10 nguyên tắc giao tiếp ứng xử trong công việc, cuộc sống

Kỹ năng giao tiếp ngày nay vô cùng quan trọng trong việc thiết lập những mối quan hệ trong cuộc sống, nhưng việc giao tiếp có thực sự chỉ đơn giản là nói chuyện với nhau? Câu trả lời là không. Giao tiếp là một kỹ năng mềm bao gồm những nguyên tắc trong giao tiếp bạn cần phải chú ý nếu muốn tạo thiện cảm với mọi người. Hãy cùng PMS tìm hiểu xem những nguyên tắc đó là gì nhé.

Tại sao bạn cần phải giao tiếp một cách có nguyên tắc?

Ngày nay, giao tiếp đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc hình thành các mối quan hệ xã hội, là chìa khóa giúp thông tin được truyền đạt, tương tác qua lại trở nên chính xác và hiệu quả.

Bên cạnh đó, trong quá trình làm việc, giao tiếp được xem như là công cụ hỗ trợ đắc lực để bạn phát triển bản thân, học hỏi thêm những kiến thức mới, trao đổi công việc một cách hiệu quả. Vậy việc giao tiếp có nguyên tắc có gì khác biệt so với một người thiếu kỹ năng giao tiếp.

Thứ nhất, giao tiếp có nguyên tắc sẽ giúp bạn được mọi người nhìn nhận là một người có học thức, biết cách xử sự khéo léo, qua đó giúp bạn dễ dàng tạo được ấn tượng tốt với mọi người xung quanh, là nền tảng giúp bạn thành công trong sự nghiệp.

Thứ hai, trong quá trình đi làm sau này việc tuân thủ nguyên tắc khi giao tiếp không còn chỉ là phép lịch sự đơn thuần nữa, mà giờ đây nó được xem như là điều kiện bắt buộc để bạn có thể tìm được việc làm nơi công sở, với môi trường doanh nghiệp đề cao sự chuyên nghiệp từ giao tiếp cho đến tác phong làm việc thì chắc chắn họ sẽ không chấp nhận một cá nhân nói chuyện sỗ sàng, thiếu phép tắc, hay giao tiếp quá mức thụ động.

Và cuối cùng, việc tạo được mối quan hệ bạn bè, xã giao ngày nay không khó, thế nhưng để duy trì một mối quan hệ được lâu bền thì đó không phải là chuyện đơn giản. Do đó bạn phải biết kết hợp việc tuân thủ nguyên tắc trong giao tiếp với việc lựa chọn phong cách giao tiếp tùy theo tính cách của mỗi người, hoàn cảnh cuộc trò chuyện để có thể duy trì, phát triển các mối quan hệ.

Tìm hiểu thêm: Cách cải thiện kỹ năng giao tiếp được nhiều người áp dụng

Vậy bạn có muốn biết những nguyên tắc quan trọng nhất để bạn có thể giao tiếp hiệu quả dù cho đối tượng giao tiếp là ai hay không? Hãy tiếp tục đọc bài viết để biết những nguyên tắc đó là gì nhé.

10 nguyên tắc trong giao tiếp ứng xử bạn cần biết

Hiểu rõ bản thân và đối phương đang giao tiếp với mình là ai

Có câu “Biết mình biết ta, trăm trận trăm thắng”, mọi đối tượng trong giao tiếp đều nên được đối xử bình đẳng như nhau, mặc dù vậy tùy vào đối tượng giao tiếp (người trẻ – người già, sếp – nhân viên,…) mà bạn có thể lựa chọn cách thức giao tiếp khác nhau để đảm bảo cuộc trò chuyện giữa bạn và đối phương cùng đi theo một chủ đề và sự tương tác qua lại trong giao tiếp đảm bảo sự liền mạch.

Chẳng hạn như khi bạn là ứng viên đang tham gia phỏng vấn với nhà tuyển dụng, bạn nên giao tiếp theo nguyên tắc lịch sự, khách sáo, trình bày rõ ràng thông tin, điều đó sẽ giúp nhà tuyển dụng đánh giá cao tác phong, sự nghiêm túc của bạn trong buổi phỏng vấn.

Đối với mối quan hệ bạn bè thì nên lựa chọn phong cách thân thiện, cởi mở, chủ động pha trò, chắc chắn sẽ giúp cho những cuộc trò chuyện luôn ở trạng thái sôi nổi, vui vẻ.

Tôn trọng tính cách và sở thích của mỗi người

Sự tôn trọng các đặc điểm tính cách và sở thích của mỗi người là một trong những nguyên tắc rất quan trọng để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và lâu bền. Được biểu hiện thông qua cách cư xử đúng đắn giữa con người với con người, không chê bai, sân si những đặc điểm khác biệt của đối phương.

Khi bạn không bạn không thích bóng đá vì cảm thấy chán nhưng bạn bè, đồng nghiệp của bạn lại thích, tuyệt đối đừng lấy sự chán chường của bạn thể hiện ra cho người khác như: “môn này chán lắm, chơi làm gì, chơi môn abc hay hơn sao mọi người không coi”. Việc đó sẽ không giúp bạn ghi điểm chút nào mà lại còn khiến bạn mất đi thiện cảm của bạn bè.

Thay vì sự phũ phàng đó bạn có thể cố gắng đi với bạn bè chơi thử, biết đâu đấy bạn có thể hòa nhập với mọi người và yêu thích bộ môn đó thì sao hoặc trong trường hợp cương quyết không muốn đi Bạn có thể nhẹ nhàng từ chối với lý do là không phù hợp với bản thân hoặc hẹn lại vào dịp khác.

Học cách lắng nghe

Nghe và lắng nghe lại có một số sự khác nhau rất rõ ràng. Việc nghe sẽ bao gồm cả những thứ bạn không muốn nghe. Trong khi lắng nghe là việc bạn chăm chú nghe một cách tích cực và thấu hiểu những gì đối phương muốn truyền đạt, đây được xem là một kỹ năng mềm vô cùng hữu hiệu giúp bạn tạo được ấn tượng cho đối phương.

Để có thể trở thành người có kỹ năng lắng nghe tốt, hãy luôn tập trung vào những gì đối phương nói, chờ thời điểm thích hợp để có thể chia sẻ những gì mình hiểu được cho họ, đừng ngần ngại đặt câu hỏi cho đối phương nếu có chỗ nào bạn không hiểu. Khi đã thể hiện cho đối phương biết bạn là người biết lắng nghe, ngoài việc bạn được tiếp thu những kiến thức mới, còn giúp bạn tạo ấn tượng với đối phương và giúp cuộc nói chuyện được kéo dài trong không khí vui vẻ, thoải mái.

Hãy trả lời câu hỏi của người khác một cách tóm lược nhất

Bạn muốn thể hiện bản thân là người uyên bác, hiểu biết vì vậy bạn cố gắng trình bày tất cả những điều mình biết biết từ A đến Z. Việc đó sẽ phù hợp khi bạn kể một câu chuyện nào đó. Tuy nhiên khi giải đáp thắc mắc cho bạn bè, hay một ai đó việc bạn trả lời quá dài dòng, đối phương sẽ bị quá tải trong việc tiếp nhận kiến thức từ phía bạn, người nghe sẽ cảm thấy mau chán và chủ động ngắt lời giải đáp của bạn.

Khi bạn trình bày, giải đáp của người khác một cách vắn tắt nhất, mà vẫn bám sát trọng tâm mà người nghe đang thắc mắc. Điều đó sẽ giúp cho đối phương hiểu rõ những gì bạn muốn truyền đạt, giúp bạn trở thành chỗ dựa vững chắc để đối phương có thể tin tưởng khi giao tiếp, làm việc.

Sử dụng ánh mắt một cách hợp lý

Giao tiếp bằng mắt cũng là một kỹ năng mà bạn cần phải chú trọng, việc giao tiếp không chỉ thể hiện bằng việc nghe và nói mà cần phải kết hợp thêm các ngôn ngữ hình thể, ánh mắt sẽ là thứ khiến cho người khác đánh giá sự đồng cảm của bạn trong câu chuyện của họ, nhìn nhận bạn có phải là người giỏi giao tiếp hay không.

Bạn không thể nói chuyện với người khác mà mắt nhìn xuống dưới hay quay qua chỗ khác, có thể đó là thói quen do tính tình bạn trước giờ thụ động, ít nói, nhưng trong giao tiếp đó là điều rất bất lịch sự.

Ngoài ra, bạn nên tránh việc nhìn chằm chằm liên tục mặt vào người khác, họ sẽ xem đó là hành động soi mói, khiến đối phương cảm thấy mất tự nhiên. Bạn cần phải biết khi nào nên nhìn thẳng vào mắt đối diện và lúc nào cần phải di chuyển ánh mắt của mình đi một chút.

Trung thực chứ đừng quá thật thà

Có sự khác biệt không hề nhỏ giữa trung thực và thật thà, trung thực tức là bạn luôn làm việc, hành động với sự nghiêm túc, uy tín, không toan tính dối trá, biết thừa nhận lỗi sai, trong khi thật thà là ai nói gì bạn cũng làm nấy, chủ động khoe ra mọi thứ kể cả tật xấu của bạn.

Việc bạn quá thật thà trong mọi việc sẽ khiến đối phương đánh giá bạn là người khờ khạo, dễ bị lợi dụng trong cuộc sống trong khi các mối quan hệ bạn bè thân thiết sẽ bị ảnh hưởng nếu bạn để lộ quá nhiều thông tin cá nhân mà người đối diện không muốn nghe.

Trái lại việc trung thực trong giao tiếp, công việc hằng ngày sẽ giúp bạn được đánh giá cao trong thái độ làm việc, xây dựng lòng tin vững chắc đối với bạn bè, đồng nghiệp.

Khen ngợi chứ đừng nịnh nọt

Khen ngợi tức là bạn biết đánh giá chính xác đối phương xuất sắc ở điểm nào để có những hành động mang tính khích lệ, động viên để họ cảm thấy vui hơn. Trong khi nịnh nọt nghe cũng là một dạng lời khen, tuy nhiên lời khen đó lại quá mức so với những gì người đó đạt được với mục đích vụ lợi.

Việc nịnh nọt sẽ khiến bạn bị người khác xem thường, còn người được nịnh có thể vì quá tự mãn mà hành động thiếu suy nghĩ hoặc nếu là người sáng suốt thì họ sẽ cảm thấy rất phiền khi bị khen quá nhiều so với những điều mà họ đã làm.

Đừng nói chen vào lời người khác

Bản thân ai chắc cũng đã từng cảm giác khó chịu khi mình đang kể chuyện một cách hăng say thì bị ngắt lời, chêm lời đột ngột, càng bực mình hơn khi lời nói chen vào đó đi lệch hoàn toàn những gì bạn muốn truyền tải. Chắc chắn khi đó bạn sẽ muốn dừng cuộc giao tiếp ngay lập tức.

Vì vậy khi bạn có bất cứ thắc mắc hay bổ sung thêm điều gì hãy canh đúng lúc mà đối phương đang tạm dừng nói chuyện rồi mới nói. Bạn hãy thật chắc chắn là mình đã lắng nghe và thấu hiểu nội dung đối phương để cuộc trò chuyện từ hai phía sẽ đi chung một chủ đề, tránh để đối phương phải lặp đi lặp lại lời giải thích nhiều lần.

Tôn trọng văn hóa, ngôn ngữ mỗi vùng miền

Khác biệt về văn hóa, ngôn ngữ vùng miền chính là rào cản giao tiếp rất lớn trong quá trình giao tiếp, tuy việc giao tiếp thường xuyên và tích cực có thể tạo ra thói quen và làm giảm đi rào cản này thế nhưng bạn vẫn nên tìm hiểu về phong cách giao tiếp, câu từ cũng như nét văn hóa của mỗi vùng miền và dù nét văn hóa của họ có phù hợp với bạn không thì cũng đừng đùa giỡn, chế nhạo văn hóa của họ, Điều đó sẽ khiến câu chuyện phân biệt vùng miền bao nhiêu năm nay không thể đến hồi kết.

Tôn trọng văn hóa, ngôn ngữ các vùng miền tạo điều kiện để mọi người có thể giao tiếp với nhau cởi mở, chia sẻ các câu chuyện đặc trưng của từng nơi để biến sự khác biệt văn hóa, ngôn ngữ này trở thành cầu nối để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp dựa trên cơ sở tôn trọng lẫn nhau.

Hãy thử đặt mình vào vị trí của người khác

Dù là mối quan hệ bạn bè, hay bất kỳ ai, khi người khác tức giận, không thoải mái về vấn đề gì đó, bạn nên chủ động an ủi, động viên thay vì trách móc, xem những vấn đề người khác đang gặp phải là chuyện bình thường khi bạn chưa từng trải qua chuyện đó.

Mỗi người chúng ta đều được sinh ra trong những điều kiện, hoàn cảnh sống khác nhau, nét văn hóa chúng ta được hình thành do cách giáo dục của mỗi gia đình cũng là khác nhau, việc đặt mình vào vị trí của người khác sẽ giúp bản thân bạn tìm được sự đồng cảm của bản thân, trong khi đối phương sẽ cảm nhận bạn là người hiểu chuyện, biết lắng nghe, họ sẽ chủ động tìm đến bạn để trò chuyện, chia sẻ vui buồn, vì họ biết bạn là người biết thấu hiểu người khác mà.

Qua bài viết trên, hẳn bạn đọc cũng đã hiểu tại sao chúng ta cần tuân thủ các nguyên tắc giao tiếp. Tuy nhiên để có thể áp dụng hiệu quả các nguyên tắc trên trong thực tế, đòi hỏi bạn cần phải chủ động trong việc thường xuyên rèn luyện, thực hành giao tiếp với mọi người xung quanh.

Tại khóa học kỹ năng giao tiếp cho người đi làm của Học Viện PMS, nhờ vào việc chú trọng áp dụng thực tiễn trong giảng dạy, học viên tham gia sẽ nắm vững được cách áp dụng các nguyên tắc trong giao tiếp vào thực tế và với sự hỗ trợ nhiệt tình của các chuyên gia nhiều năm kinh nghiệm, khóa học sẽ giúp bạn xóa bỏ sự rụt rè để có thể giao tiếp với mọi người một cách tự tin hơn.