Kaizen là gì? Hiểu đúng về phương pháp Kaizen trong 5 phút

Phương pháp Kaizen bắt đầu từ thế chiến thứ II, được áp dụng tiên phong bởi Toyota và được lan rộng trên khắp thế giới từ những năm 1980 cho đến 1990 bắt nguồn từ Nhật Bản. Nhưng thực tế, hiện nay nhiều doanh nghiệp vẫn chưa hiểu rõ Kaizen là gì? Lợi ích và cách thực hiện Kaizen mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giải đáp mọi thắc mắc cho bạn.

Tổng quan về Kaizen

Kaizen là gì?

Kaizen là một thuật ngữ trong tiếng Nhật (改善), được dịch ra tiếng Việt là “sự cải tiến liên tục” hoặc “thay đổi để tốt hơn”. Kaizen có nghĩa là thực hiện những điều bình thường một cách bình thường.

Kaizen không bao giờ chấm dứt, đừng bao giờ nói “không có vấn đề,” mà phải hiểu là vấn đề ở khắp mọi nơi. Mục tiêu của Kaizen là thực hiện những thay đổi nhỏ trong một khoảng thời gian để thúc đẩy cải tiến liên tục.

Hãy nhớ: “Cái tốt nhất chính là kẻ thù của Kaizen“

Trong lĩnh vực sản xuất, Kaizen giúp giảm khuyết tật, loại bỏ lãng phí, tăng năng suất, tối ưu hóa hiệu suất, tăng cường trách nhiệm của người lao động và thúc đẩy sự đổi mới.

Kaizen có nghĩa là cải tiến liên tục liên tục

Theo quan niệm của phương Tây, sự phát triển cần phải đổi mới và cải tiến liên tục. Tại sao họ lại cho rằng như vậy, mọi thắc mắc sẽ có trong bài viết sự khác biệt giữa Kaizen và đổi mới.

Quan điểm cơ bản của Kaizen

Mọi hoạt động hiện tại đều có nhiều cơ hội để cải tiến.
Các phương pháp, công cụ đang sử dụng đều có thể được cải tiến với một nỗ lực nào đó.
Nhiều cải tiến nhỏ sẽ tạo ra một sự biến đổi lớn.
Tạo điều kiện lôi cuốn toàn thể công nhân viên cùng tham gia.
Phản hồi nhanh, áp dụng các đề xuất sáng kiến.

Đặc trưng của của Kaizen

Những cải tiến nhỏ.
Liên tục trong thời gian dài.
Với sự tham gia của tất cả bộ phận.

Xem ngay: 10 nguyên tắc cốt lõi của triết lý Kaizen

Cách triển khai các phương pháp Kaizen

Các đối tượng cải tiến của Kaizen

Phương pháp làm việc.
Quan hệ công việc.
Môi trường làm việc.
Điều kiện làm việc ở mọi nơi.

Các hoạt động Kaizen có thể khởi xướng bởi ai?

Lãnh đạo.
Một bộ phận (phòng, ban) của tổ chức.
Một nhóm làm việc.
Nhóm Kaizen.
Từng cá nhân.

Khi nào Kaizen bắt đầu được?

Bắt đầu từ ngay bây giờ
Bắt đầu từ công nhân, nhân viên
Bắt đầu từ những ý tưởng nhỏ nhất
Bắt đầu từ công việc đơn giản nhất
Bắt đầu bằng chi phí thấp nhất

Để áp dụng Kaizen hiệu quả, doanh nghiệp có thể ứng dụng 5 Whys tìm ra gốc rễ vấn đề

Áp dụng Kaizen trong doanh nghiệp

3 nguyên lý, yếu tố và quy tắc dụng phương pháp Kaizen

3 nguyên lý ứng dụng:

Thay đổi từng phần, chứ không thay đổi toàn thể.
Khi thay đổi, hãy nhìn sự việc dưới nhiều góc độ.
Điều chỉnh cấp độ, nếu cần, khi thực hiện thay đổi.

3 yếu tố giúp Kaizen hữu hiệu:

Ứng dụng: thực hiện.
Hiển thị: viết ra.
Chia sẻ: công bố, thảo luận.

3 quy tắc ứng dụng:

Dừng: ngưng thực hiện điều không còn phù hợp.
Giảm: giảm những vật, và những hoạt động không cần thiết.
Thay đổi: hãy cải tiến nhỏ để cho điều gì đó được tốt hơn/

Lợi ích của phương pháp Kaizen

lợi ích của kaizen là gì

Tăng năng suất và chất lượng

Kaizen giúp tối ưu hóa các quy trình làm việc, loại bỏ lãng phí và cải tiến liên tục qua mỗi ngày từng chút một. Nhờ đó mà năng suất và chất lượng sản phẩm ngày càng tốt hơn, đáp ứng nhu cầu ngày càng của người tiêu dùng.

Phát triển nhân viên và tạo động lực

Khi thực hiện Kaizen vào dự án, Kaizen thường yêu cầu nhân viên phải có sự đóng góp ý tưởng cải tiến, dù nó có khả thi hay không nhưng mọi ý kiến đều được ghi nhận. Điều này đã giúp nhân viên có cơ hội phát triển và phát huy hết tiềm năng bản thân, từ đó ý thức làm việc sẽ hiệu quả hơn.

Giảm lãng phí

Kaizen tập trung vào việc loại bỏ các loại lãng phí trong quy trình sản xuất. Lãng phí có thể bao gồm thời gian không cần thiết, nguyên liệu sản xuất bị lãng phí, lao động không hiệu quả hay tài nguyên không được sử dụng tối ưu. Bằng cách này, tổ chức có thể tiết kiệm được tài nguyên, thời gian và giảm chi phí không đáng có.

Tăng khả năng cạnh tranh

Việc liên tục tối ưu quy trình làm việc, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa được hiệu suất và giảm chi phí. Từ đó, sản phẩm & dịch vụ sẽ có giá thành cạnh tranh hơn, giúp thu hút khách hàng và cạnh tranh tốt thị trường.

Tạo dựng văn hóa làm việc tích cực

Kaizen được xây dựng theo hướng tích cực, mọi ý kiến đều được ghi nhận. Vì thế, Kaizen khuyến khích tinh thần làm việc tập thể, sự gắn kết và hỗ trợ nhau ngày càng tốt hơn. Nhờ vậy mà qua mỗi ngày, Kaizen tạo dựng ra văn hóa làm việc tích cực, nơi mỗi người đều có thể đưa ra ý tưởng cải tiến như một thói quen, tự giác và chủ động.

*Lưu ý: Các ý tưởng mà công nhân, nhân viên dong góp thì doanh nghiệp cần đưa ra các phần quà cho nhân viên từ bé cho đến lớn về những ý tưởng có thể áp dụng được.

Hiện nay, khóa học hiểu đúng và thực hành 5S & Kaizen chưa được phổ biến nhiều cho các doanh nghiệp. Nhưng tại Học Viện PMS, chương trình này đang được nhiều khách hàng là doanh nghiệp đánh giá cao về độ thực tiễn và kiến thức chuyên sâu giúp Học viên áp dụng được ngay vào trong thực tế.

Nếu bạn chưa biết tại sao việc áp dụng Kaizen sẽ mang lại lợi ích gì, hãy xem hình minh họa thực tế bên dưới trước và sau khi áp dụng Kaizen để cải tiến:

Ví dụ về Kaizen đóng nút Ví dụ về Kaizen máy may

Chúng tôi sẽ chia sẻ một câu chuyện thực tế về cách thực hiện Kaizen của tập đoạn Toyota, câu chuyện này đã trở thành nhiều nguồn cảm hứng cho các doanh nghiệp trên thế giới. Cùng xem cách ứng dụng Kaizen tại Toyota có điều gì thú vị đến vậy nhé!

8 bước thực hiện Kaizen

Bước 1: Lựa chọn chủ đề, xác định mục tiêu.
Bước 2: Tìm hiểu tình trạng thực tế.
Bước 3: Loại trừ các bất thường.
Bước 4: Phân tích nguyên nhân.
Bước 5: Lập kế hoạch cải tiến.
Bước 6: Thực hiện các hoạt động cải tiến.
Bước 7: Kiểm tra kết quả, so sánh với yêu cầu.
Bước 8: Tiêu chuẩn hóa & duy trì tránh trở lại tình trạng cũ.

Để hiểu rõ chi tiết hơn về các bước triển khai, hãy xem ngay các bước cơ bản để tiến hành triết Lý Kaizen.

Các công cụ và phương pháp Kaizen được phát triển và hoàn thiện

kaizen nghĩa là gì

Sự khác biệt giữa Kaizen và vòng tròn cải tiến PDCA, SDCA

Kaizen và PDCA (Plan-Do-Check-Act), SDCA (Plan-Do-Check-Act) đều là các phương pháp cải tiến quy trình và quản lý chất lượng.

Tuy nhiên, Kaizen hướng đến việc tạo ra sự cải thiện nhỏ, thường xuyên trọng mọi khía cạnh công việc và không có điểm dừng. Còn PDCA và SDCA thì cụ thể hơn, bắt đầu bằng việc lập kế hoạch, sau đó thực hiện, kiểm tra và điều chỉnh để hoàn thiện quy trình hoặc dự án theo một vòng tròn lặp đi lặp lại trong một chu kỳ.

Hy vọng những thông tin mà chúng tôi chia sẻ, bạn đã hiểu rõ hơn về Kaizen là gì và các lợi ích cũng như cách thức triển khai phương pháp Kaizen trong doanh nghiệp. Hãy áp dụng nó vào tổ chức của bạn một cách hiệu quả và liên tục để tạo ra sự cải tiến liên tục và tiến bộ.