nhóm 2, 3, 6 và nhóm 7, 8) do đó để tiết kiệm thời gian cho các Trainer trong việc lập kế hoạch đào tạo, các nhóm như vậy có thể được gộp chung vào một lộ trình.

Sau đây sẽ là đặc điểm và kế hoạch hành động phù hợp cho từng nhóm.

Nhóm 1

Nhóm 1 được xem là những ngôi sao vượt trội có hiệu suất làm việc và tiềm năng cao, có khả năng giải quyết những vấn đề phức tạp và khó khăn trong tổ chức.

Cá nhân thuộc nhóm 1 thường được xem là những nhân viên chủ chốt, có tầm ảnh hưởng vô cùng lớn cho doanh nghiệp, do đó chế độ đãi ngộ, lương thưởng của nhóm này thường cao hơn những nhóm khác.

Kế hoạch đào tạo của nhóm này là chủ yếu hướng họ đến việc phát triển bản thân leo lên những vị trí cấp cao của doanh nghiệp, họ sẽ được chú trọng giao cho những nhiệm vụ có độ khó và tính thách thức cao qua đó rèn luyện cho mình những phẩm chất để trở thành nhà lãnh đạo xuất chúng trong tương lai.

Để định hướng bản thân trở thành người có kỹ năng lãnh đạo toàn diện, bên cạnh những hình thức đào tạo nội bộ thì tại khóa học kỹ năng lãnh đạo chuyên sâu của học viện PMS, với chương trình đào tạo áp dụng 80% hình thức thực hành thông qua những bài tập giải quyết tình huống thường gặp khi làm lãnh đạo, bạn sẽ thực sự được trải nghiệm, nhập vai vào vị trí này và thể hiện một cách tối đa nhất phẩm chất cá nhân của mình.

Nhóm 2, 3, 6

Nhóm 2 là nhóm mà mỗi cá nhân có tiềm lực phát triển rất cao nhưng chưa được có nhiều cơ hội để bộc lộ hết khả năng tiềm tàng của mình

Trong khi ở nhóm 3, các cá nhân thuộc nhóm này cũng đạt được nhiều thành công trong công việc, đem lại nhiều đóng góp rất hiệu quả cho tổ chức, chỉ cần được rèn luyện thêm vài bộ kỹ năng khác như quản trị, lãnh đạo là họ sẽ trở nên toàn diện hơn.

Đối với nhóm 6 đây là nhóm có số lượng đông đảo trong doanh nghiệp. Họ là những cá nhân có sự thành thạo trong công việc, hoàn thành tốt vai trò được giao dù chưa ở mức quá xuất sắc. Bên cạnh đó họ cũng có tinh thần cầu tiến mong muốn cải thiện một vài thứ còn thiếu sót và phát triển kỹ năng chuyên môn của mình hơn nữa.

Cả 3 nhóm đều có tiềm năng rất lớn để trở thành những “ngôi sao” trong tổ chức, do đó thường thì doanh nghiệp sẽ xây dựng chương trình đào tạo với mục đích phát triển toàn diện những kỹ năng còn thiếu, khai thác những điểm mạnh mà nhân viên chưa có cơ hội thể hiện qua đó đạt được hiệu suất và tiềm năng công việc tương đương với nhóm 1.

Nhóm 4

Những nhân viên nhóm này được đánh giá cao về tinh thần cần cù, siêng năng trong công việc, nhưng khả năng tiếp thu kiến thức mới (nhất là về kiến thức quản trị, lãnh đạo) bị hạn chế do thiếu đi tố chất thông minh và mau lẹ, dẫn đến việc họ không đủ nội lực để tiến xa hơn trong tổ chức.

Về kế hoạch hành động cho nhóm này, doanh nghiệp nên ghi nhận những thành quả đạt được trong công việc và giữ vững động lực làm việc cho họ thông qua các hình thức khen thưởng.

Ngoài ra, doanh nghiệp vẫn có thể định hướng cho nhóm này trở thành những giảng viên nội bộ để phát huy năng lực hiện có cũng như truyền lại những kiến thức, kỹ năng của mình cho những nhân viên mới, kinh nghiệm non trẻ.

Các cá nhân đang được xếp vào nhóm 4 có định hướng muốn trở thành một Trainer chuyên nghiệp có thể tham khảo qua khóa học Train the Trainer của học viện PMS để nắm vững các phương pháp thiết kế nội dung bài giảng một cách và rèn luyện cho mình phong thái tự tin, trình bày mạch lạc của một Trainer thực thụ.

Nhóm 5

Đây là nhóm có tiềm năng trong công việc rất cao, nhưng do một số lý do khách quan mà hiệu quả công việc thực tế chưa đạt được như mong đợi.

Doanh nghiệp trước mắt cần tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến hiệu suất thấp trong công việc, nếu đó là vì sự lười biếng hay bất mãn với doanh nghiệp, cần phải có những biện pháp khích lệ, động viên tinh thần của họ kịp thời.

Còn nếu là đối với những nhân viên mới, thực tập sinh chưa có nhiều kinh nghiệm, nhà quản trị cần tìm cách khai thác, hướng dẫn họ đi đúng phương hướng để có sự cải thiện từ từ, phát huy tốt hơn những tố chất của bản thân. Tùy vào tốc độ tích cực của hiệu suất làm việc sau quá trình đào tạo, hướng dẫn. Các trainer có thể giao cho họ những công việc với độ khó và khối lượng tăng dần từ từ, nếu họ thật sự có tinh thần học hỏi để phát triển thì cơ hội để thúc đẩy họ lên được những nhóm có hiệu suất tốt hơn để trở thành ngôi sao tương lai vẫn là rất cao.

Nhóm 7, 8

Điểm chung của nhóm 7 và 8 đều thuộc diện có nguy cơ bị sa thải cao nếu bản thân họ không có sự cố gắng, thể hiện được tiềm năng công việc của mình. Cả yếu tố năng lực cũng như hiệu suất công việc của họ đều không được đánh giá cao.

Thực chất, nhóm này vẫn còn cơ hội cứu vãn nếu họ cố gắng trau dồi kiến thức, kinh nghiệm và làm việc một cách tích cực hơn.

Về phía doanh nghiệp, nhà quản trị cần phải định hướng rõ cho nhân viên thuộc nhóm này về những gì cần cải thiện, cũng như nên có thời hạn đưa ra cho sự cải thiện đó nhằm tạo ra chút áp lực để thúc đẩy bản thân họ cố gắng hết mình nếu muốn tiếp tục làm việc cho tổ chức.

Sau quá trình định hướng kết hợp với đào tạo kỹ lưỡng, đến khi thời hạn được đưa ra kết thúc, các trainer hoặc nhà quản trị sẽ đánh giá lại một lần nữa sự cải thiện của họ để quyết định tiếp tục giữ lại họ trong tương lai hay cần phải bị sa thải nếu không có bất cứ dấu hiệu tích cực nào sau khi đã cho họ một khoản thời gian cố gắng cải thiện.

Nhóm 9

Đây là nhóm nhân viên không mang lại bất kỳ giá trị nào cho doanh nghiệp, cả về hiệu suất lẫn tiềm năng công việc của họ đều bị đánh giá rất thấp. Nguyên nhân bắt nguồn từ quá trình tuyển dụng thiếu sự kỹ lưỡng, nhân viên không được trang bị những bộ kỹ năng, kiến thức liên quan đến công việc của mình.

Hầu như với nhóm này, phương án giải quyết tốt nhất là nên tiến hành chấm dứt hợp đồng để tránh lãng phí thời gian, nguồn lực. Thay vào đó, doanh nghiệp nên tập trung để phát triển những nhân viên có tiềm năng, hiệu suất công việc cao hoặc cải thiện cho những cá nhân vẫn còn có thể đào tạo được.

Hy vọng thông qua bài viết trên đã đem lại cho bạn đọc những thông tin cần thiết và đầy đủ nhất về ma trận 9 Box Grid cũng như các bước để áp dụng mô hình này trong việc đánh giá chất lượng nhân sự.