Quy trình đào tạo nhân viên mới với 7 bước hiệu quả nhất

Việc sở hữu một quy trình đào tạo nhân viên mới giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài, đáp ứng được nhu cầu nhân lực đang tìm kiếm. Vậy để xây dựng quy trình đào tạo cần những bước cụ thể nào? Tìm hiểu ngay cùng PMS nhé!

1. Tại sao cần xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới?

Đào tạo nhân viên mới là quy trình thiết thực để giúp nhân viên có những khởi đầu thuận lợi tại đơn vị công tác. Nếu công việc này không được thực hiện một cách chu đáo, nhân viên mới sẽ dễ rơi vào tình trạng mất phương hướng.

Nhân viên bị “rối tung” trong đống công việc mới sẽ dẫn đến tình trạng làm việc kém năng suất, khả năng thôi việc là rất cao.

Xây dựng một quy trình đào tạo bài bản là phương pháp giúp khắc phục được những vấn đề trên, dưới đây là những lợi ích mà công việc này mang lại:

• Giúp nhân viên có cái nhìn tổng quan về hình ảnh công ty. Hiểu về các giá trị cốt lõi, tầm nhìn và sứ mệnh mà công ty đang hướng tới, cùng với đó là các thành tựu mà công ty đã gặt hái được. Qua đây nhân viên sẽ định hình được thương hiệu doanh nghiệp, có động lực cống hiến và theo đuổi mục tiêu.
• Hỗ trợ nhân viên mới hiểu về các quy tắc, chính sách để hình thành tính trách nhiệm trong công việc được đảm nhận.
• Tạo điều kiện cho nhân viên mới được bàn giao công việc rõ ràng, nhanh chóng làm quen với công việc mới, biết cách sử dụng tài nguyên và công cụ cần thiết hỗ trợ cho công việc. Được tận tình hỗ trợ giải đáp các thắc mắc về những công việc mới.
• Giúp nhân viên mới có tinh thần thoải mái, cởi mở và chia sẻ hơn. Xây dựng sự kết nối với các cá nhân khác, hỗ trợ trao đổi trong công việc được dễ dàng và hiệu quả hơn

2. Quy trình đào tạo nhân viên mới với 7 bước chi tiết

Dưới đây là quy trình 7 bước đào tạo phát triển nhân viên mới được áp dụng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp hiện nay:

Bước 1: Chuẩn bị môi trường làm việc

Bộ phận liên quan cần chuẩn bị các hạng mục cần thiết giúp nhân viên mới có đủ công cụ để thực hiện. Đảm bảo rằng nhân viên mới có đủ tài liệu và công cụ để bắt đầu công việc một cách thuận lợi.

Việc chuẩn bị có thể từ những hạng mục cơ bản như: tài liệu hướng dẫn công việc, quy trình làm việc, thời gian và các quy định. Cho đến các công cụ liên quan đến chuyên môn bao gồm: máy tính, văn phòng phẩm, dữ liệu và các tài nguyên số khác.

Quy trình đào tạo nhân viên có thể diễn ra cách cụ thể như sau:

• Trước ngày nhận việc: Gửi các thông tin nội bộ liên quan giúp nhân viên mới nắm bắt được tình hình thực tế.
• Ngày đầu tiên nhận việc: Giới thiệu thành viên mới, giải đáp các thắc mắc và luôn giữ cho bầu khí được thoải mái nhất có thể.
• Sau 1 tháng nhận việc: Trang bị cho nhân viên các kỹ năng chuyên môn, tham gia các chương trình đào tạo và tổ chức kiểm tra năng lực định kỳ để thúc đẩy năng lực của họ.
• Sau 3 tháng nhận việc: Nâng cao trình độ song song với việc tổ chức các hoạt động đánh giá và góp ý.

Bước 2: Chào đón nhân viên mới

Khi nhân viên được chào đón một cách nhiệt tình sẽ tạo cho họ có cảm giác thoải mái, tự tin và nhanh chóng hòa nhập vào môi trường làm việc mới. Việc chào đón tạo có thể diễn ra một cách tự nhiên như tổ chức một buổi gặp mặt nội bộ, qua đó thành viên mới có cơ hội giới thiệu bản thân cho mọi người. Cũng qua hoạt động này, các thành viên sẽ giúp đỡ nhau để xây dựng các mối quan hệ, vậy nên công việc này là rất quan trọng.

Ngoài ra, có thể sắp xếp nhân sự để chào đón và hướng dẫn về vị trí làm việc cũng như các phòng ban trong tổ chức từ những lúc đầu tiên để họ không bị xa lạ và bỡ ngỡ. Việc hướng dẫn này giúp phát huy tối đa tính chất văn hóa doanh nghiệp bằng sự chào đón nhiệt tình.

Bước 3: Đưa ra mục tiêu có thể đạt được cho nhân viên mới

Nắm bắt các mục tiêu rõ ràng và cụ thể giúp nhân viên mới dễ dàng nắm bắt được nhịp với công việc. Điều này còn giúp họ vạch ra một quy trình làm việc cụ thể cho thời gian làm việc tiếp theo.

Do đó, doanh nghiệp cần thiết lập mục tiêu cho từng thành viên cụ thể, bao gồm cả nhân viên mới. Việc xây dựng các mục tiêu ngắn và dài hạn giúp nhân viên định hình được những bước đi cụ thể của công việc, tạo ra kế hoạch để hoàn thành những nhiệm vụ đã được giao phó.

Bước 4: Tiến hành đào tạo về chuyên môn

Mỗi vị trí công việc sẽ cần trang bị những loại kỹ năng khác nhau, việc tiến hành đào tạo là một công việc hết sức cần thiết để phát huy tối đa năng lực của từng cá nhân. Điều này còn giúp đội ngũ xây dựng được phong thái làm việc chuyên nghiệp, nâng cao hiệu quả làm việc. Kế hoạch đào tạo cần được bám sát với các mục tiêu đã đề ra, cần thể hiện rõ được các tiêu chí như:

• Mục đích của việc đào tạo
• Áp dụng mô hình đào tạo – hướng dẫn nhân viên phù hợp
• Thời gian, địa điểm đào tạo
• Quy mô đào tạo

Video hướng dẫn phương pháp đào tạo hiệu quả

Ngoài ra, ban chuyên môn cũng cần chuẩn bị các kiến thức, tài liệu đào tạo phù hợp thực tế để tối ưu hóa quy trình đào tạo nhân viên. Giúp nhân viên định hướng được hướng đi trong tương lại, là tiền đề cho công ty xây dựng được đội ngũ vững mạnh, duy trì sự ổn định và phát triển.

Bước 5: Đào tạo đi đôi với thực hành

Sau khi được đào tạo về lý thuyết, việc được vận dụng ngay những kiến thức đó vào công việc giúp nhân viên có được những đúc kết quý báu. Đây là quy trình cần thực hiện thường xuyên để các thành viên liên tục được học hỏi và tiếp thu thêm nhiều kinh nghiệm phù hợp với thực tế.

Bước 6: Hỗ trợ nhân viên mới

Sau quá trình đào tạo, rất có thể những nhân viên mới còn những băn khoăn hay thắc mắc cần có lời giải đáp. Vậy nên nhà quản lý cần cung cấp kịp thời những sự hỗ trợ kịp thời, đảm bảo cho quy trình nhân viên được diễn ra một cách thuận lợi và suôn sẻ nhất.

Bước 7: Theo dõi và đánh giá hiệu quả đào tạo

Tại bước cuối cùng, doanh nghiệp cần có những bước phân tích, đo lường và đánh giá hiệu quả công việc. Việc đánh giá giúp ban quản lý có được cái nhìn tổng quan về năng lực và trình độ thực tế của nhân viên, cũng như vạch ra được những chiến lược cho lộ trình thăng tiến trong tương lai. Ngoài ra, việc đo lường cũng giúp công ty ngày càng hoàn thiện quy trình đào tạo nhân viên mới để có những cải tiến, thay đổi tích cực cho các chiến dịch đào tạo tiếp theo.

Cũng đừng quên sắp xếp một buổi nói chuyện cởi mở với nhân viên, lắng nghe những quan điểm và suy nghĩ của họ. Từ đó giúp nhà quản ly tiếp thu được những phản hồi, là cơ sở để đánh giá những kiến thức và trải nghiệm họ đã nhận được qua quy trình đào tạo.

Ngoài ra, để nâng cao kỹ năng, phương pháp để có thể tự tin hơn trong việc quản trị nhân sự quan trọng này, các bạn có thể tham khảo ngay 2 chương trình đào tạo tại Học Viện PMS dưới đây:

• Khóa học quản trị nhân sự cơ bản: xem tại đây
• Khóa học quản trị nhân sự nâng cao: xem tại đây

3. Những lưu ý trong quy trình đào tạo nhân viên mới

Cách đào tạo cho nhân viên mới là quy trình trải qua khá nhiều giai đoạn. Vì vậy, để tối ưu hiệu quả và năng suất, bạn cần để ý đến một số lưu ý sau:

• Cần có sự chuẩn bị rõ ràng và chi tiết các quy định về công ty như: Tầm nhìn, sứ mệnh, hệ giá trị… Cũng như cung cấp cho nhân viên mới đầy đủ các thiết cần thiết để thực hiện công việc, tránh tình trạng bất cập, thiếu chuyên nghiệp trong quá trình đào tạo.
• Thể hiện được một văn hóa doanh nghiệp tích cực, năng động. Điều này mang lại sự ấn tượng sâu sắc cho nhân viên mới, giúp họ có cảm tình và động lực để đóng góp vào lợi ích chung. Góp phần xây dựng tinh thần chuyên nghiệp và có trách nhiệm.
• Nhà lãnh đạo cần có năng lực và trách nhiệm để mang đến sự hướng dẫn và hỗ trợ tích cực, tạo cầu nối gắn kết giữa các thành viên trong môi trường mới.

4. Tóm lại

Trên đây là 7 bước tạo nên một quy trình đào tạo nhân viên được PMS đúc kết từ nhiều doanh nghiệp hiện nay. Bên cạnh đó, để quy trình này được vận hành đối đa hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu rõ được năng lực của từng cá nhân trong tổ chức. Thấu hiểu điều này để tự xây dựng cho mình các công cụ hỗ trợ đắc lực cho quy trình.

Để giúp bạn nền tảng giúp bạn có thể xây dựng một quy trình tối ưu và hiệu quả nhất, mang lại sự thành công cho doanh nghiệp, chúng tôi đã nghiên cứu và triển khai quy trình đào tạo nhân viên với 7 bước có trong chương trình đào tạo giảng viên nội bộ chuyên nghiệp, hãy tham khảo ngay!