Số lô sản xuất là gì? Ký hiệu và cách ghi số lô sản xuất

Có rất nhiều hàng hóa được sản xuất ra thị trường, đa dạng chủng loại, mẫu mã và hạn sử dụng riêng biệt. Vì thế, việc kiểm soát hàng hóa theo lô rất quan trọng, người quản lý kho cần phải nắm rõ số lô sản xuất hàng hóa, ký hiệu trên từng lô hàng có nghĩa là gì? Điều này đảm bảo lợi ích cho khách hàng khi mua sắm và giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hàng hóa khi gặp sự cố bất ngờ xảy ra.

Để rõ hơn, các bạn hãy tiếp tục đọc bài viết dưới đây nhé!

Số lô sản xuất là gì?

Số lô sản xuất (được viết tắt “Số lô SX; Lô SX; LSX; SLSX”) là ký hiệu bằng chữ cái/hoặc bằng số, được gán cho một lô sản phẩm giống nhau có chung đặc điểm được sản xuất tại một thời điểm để nhận dạng và theo dõi lô sản phẩm đó.

Mục đích sử dụng số lô sản xuất để theo dõi các mặt hàng trong quá trình sản xuất và có thể dùng để xác định các mặt hàng hoặc sản phẩm bị thu hồi nếu có lỗi xảy ra.

Ví dụ, trong một công ty sản xuất nước mắm cá cơm, tất cả các chai nước mắm cá cơm sản xuất từ cùng một đợt sẽ có cùng một số lô, được ghi trên bao bì gần với hạn sử dụng.

Ký hiệu số lô sản xuất và cách ghi

Số lô sản xuất được ký hiệu bằng chữ hoặc bằng số, thậm chí kết hợp cả hai (chữ và số) để nhận biết lô hàng và nguyên vật liệu sản xuất lô. Mục đích chính của ký hiệu là để giúp nhân viên dễ dàng tra cứu nguồn gốc của lô hàng, cụ thể như thời gian sản xuất, ngày sản xuất, mã nhận dạng, quy trình sản xuất,… Cấu trúc và thông tin của ký hiệu trên lô sản xuất sẽ do nhà sản xuất tự quy định.

Ví dụ về một ký hiệu số lô sản xuất thường thấy và giải mã chuỗi ký tự:

• Nhà máy sản xuất: BC (mã nhà máy BC)
• Ngày sản xuất: 250325 (hiểu là lô sản xuất ngày 25 tháng 03 năm 2025).
• Mã sản phẩm: 247 (một dãy số duy nhất để xác định lô).

Kết hợp lại, số lô sản xuất sẽ được ghi là BC-250325-247 theo nhà sản xuất quy định riêng.

Song song đó, số lô thường kết hợp chung với NSX và HSD để cung cấp thông tin cần thiết cho người tiêu dùng. Ví dụ, sản phẩm bánh quy được ghi với số lô XXYY, ngày sản xuất 18/04/2025 và hạn sử dụng 6 tháng kể từ ngày sản xuất. Thông tin này sẽ được in trên bao bì, chai hoặc lọ sản phẩm. Với sản phẩm là thuốc, số lô thường được in lên vỉ thuốc hoặc hộp thuốc.

Ý nghĩa của sản xuất theo lô

Phân biệt hàng hóa

Mỗi lô hàng hóa đều được gắn một mã duy nhất, mục đích là để xác định lô hàng đó được sản xuất cùng một thời điểm, cùng một dây chuyền sản xuất và nguyên vật liệu. Nhờ đó mà công tác kiểm kê, theo dõi và quản lý quá trình lưu kho cũng dễ dàng hơn.

Truy xuất nguồn gốc sản phẩm

Tình trạng một lô hàng bị lỗi sản xuất, sản phẩm chưa đạt chất lượng hay nguyên liệu sản xuất bị lỗi,… đôi khi sẽ xảy ra, thì quá trình thu hồi sản phẩm cần phải thực hiện ngay. Lúc này, người quản lý kho chỉ cần xem những dòng ký tự trên mỗi lô hàng để xác định nhanh chóng và thu hồi những sản phẩm đang gặp vấn đề.

Đây là cách giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian quản lý và kiểm soát kho trong việc truy xuất nguồn gốc của sản phẩm, từ đó có những giải pháp xử lý kịp thời.

Quản lý hàng hóa tồn kho hiệu quả

Dựa vào số lô sản xuất, người quản lý dễ dàng quản lý và theo dõi số lượng hàng tồn kho chính xác vì họ biết số lượng sản phẩm nhập/xuất kho và tồn kho. Nhờ vậy, doanh nghiệp có cơ sở để lên kế hoạch sản xuất và phân phối hợp lý, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa/tồn quá nhiều dẫn đến tốn kém chi phí.

Đối với những hàng hóa được sản xuất theo mùa, sản xuất theo lô giúp doanh nghiệp tập trung sản xuất lớn một lô sản xuất trong mùa cao điểm và sau đó chuyển sang sản xuất sản phẩm khác khi mùa vụ đi qua.

► Xem ngay: Quản trị kho bãi với Logistics – Vai trò và chức năng chính

Bảo vệ khách hàng khỏi hàng nhái, hàng giả, hàng kém chất lượng

Nhờ có ký hiệu số lô hàng, người tiêu dùng có thể biết được sản phẩm này được sản xuất ở đâu, thời gian nào, dùng nguyên liệu gì và sản xuất của ai. Do đó mà quyết định mua hàng được đưa ra sáng suốt hơn khi có thông tin rõ ràng từ nhà sản xuất, như sản phẩm chính hãng hay sản phẩm đạt chất lượng cao.

Trong trường hợp người tiêu dùng phát hiện ra sản phẩm có vấn đề về chất lượng, họ cũng dễ dàng liên hệ với bên nhà sản xuất cung cấp thông tin và được hỗ trợ giải quyết. Và nếu xảy ra tranh chấp về chất lượng sản phẩm, khách hàng có thể chứng minh nguồn gốc sản phẩm không đạt chuẩn cho bên phía nhà sản xuất hoặc bên phân phối để họ chịu trách nhiệm.

Hướng dẫn quản lý hàng hóa sản xuất theo lô hiệu quả

Xác định ngành hàng cần quản lý theo lô

Quản lý theo số lô sản xuất rất quan trọng đối với những loại hàng hóa có hạn sử dụng ngắn như được phẩm, mỹ phẩm hay thực phẩm.

Tại sao những mặt hàng này cần phải quản lý theo lô? Vì những sản phẩm này có giá trị cao, ghi hết hạn sử dụng sẽ gây tổn thất chi phí cho công ty. Do đó, cần quản lý các khâu quản lý theo lô như nhập/xuất, kiểm kê kho và biết được date sử dụng của từng lô hàng hiện tại là còn bao lâu, để từ đó sắp xếp và đẩy những hàng đó bán trước.

Sử dụng phần mềm hỗ trợ

Với thời đại công nghệ ngày càng phát triển, hiện có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý hàng hóa theo lô rất cần thiết cho doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi chính xác tình hình hàng hóa theo lô được nhập/xuất, lưu kho và hạn sử dụng của từng lô hàng.

Đây là cách được nhiều chủ doanh nghiệp lựa chọn bởi tính tiện lợi, các đơn vị uy tín trên thị trường cung cấp phần mềm quản lý kho theo lô mà bạn có thể tham khảo như Sapo, KiotViet, SUNO,…

► Xem ngay: Hệ thống quản lý kho hàng WMS – Tính năng và lợi ích

Sử dụng quy trình quản lý thủ công

Bên cạnh sử dụng phần mềm, vẫn còn nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng phương pháp quản lý thủ công từ khâu nhập/xuất lô hàng, quản lý từng lô cho tới khâu bán sản phẩm ra thị trường. Điều này buộc nhân viên kho và nhân viên bán hàng sẽ phải theo dõi sát sao từng chủng loại hàng hóa thường xuyên để đảm bảo trạng thái luôn nằm ở mức ổn định nhất, tránh thiếu hụt hoặc dư thừa.

Nhược điểm của cách quản lý này là sẽ tốn nhiều thời gian kiểm kê, chi phí thuê nhân công và đặc biệt là sai sót khi mọi thứ đều làm bằng thủ công, độ chính xác không cao nếu nhân viên làm ẩu. Rất nghiêm trọng với những mặt hàng date ngắn, nếu không phát hiện kịp thời và có biện pháp xử lý sẽ gây tổn thất tiền bạc của doanh nghiệp.

Với những thông tin cơ bản trên, hy vọng sẽ giúp bạn hiểu được số lô sản xuất là gì? Ký hiệu và các phương pháp quản lý lô hàng hiệu quả để nâng cao hiệu suất, giảm lãng phí và mang lại lợi nhuận tối ưu cho doanh nghiệp.

Nếu cần nâng cao năng lực trong quản lý tồn kho và nhu cầu vật tư, bạn có thể liên hệ với PMS chúng tôi qua hotline 0965 845 468 để được hỗ trợ đào tạo theo yêu cầu doanh nghiệp hoặc học cá nhân cho một nhóm cá nhân của công ty.