5 kỹ năng cần trang bị của nhà quản lý chuyên nghiệp

Trong môi trường kinh doanh, kỹ năng của nhà quản lý đóng vai trò vô cùng quan trọng và được coi là nền tảng cơ bản cho sự thành công của một nhà quản lý. Vậy có những kỹ năng và biện pháp nào hỗ trợ cải thiện được điều này? Cùng Học viện PMS tìm hiểu ngay tại bài viết này!

1. Kỹ năng quản lý là gì?

Kỹ năng quản lý là tập hợp những khả năng, kiến thức và kinh nghiệm cần thiết để điều hành, tổ chức và định hình các hoạt động và nguồn lực trong một tổ chức hay một đội nhóm. Nó không chỉ liên quan đến việc chỉ đạo và kiểm soát công việc của nhân viên, mà còn bao gồm khả năng lãnh đạo, giao tiếp hiệu quả, quyết định đúng đắn và tạo động lực cho đội nhóm.

kỹ năng quản lý là gì?
kỹ năng quản lý là gì?

Một nhà quản lý giỏi cần có khả năng xây dựng môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự sáng tạo và thúc đẩy đội nhóm đạt được kết quả tốt. Ngoài ra, họ cần phải nắm vững những kỹ năng cơ bản và biết áp dụng chúng vào thực tế. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu về 5 kỹ năng cần có của một người quản lý.

>> Xem ngay: Leader là gì? Tầm quan trọng của Leader trong công ty

2. Các kỹ năng của người quản lý cần có

5 kỹ năng nhà quản lý chuyên nghiệp cần trang bị
5 kỹ năng nhà quản lý chuyên nghiệp cần trang bị

Để phát huy hết vai trò và năng lực quản lý, các kỹ năng của nhà quản lý cần trang bị như:

2.1 Kỹ năng lập kế hoạch và tư duy chiến lược

Khi lập kế hoạch, người quản lý cần xem xét tổng thể tình hình và đặt ra những mục tiêu rõ ràng và khả thi. Họ cần phân tích các yếu tố nội bộ và ngoại vi, đánh giá tình hình thị trường, và dự đoán các xu hướng tương lai để xác định các chiên lược trong tương lai.

Cùng với đó, họ phải đưa ra các quyết định chiến lược để định hình vị trí của tổ chức trong ngành, phân loại khách hàng mục tiêu, xây dựng lợi thế cạnh tranh và phát triển sản phẩm/dịch vụ.

Để phát triển kỹ năng lập kế hoạch và tư duy chiến lược, người quản lý cần nắm vững thông tin về tổ chức và ngành công nghiệp, đồng thời tiếp tục cập nhật kiến thức và theo dõi các xu hướng mới. Họ cần thực hành việc lập kế hoạch, đánh giá hiệu quả và rút ra bài học từ những kế hoạch đã thực hiện.

Hoặc để trang bị cho mình những cách lập kế hoạch hiệu quả, bài bản nhất các bạn có thể tham khảo qua Khóa học kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả tại Học Viện PMS.

2.2 Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình

Người quản lý cần biết lắng nghe và hiểu quan điểm của nhân viên, khách hàng và các bên liên quan khác. Họ cần sử dụng ngôn ngữ phù hợp, truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và tránh hiểu lầm. Giao tiếp hiệu quả giúp xây dựng lòng tin, tạo động lực và thúc đẩy sự hợp tác trong tổ chức.

Để rèn luyện kỹ năng này bằng cách thực hành trao đổi thông tin và thuyết trình trong các tình huống thực tế. Lắng nghe phản hồi từ người khác và luôn cập nhật kiến thức về các phương pháp và xu hướng mới trong lĩnh vực này.

2.3 Kỹ năng quản lý thời gian

Để quản lý thời gian hiệu quả, người quản lý cần xác định và ưu tiên công việc quan trọng. Họ có thể sử dụng các phương pháp như ma trận ưu tiên, kỹ thuật Pomodoro hoặc phương pháp 80/20 để xác định công việc có ảnh hưởng lớn nhất và ưu tiên xử lý chúng trước. Đồng thời, người quản lý cần có khả năng ước lượng thời gian cần thiết cho từng nhiệm vụ và lên thời gian biểu làm việc phù hợp.

Ngoài ra, việc quản lý thời gian cũng bao gồm khả năng đề ra mục tiêu và thiết lập deadline cho mỗi nhiệm vụ. Bằng cách xác định và ước tính thời gian cần thiết để phân bổ thời gian hợp lý nhằm đạt được mục tiêu đề ra.

Người quản lý cần xác định và ưu tiên công việc quan trọng
Người quản lý cần xác định và ưu tiên công việc quan trọng

Trên thực tế, để cải thiện khả năng kiểm soát thời gian cần rất nhiều sự nỗ lực. Thấu hiểu được điều đó, Học Viện PMS mang đến giải pháp cho các bạn qua khóa học kỹ năng quản lý thời gian giúp Học Viên dùng hiệu quả quỹ thời gian của mình để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và chính xác.

2.4 Kỹ năng ra quyết định

Để nhà quản lý có thể ra quyết định một cách hiệu quả, cần thực hiện đầy đủ và nghiêm túc các bước như:
  • Thu thập thông tin: Tìm hiểu và thu thập đầy đủ thông tin liên quan đến tình hình và vấn đề cần quyết định.
  • Phân tích tình hình: Dựa trên thông tin đã thu thập, người quản lý cần phân tích và đánh giá tình hình hiện tại, xác định các yếu tố ảnh hưởng và tìm hiểu các tùy chọn có sẵn.
  • Định rõ mục tiêu: Người quản lý cần xác định rõ mục tiêu mà quyết định sẽ đạt được, đảm bảo rằng quyết định hướng đến kết quả mong muốn.
  • Lựa chọn phương án: Dựa trên phân tích và đánh giá, người quản lý cần chọn ra các phương án có thể đạt được mục tiêu và phù hợp với tình hình hiện tại.
  • Thể hiện quyết đoán: Người quản lý cần thể hiện sự quyết đoán và tự tin trong việc chọn lựa và thông báo quyết định.
  • Thực hiện và theo dõi: Người quản lý cần thực hiện quyết định và theo dõi kết quả, từ đó rút ra kinh nghiệm và cải thiện kỹ năng ra quyết định trong tương lai.
Đây là một quy trình đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của tổ chức. Tìm hiểu chi tiết về quy trình này thông qua khóa học giải quyết vấn đề và ra quyết định tại PMS.

2.5 Kỹ năng truyền cảm hứng

Bằng cách truyền cảm hứng, người quản lý có thể tạo lòng tin và sự tương tác tích cực trong đội nhóm, kích thích sự sáng tạo và đột phá trong công việc, tạo động lực và cam kết từ nhân viên.

Kỹ năng truyền cảm hứng mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp. Đầu tiên, nó nâng cao năng suất làm việc và hiệu suất của đội nhóm. Sự động viên và khích lệ từ người quản lý giúp nhân viên làm việc chăm chỉ hơn, tập trung vào mục tiêu và đạt được kết quả tốt hơn. Thứ hai, nó tạo ra một môi trường làm việc tích cực và động lực, giúp nhân viên cảm thấy hạnh phúc và hài lòng trong công việc. Điều này tạo ra sự gắn kết và lòng trung thành với doanh nghiệp, giúp giữ chân nhân tài và giảm tỷ lệ nghỉ việc.

Người quản lý cần có khả năng truyền cảm hứng cho nhân viên
Người quản lý cần có khả năng truyền cảm hứng cho nhân viên

Tuy nhiên, việc truyền cảm hứng cần được thực hiện một cách khéo léo và cân nhắc. Người quản lý cần phải duy trì tính kỷ luật của doanh nghiệp và đảm bảo rằng truyền cảm hứng không trở thành sự cho phép sai lệch hay mất kiểm soát. Nó phải đi đôi với sự lãnh đạo và sự cấp bách trong việc đạt được kết quả kinh doanh.

3. Cách để rèn luyện kỹ năng của nhà quản lý

Dưới đây là một số cách để nhà quản lý có thể rèn luyện và phát triển kỹ năng làm quản lý:

3.1 Hiểu rõ về tình hình đội nhóm

Người quản lý cần nắm bắt thông tin về thành viên, môi trường làm việc và mục tiêu của nhóm. Điều này giúp phân công nhiệm vụ phù hợp, tạo môi trường làm việc tốt và định hướng công việc. Rèn luyện kỹ năng quản lý bằng cách hiểu rõ về tình hình đội nhóm đảm bảo hiệu suất làm việc và đạt được thành công.

3.2 Đặt mục tiêu trước khi hành động

Đặt mục tiêu trước khi hành động là một bước quan trọng để quản lý hiệu quả. Khi bạn có mục tiêu cụ thể, bạn dễ dàng hướng tới và tập trung vào những hoạt động quan trọng nhất. Điều này giúp bạn tăng cường sự tổ chức, hiệu suất làm việc và đạt được kết quả tốt hơn.

Cần thiết lập các mục tiêu chặt chẽ trước khi hành động
Cần thiết lập các mục tiêu chặt chẽ trước khi hành động

Điều này giúp bạn định hình đúng hướng phát triển và tiến bộ cá nhân, tạo động lực và tinh thần cống hiến. Khi đạt chỉ tiêu đề ra, bạn cảm thấy hài lòng và tự tin hơn trong vai trò quản lý. Điều này góp phần xây dựng lòng tin và sự tôn trọng từ phía đội nhóm, đẩy mạnh mối quan hệ và tương tác tích cực.

3.3 Trang bị kiến thức chuyên môn của nhà quản lý

Kiến thức về chuyên môn là một yếu tố quan trọng để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Giúp nhà quản lý hiểu rõ về ngành nghề, quy trình hoạt động và các vấn đề liên quan đến doanh nghiệp. Điều này giúp họ đưa ra những quyết định thông minh và có căn cứ, dự đoán và đối phó với những thách thức trong ngành.

Bên cạnh việc đạt được thành công trong việc quản lý, trang bị kiến thức chuyên môn còn tạo cơ hội để phát triển cá nhân và nâng cao sự nghiệp trong ngành.

3.4 Tránh tình trạng quản lý vi mô

Quản lý vi mô, tức là giám sát chi tiết cách làm việc của từng nhân viên dưới góc nhìn quá mức, không chỉ gây căng thẳng và sự áp lực cho nhân viên, mà còn ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa lãnh đạo và cấp dưới.

Trở thành một nhà quản lý không quá chú trọng vào việc kiểm soát từng khía cạnh nhỏ nhặt sẽ tạo ra một môi trường làm việc thoải mái hơn, giúp nhân viên tự tin và tạo ra sự sáng tạo. Quản lý hiệu quả không nghĩa là kiểm soát tuyệt đối, mà là khả năng xây dựng một môi trường làm việc tôn trọng sự đa dạng và độc lập của từng cá nhân, khuyến khích sự sáng tạo và tinh thần đóng góp tích cực của toàn bộ đội nhóm.

Tìm hiểu lộ trình phát triển vai trò quản lý qua khóa học về kỹ năng lãnh đạo tại Học viện PMS

3.5 Thừa nhận và khắc phục sự cố

Những sự cố và khó khăn là điều không thể tránh khỏi trong quá trình quản lý, và việc nhận ra chúng sớm và đưa ra giải pháp hiệu quả là yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng của người quản lý.

Nhà quản lý không nên trốn tránh hoặc che giấu các vấn đề xảy ra, mà họ nên đối mặt với chúng một cách trung thực và mở lòng lắng nghe ý kiến của nhân viên. Bằng cách thừa nhận sự cố, tạo ra một môi trường tôn trọng và tin tưởng, khuyến khích sự trung thực và hợp tác trong đội nhóm.

Thừa nhận và khắc phục sự cố không chỉ giúp giải quyết các vấn đề một cách hiệu quả, mà còn tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt và đáng tin cậy. Việc người quản lý đối diện và khắc phục sự cố một cách thành công cũng là cơ hội để họ phát triển kỹ năng quản lý và xây dựng lòng tin trong đội nhóm.

3.6 Thể hiện tính linh hoạt trong công việc

Thế giới kinh doanh luôn thay đổi và phát triển nhanh chóng, do đó nhà quản lý cần sẵn sàng đối mặt với các tình huống mới và tìm kiếm giải pháp linh hoạt. Từ việc phân chia lại nguồn lực, điều chỉnh lịch trình công việc đến thay đổi chiến lược và kế hoạch, tính linh hoạt giúp nhà quản lý thích ứng và đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động một cách hiệu quả.

Người quản lý cần sự linh hoạt trong quá trình làm việc
Người quản lý cần sự linh hoạt trong quá trình làm việc

3.7 Tham gia khóa đào tạo bên ngoài

Tham gia các chương trình đào tạo mang đến nhiều lợi ích đáng kể cho việc rèn luyện kỹ năng quản lý. Đầu tiên, khóa đào tạo bên ngoài cung cấp môi trường học tập chuyên nghiệp và đa dạng, giúp bạn tiếp cận với những kiến thức mới nhất và các phương pháp quản lý tiên tiến. Bạn có thể học từ những chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực và tận dụng kinh nghiệm và kiến thức của họ để nâng cao năng lực quản lý của mình.

Nó cũng là cơ hội để bạn giao lưu với các đồng nghiệp và người quản lý khác. Bạn có thể chia sẻ kinh nghiệm, học hỏi và xây dựng mối quan hệ quan trọng trong sự nghiệp của mình. Bên cạnh đó, tham gia đào tạo bên ngoài cũng thể hiện sự cam kết và nỗ lực của bạn trong việc nâng cao năng lực và phát triển bản thân.

Học Viện PMS tự hào giới thiệu khóa học nâng cao năng lực quản lý cấp trung nhằm đáp ứng nhu cầu rèn luyện và phát triển kỹ năng quản lý của những người đang hoặc chuẩn bị tiếp quản vai trò quản lý. Chương trình này tập trung vào việc nắm vững các kỹ năng quản lý cần thiết như lãnh đạo, giao tiếp hiệu quả, quản lý nhóm, ra quyết định và giải quyết vấn đề.

Đăng ký nhận bản tin

Hãy gửi thông tin để không bỏ sót bất kỳ tin tức hoặc chương trình khuyến mãi từ Học Viện PMS