Phỏng vấn qua điện thoại cần chuẩn bị gì? 10 câu hỏi phổ biến của HR

Phỏng vấn qua điện thoại được xem như phương án thay thế hay hỗ trợ phần nào cho các hình thức phỏng vấn tuyển dụng khác. Vì sao hiện nay HR bắt đầu sử dụng phương thức phỏng vấn này nhiều hơn? Những câu hỏi nào giúp nhà tuyển dụng sàng lọc ứng viên nhanh chóng để hạn chế tiêu tốn quá nhiều tiền điện thoại.

phỏng vấn qua điện thoại

Tại sao HR lựa chọn hình thức phỏng vấn qua điện thoại?

Phỏng vấn qua điện thoại sẽ giúp nhà tuyển dụng khắc phục được những nhược điểm của phỏng vấn trực tiếp (face to face) mà vẫn có thể đánh giá sơ bộ năng lực của ứng viên. Những lợi ích mà phỏng vấn qua điện thoại sẽ mang lại bao gồm:

HR cần chuẩn bị những gì khi phỏng vấn điện thoại

Tránh được trở ngại về khoảng cách địa lý: Giống như hình thức phỏng vấn trực tuyến, ứng viên không cần phải đến tận công ty để được phỏng vấn, mà hoàn toàn có thể thực hiện ở bất cứ đâu, miễn là hai bên đều có điện thoại và sim để liên lạc.

Tiết kiệm thời gian và công sức: Quá trình chuẩn bị phỏng vấn không cần cả hai bên phải chuẩn bị nhiều thứ giống như phỏng vấn trực tiếp (Sắp xếp bàn ghế, không gian, chuẩn bị nước) và cũng không cần phải ở một nơi có kết nối Internet như phỏng vấn trực tuyến mà chỉ cần cả hai đều có phương tiện liên lạc là điện thoại di động.

Đánh giá sơ bộ phẩm chất của ứng viên: Thông qua thái độ của ứng viên khi nói chuyện điện thoại và cách mà ứng viên ứng xử trước những câu hỏi cơ bản mà phỏng vấn viên đưa ra sẽ phần nào giúp nhà tuyển dụng đánh giá được sự nhiệt huyết của họ với công việc là như thế nào, có xứng đáng để được tham gia phỏng vấn chính thức hay không.

Sàng lọc ra ứng viên thích hợp: Thay vì mời tất cả những ai gửi CV tham gia vào buổi phỏng vấn gây tốn nhiều thời gian thì với phỏng vấn sơ bộ qua điện thoại, HR sẽ lọc ra những ứng viên bị cho là không thật sự tâm huyết với công việc qua đó thu gọn lại số lượng ứng viên đủ điều kiện tham gia vòng phỏng vấn.

Ứng viên cần chuẩn bị gì trước khi phỏng vấn qua điện thoại?

Dưới đây là một số thứ mà ứng viên cần phải chuẩn bị để đảm bảo buổi phỏng vấn qua điện thoại được diễn ra suôn sẻ:

Ứng viên cần chuẩn bị gì trước khi phỏng vấn qua điện thoại

Tìm hiểu trước thông tin công ty: Nếu bạn nhận được thông báo của công ty về việc họ sẽ tổ chức một đợt phỏng vấn qua điện thoại thì bạn nên tìm hiểu thông tin cơ bản về công ty đó (website, kênh social đang hoạt động, mô tả công ty, lĩnh vực kinh doanh,…) để biết được giá trị, mục tiêu và văn hóa của doanh nghiệp có phù hợp với định hướng của bản thân hay không.

Lên kịch bản những câu hỏi để luyện tập: Thông thường phần lớn những câu hỏi trong phỏng vấn điện thoại sẽ là những câu cơ bản để ứng viên có thể giới thiệu, mô tả cơ bản về họ do thời gian phỏng vấn thường tương đối ngắn. Bạn có thể tham khảo một số câu hỏi phỏng vấn qua điện thoại thường gặp trên các bài viết về chủ đề này để tự bản thân luyện tập cho đến khi có thể trả lời thành thạo mà không bị vấp

Cân nhắc về mức lương: Một số HR có thể hỏi thẳng về kỳ vọng lương của ứng viên ngay buổi phỏng vấn qua điện thoại, mục đích là để nhà tuyển dụng biết được nguyện vọng của ứng viên đó có phù hợp với ngân sách công ty hay không. Do đó bạn hoàn toàn có thể dự trù về mức lương mà bản thân kỳ vọng trong buổi phỏng vấn.

Chuẩn bị sẵn CV cá nhân của mình: Thông thường khi ứng tuyển bạn sẽ nộp CV qua Gmail để ứng tuyển, do đó khi phỏng vấn qua điện thoại họ có thể hỏi một số thông tin trong cv để đối chiếu với kinh nghiệm thật sự của bạn, do đó bạn nên chuẩn bị sẵn 1 bản CV in giấy để có thể lên phương án trả lời cho những câu hỏi như vậy.

Kiểm tra Pin của điện thoại: Dù thời lượng phỏng vấn không kéo dài và việc gọi điện cũng không làm tốn nhiều pin nhưng dù sao bạn cũng phải chắc chắn rằng điện thoại mình đang hoạt động bình thường, lượng pin ít nhất trên 20% để tránh rủi ro sập nguồn đột ngột.

-> Đọc thêm: Kinh nghiệm phỏng vấn nhóm ghi điểm với nhà tuyển dụng

10 câu hỏi quan trọng khi phỏng vấn qua điện thoại

Câu hỏi 1: Bạn có nhớ là mình ứng tuyển vào vị trí nào không?

Đây là câu hỏi quan trọng đầu tiên mà HR sẽ hỏi ứng viên qua điện thoại để kiểm tra xem ứng viên có thật sự nghiêm túc khi nộp đơn ứng tuyển vào vị trí mà công ty đang tuyển dụng hay không.

Nếu ứng viên trả lời ngập ngừng hoặc sai vị trí chứng tỏ một là ứng viên thiếu sự nghiêm túc khi tìm việc hoặc là ứng viên chưa tìm hiểu rõ về công ty mà chỉ nộp hồ sơ xin việc theo kiểu “rải bừa CV”.

Câu hỏi 2: Mời bạn giới thiệu đôi chút về bản thân mình

Thông thường khi trả lời câu hỏi này, HR nên kỳ vọng vào việc ứng viên sẽ giới thiệu ngắn gọn về học vấn, kỹ năng và kinh nghiệm của bản thân để nhà tuyển dụng có thể nhận định được những thông tin ứng viên cung cấp có đáp ứng được tiêu chuẩn tối thiểu mà mô tả tuyển dụng (JD) yêu cầu hay không.

Ngoài ra, đây là câu hỏi để ứng viên thể hiện kỹ năng trình bày, thuyết phục của bản thân. Nếu ứng viên trả lời quá ngắn gọn hay nói quá sâu về thông tin cá nhân chứng tỏ ứng viên chưa tìm hiểu kỹ những thông tin về phỏng vấn tìm việc.

Câu hỏi 3: Tại sao bạn muốn ứng tuyển vào vị trí này? 

Đây là câu hỏi để kiểm tra mục tiêu công việc ngắn hạn của ứng viên. Từ câu trả lời của họ HR sẽ phân tích xem mức độ tâm huyết của họ đối với công việc này đến đâu.

Câu hỏi 4: Tại sao bạn nghỉ việc ở công ty cũ

Thông qua cách mà ứng viên trả lời, người phỏng vấn có thể đánh giá được tính cách của ứng viên có phù hợp với doanh nghiệp hay không.

Nếu câu trả lời của ứng viên mang tính tiêu cực như phàn nàn về sếp, quản lý cũ hay kể lể về sự cực nhọc của công việc tại công ty cũ, chứng tỏ ứng viên là người khó chiều, dễ nản chí. Thường những ứng viên như vậy sẽ bị HR loại thẳng mà không cần hỏi thêm gì nữa để tránh lãng phí thời gian

Câu hỏi 5: Bạn có kinh nghiệm thế nào với vị trí này

Phỏng vấn viên khi đặt câu hỏi này sẽ mong muốn ứng viên có thể chia sẻ về kết quả công việc trước đây đã đạt được, làm thế nào để họ làm được những công việc đó với mục đích là kiểm tra mức độ chân thật trong câu trả lời của họ.

Câu hỏi 6: Bạn có những kỹ năng nào để bổ trợ cho công việc này?

Đây là câu hỏi giúp nhà tuyển dụng có thể kiểm tra xem những kỹ năng mà ứng viên đề cập trong CV xin việc có đúng sự thật hay không.

Ngoài ra nhà tuyển dụng sẽ xem xét và đánh giá xem những kỹ năng mà ứng viên đề cập có vai trò quan trọng như thế nào đối với vị trí công việc mà doanh nghiệp đang tìm kiếm. Nếu là những kỹ năng ít hoặc không có sự liên quan với công việc thì chúng cũng không thể được xem là điểm cộng của ứng viên.

Câu hỏi 7: Bạn muốn làm việc trong một môi trường như thế nào?

Câu hỏi này sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá được phong cách làm việc của ứng viên như thế nào. Liệu với phong cách làm việc đó có phù hợp với văn hóa hiện tại của doanh nghiệp hay không.

Chẳng hạn như một người có xu hướng thích làm việc độc lập và muốn làm việc trong môi trường không có nhiều tiếng ồn sẽ không phù hợp để làm việc tại các công ty Agency (Nơi đòi hỏi bạn phải có kỹ năng làm việc nhóm và làm việc thông qua giao tiếp rất nhiều).

Câu hỏi 8: Mục tiêu nghề nghiệp của bạn trong 5 năm tới ra sao?

Với câu hỏi này nhà tuyển dụng sẽ có cơ sở để xác định xem định hướng trong tương lai của ứng viên có cụ thể rõ ràng không? Liệu họ có muốn được gắn bó lâu dài với công ty?

Đối với một số công ty khi tuyển nhân viên với định hướng mong muốn ứng viên có thể làm việc lâu dài với tổ chức thì HR nên loại ra những ứng viên không có định hướng tương lai rõ ràng hay vào công ty chỉ để mong muốn học hỏi kinh nghiệm

Câu hỏi 9: Bạn biết những gì về công ty chúng tôi?

Câu hỏi này sẽ giúp HR biết được ứng viên có sự hiểu biết như thế nào về công ty khi nộp đơn ứng tuyển.

Không ít trường hợp ứng viên thậm chí không biết công ty mình ứng tuyển tên gì, kinh doanh loại hình sản phẩm/dịch vụ nào? Cho thấy ứng viên không có sự tìm hiểu trước về doanh nghiệp. Những ứng viên như vậy thường sẽ bị loại vì nếu nhận họ thì doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức để đào tạo lại từ đầu.

Câu hỏi 10: Bạn còn câu hỏi nào dành cho tôi không?

Đây là câu hỏi cuối cùng nhưng cũng rất quan trọng mà HR thường hỏi ứng viên ở cuối buổi phỏng vấn qua điện thoại để đánh giá mức độ tập trung của họ về những thông tin về công ty mà nhà tuyển dụng đã trình bày.

Thông thường, những ứng viên thật sự quan tâm đến công việc của mình tại doanh nghiệp sẽ thường đưa ra những câu hỏi rất khôn ngoan để bản thân họ có thể biết được họ cần làm gì trong buổi phỏng vấn trực tiếp sắp tới qua đó có cơ hội được chọn để làm việc chính thức.

Trong khi những ứng viên không đặt câu hỏi thường có hai trường hợp: một là họ đã hiểu hết thông tin HR cung cấp, hai là họ coi những thông tin HR cung cấp là dư thừa và không có sự tập trung vào chúng. Nhà tuyển dụng cần dựa vào thái độ trước đó của ứng viên khi tham dự buổi phỏng vấn để phân tích xem ứng viên có thể thuộc trường hợp nào.

Làm sao để nhà tuyển dụng thể hiện sự chuyên nghiệp khi gọi điện phỏng vấn?

Loại bỏ những yếu tố gây xao nhãng

Để phỏng vấn qua điện thoại được diễn ra suôn sẻ, người phỏng vấn viên nên loại bỏ các tác nhân gây xao nhãng âm thanh như tìm một nơi yên tĩnh, không có tiếng ồn xung quanh, tạm thời tắt các thông báo cuộc gọi, tin nhắn, tắt thông báo các thiết bị trong phòng để tránh những sự cố dở khóc dở cười trong buổi phỏng vấn.

phương pháp phỏng vấn qua điện thoại

Chủ động lắng nghe ứng viên

Giao tiếp qua điện thoại thường hai bên sẽ khó có thể lắng nghe đối phương một cách thuận tiện giống như phỏng vấn trực tiếp khi mà một số yếu tố như sóng điện thoại, ngôn ngữ vùng miền, tình trạng thiết bị có thể là những điểm nghẽn khiến thông tin mà HR tiếp nhận từ ứng viên đôi khi không đầy đủ.

Do đó trong quá trình phỏng vấn qua điện thoại HR cần lắng nghe kỹ lưỡng câu trả lời và phần trình bày của ứng viên, bên cạnh đó, nhà tuyển dụng cũng cần chủ động lắng nghe cả những câu hỏi của ứng viên để có thể giải đáp tường tận thắc mắc của họ. Đừng ngần ngại hỏi lại ứng viên một cách lịch sự khi có thông tin nào đó bản thân chưa hiểu rõ.

kỹ năng phỏng vấn qua điện thoại

Giữ tâm thế chuyên nghiệp trong mọi hoàn cảnh

Bước đầu tiên không thể thiếu khi phỏng vấn qua điện thoại là gửi lời chào, giới thiệu bản thân bao gồm tên – chức vụ – từ công ty nào với tông giọng nhẹ nhàng, lịch sự.

Quá trình đặt câu hỏi sau đó cần đi đúng trọng tâm, rõ ràng và mạch lạc kết hợp với phong thái trình bày chuyên nghiệp. Điều đó sẽ giúp HR phần nào thể hiện được hình ảnh chuyên nghiệp của công ty và đem lại ấn tượng tốt cho ứng viên, giúp họ cảm thấy tự tin hơn khi trả lời những câu hỏi về thông tin cá nhân cũng như chuyên môn của bản thân.

kinh nghiệm phỏng vấn qua điện thoại

Không nên thực hiện quá nhiều cuộc phỏng vấn trong ngày.

Không chỉ ứng viên có thể gặp áp lực mà nhà tuyển dụng cũng có thể rơi vào tình trạng mệt mỏi, căng thẳng vì phải gọi điện với quá nhiều ứng viên trong một ngày.

Khi mệt mỏi và căng thẳng thì mức độ nhiệt tình và tập trung lắng nghe ứng viên của HR sẽ đi xuống đáng kể, ảnh hưởng trực tiếp đến việc đánh giá chất lượng ứng viên khiến cho những đánh giá bị mang tính chủ quan và cảm tính dẫn đến rủi ro bỏ sót những ứng viên tiềm năng.

Chính vì vậy, HR cần bố trí các cuộc gọi phỏng vấn vào thời điểm mình có nhiều năng lượng và sự tập trung nhất trong ngày, không nên phỏng vấn vào thời điểm cuối ngày vì đó là thời điểm năng lượng bắt đầu cạn kiệt sau một ngày làm việc căng thẳng. Số cuộc gọi trong ngày cũng nên vừa phải, nếu có quá nhiều hồ sơ gửi về, HR có thể sắp xếp để dời một số cuộc gọi sang ngày hôm sau.

cách phỏng vấn qua điện thoại

Qua bài viết trên hy vọng HR đã biết được các thông tin cần thiết liên quan đến phương thức phỏng vấn qua điện thoại để có thể cân nhắc sử dụng chúng như một cách thức phỏng vấn bổ trợ qua đó giảm tải số lượng ứng viên tham gia phỏng vấn trực tiếp, giúp HR và ban lãnh đạo dễ dàng hơn trong việc đưa ra quyết định tuyển dụng.

Ngoài ra, quý anh/chị có nhu cầu muốn nâng cao kỹ năng của bản thân để tìm được những nhân tài phù hợp với công ty có thể tham khảo khóa đào tạo tuyển dụng nhân sự hiệu quả tại Học Viện PMS.

Chương trình đào tạo tại PMS chú trọng vào thực tiễn được thiết kế bởi các chuyên gia với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đào tạo nhân sự sẽ tạo điều kiện giúp quý anh/chị khắc phục những điểm yếu và phát huy những kỹ năng sở trường của bản thân để thu hút được nhiều nhân tài về phục vụ cho doanh nghiệp.

Liên hệ với PMS ngay qua số hotline: 0965 845 468 – 028 7300 6069 để được các tư vấn viên tại PMS tư vấn chi tiết về chương trình đào tạo tuyển dụng và có cơ hội nhận được những ưu đãi hấp dẫn khi đăng ký trong thời gian sớm nhất.

Đăng ký nhận bản tin

Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS

    Trả lời

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *