Công việc và kỹ năng cần có của trưởng phòng kinh doanh là gì?

Nhưng công việc của trưởng phòng kinh doanh là gì? Liệu nó có giống với công việc của nhân viên kinh doanh hay không? Cùng Học Viện PMS tìm hiểu về công việc và kỹ năng của vị trí này trong bài viết hôm nay nhé!

1. Trưởng phòng kinh doanh là gì?

Trưởng phòng kinh doanh là một vị trí vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong mỗi tổ chức kinh doanh. Vai trò của trưởng phòng kinh doanh không chỉ giới hạn trong việc quản lý, mà còn đòi hỏi sự sáng tạo, linh hoạt và khả năng đưa ra chiến lược kinh doanh hiệu quả. Trưởng phòng kinh doanh phải có khả năng tìm kiếm và tạo cơ hội mới, xây dựng mối quan hệ với khách hàng, và đảm bảo đội ngũ kinh doanh hoạt động hiệu quả.

Với vai trò quan trọng này, người trưởng phòng cần có kiến thức sâu về lĩnh vực kinh doanh, kỹ năng lãnh đạo và khả năng phân tích thị trường. Bằng việc tập hợp và phát triển nhóm nhân viên kinh doanh, đóng góp vào sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.

2. Mô tả công việc trưởng phòng kinh doanh

Dưới đây là một số công việc của trưởng phòng ban kinh doanh cần thực hiện:

2.1 Quản lý chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp

Công việc này tập trung chủ yếu vào hoạt động kinh doanh và quan tâm đến khách hàng. Cụ thể, các trách nhiệm sau đây liên quan đến quản lý hoạt động kinh doanh:

• Xác định mục tiêu kinh doanh: đặt ra các mục tiêu cụ thể như mở rộng thị trường, tăng doanh thu và thiết lập các chương trình để tìm kiếm các khách hàng tiềm năng.
• Xây dựng chiến lược kinh doanh: định hình và triển khai chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp. Điều này đảm bảo rằng hoạt động kinh doanh được thực hiện theo hướng nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
• Phân tích dữ liệu và đưa ra dự toán: phân tích dữ liệu liên quan đến khách hàng, hoạt động bán hàng và kết quả kinh doanh. Dựa trên các dữ liệu này, họ đưa ra dự toán về doanh thu cho giai đoạn tiếp theo.
• Quản lý ngân sách và chi phí: có trách nhiệm xây dựng ngân sách và quản lý chi phí cho các hoạt động kinh doanh. Điều này đảm bảo rằng tài nguyên được sử dụng một cách hiệu quả để đạt được kết quả kinh doanh tốt nhất.
• Phối hợp với phòng marketing: làm việc chặt chẽ với phòng marketing và các phòng ban khác. Qua đó, họ đảm bảo sự phối hợp hợp lý giữa các hoạt động kinh doanh và marketing để đạt được hiệu quả tốt nhất.

2.2 Quản lý tình hình nhân sự

Một trong những chức năng quan trọng của công việc này là tuyển dụng và đào tạo nhân viên. Trưởng phòng cũng cần có khả năng đánh giá và lựa chọn nhân viên có kỹ năng, kiến thức và sự phù hợp với công việc.

Họ cũng phải xác định nhu cầu đào tạo và phát triển của đội ngũ, cung cấp các chương trình đào tạo phù hợp để nâng cao năng lực và năng suất làm việc.

Ngoài ra, người quản lý kinh doanh cũng chịu trách nhiệm quản lý hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự. Họ cần thiết lập mục tiêu rõ ràng và đo lường kết quả công việc của từng thành viên trong đội, cung cấp phản hồi xây dựng và hỗ trợ để giúp nhân viên phát triển và cải thiện hiệu suất làm việc.

Đồng thời, cần tạo một môi trường làm việc tích cực và động lực, khuyến khích sự tương tác và hợp tác giữa các thành viên trong đội.

2.3 Quản lý bộ phận khách hàng

Chức năng nhiệm vụ của trưởng phòng kinh doanh là định hình và thực hiện chiến lược, bao gồm việc xây dựng một quy trình tương tác chuyên nghiệp và đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu và thắc mắc của khách hàng.

Ngoài ra, họ cần phối hợp với các bộ phận khác như marketing, bán hàng và hỗ trợ kỹ thuật để đảm bảo thông tin và yêu cầu của khách hàng được truyền đạt một cách chính xác và kịp thời.

2.4 Các công việc quản lý khác

Trong vai trò của mình, trách nhiệm của trưởng phòng kinh doanh còn phải quản lý một số công việc khác nhau để đảm bảo sự thành công của bộ phận. Điều này bao gồm quản lý quan hệ với đối tác và nhà cung cấp, giám sát và đánh giá hoạt động bán hàng, theo dõi và đánh giá hiệu suất, quản lý tài chính và đào tạo nhân viên.

Qua việc thực hiện những nhiệm vụ này, người trưởng phòng đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển và duy trì sự cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

3. Nhiệm vụ của vị trí trưởng phòng kinh doanh

Nhiệm vụ của vị trí trưởng phòng đóng vai trò quan trọng trong việc định hướng để đạt được kết quả tốt. Chúng bao gồm các công việc như:

3.1 Lên kế hoạch mục tiêu bán hàng

Lên kế hoạch mục tiêu bán hàng là một trong những nhiệm vụ quan trọng. Bằng cách thiết lập mục tiêu rõ ràng và cụ thể để định hình hướng đi cho đội ngũ bán hàng.

Kế hoạch mục tiêu bán hàng bao gồm xác định các chỉ tiêu doanh số, thị phần và lợi nhuận mà doanh nghiệp muốn đạt được. Nó cũng bao gồm việc phân bổ tài nguyên, định lượng nhiệm vụ và thiết lập tiến độ công việc.

Qua việc lên kế hoạch mục tiêu bán hàng để đảm bảo sự hướng dẫn và đồng thuận trong việc thúc đẩy doanh số và thành công kinh doanh.

3.2 Phân chia công việc một cách phù hợp

Bằng cách phân chia nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm, chúng ta tạo điều kiện cho mỗi người tập trung vào công việc của mình và phát huy tối đa khả năng chuyên môn. Điều này giúp tối ưu hóa sử dụng tài nguyên, giảm thiểu xung đột và lấn át công việc.

Hơn nữa, phân chia công việc khuyến khích sự hợp tác và giao tiếp trong nhóm, tạo ra một môi trường làm việc đồng đội và khám phá tiềm năng của mỗi thành viên.

3.3 Đề ra các chiến lược bán hàng

Việc xây dựng và phát triển các chiến lược bán hàng giúp định hình hướng đi và phương pháp tiếp cận khách hàng. Nhiệm vụ của trưởng phòng kinh doanh là phải nắm vững thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh và nhu cầu của khách hàng để đưa ra các chiến lược phù hợp.

Đồng thời, họ phải xác định mục tiêu bán hàng, xây dựng kế hoạch thực hiện và phương pháp tiếp cận khách hàng. Bằng cách đề ra các chiến lược chính xác, giúp tăng cường hiệu quả bán hàng, tăng doanh số và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng.

3.4 Quản lý cơ hội bán hàng

Là công việc quản lý từ thu thập, phân loại thông tin đến việc xây dựng và thực hiện chiến lược tiếp cận khách hàng. Sử dụng các công cụ và quy trình phù hợp như hệ thống quản lý khách hàng (CRM), phân tích dữ liệu và giao tiếp hiệu quả để đảm bảo rằng cơ hội bán hàng được khai thác tối đa và đạt được kết quả kinh doanh tốt.

3.5 Quảng bá thương hiệu cho doanh nghiệp

Trưởng ban cần thực hiện tốt chiến lược quảng bá hình ảnh thương hiệu thông qua việc xây dựng các chiến dịch quảng cáo, marketing trực tuyến, tổ chức sự kiện, hoặc kết nối với đối tác và khách hàng tiềm năng.

Thông điệp về thương hiệu cần được truyền tải một cách chính xác và hiệu quả để thu hút sự quan tâm và tạo dựng lòng tin từ khách hàng. Đồng thời, họ cần quản lý và bảo vệ hình ảnh thương hiệu, đảm bảo rằng các hoạt động quảng bá phù hợp với giá trị và tôn vinh của doanh nghiệp.

3.6 Nâng cao tinh thần làm các thành viên trong nhóm

Để đạt được mục tiêu kinh doanh, tinh thần làm việc tích cực và động lực của đội ngũ là yếu tố quan trọng. Các trưởng phòng cần thúc đẩy sự đoàn kết và tạo môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo, trao đổi ý kiến và khám phá tiềm năng của từng thành viên.

Họ cần thể hiện sự tôn trọng, xây dựng một môi trường công bằng, công nhận thành tích và khuyến khích sự phát triển cá nhân. Bằng cách nâng cao tinh thần làm việc, trưởng phòng kinh doanh sẽ tạo động lực và tăng cường hiệu suất làm việc của đội ngũ, góp phần quan trọng vào thành công của doanh nghiệp.

3.7 Giám sát hoạt động của nhóm

Bằng việc thường xuyên quan sát, theo dõi và đánh giá hoạt động của nhóm để đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng theo kế hoạch và đạt được mục tiêu đề ra. Qua đó có thể định hướng, điều chỉnh và cải thiện quy trình làm việc, đảm bảo hiệu quả và thành công của công việc kinh doanh.

3.8 Chịu trách nhiệm với thành viên trong nhóm

Khi có lỗi phát sinh, người quản lý cần đứng ra chịu trách nhiệm và tìm cách khắc phục vấn đề một cách hiệu quả. Chấp nhận và sửa chữa lỗi là một phần trong quá trình học hỏi và phát triển cá nhân của trưởng phòng kinh doanh.

3.9 Làm gương cho nhân viên

Xây dựng một hình tượng tốt bằng cách thể hiện tư duy, hành vi và phẩm chất xuất sắc trong công việc. Người trưởng phòng đảm nhận vai trò mẫu mực, truyền cảm hứng và động lực cho nhân viên, thể hiện sự chuyên nghiệp, đạo đức làm việc và tinh thần trách nhiệm.

Đề cao chuẩn mực đạo đức, đồng thời khuyến khích nhân viên tuân thủ các quy tắc và nguyên tắc đúng đắn, tạo nên môi trường làm việc chất lượng và đáng tin cậy trong tổ chức.

4. Kỹ năng trưởng phòng kinh doanh cần trang bị

Việc có đầy đủ kỹ năng giúp các trưởng phòng tạo ra hiệu quả trong công việc, thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp và tạo sự cạnh tranh trên thị trường, dưới đây là một số kỹ năng cần thiết:

4.1 Kỹ năng lãnh đạo

Lãnh đạo hiệu quả giúp trưởng phòng tạo động lực và hướng dẫn nhóm làm việc theo mục tiêu chung. Điều này bao gồm khả năng xác định chiến lược, phân công nhiệm vụ, giám sát tiến độ và thúc đẩy sự phát triển cá nhân của từng thành viên trong nhóm.

Kỹ năng lãnh đạo cũng bao gồm khả năng tạo môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và hỗ trợ đội ngũ vượt qua khó khăn. Người nắm giữ vị trí quản lý cần có khả năng lắng nghe, thấu hiểu và tạo sự đồng thuận trong nhóm, đồng thời biết thúc đẩy sự đổi mới và thích ứng với môi trường kinh doanh thay đổi.

4.2 Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp tốt giúp trưởng phòng xây dựng mối quan hệ tốt với các bên liên quan, thể hiện sự chuyên nghiệp và sự tự tin trong giao dịch kinh doanh. Đồng thời, trưởng phòng cần biết lắng nghe, thấu hiểu và tương tác một cách tế nhị để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và đội ngũ.

Kỹ năng giao tiếp cũng bao gồm khả năng truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và dễ hiểu, sử dụng các phương pháp giao tiếp đa dạng như thuyết trình, thảo luận và truyền thông để tạo sự ảnh hưởng và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.

Dành cho những ai muốn nâng cao kỹ năng giao tiếp trong môi trường kinh doanh. Lớp học kỹ năng giao tiếp tại học viện PMS giúp học viên rèn luyện khả năng thuyết trình, lắng nghe, đàm phán và xử lý xung đột một cách hiệu quả.

Được hướng dẫn bởi các chuyên gia giàu kinh nghiệm, thông qua các phương pháp học tập tương tác, bài tập thực hành và các kịch bản mô phỏng. Khóa học này là một nguồn tài nguyên giá trị để phát triển kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh.

4.3 Kỹ năng giải quyết vấn đề

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, sự cố và tình huống bất ngờ có thể xảy ra, và việc giữ được sự bình tĩnh và đưa ra giải pháp nhanh chóng là quan trọng.

Để nâng cao khả năng giải quyết vấn đề, trưởng phòng kinh doanh có thể rèn luyện bằng cách tham gia vào các trường hợp thực tế, tìm hiểu các kỹ thuật và phương pháp giải quyết vấn đề, và sử dụng các công cụ hỗ trợ như phân tích SWOT, cây Ishikawa, hay bảng quản lý rủi ro. Đồng thời, việc thường xuyên đối thoại và trao đổi với đội ngũ cũng giúp họ nắm bắt thông tin và ý kiến từ các thành viên, từ đó tìm ra giải pháp tốt nhất cho các tình huống phát sinh.

4.4 Kỹ năng phân tích, đánh giá

Trong công việc, trưởng phòng cần có khả năng thu thập và phân tích dữ liệu liên quan đến thị trường, khách hàng, doanh thu và các chỉ số kinh doanh khác. Sử dụng các phương pháp và công cụ phân tích, như biểu đồ, đồ thị, bảng số liệu, trưởng phòng có thể đánh giá hiệu quả của các chiến lược, sản phẩm, hoạt động kinh doanh và đưa ra những cải tiến, điều chỉnh cần thiết.

5. Đào tạo trưởng phòng kinh doanh chuyên nghiệp tại học viện PMS

Tại Học viện Tư vấn – Đào tạo PMS, chúng tôi đã xây dựng khóa học “Cửa Hàng Trưởng Chuyên Nghiệp” nhằm đáp ứng nhu cầu đào tạo và phát triển kỹ năng cho trưởng phòng kinh doanh.

Khóa học này tập trung vào việc nâng cao năng lực lãnh đạo, quản lý và phát triển đội ngũ, đồng thời trang bị các kỹ năng cần thiết để đạt được hiệu quả kinh doanh cao. Chương trình đào tạo cung cấp kiến thức về quản lý cửa hàng, phân tích dữ liệu bán hàng, xây dựng chiến lược tiếp thị và quản lý tài chính.

Với sự hỗ trợ của các chuyên gia và giảng viên có kinh nghiệm, tạo điều kiện cho học viên rèn luyện kỹ năng giao tiếp, quản lý thời gian, giải quyết vấn đề và phân tích kinh doanh. Đồng thời, qua các trường hợp thực tế và bài tập thực hành, học viên được trải nghiệm thực tế và áp dụng kiến thức vào công việc hàng ngày.

Với khóa học này, chúng tôi hy vọng giúp các trưởng phòng kinh doanh có thể trang bị đầy đủ kỹ năng và năng lực cần thiết để đạt được thành công trong vai trò của mình và đóng góp tích cực vào sự phát triển của doanh nghiệp.

>> Tham khảo ngay: Khóa đào tạo cửa hàng trưởng chuyên nghiệp