Bạn có bao giờ rơi vào trạng thái khó xử khi ở trong thế phải nhận xét một thứ gì đó bạn cho là không vừa ý mình chưa? Rõ ràng không phải ai cũng có kỹ thuật khen chê vừa đáp ứng tính khách quan lại tránh gây mích lòng đối phương.
Đó là lý do mà nguyên tắc Sandwich được xuất hiện. Hôm nay PMS sẽ cùng mọi người tìm hiểu tất tần tật về quy tắc này và cách áp dụng sao cho hiệu quả tối ưu nhất.
Nguyên tắc Sandwich là gì?
Nguyên tắc Sandwich, còn gọi là nguyên tắc phản hồi bánh kẹp là một phương pháp giao tiếp được sử dụng khi đang ở trong tình huống cần có sự góp ý hoặc phê bình mang tính xây dựng.
Nó được đặt tên là Sandwich bởi nó giống như cách mà người đầu bếp làm ra một chiếc bánh mì kẹp, với lớp nhân (phần cần được góp ý) được đặt giữa hai lớp bánh với ý nghĩa theo hướng tích cực (Lời khen và động viên).
Mục tiêu của quy tắc Sandwich là giúp cho quá trình phê bình đánh giá một vấn đề trở nên dễ thở hơn, tránh cho người nghe rơi vào cảm giác dằn vặt, khó chịu và giúp họ nhìn nhận vấn đề của mình nằm đâu để rút kinh nghiệm, tạo ra động lực để bản thân cố gắng hoàn thiện hơn trong lần sau.
Ý nghĩa 3 lớp bánh kẹp Sandwich được dùng trong phản hồi
Lớp bánh mì trên cùng
Theo nguyên tắc bánh kẹp Sandwich, lớp trên cùng là giai đoạn bắt đầu lời nhận xét của mình bằng lời khen ngợi, nêu điểm tích cực, những thành quả mà đối phương đã đạt được. Mục đích của việc này là tạo cho đối phương sự vui vẻ, hài lòng về những thành quả mình đã đạt được sau quá trình cố gắng.
Cần chú ý tuy là khen ngợi nhưng cũng phải ở mức độ tiết chế vừa phải, tránh khen ngợi quá đà gây mâu thuẫn với lời nhận xét tiếp theo hoặc vô tình tạo cho đối phương cảm giác tự mãn.
Lớp nhân ở giữa
Đến lớp này, lời khen ngợi sẽ tạm thời được thay thế bằng những vấn đề cần được góp ý, bàn luận, nhận xét khách quan về những thiếu sót mà đối phương đang gặp phải. Mục đích của việc này là giúp cho đối phương hiểu được rằng mình còn phải cải thiện và học hỏi thêm những gì để trở nên tốt hơn sau này.
Lưu ý là nội dung nhận xét cần ngắn gọn, súc tích, tập trung vào những vấn đề thật sự quan trọng đảm bảo người nghe có thể hiểu được tương đối đầy đủ những góp ý của mình. Nên tránh những tính từ mạnh gây cảm giác nản chí, thất vọng cho người nghe như: Quá tệ, thảm họa, rất xấu,…
Lớp bánh mì bên dưới
Lớp cuối cùng này, sau khi đã góp ý đầy đủ về những gì mình muốn truyền tải cho người nghe thì những lời động viên, khích lệ và bày tỏ sự tin tưởng về cơ hội họ có thể cải thiện trong tương lai, qua đó tạo cho họ tinh thần lạc quan và động lực để kết quả công việc tốt hơn.
Ưu và nhược điểm của phương pháp Sandwich
Ưu điểm
Thay vì sử dụng phong cách nhận xét quá thẳng thắn dễ gây mích lòng thì việc sử dụng nguyên tắc Sandwich trong phản hồi sẽ đem lại những ưu điểm như sau:
- Tạo ra môi trường thân thiện khi giao tiếp: nơi mà người nghe cảm thấy những điều mình đã làm mình được người khác tôn trọng và đánh giá tích cực.
- Tạo sự tích cực trong quá trình phản hồi: Người nghe vừa được cảm thấy hạnh phúc vì điểm mạnh của mình được công nhận lại vừa nhận biết được những điểm yếu của mình một cách khách quan để nỗ lực cải thiện.
- Phòng tránh sự xung đột: Nhờ vào việc lựa chọn đặt lên đầu tiên và lời động viên đặt sau cùng nên những lời phê bình ở giữa sẽ giúp cho đối phương cảm thấy thoải mái hơn.
Nhược điểm
Song song với những ưu điểm về việc xây dựng mối quan hệ giao tiếp tích cực thì nguyên tắc Sandwich vẫn tồn tại một số nhược điểm, chẳng hạn như:
- Không phù hợp cho người giao tiếp kém: Để áp dụng được quy tắc Sandwich trong thực tế đòi hỏi bạn cần phải có khả năng giao tiếp thật tốt, biết cách lựa lời sao cho phù hợp.
- Không phù hợp cho mọi tình huống: Không phải lúc nào nguyên tắc này lúc nào cũng phù hợp để sử dụng. Chẳng hạn như với những lỗi mang tính nghiêm trọng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp, tổ chức, thì gần như không lời khen nào có thể sử dụng được.
- Có thể gây ra hiểu lầm: Chẳng hạn trong quá trình nhận xét nếu bạn điều chỉnh mức độ phê bình quá nhẹ nhàng, người nghe có thể không chú tâm đến nó do đó không có ý chí trong việc khắc phục điểm yếu dẫn đến một hệ quả tất yếu là nguy cơ rất cao những sai sót sẽ bị lặp lại.
Ví dụ về nguyên tắc bánh Sandwich trong thực tế
Phản hồi nhân viên
Anh A là nhân viên Content Marketing cho công ty X, nhiệm vụ hằng ngày của anh là viết các bài viết chủ đề cung cấp kiến thức cho Website. Hàng tuần anh đều viết đầy đủ số lượng bài được giao, nhưng chất lượng bài viết chưa hoàn hảo, còn dính nhiều lỗi đạo văn AI. Trưởng phòng Marketing tên là B có thể áp dụng nguyên tắc Sandwich theo từng lớp như sau:
- Lớp bánh mì trên cùng: Khen ngợi về sự nỗ lực, làm việc không ngừng nghỉ của anh A trong việc hoàn thành đầy đủ chỉ tiêu được giao.
- Lớp nhân ở giữa: Chỉ ra những chỗ bị dính lỗi đạo văn cùng dẫn chứng rõ ràng là đạo từ nguồn nào, chia sẻ những bí quyết viết bài để giúp cho văn phong của anh A trở nên tốt hơn.
- Lớp bánh mì bên dưới: Động viên rằng nếu cố gắng cải thiện khả năng viết Content của anh A trở nên hoàn hảo hơn, anh B trưởng phòng sẽ đề xuất với giám đốc tăng lương cho A..
Khi nhận xét về bài thuyết trình
Nhóm của bạn C hoàn thành bài thuyết trình về phong cách ăn uống của người Nhật. Bài thuyết trình khá suôn sẻ, slide Powerpoint đẹp. Tuy nhiên, vấn đề của nhóm là một vài bạn vẫn chưa thực sự tự tin khi giao tiếp, còn nhìn quá nhiều lên bảng chiếu mới có thể trình bày được.
Nguyên tắc Sandwich có thể được áp dụng khi có bạn muốn nhận xét về bài thuyết trình của nhóm:
- Lớp bánh mì trên cùng: Chúc mừng nhóm đã hoàn thành tốt bài thuyết trình của mình, khen ngợi những điểm mạnh ở trên và cảm ơn nhóm đã cung cấp những kiến thức mới lạ.
- Lớp nhân ở giữa: Chỉ ra những nội dung nào mà các bạn chưa thật sự tự tin, đưa ra một số góp ý để giúp những bạn thuyết trình chưa tốt trở nên lưu loát hơn.
- Lớp bánh mì bên dưới: Gửi lời cảm ơn đến nhóm đã cung cấp những kiến thức mới lạ. Chúc nhóm sẽ đạt được điểm cao với bài thuyết trình của mình.
Tham khảo khóa học kỹ năng thuyết trình và trình bày tự tin trước đám đông bên dưới:
Phản hồi từ giảng viên
Giảng viên muốn để lại kết quả và nhận xét cho bài tập tự luận mà học sinh đã nộp, có thể áp dụng nguyên tắc Sandwich theo quy trình 3 lớp như sau:
- Lớp bánh mì trên cùng: Để lại lời khen cho học sinh về những điều mà họ đã đã thể hiện tốt trong bài kiểm tra (Chẳng hạn như phương thức biểu đạt văn bản tốt, mở bài, thân bài cũng như kết bài rõ ràng cụ thể).
- Lớp nhân ở giữa: Chỉ ra chi tiết và đưa ra góp ý cho những đoạn văn mà học sinh làm còn lủng củng, cách hành văn chưa ổn.
- Lớp bánh mì bên dưới: Động viên học sinh cố gắng phát huy những thứ đã thể hiện tốt và gửi gắm niềm hy vọng rằng bài văn của học sinh sẽ đạt được điểm cao hơn nữa trong tương lai.
Kết luận
Qua bài viết trên chúng ta có thể thấy nguyên tắc Sandwich có thể được sử dụng đa dạng trong nhiều lĩnh vực để giúp cho chúng ta có thể phản hồi người khác một cách tự tin và chân thành, không còn sợ gây khó chịu cho người nghe nữa.
Đối với những Trainer chuyên đào tạo đội ngũ nhân sự vững mạnh cho tổ chức, họ sẽ gặp không ít khó khăn, bối rối khi kỹ năng, nghiệp vụ của nhân viên mới sau quá trình được chỉ bảo, hướng dẫn có thể vẫn còn nhiều thiếu sót.
Vấn đề của Trainer lúc này là làm sao để thúc đẩy hơn nữa sự tự tin, động lực phấn đấu cho những nhân viên còn non kinh nghiệm này và tránh để khiến họ cảm thấy nản lòng.
Chìa khóa cho vấn đề này chính là nguyên tắc Sandwich đã được chúng tôi được đề cập như trên và nếu quý anh/chị muốn biết cách mà quy tắc Sandwich vận hành một cách trực quan như thế nào trong việc đưa ra phản hồi, hãy tham gia vào khóa học đào tạo giảng viên – Train the Trainer của Học Viện PMS.
Thông qua các bài tập vận dụng lý thuyết giải quyết những vấn đề bám sát thực tế mà các Trainer thường gặp phải trong quá trình đào tạo nhân viên. Quý anh/chị sẽ xác định cho mình những phương pháp đào tạo nhân lực phù hợp và tự tin hơn trong việc giảng dạy để đem lại những kiến thức, trải nghiệm thực tiễn nhất cho học viên của mình.
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS