14 khó khăn gặp phải khi làm việc nhóm thường gặp và cách khắc phục

Bạn đã từng gặp những tình huống các thành viên trong nhóm tranh luận không hồi kết, bất đồng quan điểm hay thậm chí gây xích mích nội bộ trong team chưa? Thông thường, chúng ta luôn phải đối mặt với những trở ngại, khó khăn khi làm việc nhóm. Vậy thì có những khó khăn nào thường gặp và cách giải quyết ra sao cho từng tình huống đó. Hãy cùng PMS tìm hiểu ngay tại bài viết sau đây.

14 khó khăn khi làm việc nhóm thường gặp và cách khắc phục

Làm việc nhóm “thụ động”

Sự thụ động khi làm việc nhóm là vấn đề thường thấy nhất, vì không phải ai cũng chủ động và đóng góp ý kiến (có thể là họ thiếu chuyên môn hoặc sợ thất bại). Điều này sẽ xảy ra tình trạng các thành viên đùn đẩy trách nhiệm cho nhau đi tìm giải pháp để đóng góp và sẽ gây ra các hậu quả như:

• Sự sáng tạo bị suy giảm khi làm việc nhóm, dẫn đến việc tìm ra giải pháp khó khăn.
• Gây bất mãn giữa các thành viên trong nhóm vì họ phải gánh thêm phần trách nhiệm tự các thành viên thụ động không đóng góp ý kiến, dẫn đến tình trạng quá tải công việc.
• Giảm sự gắn kết và ảnh hưởng tới mục tiêu chung của nhóm và công ty.

Cách giải quyết:

Để giải quyết vấn đề này, người quản lý trong nhóm có thể áp dụng phương pháp brainstorming để thúc đẩy các thành viên thụ động trong nhóm đóng góp ý kiến và sáng tạo ra các ý tưởng mới mẻ. Nếu tưởng đó có giá trị, nhà quản lý cần ghi nhận và khen thưởng họ để họ cảm thấy có động lực và có trách nhiệm hơn trong việc đóng góp ý kiến, nhằm hướng tới kết quả tốt nhất cho cả nhóm.

► Xem ngay: Kỹ năng làm việc nhóm là gì? 10 kỹ năng cần thiết

Có những thành viên “có cái tôi cao”

Một yếu tố cản trở hoạt động teamwork hiệu quả là có một hoặc nhiều thành viên có chuyên môn và kỹ năng cao, nhưng lại hay đặt “Cái tôi” của mình lên quá cao, vì họ thường cho rằng mình luôn đúng và cố gắng áp đặt quan điểm của mình lên cả nhóm. Điều này dẫn đến tình trạng xung đột nội bộ xảy ra do họ không lắng nghe, tôn trọng ý kiến người khác.

Khi tình trạng xung đột nội bộ xảy ra trong tập thể và không đoàn kết với nhau sẽ ảnh hưởng tới mục tiêu chung của nhóm và tổ chức. Đồng thời hiệu quả công việc cũng bị sụt giảm và kết quả sẽ không đạt được những gì đã đặt ra.

Cách giải quyết:

Người lãn đạo cần tạo dựng một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi thành viên trong nhóm có thể trao đổi, tương tác và lắng nghe những ý kiến. Người lãnh đạo nhóm cần định hướng và điều hòa các mối quan hệ trong nhóm và khuyến khích tinh thần hợp tác giữa các thành viên trong nhóm. Bên cạnh đó, việc đặt ra mục tiêu chung rõ ràng cho cả nhóm sẽ giúp mọi người tập trung vào mục tiêu chung hơn là những lợi ích cá nhân.

Bên cạnh đó, tổ chức các hoạt động nhóm như team building để tăng cường sự gắn kết, hiểu biết lẫn nhau giữa các thành viên, từ đó giảm thiểu những xung đột nội bộ không cần thiết.

Xung đột tính cách

Trong một nhóm, mỗi cá nhân đều có những tính cách riêng, đôi khi điều này có thể dẫn đến tình huống nhân viên có xu hướng bất đồng quan điểm với nhau, dẫn đến tinh thần làm việc giảm sút hoặc hợp tác kém.

Cách giải quyết:

Bạn có thể giúp giảm thiểu khả năng xảy ra xung đột tính cách bằng cách xem xét văn hóa làm việc và nhân viên hiện tại trước khi tuyển dụng nhân viên mới. Khi xung đột xảy ra giữa hai nhân viên hiện tại, nhà quản lý có thể giải quyết bằng cách điều chỉnh nhiệm vụ để giảm tương tác giữa họ hoặc hỗ trợ hòa giải để giải quyết bất đồng quan điểm với nhau.

Thiếu sự giao tiếp, tương tác

Sự kết nối và tương tác giúp mọi người trong nhóm thấu hiểu lẫn nhau trong công việc, từ đó nâng cao sự tập trung hơn và giúp nâng cao chất lượng công việc. Tuy nhiên, nếu không có sự giao tiếp và tương tác với nhau, sẽ dẫn đến tình trạng tinh thần mọi người trong team bị ảnh hưởng; thiếu sự tin tưởng lẫn nhau và hay chậm trễ công việc; hiệu quả làm việc bị giảm sút nhất là khi công việc có tính qua lại giữa hai thành viên với nhau.

Đặc biệt hơn là trong thời buổi công nghệ hiện đại, khi mà công ty cho nhân viên làm việc từ xa, thì mức độ tương tác và giao tiếp còn hạn chế hơn khi được làm việc trực tiếp với nhau, đây là một trong những cản trở hiệu quả khi làm việc nhóm.

Cách giải quyết:

Để tăng cường tương tác và kết nối giữa các nhân viên, người quản lý nên tích cực tham gia vào các hoạt động của nhóm, tạo ra không khí làm việc tích cực và thân thiện. Cố gắng tạo cơ hội cho mọi thành viên được đóng góp ý kiến, lắng nghe và tôn trọng quan điểm của nhau, song song đó là ghi nhận kịp thời những đóng góp của từng cá nhân, tạo động lực để mọi người cố gắng hơn.

Bên cạnh đó, hãy xây dựng một văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ, nơi mà sự hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau được đề cao.

► Xem thêm: Cải thiện kỹ năng giao tiếp trong làm việc nhóm

Thông tin chia sẻ không đồng nhất

Khi một hoặc nhiều nhân viên truyền đạt thông tin dự án không đồng nhất với một số đồng nghiệp khác, điều này có thể gây hại cho hiệu suất làm việc của nhóm. Nhân viên thực hiện công việc với thông tin không đầy đủ có thể hiểu sai hoặc thực hiện những công việc không cần thiết.

Cách xử lý:

Để đảm bảo mọi thành viên trong nhóm hiểu rõ mục tiêu và nhiệm vụ, người quản lý cần truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và chi tiết ngay từ đầu. Điều này bao gồm việc giải thích rõ ràng lý do tại sao mỗi nhiệm vụ lại quan trọng và cách thức đóng góp của từng cá nhân vào thành công chung của dự án.

Việc theo dõi sát sao tiến độ công việc và cung cấp phản hồi kịp thời cho từng thành viên rất quan trọng. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người đều làm việc đúng hướng và có thể điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết. Môi trường làm việc minh bạch và cởi mở khuyến khích mọi người chia sẻ thông tin và hợp tác hiệu quả.

Có tâm lý nể nang, ngại va chạm

Rào cản ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc nhóm là luôn có tư duy tập thể (Groupthink), nghĩa là với những thành viên thân thiết, họ luôn có tâm lý nể nang và không thích va chạm xích mích trong công việc. Điều này dẫn đến hệ lụy là những ý kiến dù không phù hợp cũng sẽ được chấp nhận thay vì phản biện lại. Nhưng về lâu dài, nếu có xảy ra xung đột nội bộ với nhau, sự kìm nén sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự đoàn kết trong nhóm.

Tình trạng này thường xảy ra ở các nhóm có số lượng người lớn, khi người quản lý phải đưa ra quyết định dựa trên sự đóng góp từ nhiều người trong nhóm. Hậu quả của việc có tư duy tập thể thường thấy nhất đó là:

• Không có sự kết nối và tương tác chặt chẽ giữa các thành viên trong team khi thảo luận về vấn đề nào đó.
• Ảnh hưởng tới tiến độ công việc nếu phương án từ đầu đưa ra không phù hợp do các thành viên không tranh luận kỹ từ đầu và mất thời gian để khắc phục phương án đó.
• Những quyết định được đưa ra không có sự chắc chắn.
• Dễ xảy ra tình trạng hiểu lầm và mâu thuẫn ngầm nội bộ trong nhóm.
• Kìm hãm sự sáng tạo các thành viên trong nhóm vì sợ xây dựng ý kiến.

Cách khắc phục:

Người quản lý nên tổ chức các buổi chia sẻ thường xuyên nhằm khuyến khích nhân viên thẳng thắn đưa ra góp ý về công việc, tạo cơ hội cho mọi người hiểu nhau hơn. Hãy tạo điều kiện để nhân viên cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng, điều này giúp giảm thiểu sự ngại ngùng và khuyến khích tinh thần hợp tác các thành viên trong nhóm với nhau.

Đồng thời xây dựng các kênh giao tiếp không chính thức như nhóm chat thân mật hoặc buổi cà phê cuối tuần để nhân viên thoải mái chia sẻ quan điểm và kinh nghiệm làm việc.

Lười biếng, chỉ biết dựa vào nhóm

Trong một nhóm, sẽ có một số thành viên luôn có suy nghĩ là “việc ai người đó làm”,, những người này luôn có tâm lý ỷ lại, lười biếng và không có trách nhiệm trong công việc chung của cả nhóm, họ chỉ biết đến những công việc cá nhân của mình mà mình đảm nhận. Điều này dẫn đến những khó khăn trong làm việc nhóm như:

• Gây ra căng thẳng trong nhóm và gây bất mãn giữa các thành viên.
• Mối quan hệ giữa các thành viên bị ảnh hưởng xấu.
• Ảnh hưởng xấu tới các mục tiêu chung của nhóm.

Cách xử lý:

Để tối ưu hóa hiệu suất làm việc nhóm và giảm thiểu tình trạng ỷ lại, người quản lý cần thiết lập một kế hoạch công việc rõ ràng và chi tiết. Mỗi thành viên phải được giao nhiệm vụ cụ thể, có thời hạn hoàn thành và hiểu rõ tầm quan trọng của công việc mình đảm nhận.

Việc phân công công việc hợp lý sẽ tạo động lực, trách nhiệm cá nhân và giảm thiểu tình trạng “ăn theo” trong nhóm. Một bảng kế hoạch chi tiết, với các yêu cầu cụ thể và thời hạn rõ ràng, sẽ giúp mọi người tập trung vào mục tiêu chung và đạt được hiệu quả cao nhất.

Tư duy hơn thua

Gần giống như những thành viên có cái tôi cao, những người có tư duy hơn thua thường không tập trung đi tìm giải pháp với các thành viên trong team mà thay vào đó họ hay tìm các quan điểm cá nhân của mình và cho mình là thắng trong việc tranh luận. Điều này có thể gây ra những khó khăn khi làm việc nhóm như:

• Xung đột giữa các thành viên trong nhóm, gây ảnh hưởng tới sự đoàn kết và có thể gây tan rã nội bộ.
• Cản trở sự phát triển các thành viên trong nhóm.
• Tiến độ công việc bị chậm trễ và giảm hiệu suất công việc.

Cách xử lý:

Người quản lý nên hành động như một bên trung lập, đưa ra quan điểm cân bằng và các giải pháp thực tế. Một cách tiếp cận nhẹ nhàng nhưng kiên quyết có thể dập tắt hiệu quả các bất đồng trong nhóm. Bằng cách nêu bật điểm mạnh và điểm yếu của từng cá nhân, người quản lý có thể thúc đẩy sự hiểu biết và hợp tác lẫn nhau. Điều này không chỉ giải quyết xung đột mà còn thúc đẩy năng suất của nhóm.

Không quan tâm kết quả chung

Với những thành viên trong nhóm suy nghĩ “thân ai người nấy lo”, đây là những người chỉ thích làm việc một mình và đặt lợi ích cá nhân lên trên. Thậm chí những người này không cần sự tương tác, hỗ trợ giữa các đồng nghiệp để hướng tới mục tiêu chung,

Đây là một tư tưởng lệch lạc của những người chỉ biết nghĩ cho mình, để một dự án triển khai thành công, thì việc triển khai hoạt động nhóm và tất cả mọi người đều đóng góp ý kiến, hỗ trợ lẫn nhau thì mới có kết quả tốt được. Nếu không, hệ lụy của việc làm này sẽ:

• Công việc cả nhóm rời rạc, việc ai người đó làm.
• Ngăn cản sự phát triển cả tập thể, do không cùng nhau hướng tới lợi ích chung.
• Kết quả công việc không đạt như mong muốn.
• Tinh thần teamwork đi xuống.

Cách khắc phục:

Người quản lý cần tạo ra một môi trường làm việc mà ở đó lợi ích cá nhân và thành công của nhóm được liên kết chặt chẽ. Thay vì chỉ tập trung vào lợi ích cá nhân, hãy giúp nhân viên hiểu rằng thành công của nhóm sẽ mang lại nhiều cơ hội phát triển hơn cho họ. Khuyến khích tinh thần hợp tác, chia sẻ kiến thức và hỗ trợ lẫn nhau. Đồng thời, hãy tạo ra các cơ chế khen thưởng phù hợp để ghi nhận những đóng góp của từng thành viên vào thành công chung của nhóm.

► Xem thêm: 9 yếu tố quan trọng để xây dựng làm việc nhóm hiệu quả

Nhân viên tham gia quá nhiều

Không phải lúc nào số lượng nhân viên đông cũng thúc đẩy tiến độ công việc nhanh hơn. Quan trọng ở đây là mức độ phù hợp, nếu số lượng nhân sự quá nhiều so với quy mô của dự án sẽ dẫn đến hiệu suất bị giảm do công việc không được phân bổ đồng đều cho tất cả mọi người. Lúc đó, nhân viên sẽ thiếu động lực làm việc và không tận dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có, gây tốn kém chi phí nhân sự.

Cách xử lý:

Các nhà quản lý nên rà soát và phân chia công việc rõ ràng cho mỗi nhân viên, công việc phải phù hợp với năng lực và kinh nghiệm của họ. Đồng thời, cần đánh giá lại nhu cầu nhân sự, loại bỏ hoặc chuyển nhân viên dư thừa khỏi dự án, đảm bảo mọi nguồn lực đều được sử dụng tối đa để đạt được mục tiêu chung.

Mục tiêu đối lập

Yếu tố quan trọng trong làm việc nhóm là hướng mọi người đi đến một mục tiêu cuối cùng. Khi các thành viên trong nhóm theo đuổi các mục tiêu đối lập nhau, có thể dẫn đến công việc không tương thích hoặc thậm chí gặp khó khăn trong làm việc nhóm do không có sự nhất quán với nhau. Các vấn đề có thể xảy ra như:

• Tiến độ công việc chậm trễ và chất lượng công việc đầu ra kém.
• Quá trình thực hiện công việc dễ xảy ra xung đột và không có sự hợp tác.
• Khó khăn trong việc đạt được những mục tiêu chung của nhóm.

Cách giải quyết:

Để đảm bảo tất cả thành viên cùng hướng đến mục tiêu chung, người quản lý nên tạo không gian mở để mọi người tự do chia sẻ suy nghĩ của mình. Sau khi lắng nghe và tổng hợp các quan điểm, hãy đưa ra kế hoạch hành động rõ ràng, đảm bảo cân nhắc đầy đủ ý kiến của từng cá nhân. Sự đồng thuận sẽ giúp nhóm làm việc hiệu quả và gắn kết hơn.

Thiếu sự nhận thức bản thân

Một cá nhân có nhận thức kém về bản thân có thể gây ra khó khăn trong nhóm của bạn. Thông thường, nhân viên có thể không nhận ra rằng họ đang gây ra vấn đề, nhưng họ có thể phát hiện ra vấn đề với đồng nghiệp của mình. Việc thiếu nhận thức về bản thân có thể gây ra nhiều loại xung đột bằng cách dẫn đến các vấn đề giữa các cá nhân và sự oán giận liên quan đến công việc.

Cách giải quyết:

Giải pháp tốt nhất dành cho nhân viên kém nhận thức đó là trò chuyện riêng với họ. Người quản lý cần quan sát kỹ lưỡng về khả năng của họ và đưa ra các phản hộ một cách nhẹ nhàng mang tính xây dựng, đồng thời cung cấp sự khích lệ cần thiết để nâng cao tinh thần làm việc cho họ, điều này cải thiện hiệu suất công việc và gia tăng sự gắn kết trong nhóm.

Cạnh tranh nội bộ không lành mạnh

Cạnh tranh lành mạnh có thể truyền cảm hứng cho những ý tưởng mới, nhưng nếu quá nhiều sự ganh đua nội bộ có thể ngăn cản mọi người chia sẻ suy nghĩ, dẫn đến những thách thức trong công việc nhóm. Điều quan trọng là phải tìm được sự cân bằng sự cạnh tranh khuyến khích sự đổi mới mà không cản trở sự hợp tác, nếu không sự tiêu cực của cạnh tranh nội bộ sẽ dẫn đến các tình trạng như:

• Sứt mẻ tinh thần đoàn kết, chia rẽ nội bộ trong team.
• Thường dẫn đến tình trạng nghỉ việc của các thành viên trong nhóm.
• Tạo ra nơi làm việc tiêu cực, kém hiệu quả.
• Hạn chế sự kết nối và tương tác giữa các thành viên trong nhóm.
• Mất thời gian để xử lý các thành viên trong nhóm, thay vì thời gian đó tập trung giải quyết công việc.

Cách khắc phục:

Để giải quyết tình trạng cạnh tranh không lành mạnh trong nhóm, người quản lý cần xây dựng nền tảng chung, bao gồm thiết lập rõ ràng các quy tắc, giá trị cốt lõi, và mục tiêu chung của nhóm. Đồng thời tạo điều kiện để các thành viên cùng làm việc, chia sẻ kiến thức và hỗ trợ lẫn nhau.

Ngoài ra, tổ chức các hoạt động giao lưu, tăng cường tương tác giữa các thành viên, giúp nhóm gắn kết hơn.

Không có sự tin tưởng với nhau

Niềm tin là yếu tố vững chắc cho sự hợp tác nhóm hiệu quả. Khi không có niềm tin giữa các thành viên với nhau, sẽ tạo ra các khó khăn khi làm việc nhóm như:

• Sự nghi ngờ lẫn nhau khiến các thành viên khó đưa ra quyết định chung, dẫn đến mất thời gian và cơ hội.
• Thiếu sự đồng lòng và hỗ trợ, các thành viên trong nhóm sẽ gặp khó khăn trong việc hoàn thành các nhiệm vụ chung.
• Môi trường làm việc căng thẳng, thiếu tin tưởng sẽ làm giảm động lực và sáng tạo của các thành viên.
• Sự bất đồng quan điểm và xung đột sẽ gia tăng, gây ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần làm việc nhóm.

Giải pháp:

Để xây dựng một môi trường làm việc nhóm hiệu quả, mỗi thành viên phải cảm thấy được lắng nghe, tôn trọng và tin tưởng lẫn nhau. Nhà quản lý nên tổ chức các buổi chia sẻ để khuyến khích các thành viên trong nhóm chia sẻ suy nghĩ, cảm xúc và quan điểm của mình một cách cởi mở. Điều này giúp mọi người hiểu rõ hơn về nhau, giảm thiểu hiểu lầm và xây dựng một nền tảng vững chắc cho sự hợp tác.

Tóm lại

Trong quá trình làm việc nhóm không thể tránh khỏi những vấn đề, khó khăn giữa các thành viên trong nhóm. Quan trọng là bạn biết cách quản lý và giải quyết những tình huống đó như thế nào để mang lại gắn kết, tăng niềm tin và khuyến khích sự sáng tạo các thành viên trong nhóm, từ đó tăng năng suất làm việc và đạt được kết quả tốt nhất.

Hiểu được tầm quan trọng của làm việc nhóm, PMS có cung cấp khóa học cải thiện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả. Để tham khảo khung nội dung chương trình, lợi ích sau khóa học và học phí ưu đãi, liên hệ ngay với chúng tôi qua Hotline 0965 845 468 để được hỗ trợ tư vấn trong thời gian sớm nhất.

Xem thêm các bài viết cùng chủ đề:

• Kỹ năng lãnh đạo nhóm là gì? 15 kỹ năng của Team leader
• Lợi ích của teamwork trong công việc
• Các nguyên tắc làm việc nhóm bạn cần tuân thủ
• Mô hình làm việc nhóm hiệu quả hiện nay