Lean Six Sigma là gì? Lợi ích và cách triển khai LSS cho doanh nghiệp

Khái niệm Lean Six Sigma trở nên phổ biến vào năm 1995 sau khi nó được CEO Jack Welch sử dụng triệt để trong các chiến lược kinh doanh của ông tại General Electric. Cho đến ngày nay, phương pháp này đang được sử dụng linh hoạt trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Vậy phương pháp này có điều gì đặc biệt mà còn tồn tại đến thời điểm hiện tại? Cùng PMS tìm hiểu ngày nhé!

Lean Six Sigma là gì?

Lean Six Sigma là phương pháp sử dụng các kỹ thuật trong thống kê để đánh giá sự sai lệch của quá trình, xác định các nguyên nhân gây ra lỗi và cung cấp biện pháp xử lý để làm năng mức độ chính xác cho quy trình thực hiện. Đây là hệ thống được kết hợp giữa 2 phương pháp là Lean và Six Sigma.

Hiểu đơn giản thế này: Lean Six Sigma không phải hệ thống đáp ứng từng tiêu chuẩn như ISO. Phương pháp này với tư duy rất hiện đại: thay vì cố gắng sửa chữa những lỗi lầm đã xảy ra, hãy cố gắng từ đầu để không xảy ra lỗi ngay từ đầu. Tức là Lean Six Sigma mong muốn sự hoàn hảo trong toàn bộ quy trình sản xuất và kinh doanh.

Hoạt động của nguyên tắc của Lean 6 Sigma là sử dụng phương pháp thống kê để tính toán số lỗi phát sinh trong chu kỳ, sau đó tìm cách khắc phục để lỗi đó không phát sinh ở chu kỳ tiếp theo. Cho đến khi con số này gần như bằng “0”. Thông thường các công ty thường đặt ra mức 3 hoặc mức 4 sigma tương ứng với xác xuất sai lỗi từ 66.897 – 6.210 trên một triệu trường hợp. Nếu đạt tới 6 Sigma, con số này sẽ còn là 3,4 lỗi trên một triệu cơ hội.

Dưới đây là bảng thể hiện các cấp độ Sigma:

Lean Sigma mang lại nhiều lợi ích vậy nên có nhiều công ty hàng đầu trong các ngành khác nhau từ dịch vụ tài chính đến chuyển giao công nghệ cao đã áp dụng thành công Six Sigma như: Asea Brown Boveri, Black và Decker, Dupont, Dow Chemical,…

Lợi ích của phương pháp quản trị Lean Six Sigma

• Giảm đáng kể chi phí phát sinh và tránh được tình trạng lãng phí. Giảm thiểu tỷ lệ sản phẩm lỗi trong quá trình sản xuất.
• Rút ngắn thời gian sản xuất và cung cấp sản phẩm, dịch vụ. Thực hiện đúng cam kết giao hàng đúng hạn.
• Xây dựng năng lực quản lý và giải quyết các vấn đề một cách hệ thống, khoa học cho các cán bộ chủ chốt trong tổ chức thông qua việc học hỏi và áp dụng trong thực tiễn các phương pháp và công cụ của mô hình Lean Six Sigma.
• Không chỉ giúp tổ chức thực hiện những cam kết với khách hàng, khi áp dụng Sigma tổ chức còn đáp ứng vượt ngoài sự thỏa mãn bằng cách tạo ra các sản phẩm/dịch vụ mới với mang lại nhiều giá trị gia tăng vượt trội so với đối thủ cạnh tranh.
• Lean 6 Sigma được đánh giá là xu thế mới khi đáp ứng đồng thời cả ba yêu cầu quan trọng của khách hàng: Giá cạnh tranh, chất lượng tốt và thời gian giao hàng đúng hạn. Qua đó tạo nền tảng vững chắc cho việc xây dựng văn hóa chất lượng trong tổ chức.

Tìm hiểu thêm về cách để phát hiện và loại bỏ 8 loại lãng phí trong sản xuất

Nguyên tắc của hệ phương pháp Lean Six Sigma

Các nguyên tắc Lean Sigma thường được áp dụng trong để cải thiện quy trình thiết lập chất lượng sản phẩm và tăng cường năng suất làm việc của tổ chức. Khi áp dụng đúng cách, hệ thống Lean Six Sigma có thể giúp tổ chức đạt được hiệu suất tối đa và tạo ra giá trị lớn cho đối tác và doanh nghiệp. Dưới đây là chi tiết các nguyên tắc:

Đặt khách hàng làm trọng tâm

Nguyên tắc này nhấn mạnh việc tập trung vào khách hàng để doanh nghiệp có thể hiểu rõ nhu cầu của họ. Với mục đích cuối cùng là cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ sao cho đáp ứng tốt nhất các yêu cầu và mong muốn của khách hàng.

Xem trọng dữ liệu và dữ kiện

Việc sử dụng dữ liệu và thông tin thực tế hỗ trợ việc quyết định được chính xác nhất. Thông qua việc thu thập, nghiên cứu và hiểu rõ dữ liệu, người quản lý và các bộ phận liên quan có cơ sở để đưa ra các giải pháp mang tính logic và rõ ràng.

Linh hoạt trong quản lý

Là nguyên tắc khuyến khích sự linh hoạt và tinh thần sẵn sàng thích nghi với thị trường trong quá trình quản tri sản xuất. Các tổ chức Lean Six Sigma cần có khả năng thay đổi nhanh chóng để ứng biến với các tình huống phát sinh. Qua đó tối ưu hóa quy trình và thời gian thực hiện nhiệm vụ.

Không có rào cản trong kết nối

Lean Six Sigma đề cao việc loại bỏ các rào cản và sự tách biệt giữa các bộ phận, phòng ban khi thực hiện quy trình trong tổ chức. Mục tiêu của nguyên tắc là tạo ra sự kết nối không giới hạn giữa cá nhân, phòng ban và các tổ chức khác nhau để tối ưu hóa hoạt động tổng thể của doanh nghiệp.

Không thể tránh khỏi sai lầm

Tiêu chuẩn của Lean 6 Sigma thể hiện rằng trong một triệu trường hợp thì vẫn còn khả năng xảy ra 3,4 lỗi phát sinh. Vậy nên nguyên tắc này khuyến khích sự tư duy tích cực về sai lầm. Thay vì khiển trách, người quản lý Lean Six Sigma nên xem đây là cơ hội để học hỏi và đúc kết kinh nghiệm. Việc tìm hiểu nguyên nhân và khắc phục sai lầm giúp cải thiện quy trình và ngăn chặn việc tái diễn cho hoạt động sản xuất tiếp theo.

Triển khai mô hình LSS cho doanh nghiệp – Quy trình DMAIC

Lean Six Sigma được thực hiện theo phương pháp DMAIC bao gồm 5 giai đoạn theo trình tự: Define ( Xác định), Measure ( Đo lường), Analysis ( Phân tích), Improve ( Cải tiến) và cuối cùng là Control ( Kiểm soát).

Mỗi giai đoạn được xác định những hoạt động cụ thể mà nhóm dự án phải thực hiện bằng một hệ thống các công cụ thích hợp.Tiến trình DMAIC là trọng tâm của các dự án cải tiến quy trình Lean Six Sigma.

Các bước sau đây giới thiệu quy trình giải quyết vấn đề mà trong đó các công cụ chuyên biệt được vận dụng để chuyển một vấn đề thực tế sang dạng thức thống kê, xây dựng một giải pháp trên mô hình thống kê rồi sau đó chuyển đổi nó sang giải pháp thực tế.

Define – xác định vấn đề

Mục tiêu của bước Xác Định là làm rõ vấn đề cần giải quyết, các yêu cầu và mục tiêu của dự án. Các mục tiêu của một dự án nên tập trung vào những vấn đề then chốt liên kết với chiến lược kinh doanh của công ty và các yêu cầu của khách hàng.

Đầu ra của giai đoạn xác định: Các dự án sẽ được triển khai trong dự án Lean Six Sigma (là những vấn đề còn tồn tại về chất lượng bên trong của tổ chức )

Measure – đo lường vấn đề

Mục tiêu của bước Đo Lường nhằm giúp hiểu thực trạng năng lực của tổ chức, bước này có thể bao gồm:

• Đo lường năng suất lao động
• Đo lường khả năng đáp ứng yêu cầu khách hàng (cung cấp đơn hàng…).
• Đo lường sai lỗi, làm lại trong quá trình tạo ra sản phẩm.
• Đo lường thời gian (Lead time, Cycle time, Takt time, Waste time, SMED…).
• Thiết lập chi tiết quy trình lập kế hoạch và triển khai sản xuất – để tìm ra những điểm nút cổ chai (bottleneck) là những điểm mà tại đó quá trình sản xuất bị ách tắc.
• Thiết lập những CTQ (Những điểm chất lượng trọng yếu) – là những yêu cầu về tiêu chuẩn chất lượng tại những giai đoạn (Stage) của quá trình sản xuất.
• Đo mức Lean Six Sigma – Là mức chỉ ra năng lực sản xuất của tổ chức trong vấn đề của chất lượng sản phẩm tạo ra.

Analyze – phân tích

Trong bước này, các thông số thu thập sẽ được phân tích để các giả thuyết về căn nguyên của dao động trong các thông số được tạo lập và tiến hành kiểm chứng sau đó. Chính ở bước này, các vấn đề kinh doanh thực tế được chuyển sang các vấn đề trên thống kê, gồm có:

• Xác định những điểm tạo ra giá trị và không tạo ra giá trị gia tăng
• Xác định nguyên nhân các vấn đề tại công đoạn tạo ra sản phẩm
• Xác định điểm gây tắc trong quá trình sản xuất.

Bước phân tích cho phép chúng ta sử dụng các phương pháp và công cụ thống kê cụ thể để tách biệt các nhân tố chính có tính thiết yếu để hiểu rõ hơn về các nguyên nhân hình thành sự sai sót trong quá trình thực hiện Lean Six Sigma.

Một số phương pháp và công cụ áp có thể áp dụng vào phân tích:

• 5 Tại sao (Five Why’s): Sử dụng công cụ này để hiểu được các nguyên nhân sâu xa của khuyết tật trong một qui trình hay sản phẩm, và để có thể phá vỡ các mặc định sai lầm trước đây về các nguyên nhân.
• Đánh giá các đặc tính phân bố (Descriptive Statistics, Histograms): Công cụ này dung để xác minh đặc tính của các dữ liệu đã thu thập được là bình thường hay bất bình thường nhằm giúp ta chọn các công cụ phân tích thống kê thích hợp về sau.
• Phân tích tương quan/Hồi qui (Correlation/Regression Analysis): Nhằm xác định mối quan hệ giữa các yếu tố đầu vào của qui trình và các kết quả đầu ra hoặc mối tương quan giữa hai nhóm dữ liệu biến thiên.
• Đồ thị tác nhân chính (Main Effect Plot): Hiển thị các tác nhân chính trong số các tác nhân được nghiên cứu.
• Phân tích phương sai (ANOVA): Đây là công cụ thống kê suy luận được thiết kế để kiểm tra sự khác biệt đáng kể giữa giá trị trung bình cộng (mean) giữa hai hoặc nhiều tập hợp mẫu.
• Hoàn thành bảng FMEA (Failure Mode and Effect Analysis): Áp dụng công cụ này trên qui trình hiện tại giúp ta xác định các hành động cải thiện phù hợp để ngăn ngừa khuyết tật tái diễn.
• Các phương pháp kiểm chứng giả thuyết (Hypothesis testing methods): Đây là tập hợp các phép kiểm tra nhằm mục đích xác định nguồn gốc của sự dao động bằng cách sử dụng các số liệu trong quá khứ hoặc hiện tại để cung cấp các câu trả lời khách quan cho các câu hỏi mà trước đây thường được trả lời một cách chủ quan.
• Các công cụ khác như: Sản xuất tinh gọn Lean Manufacturing, TQM…

Improve – cải tiến

Bước Cải Tiến tập trung phát triển các giải pháp nhằm loại trừ căn nguyên của dao động, kiểm chứng và chuẩn hoá các giải pháp.

Các công cụ thường được áp dụng bao gồm:

• Quy hoạch mô phỏng dạng tế bào (Cellular Layout)
• Chuẩn hóa quy trình (Standard Work)
• Quản lý trực quan (Visual Management)
• Chất lượng từ gốc (hay “Làm đúng ngay từ đầu”) – Poka yoke
• Sơ đồ chuỗi giá trị VSM (Value Stream Mapping)
• Phương pháp 5S
• Bảo trì hay duy trì năng suất toàn diện TPM (TPM – Total Productive Maintenance)
• Thời gian chuyển đổi/Chuẩn bị (Changeover/setup time)
• Kanban trong sản xuất
• Cân bằng sản xuất
• Hệ thống vừa đúng lúc JIT (Just In Time)

Tìm hiểu thêm: Phương pháp Kaizen là gì? Ví dụ về mô hình Kaizen trong sản xuất

Control – kiểm soát

Mục tiêu của bước Kiểm Soát là thiết lập các thông số đo lường chuẩn để duy trì kết quả và khắc phục các vấn đề khi cần, bao gồm cả các vấn đề của hệ thống đo lường. Bước này bao gồm:

• Hoàn thiện hệ thống đo lường.
• Kiểm chứng năng lực dài hạn của quy trình.
• Triển khai việc kiểm soát quy trình bằng kế hoạch kiểm soát nhằm đảm bảo các vấn đề không còn tái diễn bằng cách liên tục giám sát những quy trình có liên quan.

Các công cụ có thích hợp có thể hỗ trợ cho bước kiểm soát:

• Kế hoạch kiểm soát (Control Plans): Đây là một hoặc tập hợp các tài liệu ghi rõ các hành động, bao gồm cả lịch thực hiện và trách nhiệm cần thiết để kiểm soát các tác nhân biến thiên đầu vào chính yếu với các chế độ hoạt động tối ưu.
• Lưu đồ quy trình với các mốc kiểm soát: Bao gồm một sơ đồ đơn lẻ hoặc tập hợp các sơ đồ biểu thị trực quan các qui trình mới.
• Các biểu đồ kiểm soát quy trình bằng thống kê (SPC): Tập hợp các biểu đồ giúp theo dõi các qui trình bằng cách hiển thị các dữ liệu theo thời gian giữa giới hạn tiêu chuẩn cận trên (USL) và giới hạn tiêu chuẩn cận dưới (LSL) cùng với một đường trung tâm (CL).

• Các phiếu kiểm tra (Check Sheets): Công cụ này cho phép chúng ta lưu giữ và thu thập một cách có hệ thống các dữ liệu từ các nguồn trong quá khứ, hoặc qua sự kiện phát sinh. Theo đó, các mẫu thức lặp lại và các xu hướng có thể được nhận dạng và trình bày một cách rõ ràng.

Trên đây là những điều bạn cần biết để hiểu rõ hơn tầm quan trọng của Lean Six Sigma là gì. Thật vậy, khi doanh nghiệp đưa Lean 6 Sigma vào hoạt động kinh doanh, họ đều nhận thức được sự thay đổi rõ rệt trong vấn đề tiết giảm chi phí sản xuất, tối ưu hóa sử dụng nguồn lực, làm hài lòng khách hàng, nó chính là lời giải cho bài toán làm sao để kinh doanh thành công, cho dù họ là các công ty từ Startup hay cho đến những công ty có tiếng trên thị trường.