[Kinh nghiệm] 10 điều cần chuẩn bị trước buổi phỏng vấn Online diễn ra

Tại sao phỏng vấn Online là hình thức phỏng vấn được nhiều tập đoàn lớn áp dụng để thay thế một phần hay toàn bộ phỏng vấn trực tiếp? Đâu là điểm khác biệt giữa hai loại hình phỏng vấn này và có những lưu ý nào để buổi phỏng vấn diễn ra suôn sẻ? Hãy cùng tìm hiểu về phương thức phỏng vấn trực tuyến thông qua bài viết dưới đây.

Phỏng vấn online là gì?

Phỏng vấn Online là cuộc phỏng vấn công việc giữa HR và ứng viên trên internet thông qua các thiết bị thông minh có thu webcam như điện thoại, laptop, máy tính có hỗ trợ cam trước,… để trao đổi thông tin với nhau.

Vào thời kỳ mà đại dịch COVID – 19 hoành hành, hầu hết các tập đoàn hàng đầu trên thế giới như Google, Facebook, Microsoft đều khuyến khích nhân viên của mình làm việc tại nhà. Một số doanh nghiệp khác trong đó có Amazon đã chuyển hình thức phỏng vấn tuyển dụng của mình từ trực tiếp sang Online để tránh làm gián đoạn hoạt động tuyển dụng nhân sự của công ty.

Từ sự tiên phong đó mà nhiều tập đoàn đa quốc gia hiện nay đã dần chuyển từ hình thức phỏng vấn trực tiếp sang phỏng vấn trực tuyến để vừa tạo sự thuận tiện cho những ứng viên ở xa lại còn tiết kiệm được chi phí cho cả đôi bên.

-> Đọc thêm: Kỹ năng phỏng vấn qua điện thoại ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng

Ưu và nhược điểm của phỏng vấn online

Ưu điểm

• Giảm sự căng thẳng cho ứng viên: Nhờ vào các yếu tố như môi trường quen thuộc ngay trong chính ngôi nhà của mình, cùng với việc không cần phải chịu cảm giác hồi hộp khi có quá nhiều ứng viên tham gia phỏng vấn sẽ giúp cho ứng viên giảm đi phần nào sự căng thẳng khi phỏng vấn online.
• Linh hoạt trong việc chọn địa điểm: Miễn sao địa điểm của bạn có hỗ trợ kết nối Internet và có ổ cắm điện (khi cần sạc pin) là đã có thể tiến hành phỏng vấn online, ngoài ra nhờ vào việc Zoom hay Meet đều có sẵn những background chuyên nghiệp nên không cần phải lo lắng về việc địa điểm đó không có background đẹp.
• Tiết kiệm chi phí cho cả đôi bên: Với phỏng vấn online, ứng viên không phải bỏ ra chi phí về xăng xe hay phương tiện đi lại, rất tiện lợi cho những ứng viên ở xa, trong khi HR không cần phải chuẩn bị nước uống hay bánh trái để tiếp đón ứng viên tham gia phỏng vấn.
• Tiết kiệm thời gian: Ứng viên không cần phải mất thời gian di chuyển ngoài đường để đến được công ty phỏng vấn, ngoài ra họ cũng không cần phải ở ngoài phòng để chờ ứng viên khác phỏng vấn rồi mới tới lượt mình.
• Thuận tiện cho việc sắp xếp lịch: Phỏng vấn online có thể được thực hiện vào nhiều khung giờ và thời điểm khác nhau. Ứng viên và HR có thể chủ động bàn bạc và sắp xếp thời gian phỏng vấn để thuận tiện nhất cho cả hai bên chứ không nhất thiết phải trong giờ hành chính giống như phỏng vấn trực tiếp.

Nhược điểm

• Rủi ro đường truyền không ổn định: Tốc độ mạng có thể ảnh hưởng đến việc giao tiếp trong phỏng vấn online, chỉ cần một trong hai bên có đường truyền không ổn định sẽ dẫn đến tình trạng giật lag, âm thanh gặp trục trặc. Hệ quả là cả hai bên không thể nghe rõ nhau.
• Rủi ro về sự gian lận: Phỏng vấn online sẽ khiến nhà tuyển dụng gặp khó khăn trong quá trình giám sát ứng viên, do đó sẽ có nguy cơ ứng viên giấu tài liệu ở dưới ngăn bàn hay nhờ sự trợ giúp từ bên thứ ba mà HR không thể biết. Đó là nhược điểm chính khiến nhiều công ty vẫn rất e ngại khi cân nhắc lựa chọn phỏng vấn trực tuyến.
• Ứng viên chưa thể có cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp: Với hình thức phỏng vấn từ xa, ứng viên sẽ chưa thể quan sát trực tiếp môi trường làm việc của công ty, vì vậy họ sẽ không đủ cơ sở để đánh giá văn hóa làm việc của công ty có phù hợp với mình hay không.

Sự khác biệt giữa phỏng vấn online và phỏng vấn trực tiếp

Phỏng vấn Online và phỏng vấn trực tiếp có một số điểm khác biệt khá rõ ràng ngay từ tên gọi mà ai nhìn vào cũng có thể biết, bảng dưới đây sẽ cung cấp cho bạn đọc sự khác biệt cụ thể hơn giữa hai hình thức phỏng vấn này:

HR tìm kiếm điều gì ở ứng viên khi phỏng vấn online?

Sự tin cậy

Ứng viên cần phải chủ động thiết lập niềm tin đến nhà tuyển dụng rằng bản thân sẵn sàng có thái độ hợp tác và trả lời các câu hỏi của họ một cách chân thành để buổi phỏng vấn online có thể diễn ra tốt đẹp.

Ứng viên có thể thiết lập niềm tin đến nhà tuyển dụng từ những hành động vô cùng đơn giản như có mặt tại phòng họp online đúng giờ, chủ động chào phỏng vấn viên.

Kỹ năng giao tiếp

Ứng viên có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ là những nhân tố tiềm năng mà nhà tuyển dụng cần phải lưu ý, một trong những lợi thế mà ứng viên có thể tận dụng trong phỏng vấn online đó là sự tự tin khi không cần phải mặt đối mặt với HR một cách trực tiếp.

Đó sẽ là điều kiện thuận lợi để ứng viên có thể trình bày bản thân một cách lưu loát, dễ hiểu, hạn chế bị những yếu tố ngoại cảnh tác động vào để đôi bên có thể hiểu nhau tốt hơn.

Khả năng độc lập

Khả năng làm việc độc lập cũng là một kỹ năng được nhà tuyển dụng đánh giá cao nếu ứng viên có thể phát huy tốt điều đó trong buổi phỏng vấn online.

Tuy nhiên, so với phỏng vấn trực tiếp thì phỏng vấn trực tuyến sẽ khó tạo niềm tin hơn cho HR về việc ứng viên có khả năng làm việc độc lập do trong quá trình phỏng vấn từ xa như vậy sẽ có những rủi ro về sự gian lận.

Vì vậy trong quá trình phỏng vấn nhà tuyển dụng nên ưu tiên sử dụng những câu hỏi tình huống ứng biến linh hoạt, không có trong sách vở để tạo điều kiện cho ứng viên được thể hiện kỹ năng làm việc độc lập của mình.

Sự chủ động

Trong suốt quá trình phỏng vấn trực tuyến, ứng viên cũng có thể chú ý lắng nghe và phân tích kỹ lưỡng những câu hỏi của phỏng vấn viên. Từ đó, đặt ra những vấn đề cũng như câu hỏi phù hợp để thể hiện sự quan tâm của họ đến vị trí tuyển dụng, công ty cũng như môi trường làm việc.

-> Đọc thêm: Các câu hỏi phỏng vấn nhóm thường gặp từ HR

10 điều cần chuẩn bị trước buổi phỏng vấn Online được diễn ra

Lựa chọn thời gian phỏng vấn phù hợp

Khi ứng viên được yêu cầu cho biết khoảng thời gian có thể tham gia phỏng vấn, cần tinh tế để lựa chọn một khung giờ linh động.

Không nên lựa chọn khoảng thời gian xen giữa lịch trình khác để đề phòng rủi ro trễ giờ phỏng vấn, sự thay đổi giờ giấc đến từ phía nhà tuyển dụng hay buổi phỏng vấn có trực tuyến có thể kéo dài hơn dự tính.

Chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan

Trong buổi phỏng vấn online, ứng viên nên chủ động thể hiện cho nhà tuyển dụng về những kinh nghiệm làm việc của bản thân thay vì chỉ đơn giản là trả lời câu hỏi của HR.

Nếu có Portfolio, hãy chuẩn bị một bản trình chiếu trên Canva hoặc Powerpoint và chia sẻ trực tiếp trong buổi phỏng vấn để trình bày những dự án của mình khi được nhà tuyển dụng yêu cầu.

Những hồ sơ khác như CV, Cover Letter hay các chứng chỉ, bằng cấp cũng vô cùng cần thiết trong quá trình phỏng vấn từ xa. Đối với phỏng vấn online, ứng viên nên ưu tiên lưu các hồ sơ đó dưới dạng file để dễ dàng cung cấp cho nhà tuyển dụng khi cần.

Ghi nhớ lịch phỏng vấn

Nghe tưởng chừng đơn giản nhưng thật ra phỏng vấn online sẽ có rủi ro quên lịch cao hơn là phỏng vấn trực tiếp.

Đối với phỏng vấn trực tuyến, ứng viên đôi khi có thể bị sự chủ quan chi phối khi không cần phải chuẩn bị dậy sớm, đi sớm để kịp giờ phỏng vấn mà chỉ cần chuẩn bị sẵn một chiếc máy tính đến giờ là mở lên và vào đường link buổi phỏng vấn.

Những tình huống oái ăm như quên lịch hẹn, ngủ quên hay máy tính gặp sự cố bất ngờ đúng vào giờ phỏng vấn sẽ khiến cho buổi phỏng vấn diễn ra không suôn sẻ, quỹ thời gian của HR bị ảnh hưởng vì sự chậm trễ của ứng viên.

Để khắc phục điều này hãy tìm những phương pháp ghi nhớ thông tin phổ biến hiện nay như: ghi sổ, đặt ghi chú báo thức,… để đảm bảo mình không quên buổi phỏng vấn sắp diễn ra.

Luyện tập trả lời thật lưu loát

Trước mỗi buổi phỏng vấn, dù là phỏng vấn online hay trực tiếp, ứng viên luôn được khuyến khích chuẩn bị những câu hỏi dự kiến cho buổi phỏng vấn và luyện tập trả lời nhuần nhuyễn những câu hỏi mở gần như chắc chắn nhà tuyển dụng nào cũng sẽ hỏi như: “ Giới thiệu bản thân, trình bày ưu nhược điểm hay mô tả kinh nghiệm làm việc”.

Khi ứng viên đã có đủ tự tin và sẵn sàng để trả lời những câu hỏi của nhà tuyển dụng một cách lưu loát, họ sẽ chứng tỏ được cho nhà tuyển dụng thấy là bản thân thật sự có sự nghiêm túc và quyết tâm được cống hiến cho công ty.

Hai bên đều phải đảm bảo không gian yên tĩnh

Sẽ rất khó để có một buổi phỏng vấn online thuận lợi nếu xung quanh có quá nhiều tạp âm đan xen dẫn đến cả ứng viên và HR đều sẽ bị mất tập trung bởi những tạp âm đó (Có thể là tiếng thú nuôi hay âm thanh từ nhà hàng xóm).

Vì vậy, một trong những bí quyết để buổi phỏng vấn trực tuyến diễn ra thành công đó là ứng viên cần tìm cho mình một không gian yên tĩnh nhất trong nhà, khóa tạm thời các cửa để cách âm một phần cho phòng của bạn qua đó hạn chế tối đa tiếng ồn có thể phát sinh.

Một số phần mềm họp trực tuyến đang có tính năng rất hay đó là lọc đi âm thanh từ môi trường bên ngoài, chẳng hạn như Zoom, bạn có thể vào phần “Cài đặt” và lựa chọn chế độ lọc tạp âm để buổi phỏng vấn được diễn ra suôn sẻ.

Chú ý đặt Background phù hợp khi mở Cam

Về không gian, ứng viên nên lựa chọn một nơi thật sáng sủa và có ánh sáng tự nhiên trong quá trình bố trí background. Ánh sáng vừa đủ sẽ khiến hình ảnh của họ qua màn hình trở nên rõ ràng và chuyên nghiệp hơn.

Trường hợp không có đủ ánh sáng tự nhiên, có thể bổ sung thêm đèn để bảo đảm cho HR có thể nhìn thấy rõ được hình ảnh từ camera của ứng viên.

Ngoài ra, nên dọn dẹp không gian phòng sao cho gọn gàng và ngăn nắp, cất những vật dụng riêng tư vào những nơi kín đáo để khiến hai bên không rơi vào tình trạng khó xử.

Chú ý ngoại hình của bản thân

Lựa chọn trang phục phỏng vấn lịch sự là một điều chắc chắn mà bạn cần lưu ý hàng đầu. Quần áo phẳng phiu kết hợp với màu sắc hài hòa cũng là yếu tố quyết định đến thiện cảm của nhà tuyển dụng dành cho bạn.

Chú ý đến vẻ bề ngoài và lựa chọn trang phục phỏng vấn sao cho lịch sự là điều mà ứng viên cũng cần lưu ý, tuy không cần phải quá kỹ lưỡng giống như phỏng vấn trực tiếp nhưng cũng nên có sự chỉnh chu để được nhà tuyển dụng đánh giá cao về tác phong cá nhân.

Về quần áo, nên ưu tiên các loại áo sơ mi sáng màu và quần tây đen lịch sự. Về ngoại hình, ứng viên nên tiến hành vệ sinh cơ thể cơ bản như tắm rửa, chải tóc thật gọn gàng, vệ sinh mắt, mũi, đánh răng sạch sẽ để bản thân trông tươm tất, sạch sẽ nhất có thể.

Cập nhật tên và ảnh thật

Điều đầu tiên để đảm bảo ấn tượng chuyên nghiệp trong mắt nhà tuyển dụng khi tham gia phỏng vấn online chính là luôn cập nhật tên thật và ảnh avatar lịch sự cho tài khoản của mình.

Để tạo nên sự chuyên nghiệp của bản thân trong mắt nhà tuyển dụng khi phỏng vấn trực tuyến đó là ứng viên được khuyến khích nên cập nhật avatar là hình ảnh thật và tên thật cho tài khoản của mình để nhà tuyển dụng có thể điều chỉnh cách xưng hô sao cho phù hợp và giúp HR ghi nhớ thông tin về ứng viên.

Học cách sử dụng thành thạo các phần mềm phỏng vấn trực tuyến

Không phải ai cũng từng sử dụng và hiểu rõ tường tượng về các công cụ thường dùng để phỏng vấn online như Zoom hay Google Meet.

Không phải ai cũng đã từng sử dụng và có thể hiểu rõ một cách tường tận về những công cụ dùng để phỏng vấn trực tuyến như Google Meet hay Zoom ngay khi mới tải xuống.

Chính vì vậy, nếu như chưa có kinh nghiệm sử dụng các công cụ như vậy trước đây, thì ứng viên cũng nên tìm hiểu và làm quen về những thao tác cơ bản khi sử dụng chúng, từ những bước cơ bản như thiết lập tài khoản, đăng nhập, cách tham gia buổi họp qua mã code (hay đường link) và một số thao tác khác như tăng/giảm âm lượng, tắt/mở micro, camera,…

Khi đã nắm rõ về cách sử dụng những phần mềm phỏng vấn trực tuyến, ứng viên sẽ dễ dàng hơn trong việc xử lý những sự cố chẳng may xảy ra liên quan đến vấn đề kỹ thuật một cách nhanh chóng và triệt để.

Chuẩn bị thiết bị công nghệ phù hợp

Những thiết bị đời quá cũ hay những chiếc máy tính xách tay không hỗ trợ camera trước hoặc camera bị hư có thể khiến cho buổi phỏng vấn online không thể diễn ra một cách thuận lợi.

Thời gian đối với HR là vàng nên khi những sự cố xảy ra do lỗi của ứng viên, sẽ khó để cho nhà tuyển dụng có sự kiên nhẫn trong việc chờ đợi và họ có thể đánh rớt ứng viên ngay tại chỗ.

Chính vì vậy trước mỗi buổi phỏng vấn kiểm tra các yếu tố từ không gian xung quanh căn phòng, đường truyền Internet cho đến tình trạng của những trang thiết bị Laptop, điện thoại là vô cùng quan trọng để có một buổi phỏng vấn suôn sẻ.

Nếu chiếc điện thoại hoặc máy tính quá cũ, bạn có thể tìm người thân xung quanh để mượn các thiết bị phù hợp để tiến hành phỏng vấn online hoặc bạn cũng nên cân nhắc việc đổi các thiết bị mới mẻ và hiện đại hơn để thuận tiện cho công việc sau này.

Quý anh/chị có nhu cầu được đào tạo các kiến thức liên quan đến hoạt động tuyển dụng có thể tham khảo khóa học về tuyển dụng nhân sự tại Học Viện PMS.

Chương trình đào tạo được cập nhật thường xuyên kết hợp với đội ngũ giảng viên dày dặn kinh nghiệm trong lĩnh vực đào tạo nhân sự sẽ giúp học viên được trang bị đầy đủ hành trang kiến thức về kỹ năng tuyển dụng và cũng là nơi giúp học viên được thực hành những bài tập nhập vai qua đó nâng cao năng lực ứng biến, xử lý tình huống trong mọi trường hợp.