Tại đất nước Nhật Bản, Kaizen là một triết lý kinh doanh nổi tiếng đã được hình thành và áp dụng hiệu quả cho rất nhiều doanh nghiệp hiện nay. Kaizen là một kế hoạch có hệ thống nhằm cải tiến liên tục, chậm và ổn định, có thể áp dụng cho mọi tổ chức, dù lớn hay nhỏ, để tinh chỉnh và nâng cao việc thực hiện các hoạt động hàng ngày, do đó góp phần cải thiện hiệu suất chung của tổ chức.
Tuy nhiên, để thực hiện thành công mô hình Kaizen, đòi hỏi tổ chức cần hiểu rõ những nguyên tắc Kaizen cần thực hiện. Với kinh nghiệm hơn 15 năm trong lĩnh vực sản xuất, các chuyên gia chúng tôi đưa ra 10 nguyên tắc cốt lõi khi thực hiện Kaizen, bao gồm:
1. Loại bỏ lãng phí
Triết lý này giúp các tổ chức tạo ra kết quả tốt hơn bằng cách cải thiện hiệu suất và loại bỏ lãng phí. Phương pháp này khuyến khích các chuyên gia xem các vấn đề, bao gồm cả lãng phí và cơ hội vì việc khắc phục vấn đề sẽ tạo ra giá trị. Do đó, nếu bạn xác định được một quy trình lãng phí, hãy xem đây là cơ hội để tăng lợi nhuận của công ty bằng cách giải quyết vấn đề.
Bên cạnh đó, Kaizen chủ yếu tập trung vào cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, nhưng mục tiêu cuối cùng là phục vụ khách hàng, gia tăng lợi ích sản phẩm để tối đa hoá sự hài lòng của khách hàng. Người hưởng lợi cuối cùng chính là khách hàng nên bất cứ hoạt động nào không làm tăng giá trị gia tăng cho sản phẩm và không ngừng nâng cao sự thoả mãn của khách hàng thì đều bị loại bỏ.
2. Cải tiến liên tục, không bao giờ kết thúc
Trong triết lý Kaizen, hoàn thành công việc không có nghĩa là kết thúc công việc mà chỉ là hoàn thành ở giai đoạn này trước khi chuyển sang một giai đoạn kế tiếp.
Ở nguyên tắc này, các tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã sản phẩm và chi phí hiện tại sẽ không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong tương lai. Nếu chúng ta tập trung cải tiến sản phẩm hiện tại thì sẽ hiệu quả hơn rất nhiều, ở cả góc độ chi phí lẫn thời gian so với việc sản xuất ra một sản phẩm mới. Vì vậy, quá trình cải tiến sản phẩm dịch vụ cần được lập kế hoạch và thực hiện một cách liên tục.
Tại các nhà máy ở Nhật, nhiều dòng sản phẩm mới và những nhãn hiệu điện tử mới đã liên tục chiếm lĩnh thị trường toàn cầu với tốc độ chóng mặt và doanh số tăng lên đều đặn liên tục.
Vậy nhờ đâu các sản phẩm “Made in Japan” lại thành công như vậy? Thực chất chỉ có một số sản phẩm trong số đó là thực sự mới, còn lại là những sản phẩm trước đó được cải tiến chút ít để phù hợp với thị hiếu và túi tiền của khách hàng hôm nay.
Bí quyết ở chỗ là các nhà sản xuất luôn tận dụng những cơ hội mới trên thị trường, liên tục đa dạng hoá sản phẩm, cung cấp đến người tiêu dùng nhiều sự lựa chọn mới. Quá trình đánh giá và Kaizen cải tiến liên tục của các kỹ sư Nhật đã gặt hái được những sản phẩm và thương hiệu “đổi mới” hàng đầu thế giới như Toyota, Sony Honda,…
► Xem ngay: Câu chuyện ứng dụng Kaizen tại Toyota thành công
3. Xây dựng “văn hoá không đổ lỗi”
Trước hết cần xây dựng phương châm làm việc là “lỗi thì do tôi, thành công do tập thể”. Phân bổ trách nhiệm phù hợp cho từng cá nhân và mỗi cá nhân phải chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đã được tổ chức giao. Đặc biệt không nên đổ lỗi cho người khác trong phạm vi trách nhiệm cá nhân đó. Người đứng đầu phải chịu trách nhiệm trong tập thể của mình, chứ không nên đổ lỗi cho các yếu tố xung quanh.
Trước công chúng và khách hàng, mỗi tổ chức cần xây dựng một môi trường văn hoá không đổ lỗi. Ngược lại, cần nhận trách nhiệm về chính mình. Tập thể thì nên cùng nhau phát huy năng lực của mỗi thành viên để cùng nhau sửa lỗi, hoàn thiện sản phẩm dịch vụ tốt nhất có thể. Qua đó xây dựng thương hiệu ngày càng uy tín hơn, sản phẩm và dịch vụ sẽ đứng vững trên thị trường.
4. Hãy chủ động giải quyết vấn đề
Kaizen là tư duy chủ động tìm kiếm giải pháp, trong khi thay đổi có xu hướng dẫn đến rủi ro, Kaizen buộc mọi người phải nhìn nhận mọi thứ từ nhiều góc độ khác nhau và sáng tạo đưa ra giải pháp, giảm thiểu rủi ro. Nhờ vậy, có thể khuyến khích mọi người cởi mở đóng góp ý kiến, đưa ra giải pháp nhằm có lợi cho việc cải tiến liên tục.
5. Loại bỏ khái niệm cũ
Nền kinh tế và thị trường người tiêu dùng luôn thay đổi. Do đó, những người thực hành Kaizen phải đưa ra các định kiến và liên tục cập nhật các ý tưởng để giúp doanh nghiệp duy trì khả năng cạnh tranh trong những hoàn cảnh này.
Phương pháp Kaizen nhấn mạnh tầm quan trọng của việc loại bỏ các khái niệm cũ, có thể không còn phù hợp với các mục tiêu kinh doanh hiện tại. Là một bài tập tinh thần, bạn có thể xem xét các khái niệm hiện có và cân nhắc điều gì có thể xảy ra nếu bạn làm ngược lại. Làm như vậy có thể gợi ra những ý tưởng mới mà trước đây bạn có thể chưa từng nghĩ đến.
► Xem ngay: Kaizen và đổi mới khác nhau như thế nào?
6. Làm việc nhóm
Tạo dựng nên các nhóm làm việc hiệu quả là một phần quan trọng trong cấu trúc của công ty. Mỗi nhóm cần được phân quyền hạn nhất định. Trưởng nhóm là người biết bao quát, nắm rõ nhiệm vụ, yêu cầu và có khả năng tập hợp, biết đánh giá và sắp xếp phù hợp năng lực các thành viên để triển khai dự án hiệu quả.
Từng cá nhân viên cần nỗ lực phối hợp để xây dựng danh tiếng cho nhóm đó đạt kết quả tốt, hiệu quả và liên tục cải tiến theo nhóm (QCC). Kết thúc nhiệm vụ, mỗi nhóm cần đánh giá, xếp hạng thành viên, tôn trọng uy tín và cá tính của mỗi thành viên.
7. Quản lý theo chức năng chéo
Theo nguyên tắc này, các bước thực hiện Kaizen được hình thành trên cơ sở sử dụng nguồn lực kết hợp từ các bộ phận, phòng ban trong công ty, kể cả tận dụng nguồn lực ngoài công ty.
Một ví dụ cụ thể: Tập đoàn Boeing đã kết hợp các bộ phận trong nội bộ công ty liên kết với khách hàng tiềm năng và các nhà cung cấp để cùng sản xuất thế hệ máy bay mới, Boeing 777 để sản xuất phần thân và cánh máy bay.
Kết quả đã đem lại lợi ích lớn cho Boeing: Không chỉ có chu kỳ sản xuất và chi phí được giảm xuống đáng kể so với các thế hệ máy bay lớn trước đó như Boeing 747 mà còn kiểm soát được lãng phí về nguyên vật liệu, thời gian và nhân công và rõ ràng là khách hàng đã hài lòng tối đa với sản phẩm của công ty.
8. Nuôi dưỡng “quan hệ hữu hảo”
Người Nhật thường không thích kẻ thù hay những quan hệ đối đầu mà thường khuyến khích cá nhân làm việc thực dụng chỉ coi trọng một yếu tố kết quả công việc. Họ cũng không phù hợp với văn hoá đổ lỗi mà họ luôn duy trì văn hoá tập thể rất tốt, đảm bảo sự đồng nhất trong công ty.
Với lẽ đó, các nhà lãnh đạo Nhật Bản luôn xây dựng các chương trình đào tạo kỹ năng cho nhân viên. Đặc biệt là các khóa học dành cho những người quản lý và lãnh đạo – những người có trách nhiệm cao nhất đảm bảo cho quá trình giao tiếp trao đổi thông tin một cách tốt đẹp nhất.
Nhiều người phương Tây khi gia nhập các công ty của Nhật đã sững sờ ngạc nhiên khi nhận thấy rằng các công ty ở đây thường dành quỹ thời gian khổng lồ để đào tạo các chương trình như vậy. Nhưng kết quả còn bất ngờ hơn khi người ta phát hiện ra đó chính là một khoản đầu tư để tạo dựng niềm tin cho nhân viên luôn có lòng trung thành và cam kết làm việc lâu dài trong công ty.
9. Ra quyết định dựa trên dữ liệu
Sử dụng dữ liệu để đưa ra ra quyết định là một cách hiệu quả để giảm lỗi và liên tục cải thiện. Thu thập và phân tích dữ liệu là một cách để khám phá các xu hướng mới, nếu không có dữ liệu, bạn có thể không nhận thấy. Đo lường hiệu suất những việc bạn đã triển khai cũng rất cần thiết để đảm bảo chúng hoạt động tốt.
Thiết lập số liệu trước khi bạn thực hiện bất kỳ thay đổi nào cho phép bạn xác định thành công và thất bại và hành động phù hợp. Sử dụng dữ liệu có thể giúp loại bỏ rủi ro về cảm tính và giả định của con người. Nhờ vậy, những quyết định đưa ra sẽ hiệu quả, giúp giảm lỗi và liên tục cải thiện và hướng đến mục tiêu chung.
10. Thông tin đến mọi nhân viên
Thông tin là một yếu tố đầu vào quan trọng hàng đầu trong quá trình sản xuất kinh doanh hiện đại. Thông tin từ người quản lý đến nhân viên cần đảm bảo các yếu tố kịp thời, chính xác và đầy đủ.
Nhân viên cần hiểu được mục tiêu, yêu cầu khi người quản lý giao nhiệm vụ, có trách nhiệm lập kế hoạch và triển khai các công việc cụ thể phù hợp và đúng hướng đạt được mục tiêu cao nhất.
Kết quả nghiên cứu từ các nhà quản lý doanh nghiệp đã khẳng định rằng không thể yêu cầu nhân viên đạt kết quả xuất sắc ngoài mong đợi nếu họ không thấu hiểu nhiệm vụ, giá trị, sản phẩm, kết quả kinh doanh, nhân sự và các kế hoạch khác của công ty.
Vì vậy, duy trì mọi nhân viên đều được chia sẻ thông tin chính là một phương thức để san sẻ khó khăn thách thức của công ty cho mỗi thành viên.
Bài viết đã thể hiện được cách người Nhật Bản quản lý và thực hiện 10 nguyên tắc Kaizen. Công việc này đòi hỏi doanh nghiệp bạn cần có sự nỗ lực và các chiến lược thực thi rõ ràng. Mong rằng với những kinh nghiệm được đúc kết trên, bạn sẽ biết cách áp dụng Kaizen một cách hợp lý và thành công.
Vậy để áp dụng Kaizen sao cho hiệu quả, các bạn có thể tìm hiểu ngay cho mình khóa đào tạo 5S Kaizen tại Học Viện PMS, nếu thấy hữu ích hay nhanh tay đăng ký để nhận ưu đãi Học miễn phí ngay nhé!
Đăng ký nhận bản tin
Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS