Quản trị nhân sự: Vai trò, công việc và quy trình quản trị trong 4 bước

Quản trị nhân sự là một lĩnh vực then chốt trong quản lý doanh nghiệp, đảm nhiệm vai trò quan trọng trong việc tạo dựng và phát triển nguồn nhân lực. Bài viết này sẽ khám phá sâu về công việc của nhà quản trị nhân sự trong doanh nghiệp.

Quản trị nhân sự là gì

1. Quản trị nhân sự là gì?

Quản trị nhân sự là quá trình quản lý và điều hành tài nguyên con người trong tổ chức hoặc doanh nghiệp. Công tác quản trị nhân sự giúp tìm kiếm, phát triển và duy trì đội ngũ nhân viên và quản lý chất lượng người lao động vào sự thành công của công ty.

Hiện nay, các doanh nghiệp rất mong chờ nhiều vào chuyên môn của nhà quản trị nhân sự, bởi họ giúp tổ chức đạt được hiệu quả và năng suất cao hơn.

Quản trị nhân sự đóng vai trò quyết định nguồn nhân lực của một tổ chức sẽ phát triển bền vững hay bị bỏ lại phía sau. Nhiều doanh nghiệp hiện nay luôn tìm cách để tối ưu hóa quá trình quản trị nguồn nhân lực sao cho ít tốn kém nhất nhưng vẫn đạt được hiệu quả mong đợi.

2. Vai trò của quản trị nhân sự

Hiện nay, nhu cầu tuyển dụng ngày càng gia tăng và sự cạnh tranh nhân tài giữa các doanh nghiệp với nhau ngày càng lớn. Vì thế mà vai trò của quản trị nhân sự là một phần không thể thiếu trong bất kỳ tổ chức nào, từ doanh nghiệp nhỏ đến tập đoàn lớn.

Tầm quan trọng của quản trị nhân sự

Quản trị nhân sự chịu về tất cả các khía cạnh liên quan đến nhân sự nhằm khai thác và sử dụng nguồn lao động một cách có hiệu quả. Vì thế, vai trò quản trị nhân sự được thể hiện qua các khía cạnh sau:

  • Tăng cường hiệu suất làm việc: Thông qua các chương trình đào tạo và phát triển giúp nâng cao kỹ năng và hiệu suất làm việc của nhân viên.
  • Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Giúp xây dựng và duy trì văn hóa tổ chức. Văn hóa doanh nghiệp có tác động mạnh mẽ đến nhiều mặt vận hành khác nhau.
  • Tuyển dụng và giữ chân nhân tài: Giúp xác định và thu hút những ứng viên phù hợp, cũng như phát triển các chiến lược để giữ chân nhân tài, qua đó đảm bảo rằng tổ chức luôn có sẵn nguồn nhân lực chất lượng cao.
  • Tuân thủ pháp luật lao động: Giúp đảm bảo rằng tổ chức tuân thủ tất cả các quy định pháp luật liên quan đến lao động, từ luật lao động, bảo hiểm xã hội đến các quy định về sức khỏe và an toàn nơi làm việc.

3. Công việc của nhà quản trị nhân sự

Công việc của quản trị nhân sự trong doanh nghiệp, tổ chức bao gồm nhiều hạng mục khác nhau.

3.1 Tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng nhân sự là một trong những nhiệm vụ quan trọng của những người làm quản trị nhân sự. Đây là bước đầu tiên để tìm kiếm những ứng viên phù hợp với doanh nghiệp.

Công việc quản trị nhân sự bao gồm việc tuyển dụng

Thường thì các doanh nghiệp thực hiện theo trình tự như sau:

  • Lập kế hoạch: Xác định nhu cầu, cách thức tuyển dụng nhân sự, số lượng ứng viên cần tuyển dụng.
  • Tìm kiếm ứng viên: Tìm kiếm ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc thông qua các kênh tuyển chon.
  • Đánh giá và tuyển chọn: Đánh giá hồ sơ ứng viên, phỏng vấn và tuyển chọn ứng viên phù hợp.

Tuy nhiên, quy trình tuyển dụng nhân sự không bị áp đặt vào bất kỳ một khuôn mẫu chung nào cả, mà có thể thay đổi linh hoạt tùy vào yêu cầu hay quy mô của mỗi doanh nghiệp.

-> Tham khảo: Khóa học kỹ năng tuyển dụng nhân sự chuyên nghiệp

3.2 Bố trí nhân sự

Phân bổ nhân sự vào các vị trí phù hợp với năng lực và kinh nghiệm của họ. Nó bao gồm tuyển dụng, đào tạo, phân bổ công việc, đánh giá hiệu suất.

Bố trí nhân sự vào các vị trí phù hợp với năng lực và kinh nghiệm của họ nhằm đảm bảo tổ chức có đủ số lượng nhân viên với các kỹ năng, năng lực và tính cách phù hợp để đáp ứng yêu cầu, hiệu quả công việc.

Nhà quản trị nhân sự cần bố trí nhân sự một cách hợp lý để phát huy tối đa năng lực của nhân viên và đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

3.3 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu của quản trị nhân sự. Các chương trình đào tạo sẽ giúp nâng cao kỹ năng và kiến thức của nhân viên. Nhà quản trị cần xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển phù hợp với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và nhu cầu phát triển của nhân viên.

Công việc quản trị nhân sự bao gồm việc đào tạo nhân sự

Sau khi phát triển kế hoạch cần phải quản lý và đánh giá hiệu quả sự phát triển chuyên môn của nhân viên để đưa ra các điều chỉnh phù hợp. Các chương trình đào tạo và phát triển có thể được tổ chức nội bộ hoặc thuê ngoài. Việc đầu tư vào yếu tố con người sẽ giúp nhân viên thấy được lộ trình phát triển của họ từ đó có mong muốn gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.

3.4 Quản lý các chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự là những quy tắc, quy định chi phối các hoạt động nhân sự trong doanh nghiệp. Nhà quản trị nhân sự cần xây dựng chính sách nhân sự phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp và quy định của pháp luật.

Các chính sách nhân sự bao gồm chính sách tuyển dụng, chính sách lương thưởng, chính sách phúc lợi, chính sách kỷ luật,… nhằm đảm bảo việc doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, có hệ thống. Nhà quản trị nhân sự cần kiểm tra, giám sát việc thực hiện chính sách nhân sự để đảm bảo các chính sách này được thực hiện đúng và đầy đủ.

Các chính sách xây dựng tốt cũng góp phần xây dựng mối quan hệ với nhân sự, khiến nhân sự có sự cam kết đồng hành với doanh nghiệp.

3.5 Giám sát và kiểm tra nhân sự

Sau khi triển khai các chính sách, nhà quản trị nhân sự cũng cần xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá nhân sự hiệu quả công việc với các tiêu chí, phương pháp phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp và yêu cầu công việc. Hệ thống đánh giá hiệu quả công việc là cơ sở để giám sát và kiểm tra hiệu quả làm việc của nhân sự.

Công việc quản trị nhân sự bao gồm việc giám sát và kiểm tra nhân sự

Những đề xuất khen thưởng hoặc góp ý với nhân viên theo kết quả đánh giá để nhân viên có thể kịp thời điều chỉnh. Việc này giúp động viên, khuyến khích nhân viên làm việc tốt, đồng thời ngăn chặn các hành vi vi phạm kỷ luật lao động thường xuyên.

3.6 Quản lý tiền lương và phúc lợi nhân viên

Nhà quản trị nhân sự có nhiệm vụ xác định mức lương cơ bản phù hợp với thị trường lao động và khả năng tài chính của doanh nghiệp, xây dựng và quản lý hệ thống lương thưởng (bao gồm xác định mức lương cơ bản theo vị trí, chức danh, trình độ, kinh nghiệm của nhân sự trong doanh nghiệp).

Bên cạnh đó nhà quản trị nhân sự còn thực hiện tính toán, chi trả lương cho nhân viên theo quy định. Đồng thời, quản lý các chế độ đãi ngộ như các khoản phụ cấp, đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội.

3.7 Xây dựng, phát triển văn hóa doanh nghiệp

Xây dựng, phát triển văn hóa doanh nghiệp là một trong những công việc quan trọng của nhà quản trị nhân sự. Văn hóa doanh nghiệp là tập hợp các giá trị, niềm tin, chuẩn mực, hành vi được chia sẻ bởi các thành viên trong tổ chức. Lợi ích của việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp:

  • Văn hóa doanh nghiệp lành mạnh sẽ giúp giảm tỷ lệ lưu chuyển nhân viên, giảm chi phí đào tạo và tuyển dụng.
  • Văn hóa doanh nghiệp lành mạnh sẽ tạo ra môi trường làm việc tích cực, khuyến khích nhân viên phát huy hết khả năng của mình.

Học quản trị nhân sự ở đâu là tốt nhất

4. Quy trình quản trị nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp

Bước 1: Thiết lập hệ thống quản trị nhân sự

Bước đầu tiên để có được quy trình quản trị nhân sự hiệu quả là phải thiết lập được hệ thống quản trị nhân sự là tổng thể các quy định, chính sách, thông tin và giấy tờ liên quan đến nhân sự…

Một hệ thống quản trị nhân sự hiệu quả cần đảm bảo các yêu cầu sau:

  • Thống nhất, đồng bộ: Các giấy tờ liên quan quy định, thủ tục, chính sách, hồ sơ nhân sự,… trong hệ thống cần được thống nhất, đồng bộ với nhau.
  • Linh hoạt, thích ứng: Hệ thống cần linh hoạt, thích ứng với sự thay đổi của môi trường kinh doanh.
  • Hiệu quả: Hệ thống cần đảm bảo hiệu quả trong việc thu hút, giữ chân và phát triển nguồn nhân lực.

Quản trị nhân sự là quá trình quản lý và điều hành tài nguyên con người trong doanh nghiệp

Bước 2: Mô tả công việc và phân công công việc phù hợp cho nhân sự

Mô tả công việc là tài liệu thể hiện các thông tin cơ bản về công việc, bao gồm: chức danh, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm,… Phân công công việc là việc sắp xếp các nhân viên vào các vị trí công việc phù hợp với năng lực của họ.

Mô tả công việc và phân công công việc phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo:

  • Nhân viên hiểu rõ công việc của mình và có trách nhiệm thực hiện công việc được giao.
  • Doanh nghiệp phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.

Quy trình quản trị nhân sự hiệu quả trong doanh nghiệp

Bước 3: Xây dựng mục tiêu và tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc

Mục tiêu làm việc là kết quả mong muốn đạt được trong một khoảng thời gian nhất định. Tiêu chuẩn đánh giá thành tích là những tiêu chí cụ thể để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu làm việc.

Việc đặt mục tiêu làm việc và tiêu chuẩn đánh giá thành tích rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp và nhân viên cùng hướng tới mục tiêu chung, đồng thời giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên một cách khách quan, chính xác.

Bước 4: Theo dõi, đánh giá hiệu quả công việc

Đánh giá hiệu quả công việc là quá trình xác định mức độ hoàn thành mục tiêu làm việc của nhân viên. Việc đánh giá có thể được chia ra theo tuần, theo tháng, theo quý và theo năm.

Đánh giá hiệu quả công việc cần được thực hiện định kỳ để doanh nghiệp có thể kịp thời điều chỉnh công việc của nhân viên, đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

-> Tìm hiểu ngay: KPI là gì? Cách xây dựng KPI hiệu quả cho nhân viên

5. Phân biệt quản trị nhân sự và quản trị nguồn nhân lực

Không ít người hay có suy nghĩ quản trị nhân sự và quản trị nguồn nhân lực là một, tuy có một số chức năng giống nhau nhưng thực chất về bản chất, tầm nhìn, mục tiêu, vai trò,… của cả hai lại có sự khác biệt nhau. Dưới đây chúng tôi sẽ khái quát 1 số điểm khác biệt cơ bản giữa quản trị nhân sự và quản trị nguồn nhân lực:

Đặc điểmQuản trị nhân sựQuản trị nguồn nhân lực
Phạm vi hoạt đồngChú trọng đến hoạch định công việc cụ thể đến nhân viên.Rộng hơn, bao gồm giúp nhân viên hiểu rõ môi trường, văn hóa doanh nghiệp
Tầm nhìnNgắn hạn hoặc trung hạnDài hạn
Mục tiêuĐảm bảo nhân lực đủ để đáp ứng nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp.Chú trọng phát triển nguồn nhân lực lâu dài, đáp ứng nhu cầu cho mục tiêu trong tương lai
Phương thức áp dụngTheo cách truyền thống, tập trung vào những hoạt động hành chínhHiện đại, hướng đến việc phát triển nguồn nhân lực toàn diện
Vai tròĐảm bảo nguồn nhân lực cho thời điểm hiện tạiXây dựng nguồn nhân lực lâu dài trong tương lại

Để tìm hiểu thêm sự khác biệt cụ thể của hai loại hình quản trị này, bạn hãy đọc thêm bài viết: Quản trị nhân sự và quản trị nguồn nhân lực khác nhau ra sao?

6. Học quản trị nhân sự ở đâu là tốt nhất?

Ngành quản trị nhân sự đang là xu thế tại Việt Nam trong thời buổi hội nhập và phát triển. Vậy học ngành này ở đâu tốt? Học Viện PMS sẽ giúp bạn liệt kê danh sách những nơi đào tạo tốt nhất bên dưới đây:

Tại khu vực miền Bắc: 

  • Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân
  • Trường ĐH Nội Vụ
  • Trường ĐH Thương Mại
  • Trường ĐH Công Nghiệp Hà Nội
  • Trường ĐH Công Đoàn
  • Trường ĐH Lao Động – Xã Hội (Cơ sở Sơn Tây)
  • Trường ĐH Lao Động – Xã Hội (Cơ sở Hà Nội)

Tại khu vực miền Trung:

  • Trường ĐH Kinh Tế – Đại Học Đà Nẵng
  • Trường ĐH Kinh Tế – Đại Học Huế
  • Trường ĐH Quy Nhơn
  • Trường ĐH Đông Á – Đà Nẵng

Tại khu vực miền Nam:

  • Trường ĐH Kinh tế TPHCM
  • Trường ĐH Mở TPHCM
  • Trường ĐH Tôn Đức Thắng
  • Trường ĐH Lao Động – Xã Hội (Cơ sở phía Nam)
  • Trường ĐH Kinh Tế -Tài Chính TPHCM

Tuy nhiên, thời gian đào tạo khi học tại các trường đại học thường mất nhiều thời gian và tốn kém.

Đối với những bạn làm trái ngành muốn bắt đầu công việc hành chính, nhân sự hoặc những nhà chuyên viên quản trị muốn nâng cao kiến thức chuyên môn có thể tham khảo các khóa học quản lý nhân sự tại Học viện PMS – đơn vị có hơn 15 năm kinh nghiệm trong việc tư vấn – đào tạo doanh nghiệp với đội ngũ giảng viên là những chuyên gia hàng đầu từng là cố vấn cho các tập đoàn đa quốc gia. Khóa học sẽ giúp học viên triển khai các chức năng nhân sự, duy trì và phát triển nguồn nhân lực cho tổ chức.

Đăng ký nhận bản tin

Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS

    Trả lời

    Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *