Quy tắc 4M là gì? Phương pháp cải thiện và cải tiến 4M trong sản xuất

Nếu bạn là một doanh nghiệp sản xuất, chắc hẳn bạn không quá lạ lẫm với quy tắc 4M trong sản xuất. Đây là quy tắc được dựa trên bốn yếu tố chính là Man – Method – Machine – Material có tác động trực tiếp tới quá trình sản xuất và chất lượng sản phẩm. Vậy 4M trong sản xuất cụ thể là gì? Nếu không quản lý tốt sẽ ra sao và bật mí các phương pháp tối ưu từng yếu tố trong 4M. Xem ngay bên dưới!

4M trong sản xuất là gì?

Phương pháp 4M được sử dụng rộng rãi trong sản xuất để khắc phục sự cố và quản lý rủi ro trong quá trình quản lý sản xuất. 4M được viết tắt từ bốn yếu tố là Man (con người), Method (phương pháp), Machine (máy móc) và Material (nguyên vật liệu).

Phương pháp 4M thường được sử dụng trong “Sơ đồ nhân quả” do kỹ sư Kaoru Ishikawa tạo ra, người được xem là cha đẻ của triết lý quản lý chất lượng.

Man (Con người)

Yếu tố con người bao gồm tất cả các thành viên trong doanh nghiệp, từ những vị trí cấp thấp như công nhân cho đến cả những vị trí lãnh đạo cấp cao trong tổ chức tham gia vào quá trình sản xuất. Con người đóng vai trò quan trọng nhất trong đưa ra chiến lược sản xuất và triển khai các hoạt động sản xuất, từ đó tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Machines (Máy móc)

Yếu tố Machines bao gồm tất cả máy móc, thiết bị và công cụ được sử dụng trong quá trình sản xuất tại các nhà máy, phân xưởng. Yếu tố này ảnh hưởng rất lớn đến năng suất, chất lượng sản phẩm và độ an toàn của sản phẩm, nhất là đối với các nhà máy có chuỗi dây chuyền sản xuất.

Methods (Phương pháp)

Yếu tố Methods bao gồm các quy trình, kỹ thuật, công nghệ, phương pháp làm việc được ứng dụng trong sản xuất. Đây là yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo những tiêu chí liên quan đến chất lượng sản phẩm, giá cả sản phẩm và thời gian sản xuất ra sản phẩm. Một phương pháp sản xuất hiệu quả sẽ giúp tối ưu hóa năng suất, chất lượng và giảm thiểu lãng phí thời gian, chi phí sản xuất.

Materials (Nguyên vật liệu)

Materials là yếu tố nguyên vật liệu đầu vào được sử dụng trong quá trình sản xuất. Để một sản phẩm luôn đảm bảo chất lượng tốt thì nguyên vật liệu nhập vào phải chất lượng để đáp ứng nhu cầu sản xuất. Đề làm điều đó, phải kiểm định nguyên vật liệu kỹ lưỡng từ nguồn gốc, chất lượng trước khi được đưa vào để sản xuất thành phẩm cuối cùng.

Để chất lượng sản phẩm luôn được đồng nhất, doanh nghiệp nên sử dụng nguồn cung cấp nguyên vật liệu ổn định và đáng tin cậy từ một nhà cung cấp nhất định.

Vậy quy tắc 4M1E là gì?

Một yếu tố thường kết hợp với quy tắc 4M trong sản xuất đó là Environment (Môi trường). Yếu tố này ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm được sản xuất ra, sức khỏe của người lao động và hình ảnh doanh nghiệp. Nó bao gồm các yếu tố bên ngoài tác động gián tiếp hoặc trực tiếp tới hoạt động sản xuất, từ điều kiện tại nhà xưởng/nhà máy đến các yếu tố môi trường nhiên.

Các yếu tố môi trường thường được các doanh nghiệp sản xuất quan tâm như độ ồn máy móc, nhiệt độ, độ ẩm, độ sáng, độ rung và bụi bẩn tại nơi làm việc.

Nếu 4M trong sản xuất không quản lý tốt sẽ xảy ra điều gì?

Mọi yếu tố liên quan tới 4M đều sẽ gây ra mọi rủi ro cho doanh nghiệp, cụ thể như:

• Chất lượng sản phẩm kém do nguyên vật liệu đầu vào không tốt, máy móc thiết bị hư hỏng và công nhân thiếu kỹ năng chuyên môn.
• Năng suất giảm do máy móc ngừng hoạt động trong quá trình sản xuất, thiếu nhân lực giỏi, quy trình làm việc phức tạp và thiếu nguyên vật liệu trong lúc bộ phận sản xuất cần.
• Chi phí sản xuất đội lên do phải thường xuyên sửa chữa máy móc một cách bị động, nhập quá nhiều nguyên liệu trong cùng thời điểm dẫn đến lãng phí.
• Khả năng cạnh tranh trên thị trường giảm mạnh do chất lượng sản phẩm kém, giao hàng chậm được đánh giá từ khách hàng, từ đó làm mất uy tín của thương hiệu.

Phương pháp cải thiện và cải tiến 4M trong sản xuất

Để tối ưu hóa quy trình sản xuất, nâng cao năng suất, giảm thiểu lãng phí và tạo những sản phẩm chất lượng tốt nhất đến tay khách hàng. Doanh nghiệp cần cải thiện và cải tiến bốn yếu tố trong quy tắc 4M trong sản xuất, sau đây chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn các phương pháp cải thiện hiệu quả:

Cải thiện yếu tố Man

• Xây dựng môi trường làm việc tích cực: Bản thân ai cũng muốn làm việc tại một môi trường tích cực, nơi mọi người đều cởi mở và đưa ra được nhiều ý tưởng sáng tạo. Vì thế, doanh nghiệp cần đưa ra các chính sách khen thưởng, phúc lợi và lộ trình thăng tiến để tạo động lực làm việc cho nhân viên, cống hiến hết mình cho công ty.
• Đào tạo và phát triển cho người lao động: Theo định kỳ, doanh nghiệp cần tổ chức các buổi đào tạo để nâng cao kỹ năng chuyên môn, cập nhật lại những kiến thức mới cho người lao động nhằm tối ưu hiệu quả làm việc và đảm bảo an toàn lao động.
• Phân công nhiệm vụ hợp lý: Để đảm bảo mỗi người đều đảm nhận đúng công việc được giao phù hợp với năng lực, sở trưởng. Nhà quản lý cần nắm điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên thì mới giao việc hiệu quả được, từ đó hiệu quả làm được được gia tăng và tránh được những sai sót trong quá trình làm việc.
• Đánh giá hiệu suất: Cần thực hiện công tác đánh giá hiệu suất định kỳ để theo dõi và đánh giá năng lực của người lao động, để từ đó có những giải pháp cải thiện phù hợp nhằm tối ưu hóa năng suất người lao động.

Hiểu được tầm quan trọng của yếu tố con người, PMS đã nghiên cứu và tổ chức các chương trình đào tạo linh hoạt, quý doanh nghiệp có thể chọn các loại hình đào tạo phù hợp với nhu cầu và chi phí:

• Chương trình đào tạo inhouse (đào tạo theo yêu cầu tại doanh nghiệp): xem tại đây
• Chương trình đào tạo Public (đào tạo theo cá nhân): xem tại đây

Cải thiện yếu tố Machines

• Nâng cấp máy móc: Doanh nghiệp cần đầu tư, nâng cấp các trang thiết bị sản xuất tiên tiến hơn để tăng năng suất và chất lượng sản phẩm nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng cao từ người tiêu dùng.
• Tối ưu hóa hoạt động bảo trì: Ngoài bảo trì theo định kỳ bị động, doanh nghiệp nên tìm những phương pháp bảo trì chủ động và bảo trì dự đoán để giảm thiểu thời gian gián đoạn, hạn chế tình trạng hư hỏng, giảm chi phí sửa chữa và gia tăng tuổi thọ của thiết bị.
• Lập kế hoạch bảo trì máy móc: Nhiệm vụ này sẽ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng đứng máy, gián đoạn sản xuất. Vì thời gian dừng máy do máy móc thiết bị hư hỏng gây ảnh hưởng lớn tới sản lượng, chi phí vận hành, sửa chữa và chậm thời gian giao hàng. Một nghiên cứu tại Mỹ cho thấy, doanh nghiệp chỉ cần đầu tư 1$ chi phí bảo trì tự động, chủ động sẽ tiết kiệm được 5$/năm.

Cải thiện yếu tố Methods

• Tiêu chuẩn hóa quy trình sản xuất: Xây dựng và áp dụng các quy trình làm việc cho toàn bộ đội ngũ lao động tại doanh nghiệp để đảm bảo tính nhất quán. Đồng thời, phân công nhiệm vụ phù hợp cho từng bộ phận/phòng ban phù hợp với chuyên môn và năng lực của họ.
• Áp dụng các công cụ quản lý chất lượng: Để cải tiến quy trình sản xuất và nâng cao chất lượng sản phẩm, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ cải tiến được nhiều doanh nghiệp đi trước áp dụng thành công như 5S, Kaizen, Lean manufacturing, 7 công cụ quản lý chất lượng cơ bản,…
• Áp dụng công nghệ vào quản trị sản xuất: Trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ, ngành công nghiệp cũng dần tự động hóa bằng các phần mềm, hệ thống hiện đại để quản lý tất cả các quy trình sản xuất, chẳng hạn như hệ thống MES, ERP.
• Áp dụng tiêu chuẩn quốc tế: Các doanh nghiệp sản xuất nên áp dụng những tiêu chuẩn quốc tế như ISO 9001 để xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, nâng cao chất lượng sản phẩm/dịch vụ để tăng sự hài lòng khách hàng và nâng cao uy tín thương hiệu.

Cải thiện yếu tố Materials

Thông thường, nguyên vật liệu sẽ chiếm khoảng 40-50% chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Đây cũng là yếu tổ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm được tạo ra, do đó cần phải:

• Kiểm tra NVL kỹ lưỡng: Cần phải có những tiêu chuẩn về việc kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào để đảm bảo chất lượng thành phẩm luôn tốt nhất khi đến tay khách hàng.
• Tìm ra các nguyên vật liệu thay thế: Trong tình trạng ngày càng thiếu hụt, cạn kiệt các nguồn nguyên vật liệu để sản xuất. Doanh nghiệp cần nghiên cứu và tìm ra các nguồn nguyên vật liệu mới khác thay thế cho hiện tại.
• Lựa chọn nhà cung ứng uy tín: Hãy hợp tác những nhà cung cấp nguyên vật liệu uy tín trên thị trường và xây dựng mối quan hệ tốt với họ. Doanh nghiệp sẽ đảm bảo được nguồn nguyên vật liệu đầu vào luôn đảm bảo được chất lượng và ổn định.

Hy vọng qua bài viết trên, bạn đọc đã có thể hiểu thêm được phần nào về các yếu tố trong quy tắc 4M và những phương pháp nâng cao từng yếu tố M để đảm bảo hoạt động sản xuất được diễn ra hiệu quả xuyên suốt và đem lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp.