Quản trị là gì? Vai trò và chức năng của quản trị trong doanh nghiệp

Thuật ngữ quản trị là gì? Đây là một hạng mục quan trọng nên nó được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, chẳng hạn như sản xuất hay nhân sự. Quản trị cần được thực hiện một cách bài bản vì bản chất của nó là cùng đội nhóm để đạt được những mục tiêu nhất to lớn. Trong bài viết này, PMS sẽ cùng bạn thảo luận về bản chất của quản trị cũng như vai trò, chức năng và cách để cải thiện công việc này.

1. Quản trị là gì?

Quản trị là một khái niệm có thể hiểu theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào ngữ cảnh. Để giúp bạn hiểu đúng hơn về định nghĩa này, Học Viện PMS đã thực hiện nghiên cứu và tìm hiểu, từ đó ghi nhận lại những định nghĩa về quản trị theo những nguồn thông tin chính thống như:

PGS.TS. Văn Tất Thu – Nguyên Thứ trưởng Bộ Nội vụ định nghĩa:

“Quản trị là sự tác động có chủ đích của chủ thể quản trị đến đối tượng quản trị thông qua các hoạt động: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra và sử dụng các nguồn lực của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đề ra”.

GS.TS Lê Ngọc Hùng – Viện Xã hội học, Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh cho rằng:

“Quản trị là hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm soát một nhóm người, một tổ chức hay một quốc gia nhằm đáp ứng nhu cầu của họ. Quản trị được định nghĩa là việc thực thi quyền lực hay quyền hành bởi nhà lãnh đạo nhằm bảo đảm phúc lợi của các thành viên trong tổ chức hay cộng đồng. Theo nghĩa rộng hơn, quản trị là việc huy động và thực thi quyền lực nhằm mục tiêu phát triển hệ thống xã hội. Như vậy, quản trị xã hội là sự huy động và thực thi quyền lực xã hội nhằm mục tiêu phát triển xã hội, phát triển con người”.

Đúc kết lại, theo cách nhìn nhận của PMS, chúng tôi hiểu rằng: Quản trị là việc tổ chức và điều hành một công ty hoặc doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu và kết quả một cách hiệu quả nhất. Nó liên quan đến việc lãnh đạo, lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát và đo lường để đảm bảo sự thành công của tổ chức.

quản trị là gì

Như vậy, quản trị là một lĩnh vực rộng rãi có thể tìm thấy ở đa số các ngành nghề hiện nay, một trong số đó có thể kể đến như:

  • Quản trị chất lượng: Đưa mục tiêu chất lượng, chính sách và triển khai các biện pháp quản lý chất lượng.
  • Quản trị chiến lược: Định hướng dài hạn, xác định mục tiêu và lập kế hoạch phát triển.
  • Quản trị nhân sự: Tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và phát triển nhân viên.
  • Quản trị kinh doanh: Điều hành hoạt động kinh doanh, quản lý tài sản và tài chính.
  • Quản trị marketing: Xây dựng chiến lược tiếp thị, quảng bá thương hiệu.
  • Quản trị tài chính: Theo dõi nguồn lực tài chính, lập kế hoạch ngân sách và đầu tư.
  • Quản trị sản xuất: Điều phối quá trình sản xuất, kiểm soát chất lượng và tối ưu hóa hiệu suất.
  • Quản trị nguồn nhân lực: Đảm bảo sự phù hợp giữa nguồn nhân lực và nhu cầu công việc.
  • Quản trị chuỗi cung ứng: Theo dõi và tối ưu hóa quá trình cung ứng hàng hóa và dịch vụ.

2. Bản chất của quản trị là gì?

Quản trị là một lĩnh vực quan trọng trong tổ chức và doanh nghiệp. Bản chất của quản trị thể hiện ở một số đặc điểm sau:

  • Phải có một nhóm chủ thể: Quản trị là công việc của hai hoặc nhiều người, đây có thể là 2-3 cá nhân, nhóm người hoặc tổ chức. Vì bản chất của quản trị là phải có người ra lệnh và người phục tùng, đó là lý do tại sao quản trị phải bao gồm một nhóm người có mục tiêu chung.
  • Làm việc nhóm: Khi đã nói đến quản trị, chắc chắn phải đi cùng với một số lượng công việc lớn. Việc xây dựng các đội nhóm để thực hiện cùng nhau là yếu tố cần thiết giúp cho hoạt động quản trị được tồn tại.
  • Sự lãnh đạo và giám sát: Cần có sự tham gia của người lãnh đạo để định hướng và duy trì đội nhóm cùng hướng đến một mục tiêu chung. Họ cũng phải giám sát tất cả các hoạt động để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra theo kế hoạch.
  • Có mục tiêu rõ ràng: Quản trị cần có mục tiêu cho tất cả mọi cá nhân từ cao đến thấp. Các hoạt động được thực hiện mà không có mục tiêu thường không mại lại kết quả tốt. Vì vậy, bạn phải đặt ra những mục tiêu thực tế và phù hợp.
  • Có nguồn lực: Nguồn lực của quản trị bao gồm con người, tài chính, vật chất và thông tin. Điều này giúp chủ thể quản trị khai thác và vận dụng trong quá trình quản trị.

3. Vai trò của quản trị trong doanh nghiệp

Tất nhiên rồi, với bản chất linh hoạt và thiết yếu của mình – nhà quản trị nắm giữ những vai trò quan trọng nhất trong doanh nghiệp, một trong số có thể kể đến như sau:

Vai trò của quản trị trong doanh nghiệp

  • Vai trò đại diện tổ chức: Một doanh nghiệp muốn tồn tại cần có sự giao thương, có các mối quan hệ với bên ngoài như khách hàng, đối tác, cơ quan nhà nước… Và chính các nhà quản trị là người thực hiện điều này, họ đại diện cho doanh nghiệp để xây dựng và duy trì hình ảnh thương hiệu uy tín, chuyên nghiệp.
  • Vai trò lãnh đạo: Đây được xem như là vai trò chính yếu nhất. Quản trị để định hướng và truyền đạt tầm nhìn, sứ mệnh cũng như văn hóa của doanh nghiệp cho nhân viên. Quản trị đội ngũ nhân sự cũng như mọi hạng mục khác trong tổ chức.
  • Vai trò giao tiếp và kết nối: Cùng với vai trò đại diện, quản trị cũng giao tiếp, đàm phám với nhân viên, khách hàng, đối tác… Họ được xem như vai trò trung tâm để kết nối và truyền thông giữa các phòng ban, bộ phận khác nhau. Đồng thời cũng có vai trò thu thập, trao đổi thông tin để từ đó xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các bên liên quan khác.
  • Vai trò đưa ra quyết định: Quản trị có vai trò phê duyệt các chính sách, hợp đồng, cũng như đưa ra quyết định cho tổ chức. Tất nhiên với tính chất quan trọng của công việc, vì vậy mà những quyết định này cần được đưa ra đúng đắn và thuyết phục. Qua đó cũng để đảm bảo sự phục tùng từ phía nhân viên, góp phần xây dựng sự đồng nhất và liên tục trong quá trình hoạt động.
  • Vai trò giải quyết các vấn đề: Xác định và phân tích nguyên nhân của vấn đề, từ đó đề xuất các biện pháp thực hiện – đây cũng là một vai trò cốt lõi của quản trị. Thực hiện tốt điều này giúp cho doanh nghiệp dễ dàng vượt qua các thách thức và đạt được sự thành công.

4. Chức năng của quản trị trong doanh nghiệp

4.1 Hoạch định kế hoạch

Trước khi bắt đầu một dự án, bạn phải lập kế hoạch. Những điều cần xác định bao gồm mục tiêu của việc quản trị là gì, cách thực hiện, khi nào thực hiện và ai sẽ thực hiện. Trong quá trình lập kế hoạch, bạn phải thiết lập mục tiêu và sắp xếp chúng theo thứ tự hợp lý. Kế hoạch rất hữu ích để vẽ ra con đường từ vị trí hiện tại của công ty đến vị trí mà bạn muốn đạt được trong tương lai. Điều này bao gồm các công việc cụ thể như:

  • Nghiên cứu bối cảnh: Phân tích bối cảnh bên ngoài và bên trong để hiểu được các yếu tố thị trường ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu. Việc này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ các cơ hội và thách thức đang phải đối mặt.
  • Xác định mục tiêu và hoạt động: Đặt ra mục tiêu (ngắn hạn hoặc dài hạn) và đề xuất các hoạt động để đạt được mục tiêu.
  • Lập kế hoạch: Dựa trên mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn và phân tích môi trường, doanh nghiệp phát triển các chiến lược và kế hoạch hành động. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch và phân bổ nguồn lực để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
  • Phân bổ nguồn lực: Việc xác định và phân bổ nguồn lực cần thiết để thực hiện kế hoạch là một phần quan trọng của quá trình hoạch định. Nguồn lực này có thể bao gồm tài chính, nhân lực, công nghệ và các nguồn lực khác.
  • Kiểm soát rủi ro: Liên tục cập nhật tình hình thị trường bên ngoài và các hoạt động bên trong doanh nghiệp nhằm kiểm soát các rủi ro kịp thời. Chuẩn bị sẵn các phương án quản trị rủi ro.

4.2 Tổ chức

Chức năng tổ chức bao gồm việc phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm vào các phòng ban, tổ chức mối quan hệ giữa các nhóm với nhau. Cũng như ra quyết định tuyển dụng nhân viên và phân chia các vị trí cụ thể. Mục tiêu của công việc này là để đạt được sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành phần trong công ty. Tổ chức phải tính đến việc ủy quyền và giao trách nhiệm cũng như phạm vi kiểm soát trong các đơn vị giám sát. Cụ thể:

  • Xây dựng cơ cấu tổ chức và hệ thống phân cấp: Việc xác định rõ ràng các cấp bậc, vị trí trong doanh nghiệp, cũng như quyền hạn, trách nhiệm và phúc lợi của mỗi vị trí. Điều này nhằm đảm bảo cho hoạt động của doanh nghiệp được vận hành trơn tru và hiệu quả.
  • Phân bổ nguồn lực: Quản lý và phân bổ nguồn lực bao gồm nhân sự, tài chính, và vật liệu, nhằm đảm bảo rằng các dự án và hoạt động của tổ chức có đủ nguồn lực cần thiết.
  • Thiết lập chính sách và quy tắc: Phát triển và duy trì các chính sách và quy tắc làm việc để tăng cường hiệu quả và đảm bảo sự tuân thủ các tiêu chuẩn về KPI… cũng như các quy định khác.

4.3 Quản lý tài nguyên

Tài nguyên là thứ tài sản giá trị trong doanh nghiệp, cần được quản lý kỹ càng để mang lại hiệu quả tối ưu nhất. Tài nguyên có thể bao gồm: nguồn lao động, nguồn vốn, cơ sở vật chất, hàng tồn kho… Ở đây chúng ta có thể nghĩ ngay đến chức năng của Nhà quản trị kho bãi.

Quản lý tài nguyên là một loại chức năng của quản trị

4.4 Lãnh đạo

Nhân viên cần nhận được sự hướng dẫn để đạt được mục tiêu chung. Trong trường hợp này, bạn phải phân bổ tài nguyên một cách hợp lý và cung cấp hỗ trợ hiệu quả. Chỉ đạo yêu cầu kỹ năng giao tiếp tốt và khả năng truyền cảm hứng cho nhân viên. Một trong những điều quan trọng nhất trong chỉ đạo là tìm được sự cân bằng phù hợp giữa việc chú trọng đến nhu cầu của nhân viên và việc sản xuất kinh tế.

Chức năng của lãnh đạo trong quản trị doanh nghiệp, cụ thể:

  • Truyền cảm hứng và động viên: Một lãnh đạo xuất sắc không chỉ chỉ đạo mà còn truyền cảm hứng cho nhân viên, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và khuyến khích sự sáng tạo.
  • Quản lý và phát triển nhân sự: Lãnh đạo giỏi quan tâm đến việc phát triển kỹ năng của nhân viên, cung cấp cơ hội học tập và phát triển chuyên môn, và giúp họ tiến bộ trong sự nghiệp.

4.5 Kiểm soát

Kiểm soát là việc đánh giá chất lượng ở tất cả các lĩnh vực và phát hiện các sai sót có thể hoặc đã xảy ra so với kế hoạch. Điều này đảm bảo hiệu suất làm việc của đội nhóm luôn duy trì được chất lượng cao, từ đó đạt được nhiều kết quả mong đợi.

  • So sánh hiệu suất với tiêu chuẩn: So sánh kết quả thực tế với các tiêu chuẩn đã đặt ra để xác định bất kỳ sự chênh lệch nào.
  • Xác định nguyên nhân của sự chênh lệch: Phân tích nguyên nhân của bất kỳ sự chênh lệch nào giữa hiệu suất thực tế và tiêu chuẩn, để hiểu rõ nguyên nhân của vấn đề.
  • Giám sát và kiểm soát: Theo dõi hoạt động hàng ngày và đánh giá hiệu quả làm việc, để đảm bảo rằng mục tiêu và tiêu chuẩn được đáp ứng.
  • Báo cáo và phản hồi: Cung cấp thông tin phản hồi về hiệu suất và các biện pháp điều chỉnh đến các bên liên quan, giúp họ hiểu rõ tình hình và hành động cần thiết.

4.6 Lập ngân sách

Lập ngân sách là quá trình xem xét các khoản thu dự kiến của doanh nghiệp, nó có thể bao gồm:

  • Tiền được thu vào từ việc bán sản phẩm và dịch vụ.
  • Chi phí dùng để chi trả các khoản phí và hóa đơn trong một khoảng thời gian cụ thể trong tương lai.

Lập ngân sách trong quản trị

Quản trị điều này cho phép doanh nghiệp nhìn thấy liệu họ có thể tiếp tục hoạt động ở mức độ mong đợi với các khoản thu và chi phí dự kiến này hay không.

5. Phân biệt sự khác nhau giữa quản trị và quản lý

Đặc điểmQuản trịQuản lý
Khái niệmQuản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của doanh nghiệp nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.Quản lý là quá trình thực hiện các hoạt động cụ thể, thường mang tính chất thực thi, để đạt được mục tiêu của doanh nghiệp.
Mục tiêuQuản trị nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp, bao gồm mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể.Quản lý hướng các mục tiêu cụ thể.
Nguồn lựcCác nguồn lực của doanh nghiệpCác hoạt động của doanh nghiệp
Phạm viTổng thể, tổng quátCụ thể, chi tiết
Vai tròHoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soátĐiều hành, điều khiển
Kỹ năngKiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm tổng hợp về quản trị, kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tế.Kiến thức và kỹ năng chuyên môn phù hợp với lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
Vị tríQuản trị là một khái niệm tổng quát, bao trùm lên tất cả các hoạt động của doanh nghiệp.Quản lý là một hoạt động cụ thể, thường được thực hiện bởi những người cấp dưới của nhà quản trị.

Xem thêm: Sự khác nhau giữa lãnh đạo và quản lý là như thế nào?

6. Nâng cao năng lực quản trị cùng Học viện PMS 

Thời điểm thế giới đang trên đà phát triển mạnh như hiện tại, việc mỗi các nhân được trang bị và sở hữu năng lực quản trị trong lĩnh vực của mình là một yêu cầu cấp bách, mang tính bắt buộc để họ có thể tồn tại cùng công việc. Học viện PMS, với các chương trình đào tạo chuyên nghiệp và thực tiễn, luôn là người đồng hành cùng bạn trên hành trình hoàn thiện và phát triển bản thân.

Các khóa học tại Học viện PMS không chỉ giúp tiếp cận với những kiến thức quản trị tiên tiến mà còn tạo cơ hội để bạn áp dụng chúng vào thực tế công việc, từ đó đẩy mạnh hiệu quả hoạt động kinh doanh và tối ưu hóa các quy trình làm việc.

Ví dụ về Khóa học Quản trị kho bãi tại PMS

Một số các khóa học quản trị trong nhiều lĩnh vực, đa dạng như:

Với mỗi khóa học, Học viện PMS cam kết mang đến một trải nghiệm học tập chất lượng cao, kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, để bạn không chỉ học được kiến thức mà còn có cơ hội áp dụng chúng một cách hiệu quả vào ngay chính công việc. Hãy để PMS được đồng hành và hỗ trợ sự nghiệp của bạn ngày một thăng tiến hơn.

Đăng ký nhận bản tin

Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS

    Trả lời

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *