Quy trình tính lương cho nhân viên chuẩn chỉnh với 7 bước

• Làm thế nào để đảm bảo sự công bằng cho người lao động, để họ thấy giá trị của mình được đánh giá cao trong môi trường làm việc?
• Làm thế nào để nhân viên có cảm giác rằng mức lương và thưởng mà họ nhận được hoàn toàn tương xứng với nỗ lực họ đã đầu tư?
• Và làm thế nào để doanh nghiệp có thể đáp ứng những mong muốn và nhu cầu của nhân viên?

Đây là những thách thức đầy khó khăn đặt ra cho bộ phận quản lý nhân sự. Việc xây dựng một quy trình tính lương nhân viên chuẩn là một trong những khía cạnh quan trọng để giải quyết những thắc mắc này. Qua bài viết dưới đây, Học Viện Quản Lý PMS sẽ cung cấp cho bạn đọc đầy đủ các bước quy trình tính lương nhân viên chuẩn xác.

Tại sao doanh nghiệp cần phải xây dựng quy trình tính lương?

Quy trình tính lương nhân viên là một trong những hoạt động quan trọng trong quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Quy trình này cần được xây dựng một cách khoa học, rõ ràng và minh bạch để đảm bảo tính công bằng, chính xác, hiệu quả trong việc trả lương cho nhân viên.

Việc xây dựng quy trình tính lương và thanh toán lương rõ ràng sẽ mang lại những lợi ích sau, cụ thể:

• Đảm bảo tuân thủ pháp luật: Giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật về lao động, thuế và bảo hiểm xã hội. Việc này giảm thiểu rủi ro pháp lý và tránh các khoản phạt không cần thiết.
• Minh bạch và công bằng: Đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong việc xác định mức lương cho nhân sự. Các tiêu chí và cơ chế tính lương được áp dụng khách quan, chính xác, tránh tình trạng thiên vị hoặc không rõ ràng.
• Quản lý tài chính: Việc xác định và quản lý chi phí lương một cách chính xác giúp doanh nghiệp có kế hoạch quản lý thu – chi tài chính một cách hiệu quả, đặc biệt trong việc dự báo chi phí và lập ngân sách.
• Tăng hiệu quả lao động: Giúp nhân sự hiểu được cơ hội phát triển sự nghiệp của họ khi cống hiến cho công ty. Từ đó tạo ra động lực để phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
• Nâng cao vị thế cạnh tranh: Quy định về lương đóng vai trò quan trọng trong việc củng cố uy tín và tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường tuyển dụng hiện nay. Một chính sách lương thưởng hấp dẫn và công bằng không chỉ giúp thu hút những nhân tài xuất sắc mà còn giúp giữ chân nhân viên hiện tại, đóng góp vào sự thành công và phát triển bền vững của công ty.

-> Đọc thêm: Lương 3P là gì? Cách xây dựng trả lương theo mô hình 3P

Quy trình tính lương cho nhân viên chuẩn xác

Bước 1: Thu thập dữ liệu để tính lương

Thu thập thông tin về giờ làm việc (số giờ làm việc, ngày công, tăng ca nếu có), các khoản thưởng, phụ cấp mà nhân viên có thể được hưởng, các thông tin về thuế thu nhập cá nhân, các khoản khấu trừ thuế. Dựa vào những yếu tố trên, doanh nghiệp sẽ xác định nguồn tài chính cần để trả lương cho nhân viên.

Tuy nhiên, đối với một số ngành nghề, có vị trí đặc thù như nhân viên kinh doanh, nhân viên sản xuất, lương sẽ được tính thêm % dựa trên kết quả sản xuất, kết quả kinh doanh (KPI, doanh số) nên lương cuối cùng được cấu thành bởi nhiều dữ liệu hơn.

Để xây dựng dữ liệu tính lương một cách chính xác, từ giai đoạn đầu cần chú ý đến các mục lương cơ bản để đảm bảo tính đúng và phù hợp với đối tượng nhân viên:

1. Lương cơ bản: Đây là mức lương mà người lao động nhận được khi thực hiện công việc hành chính theo quy định của Nghị định số 153/2016 NĐ-CP.
2. Lương đóng bảo hiểm xã hội: Mức lương ghi trong hợp đồng lao động đã được ký kết giữa người sử dụng lao động và người lao động được quy định theo thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH.
3. Lương thử việc: Chiếm 80 – 85% của mức lương cơ bản, tùy thuộc vào quy định của mỗi doanh nghiệp.
4. Lương khoán: Đây là mức lương dành cho những người làm có tính chất thời vụ.
5. Lương thời gian: Mức lương tính cho toàn bộ lãnh đạo và nhân viên trong doanh nghiệp.

Bước 2: Đối chiếu, xác nhận dữ liệu

Đây là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình tính lương nhân viên để đảm bảo rằng các dữ liệu đã được thiết lập đúng và chuẩn. Thông thường, người phụ trách đối chiếu sẽ là bộ phận chấm công, vì thế việc cần làm là:

• Đối chiếu danh sách với dữ liệu: Kiểm tra bằng cách so sánh danh sách nhân viên với các dữ liệu đã được thu thập.
• Đối chiếu kết quả với người lao động: Trước khi tính lương, quản lý nhân sự thường gửi bảng chấm công, bảng doanh thu và các thông tin liên quan khác qua email hoặc phần mềm làm việc dành riêng cho nhân viên để xác nhận.

Nếu có phản hồi cho thấy có sai sót trong quy trình, người quản lý cần phải nhanh chóng giải quyết các vấn đề phát sinh để đảm bảo rằng quá trình chuyển lương không bị ảnh hưởng.

Bước 3: Lập bảng tính lương

Bộ phận kế toán có trách nhiệm lập bảng tính lương cho nhân viên, quá trình này phải đảm bảo đúng đối tượng và độ chính xác tuyệt đối. Hiện nay, lập bảng tính lương cho nhân viên thường được thực hiện qua 2 cách chính là Excel và các phần mềm tính lương. Mỗi loại phương tiện này đều có những ưu và nhược điểm riêng:

• Excel: Thường được ứng dụng trong các công ty và doanh nghiệp có quy mô nhỏ, thường chỉ với vài chục nhân viên và ít phát sinh vấn đề liên quan đến nghiệp vụ hành chính hoặc kế toán.
• Phần mềm: Sử dụng phổ biến trong mọi loại hình doanh nghiệp, không giới hạn phạm vi sử dụng và có thể tích hợp trên nhiều thiết bị công nghệ khác nhau.

Bước 4: Kiểm tra, ký duyệt bảng lương

Sau khi lập bảng lương nhớ kiểm tra lại một lần nữa, sau đó người quản lý nhân sự sẽ chuyển bảng tính lương đến kế toán trưởng. Nếu kế toán trưởng đồng ý, bảng lương sẽ được chuyển đến giám đốc để duyệt và phê duyệt.

Sau khi đã nhận được sự chấp thuận từ giám đốc, kế toán trưởng sẽ tiếp tục chuyển bảng lương cho bộ phận kế toán tiền lương. Ngược lại, nếu kế toán trưởng không đồng ý, bộ phận kế toán và nhân sự sẽ phải hợp tác để tìm cách để xử lý.

Bước 5: Lập phiếu chi lương

Tiếp đến, tiến hành gửi phiếu chi lương cho từng nhân viên có hiển thị rõ số tiền và các thông tin liên quan. Nếu có sai sót nhân viên sẽ kịp thời báo lại cho các bên liên quan để điều chỉnh giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong việc thanh toán lương.

Bước 6: Thanh toán lương

Sau khi tất cả nhân viên đã xác định rõ mức lương mình sẽ nhận, công ty sẽ tiến hành thanh toán tiền lương cho nhân viên theo hai hình thức là thanh toán trực tiếp hoặc thanh toán qua thẻ ngân hàng.

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều lựa chọn hình thức thanh toán qua thẻ ngân hàng bởi hình thức này tiện lợi, không tốn nhiều thời gian chỉ với vài thao tác đơn giản.

Bước 7: Lưu hồ sơ, dữ liệu tiền lương

Cuối cùng, lưu trữ hồ sơ liên quan đến tiền lương của nhân viên, bao gồm bảng lương, phiếu chi, các tài liệu khác để sử dụng trong tương lai nếu có trường hợp cần dùng đến và để tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin.

Việc xây dựng một quy trình tính lương trong doanh nghiệp khoa học, có hệ thống không chỉ giúp doanh nghiệp xác định tiêu chuẩn trong việc thực hiện các nghiệp vụ tính lương một cách chính xác, mà còn giúp các bộ phận liên quan hiểu rõ ràng trách nhiệm của họ và đảm bảo mục tiêu chung sẽ được hoàn thành đúng cách.

Tuy nhiên, thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp vẫn đang gặp phải nhiều vấn đề trong việc xây dựng hệ thống tiền lương, hiểu được khó khăn này của doanh nghiệp Học viện Tư vấn – Đào tạo PMS đã triển khai hai khóa học xây dựng hệ thống tiền lương 3Ps và xây dựng hệ thống lương theo giá trị công việc để các doanh nghiệp giải quyết các khó khăn trong việc tính lương và xây dựng được hệ thống lương chuyên nghiệp.