Quản lý nhân sự là vị trí đóng vai trò quan trọng ở mỗi doanh nghiệp, công ty trong việc ứng phó với bối cảnh thị trường thay đổi nhanh chóng và nhu cầu cao đối với nguồn nhân lực chất lượng hiện nay. Vậy một nhà quản lý nhân sự sẽ đảm nhận những công việc, chức năng và quy trình quản lý như thế nào? Câu trả lời sẽ có trong bài viết này!
Quản lý nhân sự là gì?
Quản lý nhân sự (HRM, viết tắt Human Resource Management) là quá trình hoạch định, tổ chức, điều phối và quản lý mọi khía cạnh liên quan tới con người tại doanh nghiệp, công ty. Các hoạt động HRM sẽ bao gồm: tuyển dụng, chọn lọc ứng viên, hướng dẫn hội nhập, đào tạo & phát triển, quản lý lương thưởng, hiệu suất nhân viên… nhằm đảm bảo nguồn nhân lực đủ số lượng, chất lượng và phù hợp để đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
Chức năng, nhiệm vụ chính của nhà quản lý nhân sự
Lĩnh vực quản lý nguồn nhân lực rất rộng lớn, bao gồm nhiều công việc tại công ty. Nhưng thường vị trí này sẽ phải làm những nhiệm vụ chính sau:
- Tuyển dụng và lựa chọn nhân tài
- Đào tạo phát triển nhân viên
- Đánh giá hiệu suất làm việc nhân viên
- Quản lý lương thưởng và phúc lợi
- Quản lý hồ sơ nhân sự
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Cùng xem những chức năng, nhiệm vụ của nhà quản lý nhân sự cụ thể bên dưới:
Tuyển dụng và lựa chọn nhân tài
Tuyển dụng là chức năng thiết yếu của người quản lý nhân sự, bao gồm các hoạt động như lên kế hoạch, tìm kiếm, phỏng vấn và tuyển chọn những ứng viên phù hợp với văn hóa công ty và có thể mang lại giá trị cho tổ chức. Một số trang web phổ biến mà bộ phận HRM có thể tìm kiếm những ứng viên tiềm năng như VietnamWorks, TopCV, Vieclam24h, Indeed hoặc các trang mạng xã hội như LinkedIn.
Đào tạo và phát triển
Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là chức năng cần thiết của nhà quản lý nhân sự để cung cấp cho nhân viên những cơ hội học tập để nâng cao năng lực và kỹ năng cho nhân viên. Hoạt động này bao gồm tổ chức và triển khai các chương trình đào tạo qua các hình thức trả học phí bên ngoài, tại doanh nghiệp, hội thảo hoặc các chương trình cấp chứng chỉ.
Để triển khai công tác này hiệu quả, các nhà quản lý nhân sự cần lên kế hoạch cụ thể bao gồm những ý chính sau: ngân sách, thời gian, thời điểm, đối tượng và số lượng người tham gia quá trình đào tạo.
Đánh giá hiệu suất
HRM sử dụng dữ liệu để theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên nhằm đảm bảo đội ngũ lao động có năng lực và được đào tạo bài bản. Những dữ liệu thu thập được cũng có thể sử dụng để thay đổi phương pháp đào tạo nhân viên, chính sách lương thưởng dựa trên thành tích (KPI).
Bên cạnh đó, việc đánh giá hiệu suất nhân viên cũng là cơ sở để sa thải những người yếu kém, không có năng lực để đáp ứng công việc bàn giao và không phù hợp với văn hóa công ty.
Quản lý lương thưởng và phúc lợi nhân viên
Bộ phận quản lý nhân sự phải đảm bảo quyền lợi, chế độ đãi ngộ nhân viên bao gồm lương, hoa hồng, phúc lợi, thời gian nghỉ phép và những phúc lợi phi tiền tệ khác. HRM hãy sử dụng tiêu chuẩn ngành để thiết lập mức lương, tỷ lệ hoa hồng và phúc lợi cho nhân viên để đảm bảo sự công bằng và tiêu chuẩn nhất quán trong tổ chức. Đây là cách để công ty tạo động lực làm việc, giữ chân nhân tài ở lại cống hiến hết mình cho tổ chức.
Bên cạnh đó, về chính sách điều chỉnh lương của nhân viên, công ty có thể sử dụng đánh giá hiệu suất làm việc của họ để có những điều chỉnh phù hợp.
Có thể bạn quan tâm: Tư vấn hệ thống lương 3P toàn diện tại PMS
Quản lý hồ sơ nhân sự
Quản lý hồ sơ nhân sự là một chức năng quan trọng của bộ phận quản lý nhân sự. Đây là quy trình thu thập, sắp xếp, lưu trữ, cập nhật và bảo mật thông tin của toàn bộ nhân viên trong suốt vòng đời làm việc tại công ty. Hoạt động này nhằm đảm bảo tính đầy đủ, chính xác thông tin cá nhân nhân viên, dễ dàng truy xuất dữ liệu và quan trọng là đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ đúng luật lao động.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Một nhiệm vụ quan trọng nữa của người quản lý nhân sự là xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, tích cực và đạt được sự đồng lòng của mỗi nhân viên. Đây là một trong những ưu tiên hàng đầu vì môi trường làm việc tác động lớn đến tinh thần làm việc của họ. Cần tổ chức các hoạt động văn hóa, giải trí có sự tham gia của nhân viên để tạo ra sự gắn kết và hợp tác giữa nhân viên với nhau.
Làm quản lý nhân sự cần trang bị kỹ năng gì?
Kỹ năng giao tiếp
Là một chuyên gia nhân sự, bạn sẽ làm việc chặt chẽ với toàn bộ nhân viên để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Trọng tâm của vai trò HRM là con người, nên khả năng giao tiếp và tương tác hiệu quả với mọi người trong công ty là điều cần thiết. Chẳng hạn như phỏng vấn các ứng viên tiềm năng, dẫn dắt thành viên mới hội nhập, giải quyết xung đột nội bộ và các trường hợp khác liên quan về nhân sự.
Kỹ năng làm việc nhóm và hợp tác
Với vai trò của một HRM, bạn phải là một người đồng đội giỏi với tất cả mọi người và đóng góp tích cực vào các nỗ lực hợp tác. Bạn phải làm việc chặt chẽ với bộ phận nhân sự của mình và cả các thành viên bên ngoài bộ phận để đảm bảo tổ chức đang hướng tới việc đạt được các mục tiêu chung.
Tổ chức và xử lý nhiều việc cùng lúc
Tùy thuộc vào quy mô doanh nghiệp và số lượng nhân sự trong công ty, lượng thông tin cần sắp xếp sẽ rất lớn. Vì vậy, HRM phải có khả năng sắp xếp ngăn nắp và xử lý nhiều việc cùng lúc khi cần thiết, tránh rơi vào tình trạng công việc quá tải và lộn xộn, không biết mình phải làm gì trước làm gì sau.
Quản lý xung đột và giải quyết vấn đề
Bộ phận quản lý nhân sự luôn là người đầu tiên can thiệp khi xung đột phát sinh trong doanh nghiệp, đây là điều thường xuyên xảy ra tại nơi làm việc. Điều quan trọng là bạn phải đưa ra các giải pháp giải quyết phù hợp và nhanh chóng cho từng vấn đề mà nhân viên đang gặp phải.
Biết sử dụng công nghệ
Với một HRM, bạn phải có kiến thức và biết ứng dụng các công nghệ hiện đại hiện nay liên quan tới các khía cạnh nhân sự, bạn phải làm nhiều việc cho các chức năng như tuyển dụng, quản lý lương thưởng và phúc lợi, tính lương nhân viên, quản lý hiệu suất và còn nhiều chức năng quan trọng khác. Một số công ty cung cấp các phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả tại Việt Nam bạn có thể tham khảo: MISA, 1Office, Base, Tanca,…
Quy trình quản lý nhân sự hiệu quả
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những cách quản lý nhân sự khác nhau. Nhưng với kinh nghiệm của chúng tôi, các doanh nghiệp lớn, vừa hay nhỏ thường tuân thủ theo quy trình nhất định sau, cụ thể:
- Bước 1. Hoạch định nguồn nhân lực
- Bước 2. Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự và hội nhập (Onboarding)
- Bước 3. Xây dựng các chính sách
- Bước 4. Đào tạo & phát triển nguồn nhân lực
- Bước 5. Đề ra mục tiêu công việc và đánh giá, khen thưởng
- Bước 6. Phát triển văn hóa doanh nghiệp
Bước 1. Hoạch định nguồn nhân lực
Hoạch định nguồn nhân lực là việc doanh nghiệp phân tích, dự báo nhu cầu nhân sự trong tương lai để có thể lên kế hoạch tuyển dụng cho công ty, đảm bảo luôn có đủ người, đúng người, đúng việc và đúng lúc theo định hướng phát triển của doanh nghiệp.
Hoạt động này không hoạt động độc lập, mà nó quan hệ chặt chẽ với các hoạt động khác như: tuyển dụng, đào tạo và phát triển, đánh giá, quản lý lương thưởng và phúc lợi,…
Bước 2. Xây dựng quy trình tuyển dụng nhân sự
Bước quan trọng tiếp theo trong quản lý nhân sự là xây dựng một quy trình tuyển dụng bài bản, điều mà nhiều doanh nghiệp hiện nay chưa tối ưu và còn xem nhẹ. Một quy trình tối ưu sẽ giúp các HRM dễ dàng tìm kiếm, thu hút ứng viên tài năng phù hợp với công ty, đồng thời cũng giúp quá trình quản lý nhân sự đơn giản, hiệu quả hơn.
Một quy trình tuyển dụng thường triển khai các giai đoạn sau: Xác định nhu cầu và xây dựng kế hoạch -> xác định nguồn tuyển dụng -> tìm kiếm ứng viên -> Phỏng vấn, đánh giá -> Thỏa thuận và ra quyết định -> Hội nhập, hướng dẫn nhân sự mới hòa nhập công ty.
Bước 3. Xây dựng các chính sách
Yếu tố quyết định việc giữ chân nhân tài và thúc đẩy hiệu suất làm việc của họ là xây dựng các chính sách, chế độ phù hợp để đảm bảo việc cân bằng vật chất và tinh thần cho nhân viên. Các chính sách công ty cần quan tâm là lương thưởng, khen thưởng theo hiệu suất, bảo hiểm, nghỉ phép, đào tạo nhân sự
Bước 4. Đào tạo & phát triển nguồn nhân lực
Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực để nâng cao trình độ chuyên môn, phát triển kỹ năng cho đội ngũ cải thiện hiệu suất làm việc là một phần quan trọng trong quy trình quản lý nhân sự. Đầu tư vào các chương trình đào tạo phù hợp cho cấp quản lý, nhân viên cấp dưới có thể tạo động lực, tăng sự hài lòng cho nhân viên. Nhờ đó, công ty có thể giảm được tỷ lệ nghỉ việc và tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường lao động.
Bước 5. Đề ra mục tiêu công việc và đánh giá, khen thưởng
Bước quan trọng tiếp theo nhà quản lý nhân sự cần thực hiện là đặt mục tiêu rõ ràng, cụ thể cho nhân viên qua từng giai đoạn. Việc đặt mục tiêu nhằm giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá hiệu suất công việc thông qua các hệ thống báo cáo trực quan. Dựa vào những kết quả nhân viên làm được, nhà quản lý cũng có thể đưa ra các hình phạt phù hợp để khích lệ hoặc răn đe hiểu, hoàn thành tốt hơn vai trò của mình trong tổ chức.
Bước 6. Phát triển văn hóa doanh nghiệp
Trong quy trình quản lý nhân sự không thể thiếu quá trình xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp, dù là ở doanh nghiệp lớn, nhỏ hay startup. Một tổ chức không có văn hóa doanh nghiệp chắc chắn không thể đứng vững trong thị trường đầy biến động hiện nay.
Doanh nghiệp cần cung cấp những chuẩn mực đạo đức và giá trị cốt lõi để đội ngũ hiểu và thực hiện hướng tới mục tiêu chung. Văn hóa doanh nghiệp từ trước đến nay được coi là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển ổn định và bền vững trong tương lai.
Học quản lý nhân sự ở đâu tốt?
Để học quản lý nhân sự tốt, bạn có thể tìm tới các trung tâm đào tạo chuyên nghiệp như PMS, PACE, Link Power, VinaTrain Việt Nam,… hoặc các trường đại học uy tín dạy về quản trị nguồn nhân lực như Kinh tế Quốc dân (NEU), UEH, Ngoại Thương, Khoa học Xã hội & Nhân văn,..
Nếu bạn cần một chương trình đào tạo quản trị nhân sự từ cơ bản tới nâng cao, PMS tự tin là một trong những trung tâm hàng đầu, cung cấp những giá trị thực tiễn từ đội ngũ chuyên gia với hơn 15 năm kinh nghiệm trong quản lý & vận hành nhân sự, đặc biệt không lý thuyết suông và khô khan, cụ thể:
Chương trình quản trị nhân sự cơ bản dành cho:
- Sinh viên năm cuối, sinh viên tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị nhân sự chưa có kinh nghiệm thực tiễn.
- Người làm công tác nhân sự ở các doanh nghiệp nhưng có xuất phát điểm 0.
- Người đang làm lĩnh vực khác muốn chuyển sang làm nhân sự.
- Quản lý các cấp có mong đợi hiểu biết về quản trị nhân sự để hỗ trợ cho công việc hằng ngày.
>>> Tìm hiểu chi tiết chương trình CƠ BẢN: Xem tại đây
Chương trình quản trị nhân sự nâng cao dành cho:
- Nhân viên và Chuyên viên nhân sự.
- Giám sát nhân sự tại các doanh nghiệp, có định hướng phát triển ở vị trí Trưởng phòng Nhân sự.
- Trưởng phòng HCNS, muốn nâng cao kiến thức, kinh nghiệm xử lý công việc.
>>> Tìm hiểu chi tiết chương trình NÂNG CAO: Xem tại đây
Quản lý nhân sự luôn giữ vai trò then chốt trong tổ chức do sự liên quan mật thiết tới yếu tố “CON NGƯỜI”. Để thành công trong lĩnh vực này, lời khuyên của chúng tôi cho HRM cần liên tục học hỏi, trau dồi những kỹ năng chuyên môn và đặc biệt là ứng dụng AI trong thời đại chuyển đổi số hiện nay. Nếu thấy bài viết hữu ích, hãy để lại phần bình luận và chia sẻ cho mọi người nhé!
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS